Excel任務管理表遷移看板入門|精簡為5欄,用卡片移動取代狀態欄

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Excel任務管理表遷移看板入門|精簡為5欄,用卡片移動取代狀態欄

Excel任務管理表不再更新、誰在做什麼說不清楚、狀態欄越加越多——這份初學者向的遷移入門範本,透過把欄位精簡成5欄並寫入看板來解決這些困擾。白板上共排列著9個框:只留5欄的任務表(①)、要保留的欄位·用卡片移動取代的欄位·要捨棄的欄位這3個框(②〜④)、遷移5步驟(⑤)、Excel裡的3個困擾及對策共3個框(⑥〜⑧)、更新規則框(⑨)。任務看板分成「未著手/決定欄位/遷移作業中/確認中/開始運行」5欄,4個父任務(重新檢視現有表格·準備遷移目的地的看板·把任務遷移過去·決定更新規則)各配3個子任務,合計16個任務。不知道怎麼把Excel任務管理表搬到看板上的話,按照盤面的5個步驟一件一件遷移,當天就能開始運行。這不是以日程為主角的甘特圖型範本,而適合想讓清單與狀態一目了然的人。

0 讚 0 複製 作者: WeProcess
Excel任務管理 任務管理表 看板遷移 進度視覺化 新手入門
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① 只留5欄的任務表(照這個格式寫) ② 要保留的欄位(只寫這5個) ③ 用卡片移動來取代的欄位 ④ 要捨棄的欄位(不遷移) ⑤ 把Excel表遷移到看板的5個步驟 ⑥ 表格不再更新 → 把更新變成1個動作 ⑦ 不知道誰在做什麼 → 負責人只留1人 ⑧ 狀態欄越加越多 → 狀態欄最多5個 ⑨ 更新規則(誰·何時·更新哪裡) Excel任務表遷移看板 使用方式:① 用範例確認遷移後的樣... 遷移完成的狀態·成果 訂下的規矩·運行規則 Excel裡的困擾 心得·遷移的訣竅 任務 負責人 期限 優先度 備註 例)第1件 修改報價單範本 王小美 5/12 高 例)先確認去年的版本 例)第2件 發送日程給客戶 陳大文 5/09 中 例)收到回覆就算完成 例)第3件 分享會議記錄 林芳 5/15 低 例)不緊急 自己的第1件 ____ ____ __/__ 高·中·低 例)只寫一句話 任務名寫成一眼就能看出要做什麼的短句 負責人只寫1人。不要空著不寫 期限寫成日期。不使用「盡快」這種說法 優先度用高·中·低3段,備註只寫1行 例)狀態欄(未著手·作業中·完成) 例)進度率欄(手寫30%·80%的那種欄位) 例)用「○」或「完成」填的確認欄 狀態用欄位移動來表示,不需要遷移 例)連號·編號欄(一排序意義就變了) 例)更新日·更新者欄(歷史會自動留存) 例)沒人填過的空白欄位 已完成的列也不遷移,留在原本的表裡 步驟1只複製要保留的5欄從現有表格把盤面②的5欄另存到一張新工作表,其他欄位先不管。 步驟2去掉已完成的列已經做完的任務不遷移,留在原本的表格作參考。 步驟3建立遷移後的欄位準備未著手·作業中·確認中·完成這樣的狀態欄位。欄位數最多5個。 步驟4一件一件做成卡片從正在進行的任務開始遷移。負責人·期限·優先度都不要空著。 步驟5把Excel設為唯讀告知所有人更新只在看板上進行,停止雙重管理。 發生的情況: 不知道哪份是最新的,還要口頭再確認一次 原因: 每次都要打開·尋找·儲存,很麻煩 解決: 狀態更新只需把卡片移到下一欄 例)早上花5分鐘動一動卡片,再開始工作 發生的情況: 同一項工作2個人做,或者沒人做 原因: 負責人欄空著,或排了好幾個名字 解決: 1張卡片1位負責人,不做沒有負責人的卡片 例)定不下來的事先放到未著手,在晨會上定負責人 發生的情況: 欄位越拉越長,不知道該看哪裡 原因: 每增加一種狀態就加一欄 解決: 狀態用欄位移動來表示,狀態欄控制在5個以內 例)需要新狀態時,先重新檢視現有欄位名稱再決定 誰來更新例)由卡片的負責人本人更新。(更新的主持人:____) 什麼時候更新例)開始作業和結束作業時動一次。每天早上9:30的晨會上也全員一起確認。 看哪裡例)確認進度只看這個看板。原本的Excel設為唯讀,只用來參考。 遷移時的訣竅例)拿不定的欄位併入備註欄,寫1行就好。如果遷1件要花1分鐘以上,就是寫太多了。
100%

拖曳可移動,滾動滑鼠滾輪可縮放

任務看板內容

未著手 16 項

重新檢視目前的Excel表
準備遷移目的地的看板
把任務遷移過去
決定更新規則
數一數在用的欄位
決定要保留的5欄
決定要捨棄的欄位
建立狀態欄位
把優先度定為3段
做1張填寫範例
先遷移進行中的部分
填入負責人與期限
已完成的不遷移
決定負責人與頻率
把Excel設為唯讀
1週後檢視一次

決定欄位 0 項

遷移作業中 0 項

確認中 0 項

開始運行 0 項

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