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Business-E-Mail-Dojo: Schreiben, Feilen und Bausteine sammeln in 30 Tagen
Einsteiger | 1 Whiteboard-Seite · Aufgabenboard mit 5 Spalten (5 Hauptaufgaben, 13 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Die Vorlage Business-E-Mail-Dojo zeigt Berufseinsteigern, wie Sie eine geschäftliche E-Mail in fünf Minuten schreiben, mit Betreffzeilen, Anreden und Grußformeln für vier Situationen. Auf dem Whiteboard liegen ein 5W1H-Schema (What, Why, Who, When, Where, How) zum Klären des Anliegens, vier Schritte vom Entwurf bis zum Versand, eine Tabelle mit Betreffzeilen und Anreden je Situation, eine Kontrolle von Empfängern und Anhängen vor dem Senden und eine wachsende Sammlung aus Textbausteinen und Korrekturen. Das Aufgabenboard führt in fünf Spalten von Entwurf über Format anwenden, Feilen und prüfen und Gesendet bis zur Bausteinsammlung und startet mit fünf übergeordneten Aufgaben, Bestandsaufnahme, Formate bauen, vor dem Senden prüfen, nachfassen und Bewährtes sichern. Nach dreißig Tagen beginnen Sie nie mehr auf einem leeren Blatt, und die E-Mail, die dreißig Minuten kostete, ist in fünf Minuten fertig, Baustein einfügen, anpassen, senden.
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Business-E-Mail-Dojo
Anleitung: 1. 5W1H klären → 2. Format einfügen → 3. Laut lesen und kürzen → 4. Empfänger und Anhang prüfen
1. Das Anliegen vor dem Schreiben klären (5W1H)
- Die Mail von heute
- What Das Angebot als PDF, zurück als Antwort
- Why Als Anlage für den internen Antrag am 1. September
- Who Julia Berger, Vertrieb bei Nordwind (Vorgesetzte in Cc)
- When Bis Freitag, 28. August, 17 Uhr
- Where Als Antwort in genau diesem Verlauf
- How Eine einzige PDF-Datei. Nicht telefonisch nachfragen
2. Vier Schritte vom Entwurf bis zum Versand (einfügen, schreiben, kürzen, senden)
- 1. Format einfügen Kopieren Sie Betreff und Anrede zur Situation aus der Tabelle in Feld 3. Nie mit einem leeren Blatt anfangen.
- 2. In 3 Zeilen schreiben Machen Sie aus dem 5W1H in Feld 1 drei Zeilen, Anlass, Bitte, Frist. Ein Anliegen pro Mail, nicht mehr.
- 3. Laut lesen Sätze unter 20 Wörter, höchstens zwei Kommas. Streichen Sie Füllwörter wie eigentlich, kurz und asap.
- 4. Prüfen und senden Zeigen Sie auf die Empfänger in Feld 4 und den Anhang in Feld 6, dann senden. Einen Baustein in Feld 7 ergänzen.
3. Betreffzeilen und Anreden je Situation (einfach so übernehmen)
| Betreff | Anrede | Text und Schluss | |
|---|---|---|---|
| Anfrage (extern) | Anfrage - Angebot für Projekt Atlas (bis 28.08.) Anliegen und Frist müssen allein aus dem Betreff hervorgehen | Sehr geehrte Frau Berger, ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist (Name) von (Firma). Hinweis - beim Erstkontakt Titel und Firmennamen nennen | Ergänzen Sie die drei Zeilen aus Feld 2 um eine Zeile zu Menge und Verwendung Schluss: Über eine Rückmeldung bis Freitag, 28. August, 17 Uhr freue ich mich. Mit freundlichen Grüßen |
| Terminabstimmung | Terminabstimmung - Auftakttermin, 1. bis 4. September Der Zeitraum gehört in den Betreff, damit man ohne Öffnen entscheiden kann | Sehr geehrte Frau Berger, vielen Dank für Ihre Zeit in der vergangenen Woche. Anbei die möglichen Termine. | Drei Vorschläge mit Wochentag und Zeitfenster. Dauer und Ort vorab nennen Schluss: Können Sie einen Termin auswählen und mir bis Mittwoch, 26. August, Bescheid geben? |
| Entschuldigung und Korrektur | Entschuldigung und Korrektur - Zahlen der Unterlage vom 20. August Der Betreff muss sofort zeigen, dass es sich um eine Korrektur handelt | Sehr geehrte Frau Berger, für den Fehler in der Unterlage vom 20. August möchte ich mich aufrichtig entschuldigen. Die Entschuldigung steht in der ersten Zeile, vor jeder Erklärung | Reihenfolge - was falsch war, was richtig ist, warum es passiert ist, was es künftig verhindert Die korrigierte Fassung anhängen und immer um Vernichtung der alten Fassung bitten |
| Interne Anfrage | Anfrage - Zahlen für den Antrag am 1.9. prüfen (bis 28.08.) Intern steht die Art des Anliegens vorn im Betreff | Hallo Markus, hier (Name) aus dem Team (Bereich). Intern die Höflichkeitsfloskeln weglassen und direkt zum Anliegen | Intern den Hintergrund kürzen und mit der Bitte beginnen Schluss: Bitte bis Freitag, 28. August, 17 Uhr prüfen. Viele Grüße |
4. Empfänger prüfen (die 30 Sekunden vor dem Senden)
- In An steht nur die Person, die etwas tun soll. Alle anderen kommen in Cc
- Bcc nutzen, wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen
- Titel gehören in die Anrede, Sehr geehrte Frau Dr. Berger im Erstkontakt, Hallo erst später
5. Formulierungsfallen (nur drei zum Merken)
- Konjunktivketten wie ich hätte da mal eine kurze Frage ersatzlos streichen
- Kein Wechsel zwischen Sie und Du in einem Verlauf, die erste Anrede gilt
- Asap ist keine Frist. Nennen Sie Datum und Uhrzeit
6. Anhänge und Dateinamen
- Erst anhängen, dann schreiben. Im Text eine Zeile zum Anhang ergänzen
- Dateien einheitlich als 20260828_Angebot_Firma benennen
- Ab 3 MB statt Anhang einen Freigabelink verschicken
7. Ihre Bausteinsammlung und das Feedback-Protokoll (in 30 Tagen zu Ihrem Format)
- Ihr Stand nach 30 Tagen Anfrage, Dank, Terminabstimmung und Entschuldigung gehen in fünf Minuten raus, einfügen, anpassen, senden.
- Was in die Sammlung darf 1. Formulierungen, auf die eine Antwort kam 2. Formulierungen, nachdem eine erfahrene Kollegin sie korrigiert hat 3. Formulierungen, die sich dreimal oder öfter wiederverwenden lassen
- Situationen noch ohne Format (als Nächstes bauen) · Danken (nach einem Besuch, nach einem Gefallen) · Absagen oder etwas zurückstellen · Die zweite und die dritte Erinnerung
- Protokoll (sammeln, nie löschen) · Woche 1 im August, 10 Mails zu je 30 Minuten. Woche 3, 12 Minuten · Bitte um Prüfung, umgeschrieben zu Können Sie das prüfen · Antworten kommen einen halben Tag früher (gemessen in Woche 3)
Inhalt des Aufgabenboards
Entwurf 18 Einträge
Bestandsaufnahme
Solange Sie nicht wissen, wo Sie hängen bleiben, entsteht kein Format. Zählen Sie zuerst eine Woche Ihrer E-Mails.
Mails zählen
Öffnen Sie den Ordner Gesendet, zählen Sie eine Woche Nachrichten und die Minuten pro Mail, und notieren Sie es in Feld 7.
3 Stolperstellen
Notieren Sie drei Momente, in denen Sie wirklich aufgehört haben zu tippen, der Einstieg, eine Absage, eine Erinnerung.
3 Mails abschreiben
Wählen Sie drei gut lesbare E-Mails und schreiben Sie sie ab, getrennt nach Betreff, Anrede und Schlussformel.
Betreff und Text
Denken Sie nicht jedes Mal bei null los. Bauen Sie erst das Gerüst je Situation und setzen Sie dann das Anliegen ein.
4 Betreffe festlegen
Decken Sie Anfrage, Dank, Terminabstimmung und Entschuldigung ab. Bauen Sie Ihre Muster nach Spalte Betreff in Feld 3.
Anrede und Gruß
Legen Sie Anrede und Grußformel für Erstkontakt, laufenden Kontakt und interne Post ein für alle Mal fest.
Check vor dem Senden
Fast jeder Unfall kommt aus der Empfängerzeile und dem Anhang. Gehen Sie jedes Mal dieselben 30 Sekunden durch.
Empfänger prüfen
Lesen Sie An, Cc und Bcc mit dem Finger von oben nach unten, samt Anrede, besonders nach einem Allen antworten.
Anhang prüfen
Damit kein anbei ohne Anhang hinausgeht, prüfen Sie drei Dinge, ob er da ist, was drin ist und wie er heißt.
Eine Nacht warten
Absagen, Widerspruch und Erinnerungen gehen am nächsten Morgen nach erneutem Lesen raus (Entschuldigungen noch am selben Tag).
Nachfassen regeln
Mit dem Senden ist es nicht vorbei. Legen Sie vorher fest, wie Sie nachfragen und wie Sie sich entschuldigen.
Frist nennen
Damit die Bitte nicht nach unten rutscht, schreiben Sie Datum und Uhrzeit, nie so schnell wie möglich.
Erinnerung texten
Schreiben Sie eine Erinnerung, die mit einer Entschuldigung für eine mögliche Überschneidung beginnt, und warten Sie drei Werktage.
Entschuldigungstext
Folgen Sie der Reihenfolge aus der Zeile Entschuldigung in Feld 3, damit keine Ausrede vor der Entschuldigung steht.
Bausteine sammeln
Je mehr Bausteine bereitliegen, desto kürzer wird jede Mail. Legen Sie bei jedem Versand einen dazu, 30 Tage lang.
5 Bausteine sichern
Sichern Sie nur Formulierungen, auf die eine Antwort kam (nie gesendete Entwürfe zählen nicht).
Korrekturen notieren
Damit Sie dieselbe Anmerkung nicht zweimal hören, halten Sie jede Korrektur als Paar fest, vorher und nachher.
