Del listado de Excel al tablero para principiantes: 5 columnas y el estado se mueve con la tarjeta

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Del listado de Excel al tablero para principiantes: 5 columnas y el estado se mueve con la tarjeta

Los equipos con una tabla de Excel que nunca se actualiza y columnas de estado que no dejan de crecer usan esta plantilla de migración para principiantes, todo con 5 columnas. La pizarra reúne una tabla de tareas reducida a 5 columnas, 3 marcos para las columnas que se mantienen, las que pasan a ser un movimiento de tarjeta y las que se descartan, 5 pasos de migración, 3 marcos con los problemas típicos de Excel y su solución, y un marco de reglas de actualización, 9 marcos en total. El tablero de tareas tiene 5 columnas - sin empezar, elegir columnas, migrando, revisando y en uso - y arranca con 4 tareas principales y 16 tareas en total, todas sin empezar. Si no sabes cómo pasar tu tabla de Excel al tablero, sigue los 5 pasos del tablero uno por uno y podrás empezar a usarlo ese mismo día. No es un diagrama de Gantt centrado en fechas, sino una estructura para quien quiere ver de un vistazo el listado y el estado.

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gestión de tareas de Excel lista de tareas migración kanban progreso visible para principiantes
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(1) Tabla de tareas reducida a 5 colu... (2) Columnas que se mantienen (copia ... (3) Columnas que se sustituyen por mo... (4) Columnas que se descartan (no las... (5) 5 pasos para pasar el Excel al ta... (6) La tabla no se actualiza → que ac... (7) No se sabe quién hace qué → un so... (8) Las columnas de estado se multipl... (9) Reglas de actualización (quién, c... Migración de Exce... Cómo usarla: (1) ... Estado logrado tr... Decisiones y regl... Problemas con Excel Ideas y trucos al... Tarea Responsable Plazo Prioridad Nota ej. elemento 1 Corregir la plantilla del presupuesto Marta 12/05 Alta ej. revisa antes la versión del año pasado ej. elemento 2 Enviar el calendario al cliente Diego 09/05 Media ej. se cierra al recibir respuesta ej. elemento 3 Compartir el acta de la reunión Sara 15/05 Baja ej. no es urgente Tu elemento 1 ____ ____ __/__ Alta/Media/Baja ej. escribe solo una línea El nombre de la tarea, en una frase corta que diga qué hacer Pon un único responsable. No lo dejes en blanco Escribe el plazo como fecha. Nada de "cuanto antes" Prioridad solo alta, media o baja; la nota, en una línea ej. la columna de estado (sin empezar, en curso, terminado) ej. la columna de porcentaje que rellenabas a mano, como 30% u 80% ej. la casilla de comprobación que marcabas con "OK" o "hecho" El estado se muestra moviendo la tarjeta de una columna a otra; no hace falta copiar esa columna ej. la columna de numeración (al reordenar pierde sentido) ej. la columna de fecha o autor de la actualización (el historial queda guardado solo) ej. una columna que nadie ha rellenado nunca Tampoco copies las filas terminadas; déjalas en la tabla original Paso 1Copiar solo las 5 columnas que se mantienenDe la tabla actual, copia solo las 5 columnas del tablero 2 a otra hoja y deja de lado el resto por ahora. Paso 2Quitar las filas terminadasNo copies las tareas terminadas. Déjalas en la tabla original como referencia. Paso 3Crear las columnas de destinoAñade columnas de estado como sin empezar, en curso, revisando y terminado. No pases de 5. Paso 4Convertir cada tarea en tarjetaCopia desde las tareas que ya están en marcha. No dejes en blanco responsable, plazo ni prioridad. Paso 5Poner el Excel en solo lecturaAvisa a todos de que la actualización se hace solo en el tablero, para acabar con la doble gestión. Lo que pasa: nadie sabe cuál es la versión más reciente y se acaba preguntando en voz alta Causa: abrir, buscar y guardar el archivo cuesta tiempo cada vez Solución: actualizar el estado se reduce a mover la tarjeta a la siguiente columna ej. mueve tus tarjetas 5 minutos cada mañana antes de empezar Lo que pasa: dos personas hacen lo mismo, o nadie lo hace Causa: la casilla de responsable está vacía o hay varios nombres juntos Solución: una tarjeta, un responsable; no crees tarjetas sin responsable ej. deja lo indeciso en sin empezar y asigna responsable en la reunión de la mañana Lo que pasa: la tabla crece hacia los lados y ya no se sabe dónde mirar Causa: cada estado nuevo añadía una columna más Solución: el estado se muestra moviendo la tarjeta de una columna a otra, con un tope de 5 columnas de estado ej. antes de añadir un estado nuevo, revisa primero los nombres ya existentes Quién actualizaej. lo actualiza el propio responsable de la tarjeta.(Persona que coordina la actualización: ____) Cuándo actualizarej. muévela al empezar y al terminar el trabajo.También se revisa junto con todos en la reunión de las 9:30. Dónde mirarej. el avance se comprueba solo en este tablero.El Excel original queda en solo lectura, solo para consulta. Trucos al copiarej. lo dudoso, resúmelo en una línea en la columna de notas.Si copiar un elemento tarda más de un minuto, estás escribiendo de más.
100%

Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom

Contenido del tablero de tareas

Sin empezar 16 elementos

Revisar el Excel
Preparar el tablero
Copiar las tareas
Fijar reglas de uso
Contar las columnas
Elegir 5 columnas
Descartar columnas
Añadir estado
Usar 3 prioridades
Tarjeta de ejemplo
Copiar lo activo ya
Añadir dueño y plazo
Omitir lo terminado
Fijar quién y cuándo
Excel solo lectura
Revisar en 1 semana

Elegir columnas 0 elementos

Migrando 0 elementos

Revisando 0 elementos

En uso 0 elementos

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