Aprendizagem e Formação
Diário de aprendizagem no trabalho: aprender uma vez e passar a fazer sozinho
Iniciante | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 4 colunas (5 tarefas principais e 14 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
O Diário de aprendizagem no trabalho é o modelo para quem está no primeiro ano e aprende o ofício com um colega mais experiente, e transforma o que é ensinado em passos escritos próprios. O quadro reúne a meta a três meses e as regras durante a aprendizagem, um mapa mental com o inventário do que ainda não se percebe, um guião de três linhas para perguntar com o momento certo, a retrospetiva diária nas três colunas do YWT (o que se fez, o que se percebeu, o que se vai fazer) e uma matriz de frequência de uso face ao custo do erro. O quadro de tarefas tem quatro colunas, de quero aprender a sei explicar, com cinco tarefas principais (anotar as dúvidas, afinar as perguntas, escrever os passos, fazer sozinho e explicar a quem chega depois) e as respetivas 14 subtarefas, todas por iniciar. Deixa de perguntar o mesmo pela terceira vez e, ao fim de seis meses, faz sozinho o trabalho aprendido e consegue explicá-lo a quem entrar a seguir.
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Diário de aprendizagem
Como usar: anotar as dúvidas → perguntar em três linhas → passar os passos a limpo no próprio dia → fazer sem as notas
1. Como vai aprender (o que quer fazer sozinho daqui a três meses)
- A meta a três meses Por exemplo, tratar um orçamento do início ao fim, do rascunho ao envio, sem abrir as notas.
- Regras durante a aprendizagem 1. Procurar cinco minutos antes de perguntar 2. Dar forma à pergunta com o guião do ponto 3 antes de falar 3. Passar a limpo no próprio dia com os itens do ponto 5
- Onde se está travado agora · Metade das siglas internas não diz nada · Não se consegue decidir a quem perguntar · Os mesmos passos já foram perguntados três vezes
2. Inventário do que não se percebe (termos, passos, contexto, critério)
- O que não
percebo
- Termos Siglas internas a mais
- Passos Por que ordem e o quê
- Ferramentas Onde está o formulário
- Contexto Porquê esta ordem
- Critério A quem perguntar na dúvida
- Exceções Quando o pedido é urgente
3. Guião de perguntas (perguntar nestas três linhas)
- Objetivo: confirmar a data de fecho da fatura
- Já verificado: o capítulo 3 das notas e uma pesquisa no chat
- Ponto onde travei: se o fecho é no fim do mês ou no dia 20
4. Quando perguntar (confirmar primeiro como faz a equipa)
- Juntar tudo o que não for urgente para as 11 h e as 16 h
- Ao fim de dez minutos travado, parar e perguntar
- Nunca interromper durante um atendimento ou uma chamada
5. O que deve constar sempre no registo
- A data em que foi ensinado e o nome de quem ensinou
- Os passos numerados de 1 a 6, reescritos por palavras próprias
- As bifurcações que enganam (exceções, fechos, quem aprova)
6. Retrospetiva do dia (YWT)
Y (o que se fez)
- Um orçamento completo com um colega mais experiente
- Assistir de perto ao envio dos dados de faturação
W (o que se percebeu)
- O fecho é no dia 20 e não no fim do mês
- A aprovação tem dois níveis, chefe de secção e depois diretor
T (o que se vai fazer)
- Amanhã, um orçamento sozinho e sem notas
- Juntar o fecho do dia 20 ao capítulo 3 das notas
7. O que aprender primeiro (frequência de uso face ao peso do erro)
Eixo vertical: O peso do erro / Eixo horizontal: Com que frequência se usa
- Apoiar-se nas notas Pouco frequente, mas caro quando corre mal. Não confiar na memória e seguir os passos escritos com dupla verificação. Por exemplo, enviar os dados de faturação no dia 20.
- Aprender primeiro Diário e difícil de reverter em caso de erro. Chegar a fazê-lo sozinho até ao fim desta semana. Por exemplo, registar o nome do cliente e o do destinatário da fatura.
- Deixar para depois Pouca frequência e pouco impacto. Contar com procurar quando surgir e anotar apenas onde está guardado.
- Repetir até dominar Diário, mas fácil de reverter. Experimentar antes de perguntar e deixar a repetição fazer o trabalho. Por exemplo, preencher o relatório diário.
Conteúdo do quadro de tarefas
Quero aprender 19 itens
Anotar as dúvidas
Guardar tudo na cabeça leva a esquecer o que ficou por perguntar. Anotar no momento em que se perde o fio permite perguntar tudo de uma vez.
Anotar na hora
Escrever uma única linha com a palavra que travou e com o que se estava a fazer. A arrumação fica para depois.
Listar 10 termos
Escolher dez siglas internas, nomes de sistemas e nomes de documentos e acrescentá-los como ramos no ponto 2.
Separar por tipo
Distribuir o que travou pelos ramos do ponto 2 (termos, passos, ferramentas, contexto, critério, exceções). Tipo diferente significa pessoa diferente a quem perguntar.
Afinar as perguntas
Uma pergunta clara recebe resposta à primeira. Fixar três linhas como formato, o objetivo, o que já foi verificado e o ponto onde se travou.
Resumir em 3 linhas
Reescrever a pergunta em três linhas com o guião do ponto 3. Nesse formato, um colega mais experiente responde num minuto.
Combinar o momento
Perguntar ao colega mais experiente se a equipa prefere as dúvidas juntas ou à medida que surgem e escrever os horários combinados no ponto 4.
Procurar 5 min antes
Dar cinco minutos às notas de procedimento e a uma pesquisa no chat. Se nada aparecer, perguntar indicando o que já foi verificado.
Escrever os passos
Metade do que se ouviu desaparece no dia seguinte. Passar tudo a passos numerados por palavras próprias, para que da segunda vez baste ler.
Passar a limpo hoje
No próprio dia em que se aprende, reescrever como passos numerados de 1 a 6 e mover o cartão para a coluna já me ensinaram.
Marcar as decisões
Assinalar cada ponto que exige decidir (o tratamento das exceções, as datas de fecho, quem aprova) e juntar uma linha com o motivo da dúvida.
Pedir uma revisão
Pedir três minutos a um colega mais experiente para ler os passos escritos e corrigir os pressupostos em falta e os erros de ordem.
Fazer sozinho
Conseguir ler não é o mesmo que saber. Fechar as notas, percorrer tudo do início ao fim e preencher cada ponto onde se parou.
Fazer sem as notas
Fechar as notas, percorrer tudo do início ao fim e mover o cartão para a coluna experimentei sozinho. Registar a hora e o motivo em cada paragem.
Juntar os tropeços
Acrescentar a causa de cada paragem aos passos escritos e deixar a data da atualização. Está feito quando o mesmo ponto deixar de travar.
Contar as repetições
Contar por semana quantas vezes se voltou a perguntar algo já explicado. Três ou mais significa rever a forma como os passos estão escritos.
Saber explicar
Só se domina aquilo que se consegue explicar. A meta é um estado que possa ser passado a outra pessoa daqui a seis meses.
Explicar em 3 min
Explicar os passos em três minutos a um colega mais experiente ou a alguém que entrou na mesma altura. Se correr sem tropeços, mover o cartão para a coluna sei explicar.
Fechar o glossário
Juntar a cada termo anotado uma explicação em linguagem simples e reuni-los numa folha que as novas entradas do próximo ano possam ler tal como está.
