Migrar do Excel para o quadro, para iniciantes: 5 colunas e cartões em vez de estados

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Migrar do Excel para o quadro, para iniciantes: 5 colunas e cartões em vez de estados

Quem vê a tabela do Excel parar de ser atualizada e as colunas de estado a multiplicarem-se usa este modelo de migração para iniciantes, que reduz tudo a 5 colunas antes de copiar para o quadro. O quadro branco reúne a tabela já reduzida a 5 colunas, três quadros com as colunas a manter, a mudar para movimento e a eliminar, os 5 passos da migração, três quadros com os problemas do Excel e as soluções, e o quadro da regra de atualização, 9 quadros no total. O quadro de tarefas tem 5 colunas - por fazer, definir colunas, a migrar, em verificação e em utilização - com 4 tarefas principais, cada uma com 3 subtarefas, 16 tarefas no total. Basta copiar registo a registo seguindo os 5 passos do quadro para começar a usá-lo no mesmo dia. Ao contrário de um gráfico de Gantt centrado no calendário, esta estrutura é indicada para quem quer ver a lista e o estado num só olhar.

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(1) Tabela reduzida a 5 colunas (o fo... (2) Colunas a manter (só estas 5) (3) Colunas substituídas pelo movimen... (4) Colunas a eliminar (não copiar) (5) 5 passos para migrar do Excel par... (6) A tabela não é atualizada → 1 só ... (7) Não se sabe quem faz o quê → 1 re... (8) As colunas de estado multiplicam-... (9) Regra de atualização (quem, quand... Quadro de migraçã... Como usar: (1) Co... Estado final da m... Decisões e regras... Problemas com o E... Ideias e truques ... Tarefa Responsável Prazo Prioridade Nota ex.: registo 1 Corrigir modelo de orçamento Sara 12/05 Alta ex.: ver primeiro a versão do ano passado ex.: registo 2 Enviar as datas ao cliente João 09/05 Média ex.: concluído após a resposta ex.: registo 3 Partilhar notas da reunião Rita 15/05 Baixa ex.: não é urgente o seu primeiro re... ____ ____ __/__ Alta/Média/Baixa ex.: escreva só uma linha O nome da tarefa deve ser uma frase curta e clara Escreva só 1 responsável. Não deixe em branco O prazo é uma data. Não escreva o mais rápido possível Prioridade em 3 níveis, nota em 1 linha só ex.: coluna de estado (por fazer, em curso, concluído) ex.: coluna de percentagem escrita à mão (30%, 80%) ex.: coluna de confirmação com "OK" ou "feito" O estado passa a ser mostrado pela coluna. Não é preciso copiar ex.: coluna de número de série (perde sentido ao ordenar) ex.: coluna de data ou autor da atualização (o histórico fica automático) ex.: coluna vazia que ninguém preenche As linhas concluídas também não se copiam, ficam no original Passo 1Copiar só as 5 colunas a manterCopie da tabela atual só as 5 colunas do quadro 2 para outra folha, sem olhar por agora para as outras. Passo 2Retirar as linhas concluídasNão copie as tarefas terminadas. Deixe-as no ficheiro original, só para consulta. Passo 3Criar as colunas de destinoPrepare colunas de estado como por fazer, em curso, em verificação e concluído. Máximo de 5 colunas. Passo 4Transformar cada linha num cartãoComece pelas tarefas já em curso. Não deixe em branco o responsável, o prazo e a prioridade. Passo 5Tornar o Excel só de leituraDiga a todos que a atualização passa a ser só no quadro, para acabar com a gestão duplicada. O que acontece: ninguém sabe qual é a versão mais recente e confirma-se de viva voz Causa: abrir, procurar e guardar dá trabalho todas as vezes Solução: atualizar passa a ser só mover o cartão para a coluna seguinte ex.: mover os cartões nos primeiros 5 minutos da manhã, antes de começar a trabalhar O que acontece: duas pessoas fazem o mesmo trabalho, ou ninguém o faz Causa: o campo de responsável fica vazio ou com vários nomes Solução: 1 cartão, 1 responsável; não criar cartões sem dono ex.: os casos indecisos ficam em por fazer até se decidir o dono na reunião da manhã O que acontece: as colunas alastram para o lado e já não se sabe onde olhar Causa: cada novo estado ganhava uma coluna nova Solução: o estado passa a mostrar-se pelo movimento; máximo de 5 colunas de estado ex.: antes de criar um estado novo, reveja primeiro os nomes das colunas existentes Quem atualizaex.: o próprio responsável do cartão atualiza.(Coordenador da atualização: ____) Quando atualizarex.: mover ao começar e ao terminar o trabalho.Confirma-se também por todos na reunião diária das 9h30. Onde ver o estadoex.: o progresso vê-se só neste quadro.O Excel original passa a ser só de leitura, para consulta. Truque ao copiarex.: reúna as colunas indecisas numa só linha de nota.Se demorar mais de 1 minuto por registo, está a escrever demais.
100%

Arraste para mover, use a roda para ampliar ou reduzir

Conteúdo do quadro de tarefas

Por fazer 16 itens

Rever tabela atual
Preparar novo quadro
Copiar as tarefas
Regra de atualização
Contar as colunas
Definir as 5 colunas
Eliminar colunas
Coluna de estado
3 níveis prioridade
1 cartão de exemplo
Copiar o já em curso
Definir dono e prazo
Não copiar as feitas
Dono e frequência
Excel só de leitura
Rever após 1 semana

Definir colunas 0 itens

A migrar 0 itens

Em verificação 0 itens

Em utilização 0 itens

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