التعلم والتعليم
دوجو البريد المهني: الكتابة والتنقيح وبناء مكتبة عبارات في 30 يوماً
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 1، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 5، المهام الفرعية: 13)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
قالب دوجو البريد المهني يعلّم موظف السنة الأولى كيفية كتابة رسالة عمل رسمية في خمس دقائق، مع عناوين رسائل وعبارات افتتاح وخواتيم جاهزة لأربعة مواقف. على السبورة يصطف مخطط 5W1H (What, Why, Who, When, Where, How) لتحديد المطلوب، وأربع خطوات من المسودة إلى الإرسال، وجدول بعناوين الرسائل وعبارات الافتتاح حسب الموقف، وفحص المستلمين والمرفقات قبل الإرسال، ومخزون متنامٍ من العبارات الجاهزة والملاحظات. أما لوحة المهام فتمتد في خمسة أعمدة من مسودة إلى مكتبة العبارات مروراً بتطبيق القالب والتنقيح والفحص وتم الإرسال، وتبدأ بخمس مهام رئيسية لم تبدأ بعد وهي الجرد وبناء القوالب والفحص قبل الإرسال والتذكير وحفظ ما نجح. بعد ثلاثين يوماً لن تبدأ من صفحة بيضاء، وتصبح الرسالة التي كانت تستغرق ثلاثين دقيقة جاهزة في خمس دقائق، ألصق عبارة محفوظة ثم عدّل ثم أرسل.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
دوجو البريد المهني
طريقة الاستخدام: 1. حدّد 5W1H ← 2. ألصق قالب الموقف ← 3. اقرأ بصوت عالٍ وهذّب ← 4. تفقّد المرسل إليهم والمرفق
1. تحديد الطلب قبل الكتابة (5W1H)
- رسالة اليوم الواجب إرسالها
- What عرض السعر بصيغة PDF يرسل رداً على هذه الرسالة
- Why لإرفاقه بالطلب الداخلي في 1 سبتمبر
- Who ديمة العتيبي من قسم المبيعات في شركة الشمال (المدير في نسخة Cc)
- When قبل الساعة 5 مساءً من يوم الخميس 27 أغسطس
- Where رداً ضمن هذه الرسالة نفسها
- How ملف PDF واحد فقط. لا تطلبه عبر الهاتف
2. أربع خطوات من المسودة إلى الإرسال (ألصق، اكتب، هذّب، أرسل)
- 1. ألصق قالب الموقف انسخ العنوان وعبارة الافتتاح المناسبة للموقف من جدول اللوحة 3. لا تبدأ من صفحة بيضاء أبداً.
- 2. اكتب الطلب في 3 أسطر حوّل 5W1H من اللوحة 1 إلى ثلاثة أسطر، الخلفية ثم المطلوب ثم الموعد. طلب واحد في كل رسالة لا أكثر.
- 3. اقرأ بصوت عالٍ اجعل الجملة دون 20 كلمة وبفاصلتين على الأكثر. احذف حشو الكلام مثل بسرعة وفي أقرب وقت.
- 4. تفقّد ثم أرسل تفقّد المرسل إليهم في اللوحة 4 والمرفق في اللوحة 6 ثم أرسل. أضف عبارة ناجحة إلى اللوحة 7.
3. عناوين الرسائل وعبارات الافتتاح حسب الموقف (انسخها كما هي)
| العنوان | عبارة الافتتاح | المتن والختام | |
|---|---|---|---|
| طلب (خارجي) | طلب - عرض سعر لمشروع أطلس (قبل 27/8) يجب أن يتضح المطلوب والموعد من العنوان وحده | الأستاذة ديمة العتيبي المحترمة، تحية طيبة وبعد. أنا (الاسم) من (الشركة). ملاحظة - اذكر اسم شركتك في أول مراسلة | أضف إلى أسطر اللوحة 2 سطراً واحداً عن الكمية والغرض الختام: نأمل تزويدنا به قبل الساعة 5 مساءً من يوم الخميس 27 أغسطس، ولكم جزيل الشكر. |
| تنسيق موعد | تنسيق موعد - اجتماع الانطلاق، من 1 إلى 4 سبتمبر ضع نطاق التواريخ في العنوان ليمكن الحسم دون فتح الرسالة | الأستاذة ديمة العتيبي المحترمة، شكراً لوقتكم الأسبوع الماضي. تجدون أدناه المواعيد المقترحة. | اعرض ثلاثة مواعيد باليوم والفترة، واذكر المدة والمكان مقدماً الختام: هل يمكنكم اختيار موعد واحد وإبلاغي قبل الأربعاء 26 أغسطس؟ |
| اعتذار وتصويب | اعتذار وتصويب - أرقام المستند المرسل في 20 أغسطس اجعل العنوان يوضح من أوله أن الأمر تصويب | أعتذر عن الخطأ الوارد في المستند الذي أرسلته في 20 أغسطس. ضع الاعتذار في السطر الأول قبل أي تفسير | الترتيب - ما الخطأ، وما الصواب، ولماذا حدث، وما يمنع تكراره أرفق النسخة المصححة، وأضف دائماً سطراً تطلب فيه إتلاف النسخة القديمة |
| طلب داخلي | طلب - مراجعة أرقام طلب 1/9 (قبل 27/8) في المراسلات الداخلية ابدأ العنوان بنوع الطلب | مرحباً خالد، أنا (الاسم) من فريق (القسم). في الداخل تجاوز المجاملات وادخل في الطلب مباشرة | في الداخل احذف الخلفية وابدأ بما تحتاجه الختام: يرجى التأكيد قبل الساعة 5 مساءً من يوم الخميس 27 أغسطس. |
4. فحص المرسل إليهم (30 ثانية قبل الإرسال)
- في خانة إلى شخص واحد فقط هو صاحب الطلب، وبقية الأسماء في نسخة Cc
- استخدم النسخة المخفية Bcc حين لا يعرف المرسل إليهم بعضهم بعضاً
- اضبط التحية حسب العلاقة، الأستاذ أو الأستاذة في أول مراسلة ثم مرحباً بعدها
5. مزالق الصياغة (ثلاثة فقط للحفظ)
- لا تفرط في عبارات المجاملة قبل الدخول في صلب الطلب
- كلمة آسف تكفي مرة واحدة في رسالة الاعتذار، وفي غيرها قل شكراً على سعة صدركم
- عبارة في أقرب وقت ليست موعداً، اذكر التاريخ والساعة
6. المرفقات وأسماء الملفات
- أرفق الملف أولاً ثم اكتب، واذكر في المتن سطراً بوجود مرفق
- سمّ الملفات بصيغة 20260828_عرض_سعر_الشركة ليسهل ترتيبها والبحث فيها
- إذا تجاوز الحجم 3 ميغابايت فاستبدل المرفق برابط مشاركة
7. مكتبة عباراتك وسجل الملاحظات (اجعلها لك في 30 يوماً)
- حالك بعد 30 يوماً الطلب والشكر وتنسيق المواعيد والاعتذار ترسل جميعها في خمس دقائق، ألصق وعدّل وأرسل.
- ما يستحق مكاناً في المكتبة 1. عبارة جاءها رد من الطرف الآخر 2. عبارة بعد أن صححها زميل أقدم 3. عبارة تصلح لإعادة الاستخدام ثلاث مرات أو أكثر
- مواقف بلا قالب حتى الآن (تبنى تالياً) · الشكر (بعد زيارة، بعد خدمة) · الاعتذار عن طلب أو تأجيله · التذكير الثاني والثالث
- السجل (احتفظ به ولا تحذفه) · الأسبوع الأول من أغسطس 10 رسائل بواقع 30 دقيقة لكل رسالة ← الأسبوع الثالث 12 دقيقة · يرجى التأكيد، أعيدت صياغتها إلى هل يمكنكم التأكيد · صارت الردود تصل أبكر بنصف يوم (قياس الأسبوع الثالث)
محتوى لوحة المهام
مسودة 18 عنصرًا
جرد رسائلك
لا يمكنك بناء قالب قبل أن تعرف أين تتعثر. ابدأ بعدّ رسائل أسبوع كامل من بريدك أنت.
عدّ رسائل الأسبوع
افتح مجلد الرسائل المرسلة، واحسب عدد رسائل أسبوع والدقائق التي استغرقتها كل رسالة، ثم دوّن ذلك في اللوحة 7.
حدّد 3 مواضع تعثر
اكتب ثلاث لحظات توقفت فيها فعلاً عن الكتابة، مثل عبارة الافتتاح أو الاعتذار عن طلب أو التذكير.
انسخ 3 رسائل جيدة
اختر ثلاث رسائل كانت سهلة القراءة، وانسخها موزعة على العنوان وعبارة الافتتاح والختام.
ثبّت العنوان والمتن
توقف عن التفكير من الصفر في كل مرة. ابنِ الهيكل لكل موقف أولاً، ثم ضع الطلب داخله.
اصنع 4 عناوين
غطِّ الطلب والشكر وتنسيق المواعيد والاعتذار. اتبع عمود العنوان في اللوحة 3 واصنع نسختك الخاصة.
ثبّت التحية والختام
ثبّت تحية وختاماً لكل من المراسلة الأولى مع جهة جديدة، والمراسلة المستمرة، والبريد الداخلي.
فحص ما قبل الإرسال
تأتي معظم الأخطاء من خانة المرسل إليهم ومن المرفق. امشِ في الثلاثين ثانية نفسها في كل مرة.
تفقّد خانة المستلم
اقرأ خانات إلى ونسخة Cc ونسخة مخفية Bcc من الأعلى بإصبعك مع الألقاب، خاصة في الرد على الجميع.
تفقّد المرفق واسمه
كي لا تكتب مرفق طيه دون إرفاق شيء، تحقق من ثلاثة أمور، وهي وجوده ومحتواه واسم الملف.
أجّل الرفض ليلة
أرسل الاعتذار عن الطلبات والاعتراضات والتذكيرات صباح اليوم التالي بعد قراءتها مجدداً (أما الاعتذار عن خطأ فيرسل يوم اكتشافه).
قالب الرد والتذكير
الإرسال ليس النهاية. قرر مسبقاً كيف تسأل مرة أخرى وكيف تعتذر حين يقع الخطأ.
اكتب موعداً نهائياً
كي لا ينزل طلبك إلى أسفل القائمة، اكتب موعد حاجتك بالتاريخ والساعة، لا بعبارة في أقرب وقت.
صغ عبارة التذكير
اكتب رسالة تذكير واحدة تبدأ باعتذار عن تقاطع محتمل بين الرسائل، ثم انتظر ثلاثة أيام عمل.
جهّز قالب الاعتذار
اتبع الترتيب نفسه الوارد في صف الاعتذار في اللوحة 3، حتى لا يسبق أي تبرير كلمة الاعتذار.
اجمع عباراتك
كلما زاد رصيدك من العبارات قصر زمن كل رسالة. أضف واحدة مع كل إرسال، على مدى 30 يوماً.
احفظ 5 عبارات ناجحة
احفظ فقط العبارات التي جاءها رد من الطرف الآخر (المسودات التي لم ترسل لا تحتسب).
سجّل كل ملاحظة
كي لا تتلقى الملاحظة نفسها مرتين، احتفظ بكل تصويب في صورة ثنائية، ما كتبته وما صار إليه.
