सीखना और शिक्षा
काम पर सीखने की डायरी: एक बार सीखें, दूसरी बार से अकेले करें
शुरुआती | 1 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 4 कॉलम (5 मुख्य कार्य, 14 उप-कार्य)
शुरुआती: कोई तकनीकी शब्द नहीं हैं। व्हाइटबोर्ड के सवालों और भरने के उदाहरणों के अनुसार बस जवाब देते जाइए, काम बन जाता है।
काम पर सीखने की डायरी उस पहले साल के कर्मचारी के लिए टेम्पलेट है जो वरिष्ठ साथी से काम सीखता है, और सिखाई गई बातों को अपनी लिखित प्रक्रिया में बदल देती है. व्हाइटबोर्ड पर तीन महीने का लक्ष्य और सिखाए जाने के दौरान के नियम, अब तक जो समझ नहीं आया उसका माइंड मैप, सवाल का तीन लाइन का ढाँचा और पूछने का सही समय, दिन का पुनरावलोकन YWT (जो किया, जो समझा, आगे जो करना है) के तीन कॉलम, तथा इस्तेमाल की बारंबारता बनाम गलती की चोट का मैट्रिक्स रखा है. टास्क बोर्ड में सीखना है, सीख लिया, अकेले किया, समझा सकते हैं — ये चार कॉलम हैं, और शंकाएँ लिखना, सवाल सुधारना, अपनी प्रक्रिया लिखना, अकेले करके देखना तथा नए साथी को समझाना — ये पाँच मुख्य टास्क और 14 उप-टास्क शुरू न हुई स्थिति में लगे हैं. एक ही बात तीसरी बार पूछने की चिंता खत्म होती है, और छह महीने में सीखा हुआ काम अकेले करके अगले नए साथी को समझाया जा सकता है.
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काम पर सीखने की डायरी
उपयोग: शंकाएँ लिखें → तीन लाइनों में पूछें → उसी दिन चरण लिखें → नोट्स के बिना करके देखें
1. सीखने का तरीका (तीन महीने बाद अकेले क्या कर पाना है)
- तीन महीने का लक्ष्य उदाहरण: कोटेशन बनाने से भेजने तक, बिना नोट्स देखे अकेले पूरा कर लेना.
- सिखाए जाने के दौरान के नियम 1. पूछने से पहले पाँच मिनट खुद ढूँढें 2. सवाल को खंड 3 के ढाँचे में लाकर ही बात करें 3. जिस दिन सीखा उसी दिन खंड 5 की बातों के साथ लिखें
- अभी कहाँ अटके हैं · कंपनी के आधे संक्षिप्त नाम समझ नहीं आते · किससे पूछें यह तय नहीं कर पाते · एक ही प्रक्रिया तीन बार पूछ ली
2. जो समझ नहीं आया उसकी सूची (शब्द, प्रक्रिया, पृष्ठभूमि, निर्णय)
- जो समझ
नहीं आया
- शब्द अंदरूनी संक्षिप्त नाम बहुत
- प्रक्रिया किस क्रम में क्या
- उपकरण फ़ॉर्म कहाँ है
- पृष्ठभूमि यही क्रम क्यों
- निर्णय उलझन में किससे पूछें
- अपवाद जब काम जल्दी का हो
3. सवाल का ढाँचा (इन्हीं तीन लाइनों में पूछें)
- उद्देश्य: बिल की कटऑफ़ तिथि जाननी है
- जितना देखा: प्रक्रिया का अध्याय 3 और चैट में खोज
- अटकाव: कटऑफ़ महीने के अंत में है या 20 तारीख़ को
4. पूछने का समय (पहले टीम का चलन देख लें)
- जल्दी वाले काम छोड़कर, सुबह 11 और शाम 4 बजे एक साथ पूछें
- हाथ रुके दस मिनट हो जाएँ तो रोककर पूछें
- मेहमान के साथ या फ़ोन पर हों तो बात न करें
5. रिकॉर्ड में ज़रूर रहने वाली बातें
- सिखाने की तारीख़ और सिखाने वाले का नाम
- 1 से 6 तक क्रमांकित चरण (अपने शब्दों में)
- उलझाने वाले मोड़ (अपवाद, कटऑफ़, मंज़ूरी देने वाला)
6. दिन का पुनरावलोकन (YWT)
Y (जो किया)
- वरिष्ठ साथी के साथ एक कोटेशन पूरा किया
- बिलिंग डेटा भेजना पास से देखा
W (जो समझा)
- कटऑफ़ महीने का अंत नहीं, 20 तारीख़ है
- मंज़ूरी में प्रबंधक फिर निदेशक, दो चरण हैं
T (आगे जो करना है)
- कल एक कोटेशन बिना नोट्स के अकेले करना
- 20 तारीख़ की कटऑफ़ अध्याय 3 में जोड़ना
7. पहले क्या याद करें (इस्तेमाल की बारंबारता बनाम गलती की चोट)
ऊर्ध्वाधर अक्ष: गलती की चोट कितनी / क्षैतिज अक्ष: इस्तेमाल कितनी बार होता है
- प्रक्रिया से बचाव कभी-कभी ही काम आता है पर गलती भारी पड़ती है. याद के भरोसे न रहें, लिखी प्रक्रिया और दोहरी जाँच से बचाव करें. उदाहरण के लिए, 20 तारीख़ की कटऑफ़ पर बिलिंग डेटा भेजना.
- सबसे पहले याद करें रोज़ काम आता है और गलती सुधरती नहीं. इसी हफ़्ते अकेले पूरा कर पाने की स्थिति बनाएँ. उदाहरण के लिए, ग्राहक और बिल पाने वाले का नाम दर्ज करना.
- बाद के लिए छोड़ें बारंबारता भी कम, असर भी कम. ज़रूरत पड़ने पर देख लेंगे, बस जगह नोट में लिख रखें.
- दोहराकर सीखें रोज़ काम आता है पर गलती सुधर जाती है. पूछने से पहले खुद करें और गिनती से पक्का करें. उदाहरण के लिए, दैनिक रिपोर्ट भरना.
कार्य बोर्ड की सामग्री
सीखना है 19 आइटम
शंकाएँ लिख लें
सिर में जमा रखेंगे तो पूछना छूट जाएगा. जिस पल समझ न आए उसी पल लिख लें, ताकि एक साथ पूछा जा सके.
तुरंत नोट करें
जिस शब्द पर अटके और उस समय क्या कर रहे थे, वहीं एक लाइन लिख लें. सजाना बाद में कर लेंगे.
10 शब्द लिख लें
कंपनी के संक्षिप्त नाम, सिस्टम के नाम और दस्तावेज़ों के नाम में से दस चुनकर खंड 2 की सूची में शाखा के रूप में जोड़ें.
शंकाओं को बाँटें
खंड 2 की शाखाओं (शब्द, प्रक्रिया, उपकरण, पृष्ठभूमि, निर्णय, अपवाद) में से कहाँ अटके यह बाँटें. प्रकार बदलेगा तो पूछने वाला व्यक्ति भी बदलेगा.
सवाल पूछना सुधारें
पूछने का तरीका ठीक हो तो जवाब एक ही बार में मिल जाता है. उद्देश्य, जितना देख लिया, और अटकाव — इन तीन लाइनों को ढाँचा बना लें.
सवाल तीन लाइन में
खंड 3 के ढाँचे के अनुसार सवाल तीन लाइनों में दोबारा लिखें. इस रूप में वरिष्ठ साथी एक मिनट में जवाब दे देते हैं.
समय पहले तय करें
टीम सवाल एक साथ सुनना पसंद करती है या जब-तब, यह वरिष्ठ साथी से पहले पूछ लें और तय समय खंड 4 के खाने में लिखें.
5 मिनट खुद ढूँढें
लिखी हुई प्रक्रिया और चैट की खोज को पाँच मिनट दें. कुछ न मिले तो जितना देख लिया वह बताकर सवाल करें.
प्रक्रिया खुद लिखें
सुनी हुई बात आधी अगले दिन उड़ जाती है. अपने शब्दों में क्रमांकित चरणों में उतारें, ताकि दूसरी बार सिर्फ़ पढ़ना पड़े.
उसी दिन लिख लें
जिस दिन सिखाया गया उसी दिन 1 से 6 तक क्रमांकित चरणों में लिखें और कार्ड को सिखाया गया कॉलम में ले जाएँ.
मोड़ पर निशान लगाएँ
अपवादों का बर्ताव, कटऑफ़ तिथि, मंज़ूरी कौन देता है — जहाँ निर्णय चाहिए वहाँ निशान लगाएँ और उलझन का कारण एक लाइन में जोड़ें.
वरिष्ठ को दिखाएँ
लिखे हुए चरण वरिष्ठ साथी को तीन मिनट में दिखाएँ और छूटी हुई शर्तें तथा क्रम की गलतियाँ सुधारें.
अकेले करके देखें
पढ़ लेना और आ जाना एक बात नहीं है. नोट्स बंद करके शुरू से अंत तक करें और जहाँ रुके वहाँ भरें.
बिना नोट्स के करें
नोट्स बंद करके शुरू से अंत तक करें और कार्ड को अकेले किया कॉलम में ले जाएँ. जहाँ रुके वहाँ समय और कारण लिखें.
अटकाव जोड़ें
हर रुकावट का कारण अपनी लिखी प्रक्रिया में जोड़ें और बदलाव की तारीख़ छोड़ें. अगली बार उसी जगह न रुकें तो काम पूरा.
दोबारा पूछना घटाएँ
एक बार बताई गई बात दोबारा कितनी बार पूछी, यह हर हफ़्ते गिनें. तीन या उससे ज़्यादा हो तो चरणों की भाषा दोबारा लिखें.
समझाने लायक बनाएँ
समझा पाएँ तभी माना जाएगा कि आ गया. छह महीने बाद किसी को सौंप सकें, वह स्थिति लक्ष्य रखें.
3 मिनट में समझाएँ
वरिष्ठ साथी या अपने बैच के किसी साथी को तीन मिनट में प्रक्रिया समझाएँ. बिना अटके बोल पाएँ तो कार्ड को समझा सकते हैं कॉलम में ले जाएँ.
शब्दावली पूरी करें
लिखे हुए हर शब्द के साथ अपनी भाषा में समझ जोड़ें और उसे एक पन्ने में लाएँ, जिसे अगले साल के नए साथी सीधे पढ़ सकें.
