Belajar & Edukasi
Dojo Email Bisnis: Menulis, Menyunting, dan Menabung Frasa dalam 30 Hari
Pemula | 1 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (5 tugas induk, 13 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Templat Dojo Email Bisnis mengajarkan karyawan tahun pertama cara menulis email bisnis yang rapi dalam lima menit, lengkap dengan contoh subjek, sapaan pembuka, dan penutup untuk empat situasi. Di papan tulis berjajar diagram 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) untuk memastikan isi permintaan, empat langkah dari draf sampai terkirim, tabel subjek dan sapaan menurut situasi, pemeriksaan penerima dan lampiran sebelum kirim, serta kumpulan frasa siap pakai dan catatan koreksi. Papan tugas berjalan dalam lima kolom, dari Draf, Terapkan format, Sunting dan periksa, Terkirim, sampai Bank frasa, dan dimulai dengan lima tugas induk yang belum tersentuh, yaitu mendata kebiasaan, menyusun format, memeriksa sebelum kirim, menagih balasan, dan menabung yang terbukti berhasil. Setelah tiga puluh hari Anda tidak lagi memulai dari halaman kosong, dan email yang dulu memakan tiga puluh menit kini selesai dalam lima menit, tempel frasa simpanan, sesuaikan, kirim.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Dojo Email Bisnis
Cara pakai: 1. Pastikan 5W1H 2. Tempel format situasi 3. Baca lantang lalu pangkas 4. Tunjuk nama dan lampiran
1. Pastikan Permintaan Sebelum Menulis (5W1H)
- Email yang harus dikirim hari ini
- What Penawaran dalam satu berkas PDF, dibalas ke email ini
- Why Untuk dilampirkan pada pengajuan internal 1 September
- Who Dewi Anggraini, Bagian Penjualan di Nusantara Jaya (atasan di Cc)
- When Paling lambat Jumat, 28 Agustus pukul 17.00
- Where Sebagai balasan pada utas email ini juga
- How Cukup satu berkas PDF. Jangan minta lewat telepon
2. Empat Langkah dari Draf sampai Terkirim (tempel, tulis, pangkas, kirim)
- 1. Tempel formatnya Salin subjek dan sapaan pembuka yang cocok dengan situasi dari tabel di panel 3. Jangan pernah mulai dari halaman kosong.
- 2. Tulis dalam 3 baris Ubah 5W1H dari panel 1 menjadi tiga baris, yaitu latar, permintaan, dan tenggat. Satu email hanya untuk satu urusan.
- 3. Baca dengan lantang Satu kalimat maksimal 20 kata dan paling banyak dua koma. Buang kata seperti sekadar, secepatnya, dan ASAP.
- 4. Tunjuk lalu kirim Tunjuk penerima di panel 4 dan lampiran di panel 6, lalu kirim. Tambahkan satu frasa yang berhasil ke panel 7.
3. Subjek dan Sapaan Menurut Situasi (salin apa adanya)
| Subjek | Sapaan pembuka | Isi dan penutup | |
|---|---|---|---|
| Permintaan (eksternal) | Permintaan - penawaran Proyek Atlas (paling lambat 28/8) Isi permintaan dan tenggat harus jelas hanya dari subjeknya | Yth. Ibu Dewi Anggraini, Semoga Ibu dalam keadaan sehat. Saya (nama) dari (perusahaan). Catatan - sebutkan nama perusahaan saat pertama kali menulis | Tambahkan satu baris tentang jumlah dan peruntukan pada tiga baris dari panel 2 Penutup: Mohon dikirimkan paling lambat Jumat, 28 Agustus pukul 17.00. Terima kasih atas bantuannya. |
| Penjadwalan | Penjadwalan - rapat awal, 1 sampai 4 September Cantumkan rentang tanggal di subjek agar bisa diputuskan tanpa dibuka | Yth. Ibu Dewi Anggraini, Terima kasih atas waktunya pekan lalu. Berikut pilihan jadwal di bawah ini. | Tawarkan tiga pilihan lengkap dengan hari dan rentang jamnya. Sebutkan durasi dan tempat di awal Penutup: Mohon pilih satu dan kabari saya paling lambat Rabu, 26 Agustus. |
| Permintaan maaf dan koreksi | Permintaan maaf dan koreksi - angka pada materi 20 Agustus Pastikan dari subjek sudah terbaca bahwa ini sebuah koreksi | Saya mohon maaf atas kekeliruan pada materi yang saya kirim 20 Agustus. Letakkan permintaan maaf di baris pertama, mendahului penjelasan apa pun | Urutan - apa yang keliru, mana yang benar, mengapa terjadi, dan apa pencegahnya Lampirkan berkas yang sudah diperbaiki dan selalu tambahkan satu baris agar versi lama dimusnahkan |
| Permintaan internal | Permintaan - cek angka untuk pengajuan 1/9 (paling lambat 28/8) Untuk internal, awali subjek dengan jenis permintaannya | Halo Bagas, Saya (nama) dari tim (bagian). Untuk internal, lewati basa-basi dan langsung ke urusannya | Untuk internal, hilangkan latar belakang dan mulai dari apa yang dibutuhkan Penutup: Mohon dicek paling lambat Jumat, 28 Agustus pukul 17.00. |
4. Memeriksa Penerima (30 detik sebelum kirim)
- Kolom Kepada hanya untuk satu orang yang Anda mintai. Sisanya masuk Cc
- Pakai Bcc ketika para penerima tidak saling mengenal
- Sesuaikan sapaan dengan relasi. Yth. dan Bapak atau Ibu untuk kontak pertama
5. Jebakan Kata (cukup tiga yang diingat)
- Bapak atau Ibu tetap dipakai sampai lawan bicara sendiri yang menyederhanakan
- Kata maaf cukup sekali di email permintaan maaf, selebihnya pakai terima kasih atas kesabarannya
- Secepatnya bukan tenggat. Sebutkan tanggal dan jamnya
6. Lampiran dan Nama Berkas
- Lampirkan dulu, baru menulis. Sebut di badan email bahwa ada lampiran
- Beri nama berkas 20260828_penawaran_perusahaan agar mudah diurutkan dan dicari
- Di atas 3 MB, ganti lampiran dengan tautan berbagi
7. Bank Frasa dan Catatan Koreksi Anda (jadikan milik Anda dalam 30 hari)
- Kondisi Anda pada hari ke-30 Permintaan, ucapan terima kasih, penjadwalan, dan permintaan maaf terkirim dalam lima menit: tempel, sesuaikan, kirim.
- Syarat masuk ke bank frasa 1. Frasa yang mendapat balasan dari lawan bicara 2. Frasa setelah diperbaiki rekan yang lebih senior 3. Frasa yang bisa dipakai ulang tiga kali atau lebih
- Situasi yang belum punya format (dibuat berikutnya) · Ucapan terima kasih (setelah kunjungan, setelah dibantu) · Menolak atau menyampaikan belum bisa dipakai · Penagihan kedua dan ketiga
- Catatan (simpan, jangan dihapus) · Pekan pertama Agustus 10 email, 30 menit per email → pekan ketiga 12 menit · Mohon dicek, ditulis ulang menjadi Bisakah dicek · Balasan datang setengah hari lebih cepat (diukur pada pekan ketiga)
Isi papan tugas
Draf 18 item
Data email sendiri
Anda tidak bisa menyusun format sebelum tahu di mana Anda macet. Mulailah dengan menghitung email Anda selama sepekan.
Hitung kiriman
Buka folder terkirim, hitung jumlah pesan sepekan dan berapa menit tiap pesan, lalu tulis di panel 7.
Tulis 3 titik macet
Tulis tiga momen ketika Anda benar-benar berhenti mengetik, misalnya sapaan pembuka, penolakan, dan penagihan.
Salin 3 email baik
Pilih tiga email yang enak dibaca, lalu salin dengan memisahkan subjek, sapaan pembuka, dan penutup.
Tetapkan subjek
Berhentilah berpikir dari nol setiap kali. Susun dulu kerangka untuk tiap situasi, baru masukkan permintaannya.
Buat 4 subjek
Cakup permintaan, ucapan terima kasih, penjadwalan, dan permintaan maaf. Tiru kolom subjek di panel 3 lalu buat versi Anda.
Kunci sapaan-penutup
Kunci satu sapaan pembuka dan satu penutup untuk kontak baru, kontak rutin, dan email internal.
Cek sebelum kirim
Hampir semua kecelakaan berasal dari baris penerima dan lampiran. Jalankan 30 detik yang sama setiap kali.
Tunjuk tiap nama
Baca Kepada, Cc, dan Bcc dari atas dengan jari, termasuk sapaannya, terutama pada utas balas ke semua.
Periksa lampiran
Agar tidak menulis terlampir tanpa melampirkan apa pun, periksa tiga hal, yakni ada atau tidak, isinya, dan nama berkasnya.
Endapkan semalam
Kirim penolakan, sanggahan, dan penagihan pada pagi berikutnya setelah dibaca ulang (permintaan maaf tetap di hari yang sama).
Format tindak lanjut
Mengirim bukan akhir. Tentukan lebih dulu cara Anda menagih ulang dan cara meminta maaf saat ada yang keliru.
Tulis tenggat
Agar tidak tenggelam di dasar tumpukan, tulis kapan Anda membutuhkannya dengan tanggal dan jam, bukan secepatnya.
Susun kalimat tagih
Tulis satu kalimat penagihan yang dibuka dengan maaf bila pesan kami bersilangan, lalu tunggu tiga hari kerja.
Siapkan kata maaf
Ikuti urutan baris permintaan maaf di panel 3, supaya tidak ada alasan yang mendahului kata maaf.
Tabung frasa Anda
Makin banyak frasa yang ditabung, makin pendek waktu tiap email. Tambahkan satu setiap kali mengirim, selama 30 hari.
Simpan 5 yang jitu
Simpan hanya frasa yang benar-benar mendapat balasan dari lawan bicara (draf yang tak pernah dikirim tidak dihitung).
Catat tiap koreksi
Agar tidak menerima catatan yang sama dua kali, simpan tiap perbaikan berpasangan, apa yang Anda tulis dan menjadi apa.
