Aprendizagem e Formação
Diário dos primeiros 90 dias: da entrada aos primeiros resultados próprios
Intermédio | 1 página de quadro branco · Quadro de tarefas: 4 colunas (5 tarefas principais e 13 subtarefas)
Intermédio: Aparecem os nomes dos métodos, mas o essencial está explicado no quadro branco. Use os exemplos de preenchimento como guia e complete-o a pensar na sua própria situação.
Modelo de integração com plano de 30, 60 e 90 dias que a pessoa acabada de entrar abre no primeiro dia e atualiza todas as semanas até ganhar autonomia ao dia 90. No quadro estão a declaração em números do que significa passar aos 90 dias, a tabela 3x3 de metas dos dias 30, 60 e 90, o inventário do trabalho próprio num mapa mental e a retrospetiva KPT (Keep, Problem, Try) de 15 minutos todas as sextas-feiras. O painel de tarefas tem quatro colunas —por aprender, a aprender, a tentar sozinho e já faço sozinho— e traz cinco tarefas principais e 13 subtarefas por iniciar, que abrangem ver o cargo todo, a rotina em 30 dias, trabalhar sozinho aos 60, uma melhoria aos 90 e alinhar expetativas com a chefia. Como o que conta como passar fica definido em números logo no início, qualquer desvio face ao que a chefia espera surge na autoavaliação do dia 30 e não no fim.
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Diário dos primeiros 90 dias
Como usar: 1. Ponha um número no que significa passar → 2. Defina as metas de 30/60/90 dias → 3. Faça o KPT à sexta → 4. Avalie a tabela por si próprio
1. Como quer estar ao dia 90 (declare o que é passar)
- Como quer estar ao dia 90 Ex.) Tratar dos orçamentos e do registo de encomendas sozinho e fechar o mês sem revisão.
- Os três números que definem passar (mantenha-os para além do dia 90) 1. Um orçamento em 30 minutos ou menos 2. No máximo uma correção por mês 3. Fecho do mês pronto na véspera do prazo
- O que o tem parado agora · Metade dos termos usados nas reuniões não me diz nada · Descobrir a quem perguntar custa-me 30 minutos de cada vez · Redigir a ata leva-me 3 horas
- Datas de corte (as metas estão na tabela 2) Dia 30 — 20 set / Dia 60 — 20 out / Dia 90 — 19 nov
2. Metas dos dias 30, 60 e 90 (saber, fazer, assumir)
| Dia 30 (saber) | Dia 60 (fazer sozinho) | Dia 90 (melhorar) | |
|---|---|---|---|
| Conhecimento do cargo | Manuais das três tarefas lidos até ao fim Sei dizer 20 termos das reuniões com o significado | Explico o ciclo mensal sem o manual Sei apontar três exceções e como resolvê-las | Encontrei e corrigi dois pontos errados do manual Manual arrumado ao ponto de o passar a quem entrar a seguir |
| O que faz sozinho | Levei um orçamento do início à entrega com um colega mais experiente ao lado As correções desceram para duas por semana ou menos | Entrego um orçamento sem revisão prévia (30 minutos cada) As correções desceram para uma por mês ou menos | Respondo a um pedido sem precedente, explicando o critério Fecho o mês na véspera do prazo |
| Trabalho com os outros | Escolhi três apoios e fixei 15 minutos semanais com a chefia Pergunto no próprio dia qualquer termo que não conheça | Falo diretamente com o meu interlocutor de outro departamento Aviso no dia em que noto um possível atraso | Consigo ensinar o processo aos colegas e a quem entrar para o ano Expliquei uma melhoria por palavras minhas na reunião de equipa |
3. Inventário do trabalho que é seu (de quem, o quê e até onde)
- Inventário
do trabalho
- Trabalho diário Encomendas e revisão da manhã
- Trabalho mensal Fecho nos últimos 5 dias
- Quem pede 3 comerciais e a chefia
- Quem recebe Contabilidade, dias 1 a 3
- Quem ensina 2 colegas mais experientes e a equipa ao lado
- Ainda não é seu Risco de crédito fica com a chefia
4. Retrospetiva de 15 minutos à sexta (KPT)
Keep (manter)
- Anunciei na reunião da manhã as três coisas que ia terminar hoje
- Comuniquei o ponto de situação dois dias antes do prazo
- Passei o registo de encomendas para a coluna Já faço sozinho
Problem (o que correu mal)
- A mesma correção voltou duas vezes (tratamento errado do destinatário)
- As interrupções de quarta-feira duplicaram a minha estimativa do orçamento
Try (para a próxima semana)
- Responder às interrupções com um «respondo dentro de 30 minutos»
- Acrescentar ao manual cada correção devolvida, uma linha de cada vez
5. O que fazer quando fica encravado
- Se 15 minutos de pesquisa não levarem a lado nenhum, não guarde para si e pergunte a um apoio
- Comece por dizer o que já tentou e em que ponto exato parou
- Aponte a resposta na hora e leve-a para o KPT de sexta
6. O que tratar nos 15 minutos com a chefia
- Levante primeiro os seus razoáveis e fracos, com o motivo de cada um
- Confirme que o que a chefia espera coincide com o nível que definiu
- Pergunte o que lhe podem confiar no mês seguinte
Conteúdo do quadro de tarefas
Por aprender 18 itens
Ver o cargo todo
Perceba primeiro o que lhe foi entregue. Se decorar os passos soltos sem ver o conjunto, nunca conseguirá definir as suas próprias prioridades.
Listar 10 tarefas
A partir dos manuais e do que lhe contam os colegas mais experientes, nomeie dez trabalhos que lhe passam pelas mãos e coloque-os no mapa mental do inventário.
Mapear as entregas
Para cada trabalho, escreva numa linha de quem lhe chega e a quem o entrega.
Escolher 3 apoios
Escolha uma pessoa para o trabalho em si, outra para os sistemas e outra para os procedimentos internos, e escreva os nomes no quadro.
Aprender a rotina
Dedique o primeiro mês a aprender os passos. Trabalhar com o manual à frente não faz mal, desde que leve cada tarefa do início ao fim pelas suas próprias mãos.
Anotar o manual
Acrescente notas por palavras suas em todos os pontos onde o manual o deixou na dúvida.
Fazer uma vez cada
Com um colega mais experiente a acompanhar, leve cada uma das suas três tarefas principais do início à entrega uma vez.
Trabalhar sozinho
No segundo mês, reduza as validações e alargue aquilo que decide por si. Meça o progresso pela frequência com que o trabalho lhe volta para trás.
Entregar 3 sem visto
Envie três trabalhos sem validação prévia de um colega mais experiente e registe apenas os pontos que lhe forem devolvidos.
Registar correções
Registe cada correção numa linha e releia-as no KPT de sexta-feira.
Anotar 3 exceções
Aponte três situações em que o trabalho não seguiu o manual e confirme com um colega mais experiente as decisões que tomou.
Propor uma melhoria
Transforme em algo concreto exatamente um desperdício dos que agora consegue ver. O que lhe soa estranho enquanto é novo é a matéria-prima.
Escolher o pior caso
Reveja as correções que registou e escolha o trabalho que mais tempo consome a si e aos outros.
Resumir numa folha
Junte numa única folha o que custa hoje, a mudança que propõe e o tempo que se poupa.
Alinhar expetativas
Confirme com regularidade que o nível que definiu para si continua a coincidir com o que a chefia espera. Quanto mais cedo a diferença aparecer, menor é o trabalho de a corrigir.
Pedir 15 min/semana
Logo na primeira semana, marque quinze minutos fixos no mesmo dia de todas as semanas.
Mostrar a tabela
Ponha a tabela dos dias 30, 60 e 90 à frente da chefia e confirme por palavras que coincide com o que esperam de si.
Autoavaliar aos 30
Marque cada célula da tabela como bom, razoável ou fraco, junte uma linha de motivo a cada razoável e cada fraco, e leve isso à reunião.
