自分の仕事でのAIの使いどころ発見ボード 入門|1日の作業を書き出し、AIに任せる・一緒にやる・自分でやるに仕分ける

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自分の仕事でのAIの使いどころ発見ボード 入門|1日の作業を書き出し、AIに任せる・一緒にやる・自分でやるに仕分ける

AIが便利だと聞くけれど自分の仕事のどこで使えるのか分からない人が、1日の作業を書き出してAIに任せられる作業を見つけるための初心者向け入門テンプレートです。ホワイトボードには、作業を定型度と所要時間で仕分ける四象限、任せる・一緒にやる・自分でやるの3つの見分け方の枠、作業一覧の表(4行4列)、As-Is・ギャップ・To-Beの3段のギャップ分析、最初に試す3つと期限を書く枠の、合わせて7つの枠が並んでいます。タスクボードは洗い出しから定着の判断まで5列で、書き出す・仕分ける・試す・振り返るの4つの親タスクと、それぞれ3件の子タスク(合わせて16件)が未着手で入っています。AIの使いどころの見つけ方は、頭の中だけで考えず1日の作業をすべて書き出し、毎回やり方が同じで時間もかかる作業から順に試すのが近道です。チーム全体の棚卸しではなく個人の1日を対象にしているので、まず自分ひとりでAIを試してみたい人に向いています。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
AI活用 業務効率化 初心者向け 作業の棚卸し 仕事の進め方
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ホワイトボード プレビュー

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ホワイトボード プレビュー

① 作業の仕分け(定型度 × 所要時間) 毎回同じ × すぐ終わる 毎回同じ × 時間がかかる 毎回違う × すぐ終わる 毎回違う × 時間がかかる ② 任せる(AIに最後までやらせる) ③ 一緒にやる(下書きを自分が直す) ④ 自分でやる(AIに渡さない) ⑤ 作業一覧(例を消して自分の作業を書く。区分と試す順まで埋める) ⑦ 最初に試す3つと期限(ここが決まれば今日は終わり) AIの使いどころ発見ボード 使い方: ① 1日の作業を書き出す... AIに任せる候補 一緒にやる・決めごと 自分でやること 試して分かったこと 縦軸: 定型度(上=毎回やり方が同... 例)勤怠の打刻、チャットの定型返信。AIを挟むほうが手間になるので、そのまま自分でやる。定型文の登録だけ検討する。 例)日報を書く、議事録をまとめる。ここが最優先の「AIに任せる」候補。試す3つはまずこの枠から選び、足りなければ右下から足す。 例)その場の判断、短い口頭の相談。AIに説明する時間のほうが長いので自分でやる。無理に使わない。 例)提案書を考える、原因を調べる。AIに下書きや案出しをさせて自分が直す「一緒にやる」向き。 例)箇条書きから日報の文章を作る 例)長い議事録を5行に要約する 見分け方: 手順が決まっていて、間違っても自分ですぐ気づける 渡す材料(箇条書き・元の文章)が毎回そろうかを確認する 例)提案メールの下書きをAIに作らせて直す 例)企画のアイデアを10案出させて2案に絞る 見分け方: ゴールは決まっているが、正解が1つではない 最後は必ず自分が読み直してから外に出す 例)見積の金額を決める、評価を本人に伝える 例)社外秘の資料をそのまま貼り付けて相談する 見分け方: 責任を持って判断する仕事、渡してはいけない情報 迷ったら、まず勤務先のAI利用ルールを確認する 作業名 1日の所要時間 区分 試す順 作業1 例)日報を書く 例)20分 任せる 1 作業2 例)会議の議事録をまとめる 例)30分 任せる 2 作業3 例)提案メールの下書きを作る 例)40分 一緒にやる 3 作業4 例)見積の金額を決める 例)15分 自分でやる 試さない ⑥ ギャップ分析(試す順1番の作業... As-Is(今のやり方) 例)やったことを思い出しながら日報を毎日20分かけて手で書いている。書式は毎回同じ。 ギャップ(足りないもの) 例)毎回同じ書式なのに全部手作業。AIに渡す材料(今日やったこと)が箇条書きで残っていない。 To-Be(AIを使った後) 例)その日の箇条書きをAIに渡して下書きを作り、読み直しと修正の5分だけ自分でやる。1日15分の短縮。 試す3つ(盤面⑤で試す順を付けた作業)例)1.日報を書く / 2.議事録の要約 / 3.提案メールの下書き いつ試すか1つ目の期限: __月__日 / 3つ目まで: __月__日進み具合はタスクボードで追う うまくいったかの確かめ方例)試す前と後の所要時間を分で記録して比べる。短くならなければ「一緒にやる」か「自分でやる」に戻す。
100%

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タスクボードの内容

作業の洗い出し 16件

1日の作業を書き出す
四象限で仕分ける
最初の3つを試す
結果を振り返る
昨日の作業を並べる
所要時間を書き込む
毎日やる作業に印
定型かどうか決める
四象限に置く
3区分に仕分ける
試す3つを選ぶ
ギャップを埋める
1つ目を実際に試す
短縮時間を記録する
続けるか決める
次の3つを選ぶ

仕分け中 0件

試す予定 0件

試している 0件

定着・見送り 0件

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