Excelタスク管理表からの移行ボード 入門|列を5つに絞って写し、ステータスをカードの移動に置き換える

プロジェクト管理・開発

Excelタスク管理表からの移行ボード 入門|列を5つに絞って写し、ステータスをカードの移動に置き換える

Excelのタスク管理表が更新されない、誰が何をしているか分からない、ステータス列が増え続けるという困りごとを、列を5つに絞ってボードへ写すことで解決する初心者向けの移行入門テンプレートです。ホワイトボードには、5列だけに絞ったタスク表(①)、残す列・カードの移動に置き換える列・捨てる列の3枠(②〜④)、移行5手順(⑤)、Excelでの困りごと3つと解決策の3枠(⑥〜⑧)、更新ルールの枠(⑨)の合計9つの枠を並べています。タスクボードは「未着手/列を決める/移行作業中/確認中/運用開始」の5列で、親タスク4件(今の表の見直し・移行先ボードの用意・タスクの写し替え・更新ルール決め)にそれぞれ子タスクを3件、合計16件を用意しています。Excelのタスク管理表をボードへ移すやり方が分からない場合は、盤面の5手順どおりに1件ずつ写していけば、その日のうちに運用を始められます。日程を主役にするガントチャート型ではなく、一覧と状態を見えるようにしたい方に向いた構成です。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
Excelタスク管理 タスク管理表 カンバン移行 進捗の見える化 初心者向け
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ホワイトボード プレビュー

プレビュー表示中 Excelタスク管理表からの移行ボード 入門|列を5つに絞って写し、ステータスをカードの移動に置き換える

ホワイトボード プレビュー

① 5列だけに絞ったタスク表(この形に写す) ② 残す列(この5つだけ写す) ③ カードの移動に置き換える列 ④ 捨てる列(写さない) ⑤ Excel表をボードへ移す5手順 ⑥ 表が更新されない → 更新を1操作に ⑦ 誰が何をしているか分からない → 担当は1人 ⑧ ステータス列が増える → 状態の列は5つまで ⑨ 更新ルール(誰が・いつ・どこを) Excelタスク表からの移行ボード 使い方: ① 写した後の形を見本で... 移行できた状態・成果 決めごと・運用ルール Excelでの困りごと 気づき・写すときのコツ タスク 担当 期限 優先度 メモ 例)1件目 見積書のひな形を直す 佐藤 5/12 高 例)去年の版を先に確認 例)2件目 取引先へ日程を送る 田中 5/09 中 例)返信が来たら完了 例)3件目 会議メモを共有する 鈴木 5/15 低 例)急ぎではない 自分の1件目 ____ ____ __/__ 高・中・低 例)一言だけ書く タスク名は何をするかが分かる短い1文にする 担当は1人だけ書く。空欄のまま写さない 期限は日付で書く。「なるはや」は使わない 優先度は高・中・低の3段階、メモは1行だけ 例)ステータス列(未着手・作業中・完了) 例)進捗率の列(30%・80%と手で書いていた列) 例)「〇」「済」で埋めていた確認欄 状態は列を移すことで表す。写す必要はない 例)連番・No.の列(並べ替えると意味が変わる) 例)更新日・更新者の列(履歴は自動で残る) 例)誰も入力していない空の列 完了済みの行も写さず、元の表に残しておく 手順1残す5列だけコピーする今の表から盤面②の5列だけを別のシートに写し、他の列はいったん見ない。 手順2完了済みの行を外す終わったタスクは写さない。元の表に残して参照用にする。 手順3移行先の列を作る未着手・作業中・確認中・完了のように状態の列を用意する。列は5つまで。 手順41件ずつカードにする今動いているタスクから写す。担当・期限・優先度を空欄にしない。 手順5Excelを読み取り専用にする更新はボードだけで行うと全員に伝え、二重管理を止める。 起きること: 最新がどれか分からず口頭で確認し直す 原因: 開く・探す・保存という手間が毎回かかる 解決: 状態の更新はカードを次の列へ動かすだけにする 例)朝の5分でカードを動かしてから作業を始める 起きること: 同じ作業を2人がやる、または誰もやらない 原因: 担当欄が空欄か、複数名が並んだままになっている 解決: 1カード1担当にし、担当なしのカードは作らない 例)決められない件は未着手に置き、朝会で担当を決める 起きること: 列が横に伸びてどこを見ればよいか分からない 原因: 状態が増えるたびに列を足してきた 解決: 状態は列の移動で表し、状態の列は5つまでに収める 例)新しい状態が要るときは既存の列名を見直してから決める 誰が更新するか例)カードの担当者本人が更新する。(更新の進行役: ____) いつ更新するか例)作業を始めたときと終えたときに動かす。毎朝9:30の朝会でも全員で確認する。 どこを見るか例)進捗の確認はこのボードだけを見る。元のExcelは読み取り専用にして参照のみに使う。 写すときのコツ例)迷った列はメモ列に1行でまとめる。1件写すのに1分以上かかるなら書きすぎ。
100%

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タスクボードの内容

未着手 16件

今のExcel表を見直す
移行先のボードを用意する
タスクを写し替える
更新ルールを決める
使っている列を数える
残す5列を決める
捨てる列を決める
状態の列を作る
優先度を3段階にする
記入例を1枚作る
進行中の分を先に写す
担当と期限を入れる
完了分は写さない
担当と頻度を決める
Excelを読み取り専用に
1週間後に見直す

列を決める 0件

移行作業中 0件

確認中 0件

運用開始 0件

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