सीखना और शिक्षा
बिज़नेस ईमेल दोजो: लिखना, सुधारना और तैयार वाक्यों का बैंक बनाना 30 दिन में
शुरुआती | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 13 उप-कार्य)
शुरुआती: कोई तकनीकी शब्द नहीं हैं। व्हाइटबोर्ड के सवालों और भरने के उदाहरणों के अनुसार बस जवाब देते जाइए, काम बन जाता है।
बिज़नेस ईमेल दोजो टेम्पलेट नौकरी के पहले साल वाले कर्मचारी को बिज़नेस ईमेल लिखने का तरीका सिखाता है, और अनुरोध, समय तय करना, माफ़ी तथा अंदरूनी अनुरोध — इन चार मौकों के विषय और अभिवादन तैयार देता है। व्हाइटबोर्ड पर ज़रूरत को 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) से तय करने का चित्र, ड्राफ़्ट से भेजने तक के चार चरण, मौके के हिसाब से विषय और अभिवादन की तालिका, भेजने से पहले पाने वाले और अटैचमेंट की जाँच, तथा जमा किए गए तैयार वाक्य और मिली सलाह क्रम से लगे हैं। टास्क बोर्ड ड्राफ़्ट, ढाँचा लगाएँ, सुधार और जाँच, भेज दिया तथा तैयार वाक्य बैंक — इन पाँच कॉलम में चलता है, और हिसाब लगाना, ढाँचा बनाना, भेजने से पहले जाँचना, याद दिलाना तथा काम आए वाक्य सहेजना, ये पाँच मुख्य टास्क शुरू नहीं हुए की स्थिति में रखे हैं। तीस दिन बाद आप कोरे पन्ने से लिखना शुरू नहीं करते, और जो ईमेल तीस मिनट खाती थी वह पाँच मिनट में चली जाती है — जमा वाक्य चिपकाइए, थोड़ा बदलिए, भेज दीजिए।
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बिज़नेस ईमेल दोजो
इस्तेमाल: 1. 5W1H से ज़रूरत तय करें → 2. मौके का ढाँचा चिपकाएँ → 3. बोलकर पढ़ें और सुधारें → 4. पते और अटैचमेंट जाँचें
1. लिखने से पहले ज़रूरत तय करें (5W1H)
- आज भेजनी है यह एक मेल
- What कोटेशन PDF में जवाब के तौर पर भेजें
- Why 1 सितंबर के आंतरिक आवेदन में लगाने के लिए
- Who वर्धमान ट्रेडर्स, बिक्री विभाग की प्रिया शर्मा (मैनेजर Cc में)
- When शुक्रवार, 28 अगस्त शाम 5 बजे तक
- Where इसी मेल के जवाब में भेजने को कहें
- How एक ही PDF फ़ाइल में लें। फ़ोन पर न पूछें
2. लिखने से भेजने तक के 4 चरण (चिपकाएँ, लिखें, सुधारें, भेजें)
- 1. मौके का ढाँचा चिपकाएँ पैनल 3 की तालिका से मौके के हिसाब का विषय और अभिवादन कॉपी करके चिपकाएँ। कोरे पन्ने से शुरू न करें।
- 2. बात 3 लाइनों में लिखें पैनल 1 का 5W1H पृष्ठभूमि → क्या करना है → समय-सीमा, इन तीन लाइनों में ढालें। एक मेल में एक ही काम।
- 3. बोलकर पढ़ें और सुधारें एक वाक्य 20 शब्दों तक और एक वाक्य में दो से ज़्यादा अल्पविराम नहीं। बस ऐसे ही, जल्दी से जैसे बोलचाल हटा दें।
- 4. जाँचकर भेजें पैनल 4 के पते और पैनल 6 का अटैचमेंट ऊपर से जाँचकर भेजें। काम आया वाक्य पैनल 7 में जोड़ें।
3. मौके के हिसाब से विषय और अभिवादन (सीधे कॉपी करके इस्तेमाल करें)
| विषय | अभिवादन | मुख्य भाग और अंत | |
|---|---|---|---|
| अनुरोध (बाहरी) | अनुरोध - प्रोजेक्ट अटलस का कोटेशन (28/8 तक) काम और समय-सीमा सिर्फ़ विषय पढ़कर समझ आ जाए | आदरणीय प्रिया शर्मा जी, नमस्कार। मैं (नाम), (कंपनी) से। ध्यान दें - पहली बार लिखते समय कंपनी का नाम भी बताएँ | पैनल 2 की तीन लाइनों में मात्रा और उपयोग की एक लाइन जोड़ें अंत: कृपया शुक्रवार, 28 अगस्त शाम 5 बजे तक भेज दें तो बड़ी कृपा होगी। |
| समय तय करना | समय तय करना - शुरुआती बैठक, 1 से 4 सितंबर तारीख़ों की सीमा विषय में रखें ताकि खोले बिना तय हो सके | आदरणीय प्रिया शर्मा जी, पिछले सप्ताह समय देने के लिए धन्यवाद। नीचे दिए विकल्प देख लीजिए। | तीन विकल्प दिन और समय के साथ दें। अवधि और जगह पहले ही बता दें अंत: इनमें से एक चुनकर बुधवार, 26 अगस्त तक बता दीजिए। |
| माफ़ी और सुधार | माफ़ी और सुधार - 20 अगस्त को भेजे दस्तावेज़ के आँकड़े विषय से ही साफ़ हो कि यह सुधार है | 20 अगस्त को भेजे दस्तावेज़ में हुई ग़लती के लिए क्षमा चाहता हूँ। सफ़ाई से पहले, माफ़ी पहली लाइन में रखें | क्रम - क्या ग़लत था, सही क्या है, क्यों हुआ, आगे कैसे रुकेगा सुधरी फ़ाइल लगाएँ और पुरानी हटाने का अनुरोध एक लाइन में ज़रूर लिखें |
| आंतरिक अनुरोध | अनुरोध - 1/9 के आवेदन के आँकड़े जाँच लें (28/8 तक) अंदर के मेल में काम का प्रकार विषय की शुरुआत में रखें | नमस्ते राहुल, (टीम) से (नाम) लिख रहा हूँ। अंदर के मेल में औपचारिकता छोड़कर सीधे काम पर आएँ | अंदर के मेल में पृष्ठभूमि छोड़कर काम से शुरू करें अंत: कृपया शुक्रवार, 28 अगस्त शाम 5 बजे तक जाँच लें। |
4. पतों की जाँच (भेजने से पहले के 30 सेकंड)
- To में सिर्फ़ वही एक व्यक्ति जिससे काम कहना है, बाक़ी सब Cc में
- जब पाने वाले आपस में परिचित न हों तो Bcc का इस्तेमाल करें
- रिश्ते के हिसाब से संबोधन चुनें, पहली बार आदरणीय, उसके बाद नमस्ते
5. भाषा के ख़तरे (सिर्फ़ तीन याद रखें)
- हिंदी और अंग्रेज़ी की खिचड़ी एक ही वाक्य में न बनाएँ
- आप के लिए क्रिया सम्मानसूचक रखें और पूरे मेल में एक ही स्तर चलाएँ
- जितनी जल्दी हो सके समय-सीमा नहीं है, तारीख़ और समय लिखें
6. अटैचमेंट और फ़ाइल के नाम
- पहले फ़ाइल लगाएँ, फिर लिखें। मुख्य भाग में भी संलग्न है की एक लाइन रखें
- फ़ाइल का नाम 20260828_कोटेशन_कंपनी की तरह एक जैसा रखें
- 3 MB से बड़ी हो तो अटैचमेंट की जगह शेयर लिंक भेजें
7. तैयार वाक्यों का बैंक और सलाह का रिकॉर्ड (30 दिन में अपना ढाँचा)
- 30 दिन बाद की स्थिति अनुरोध, धन्यवाद, समय तय करना और माफ़ी — चिपकाकर थोड़ा बदलकर पाँच मिनट में चली जाती है।
- बैंक में रखने की शर्तें 1. जिस वाक्य पर सामने से जवाब आया हो 2. वरिष्ठ साथी के सुधार देने के बाद वाला वाक्य 3. जो तीन बार या उससे ज़्यादा काम आ सके
- जिन मौकों का ढाँचा अभी नहीं है (अगले) · धन्यवाद (मुलाक़ात के बाद, मदद के बाद) · मना करना या फ़िलहाल टालना · दूसरी और तीसरी बार याद दिलाना
- रिकॉर्ड (मिटाएँ नहीं, जमा करें) · अगस्त का पहला हफ़्ता 10 मेल, हर एक 30 मिनट → तीसरे हफ़्ते 12 मिनट · कृपया जाँच लें → क्या आप जाँच लेंगे · जवाब आधा दिन पहले आने लगे (तीसरे हफ़्ते का माप)
कार्य बोर्ड की सामग्री
ड्राफ़्ट 18 आइटम
ईमेल का हिसाब लगाएँ
कहाँ हाथ रुकता है यह पता न हो तो ढाँचा नहीं बनता। पहले अपने एक हफ़्ते के मेल गिन लीजिए।
हफ़्ते के मेल गिनें
भेजे गए फ़ोल्डर को खोलकर एक हफ़्ते की संख्या और हर मेल का समय नापें, और बोर्ड के पैनल 7 में लिखें।
3 अटकाव लिखें
शुरुआत, मना करना, याद दिलाना — जिन मौकों पर सचमुच हाथ रुका, ऐसे तीन मौके लिख लें।
3 अच्छी मेल उतारें
जो तीन मेल पढ़ने में आसान लगीं उन्हें चुनकर विषय, अभिवादन और अंत में बाँटकर उतार लें।
विषय-ढाँचा तय करें
हर बार शून्य से सोचना बंद कीजिए। मौके के हिसाब से खाका पहले बना लें और उसमें सिर्फ़ काम भर दें।
4 विषय-पंक्ति बनाएँ
अनुरोध, धन्यवाद, समय तय करना और माफ़ी — इन चार मौकों के लिए पैनल 3 का विषय कॉलम देखकर अपना खाका बनाएँ।
शुरुआत-अंत तय करें
बाहर पहली बार, बाहर लगातार और अंदर — इन तीनों के लिए अभिवादन और अंत पक्का कर दें, ताकि सोचने का समय बचे।
भेजने से पहले जाँच
ज़्यादातर गड़बड़ी पते और अटैचमेंट में होती है। भेजने से पहले के 30 सेकंड हर बार एक ही क्रम में चलाएँ।
पते उँगली से पढ़ें
जवाब देते समय पते बढ़ जाने की स्थिति समेत, To, Cc, Bcc और संबोधन को ऊपर से उँगली रखकर पढ़ें।
अटैचमेंट जाँचें
संलग्न है लिखकर लगाना भूल जाने से बचने के लिए, है या नहीं, अंदर क्या है और नाम क्या है — ये तीन बातें देखें।
मना अगली सुबह भेजें
मना करना, असहमति और याद दिलाना अगली सुबह दोबारा पढ़कर भेजें (सिर्फ़ माफ़ी उसी दिन भेजें)।
जवाब-याद का ढाँचा
भेज देने से बात ख़त्म नहीं होती। जवाब न आए तब और माफ़ी माँगनी हो तब का कहना पहले ही तय कर लें।
जवाब की समय-सीमा दें
काम पीछे न खिसके, इसलिए कब तक चाहिए यह तारीख़ और समय के साथ लिखें, जितनी जल्दी हो सके कभी न लिखें।
याद दिलाने का वाक्य
मेल आपस में टकरा गई हो तो क्षमा कीजिए, इस पंक्ति से शुरू होने वाला एक याद-दिलावा बनाएँ और तीन कार्यदिवस रुककर भेजें।
माफ़ी का ढाँचा बनाएँ
पैनल 3 की माफ़ी और सुधार वाली पंक्ति के क्रम से, घबराहट में भी सफ़ाई पहले न आए ऐसा खाका बनाएँ।
तैयार वाक्य जमा करें
काम आए वाक्य जितने जमा होंगे, एक मेल का समय उतना घटेगा। हर बार भेजते समय एक जोड़ें और 30 दिन में बढ़ाएँ।
5 काम आए वाक्य रखें
सिर्फ़ वही वाक्य रखें जिन्हें भेजने पर सामने से जवाब आया (जो लिखे भर गए हों वे न रखें)।
मिली सलाह लिखें
एक ही बात दोबारा न सुननी पड़े, इसलिए सुधारी गई भाषा को पहले और बाद की जोड़ी के रूप में रखें।
