التعلم والتعليم
دفتر التعلّم أثناء العمل: تعلَّم مرة واحدة ثم اعمل وحدك
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 1، أعمدة لوحة المهام: 4 (المهام الرئيسية: 5، المهام الفرعية: 14)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
دفتر التعلّم أثناء العمل قالب لموظف في سنته الأولى يتعلّم العمل من زميل أقدم، ويحوّل ما يُشرح له إلى خطوات مكتوبة بأسلوبه هو. تضم اللوحة هدف الأشهر الثلاثة وقواعد التعامل أثناء التدريب، وخريطة ذهنية لجرد ما لم يُفهم بعد، وصيغة سؤال من ثلاثة أسطر مع الوقت المناسب للسؤال، ومراجعة اليوم في أعمدة YWT الثلاثة (ما فعلته، ما فهمته، ما سأفعله)، ومصفوفة تكرار الاستخدام مقابل حجم الضرر عند الخطأ. لوحة المهام أربعة أعمدة من أريد أن أتعلم إلى أستطيع الشرح، وتبدأ بخمس مهام رئيسية هي تدوين ما لا تفهمه وضبط طريقة السؤال وتدوين خطواتك والتجربة وحدك والشرح لزميل أحدث، مع 14 مهمة فرعية، وجميعها لم تبدأ بعد. ينتهي القلق من تكرار السؤال نفسه للمرة الثالثة، وبعد ستة أشهر يصبح العمل الذي تعلّمته قابلًا للتنفيذ وحدك وللشرح لزميل جديد يأتي بعدك.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
دفتر التعلّم أثناء العمل
طريقة الاستخدام: دوّن ما لا تفهمه ثم اسأل في ثلاثة أسطر ثم دوّن الخطوات في اليوم نفسه ثم نفّذ دون الدليل
1. طريقة التعلّم (ما تريد إنجازه وحدك بعد ثلاثة أشهر)
- هدف الأشهر الثلاثة مثال، إنجاز عرض سعر من الإعداد حتى الإرسال وحدك دون فتح الدليل.
- قواعد أثناء التدريب 1. ابحث بنفسك خمس دقائق قبل أن تسأل 2. اضبط السؤال على صيغة القسم 3 قبل أن تتحدث 3. دوّن في اليوم نفسه ببنود القسم 5
- ما يعطّلك الآن · نصف الاختصارات الداخلية غير مفهوم · لا تستطيع تحديد من تسأل · سألت عن الخطوات نفسها ثلاث مرات
2. جرد ما لا تفهمه (المصطلحات، الخطوات، الخلفية، التقدير)
- ما لا
أفهمه
- المصطلحات اختصارات داخلية كثيرة
- الخطوات بأي ترتيب وماذا
- الأدوات أين شاشة الطلب
- الخلفية لماذا هذا الترتيب
- التقدير من تسأل عند التردد
- الاستثناءات عند الطلبات العاجلة
3. صيغة السؤال (اسأل بهذه الأسطر الثلاثة)
- الهدف: التأكد من موعد إقفال الفاتورة
- ما راجعته: الفصل 3 من الدليل والبحث في المحادثات
- موضع التعثر: هل الإقفال نهاية الشهر أم يوم 20
4. وقت السؤال (تأكد أولًا من عُرف الفريق)
- اجمع غير العاجل لتسأل عنه في الحادية عشرة صباحًا والرابعة عصرًا
- إذا توقف العمل عشر دقائق فتوقف واسأل
- لا تقاطع أثناء استقبال زائر أو أثناء مكالمة
5. بنود لا غنى عنها في السجل
- تاريخ التعلّم واسم من علّمك
- خطوات مرقّمة من 1 إلى 6 بكلماتك أنت
- المفارق المربكة (الاستثناءات، مواعيد الإقفال، من يعتمد)
6. مراجعة اليوم (YWT)
Y (ما فعلته)
- أنجزت عرض سعر واحدًا مع زميل أقدم
- تابعت عن قرب إرسال بيانات الفوترة
W (ما فهمته)
- الإقفال يوم 20 وليس نهاية الشهر
- الاعتماد على مرحلتين، مدير القسم ثم المدير
T (ما سأفعله)
- غدًا عرض سعر واحد وحدي دون الدليل
- إضافة إقفال يوم 20 إلى الفصل 3 من الدليل
7. ما تتعلمه أولًا (تكرار الاستخدام مقابل حجم الضرر عند الخطأ)
المحور الرأسي: حجم الضرر عند الخطأ / المحور الأفقي: كم مرة تستخدمه
- اعتمد على الدليل نادر الاستخدام لكن كلفته عالية عند الخطأ. لا تعتمد على الذاكرة، بل على الخطوات المكتوبة ومراجعة ثانية. مثال، إرسال بيانات الفوترة يوم 20.
- تعلّمه أولًا يومي ويصعب تدارك الخطأ فيه. اجعل نفسك قادرًا على تنفيذه وحدك قبل نهاية هذا الأسبوع. مثال، تسجيل اسم العميل وجهة الفوترة.
- أجّله لاحقًا تكراره وأثره صغيران. ابحث عنه عند الحاجة واكتفِ بتدوين مكانه.
- أتقنه بالتكرار يومي لكن الخطأ فيه قابل للتصحيح. جرّب بنفسك قبل السؤال ودع التكرار يعلّمك. مثال، تعبئة التقرير اليومي.
محتوى لوحة المهام
أريد أن أتعلم 19 عنصرًا
دوّن ما لا تفهمه
تجميع كل شيء في الذهن يجعلك تنسى السؤال. دوّن في اللحظة التي تفقد فيها الخيط لتسأل عن كل شيء مرة واحدة.
دوّن فورًا
اكتب سطرًا واحدًا عن الكلمة التي أوقفتك وعمّا كنت تفعله وقتها. الترتيب يأتي لاحقًا.
اكتب عشرة مصطلحات
اختر عشرة من الاختصارات الداخلية وأسماء الأنظمة وأسماء المستندات، وأضفها فروعًا في القسم 2.
صنّف نوع الغموض
وزّع ما أوقفك على فروع القسم 2 (المصطلحات، الخطوات، الأدوات، الخلفية، التقدير، الاستثناءات). اختلاف النوع يعني اختلاف الشخص الذي تسأله.
اضبط طريقة سؤالك
السؤال الواضح يأتي بجواب من المرة الأولى. اجعل ثلاثة أسطر قاعدة ثابتة، الهدف وما راجعته وموضع التعثر.
اسأل في ثلاثة أسطر
أعد صياغة السؤال في ثلاثة أسطر وفق صيغة القسم 3. بهذا الشكل يجيب الزميل الأقدم في دقيقة واحدة.
حدّد وقت السؤال
اسأل زميلك الأقدم أولًا هل يفضّل الفريق جمع الأسئلة أم طرحها فور ظهورها، ثم اكتب الأوقات المتفق عليها في القسم 4.
ابحث خمس دقائق
امنح دليل الإجراءات والبحث في المحادثات خمس دقائق. إن لم تجد شيئًا فاسأل مع ذكر ما راجعته.
دوّن خطواتك بنفسك
نصف ما سمعته يزول في اليوم التالي. حوّله إلى خطوات مرقّمة بكلماتك حتى تكتفي بقراءتها في المرة الثانية.
دوّنها في يومها
في اليوم نفسه الذي تتعلم فيه، أعد كتابة ما تعلمته خطوات مرقّمة من 1 إلى 6، وانقل البطاقة إلى عمود تعلّمته.
علّم مواضع الحيرة
علّم كل موضع يحتاج قرارًا (معالجة الاستثناءات، مواعيد الإقفال، من يعتمد) وأضف سطرًا عن سبب التردد.
اعرضها على الخبير
اطلب ثلاث دقائق من زميل أقدم ليقرأ خطواتك، وصحّح الافتراضات الناقصة وأخطاء الترتيب.
جرّب وحدك
القدرة على القراءة ليست كالقدرة على العمل. أغلق الدليل ونفّذ من البداية إلى النهاية واملأ كل موضع توقفت عنده.
نفّذ دون الدليل
أغلق الدليل ونفّذ من البداية إلى النهاية، وانقل البطاقة إلى عمود جرّبته وحدي. اكتب الوقت والسبب عند كل توقف.
أضف مواضع التعثر
أضف سبب كل توقف إلى خطواتك المكتوبة ودوّن تاريخ التحديث. ينتهي العمل حين لا يوقفك الموضع نفسه مرة أخرى.
قلّل تكرار السؤال
أحصِ أسبوعيًا كم مرة أعدت السؤال عن أمر شُرح لك من قبل. ثلاث مرات فأكثر تعني إعادة صياغة الخطوات.
اجعلها قابلة للشرح
لا تتقن الأمر إلا حين تستطيع شرحه. اجعل هدفك حالة تصلح للتسليم بعد ستة أشهر.
اشرح في ثلاث دقائق
اشرح الخطوات في ثلاث دقائق لزميل أقدم أو لزميل من دفعتك. إن مررت دون تعثر فانقل البطاقة إلى عمود أستطيع الشرح.
أكمل معجم المصطلحات
أضف إلى كل مصطلح دوّنته شرحًا بكلماتك البسيطة، واجمعها في صفحة واحدة يقرأها موظفو العام القادم كما هي.
