Aprendizaje y formación
Dojo del correo profesional: escribir, pulir y archivar fórmulas en 30 días
Principiante | 1 página de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (5 tareas principales y 13 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
La plantilla Dojo del correo profesional enseña a un profesional de primer año a escribir un correo formal sin partir de cero, con asuntos, saludos y despedidas listos para cuatro situaciones. La pizarra reúne un diagrama 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) para fijar la petición, cuatro pasos del borrador al envío, una tabla de asuntos y saludos por situación, un repaso de destinatarios y adjuntos antes de enviar, y un archivo creciente de fórmulas y correcciones. El tablero de tareas tiene cinco columnas, de Borrador a Archivo de plantillas pasando por Aplicar formato, Revisar y comprobar y Enviado, y arranca con cinco tareas madre sin empezar, hacer inventario, construir formatos, comprobar antes de enviar, reclamar respuesta y guardar lo que funcionó. A los treinta días ya no partes de una página en blanco y el correo que te comía media hora se envía en cinco minutos, pegar una fórmula guardada, ajustar y enviar.
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Vista previa de la pizarra
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Dojo del correo profesional
Cómo usar: 1. Definir el 5W1H → 2. Pegar el formato de la situación → 3. Leer en voz alta y recortar → 4. Señalar destinatarios y adjuntos
1. Definir la petición antes de escribir (5W1H)
- El correo que debes hoy
- What Un PDF del presupuesto, devuelto como respuesta
- Why Para adjuntarlo al trámite interno del 1 de septiembre
- Who Laura Giménez, de Ventas en Ibérica Global (jefa en Cc)
- When Antes de las 17:00 del viernes 28 de agosto
- Where Como respuesta en este mismo hilo
- How Un solo archivo PDF. No lo pidas por teléfono
2. Cuatro pasos del borrador al envío (pegar, escribir, recortar, enviar)
- 1. Pegar el formato Copia el asunto y el saludo que encajan con la situación de la tabla del panel 3. Nunca empieces con la página en blanco.
- 2. Escribirlo en 3 líneas Convierte el 5W1H del panel 1 en tres líneas, contexto, la petición y el plazo. Un encargo por correo, no más.
- 3. Leerlo en voz alta Frases de menos de 20 palabras y como mucho dos comas. Quita muletillas como solo quería, rapidito o urgente.
- 4. Señalar y enviar Señala los destinatarios del panel 4 y el adjunto del panel 6, y envía. Añade al panel 7 una fórmula que funcionó.
3. Asuntos y saludos por situación (cópialos tal cual)
| Asunto | Saludo | Cuerpo y cierre | |
|---|---|---|---|
| Petición (externa) | Petición - presupuesto del proyecto Atlas (antes del 28/8) El encargo y el plazo deben entenderse solo con el asunto | Estimada Laura: Espero que estés bien. Soy (nombre), de (empresa). Nota - la primera vez indica también el nombre de tu empresa | Añade a las tres líneas del panel 2 una sobre cantidad y uso previsto Cierre: ¿Podrías enviármelo antes de las 17:00 del viernes 28 de agosto? Gracias por tu ayuda. |
| Agenda | Agenda - reunión inicial, del 1 al 4 de septiembre Pon el rango de fechas en el asunto para decidir sin abrir el correo | Estimada Laura: Gracias por el tiempo que nos dedicaste la semana pasada. Te paso las opciones de abajo. | Ofrece tres franjas con día y hora. Indica antes la duración y el lugar Cierre: ¿Puedes elegir una y confirmármelo antes del miércoles 26 de agosto? |
| Disculpa y corrección | Disculpa y corrección - cifras del informe del 20 de agosto Que el asunto deje claro desde el principio que es una corrección | Lamento el error en el documento que envié el 20 de agosto. Pon la disculpa en la primera línea, antes de cualquier explicación | Orden - qué estaba mal, qué es lo correcto, por qué pasó, cómo se evita Adjunta el archivo corregido y pide siempre en una línea que descarten el anterior |
| Petición interna | Petición - revisar las cifras del trámite del 1/9 (antes del 28/8) Dentro de la empresa, abre el asunto con el tipo de encargo | Hola Marta, Soy (nombre), del equipo de (área). Dentro de la empresa, salta los preámbulos y ve directo al encargo | Dentro de la empresa, quita el contexto y empieza por lo que necesitas Cierre: Confírmamelo antes de las 17:00 del viernes 28 de agosto. |
4. Comprobar los destinatarios (los 30 segundos previos al envío)
- En Para va solo la persona a la que pides algo. El resto, en Cc
- Usa Cco cuando los destinatarios no se conocen entre sí
- Ajusta el saludo a la relación. Estimado en el primer contacto, Hola después
5. Trampas de redacción (solo tres para recordar)
- Los rodeos se acumulan. Quita el clásico solo quería preguntarte si podrías
- Perdona vale una vez, en una disculpa. Para lo demás usa gracias por la espera
- Cuanto antes no es un plazo. Da una fecha y una hora
6. Adjuntos y nombres de archivo
- Adjunta primero y escribe después. Di en el cuerpo que va un archivo
- Nombra los archivos como 20260828_presupuesto_empresa para ordenarlos y buscarlos
- A partir de 3 MB, cambia el adjunto por un enlace compartido
7. Tu archivo de fórmulas y registro de correcciones (hazlo tuyo en 30 días)
- Dónde estás a los 30 días Peticiones, agradecimientos, agenda y disculpas salen en cinco minutos: pegar, ajustar y enviar.
- Qué merece un sitio en el archivo 1. Fórmulas que consiguieron respuesta 2. Fórmulas después de que un compañero las corrigiera 3. Fórmulas reutilizables tres veces o más
- Situaciones sin formato todavía (las siguientes) · Agradecer (tras una visita, tras un favor) · Decir que no o descartar algo · El segundo y el tercer recordatorio
- Registro (guardar, nunca borrar) · Semana 1 de agosto, 10 correos a 30 min cada uno. Semana 3, 12 min · Confirma esto, reescrito como ¿Puedes confirmarlo? · Las respuestas llegan medio día antes (medido en la semana 3)
Contenido del tablero de tareas
Borrador 18 elementos
Revisar tus correos
No puedes construir un formato hasta que sepas dónde te atascas. Empieza contando una semana de tus propios correos.
Contar envíos/semana
Abre la carpeta de enviados, cuenta los mensajes de una semana y los minutos de cada uno, y anótalo en el panel 7.
Anotar 3 atascos
Apunta tres momentos en los que dejaste de escribir de verdad, el saludo, una negativa, un recordatorio.
Copiar 3 correos
Elige tres correos que te resultaron fáciles de leer y cópialos separando asunto, saludo y cierre.
Fijar asunto y texto
Deja de pensarlo todo desde cero cada vez. Construye antes la carcasa de cada situación y luego mete el encargo.
Crear 4 asuntos
Cubre peticiones, agradecimientos, agenda y disculpas. Calca la columna de asuntos del panel 3 y haz la tuya.
Fijar inicio y fin
Fija un saludo y un cierre para un contacto nuevo, uno habitual y el correo interno.
Chequeo previo fijo
Casi todos los fallos salen de la línea de destinatarios y del adjunto. Repite los mismos 30 segundos siempre.
Señalar cada nombre
Lee Para, Cc y Cco de arriba abajo con el dedo, saludos incluidos, sobre todo si es un responder a todos.
Mirar los adjuntos
Para no escribir adjunto sin adjuntar nada, comprueba tres cosas, que está, qué contiene y el nombre del archivo.
Reposar una noche
Envía negativas, réplicas y recordatorios a la mañana siguiente tras releerlos (las disculpas van el mismo día).
Fijar el seguimiento
Enviar no es el final. Decide de antemano cómo vuelves a preguntar y cómo pides perdón cuando algo sale mal.
Indicar el plazo
Para que no acabe al fondo de la pila, escribe cuándo lo necesitas con fecha y hora, nunca cuanto antes.
Redactar el aviso
Escribe un recordatorio que empiece disculpando un posible cruce de correos y espera tres días hábiles.
Preparar la disculpa
Sigue el mismo orden que la fila de disculpa del panel 3, para que ninguna excusa llegue antes que el perdón.
Archivar plantillas
Cuantas más fórmulas guardes, más corto sale cada correo. Añade una cada vez que envíes, durante 30 días.
Guardar 5 que valen
Guarda solo fórmulas que consiguieron respuesta del otro lado (los borradores sin enviar no cuentan).
Anotar correcciones
Para no recibir dos veces el mismo apunte, guarda cada arreglo por pares, lo que escribiste y en qué quedó.
