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Vorlagen für Projekte & Entwicklung
Von der Planung bis zur Retrospektive – Boards und Aufgabenstrukturen, die Ihr Entwicklungsteam direkt nutzen kann. Whiteboard und Kanban sind kombiniert und lassen sich direkt im Meeting einsetzen.
Vom ersten Board für neue Projektleiter bis zu Boards für Sprints und Fehlerverwaltung, die Entwicklungsteams im Alltag nutzen, ist hier für jede Phase etwas dabei. Ob Sie gerade planen, laufende Arbeit steuern oder zurückblicken, wählen Sie nach Ihrem aktuellen Schritt.
33 Einträge
KPT-Retro-Board: den nächsten Schritt aus dem letzten Try ableiten
Teams, die ihre Retro am letzten Tag des Sprints machen, öffnen diese KPT-Vorlage kurz vorher und nutzen sie noch am selben Tag genau so. Das Whiteboard enthält einen Rahmen zum Prüfen des letzten Try-Ergebnisses, drei Rahmen für Keep, Problem und Try, eine Vier-Felder-Matrix, die jedes Problem nach Wirkung und eigenem Spielraum einordnet, den Ablauf der 60-minütigen Sitzung und einen Rahmen für den neuen Try. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von der Ideensammlung bis zur Wirkungsprüfung, mit 4 Haupt-Aufgaben - vorbereiten, aufschreiben, Try festlegen, durchziehen - und ihren Unteraufgaben, alle noch offen.
Bug-Tracking-Board: von der Meldung bis zu Reproduktion und Release
Das Entwicklungsteam, das eine Fehlermeldung erhält, nutzt dieses Bug-Tracking-Board vom Tag der Meldung bis zur Veröffentlichung der Korrektur. Das Whiteboard bündelt eine Matrix, die die Bearbeitungsreihenfolge nach Auswirkung und Häufigkeit festlegt, die Grundsätze der Triage, eine Reproduktionsvorlage mit Beispiel, die 6 Schritte von der Meldung bis zum Release sowie Kriterien für den Fall, dass sich der Fehler nicht reproduzieren lässt. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten - Meldung, Reproduktion, in Korrektur, in Prüfung und veröffentlicht - und startet mit 5 Hauptaufgaben - Meldung, Reproduktion, Korrektur, Release und Weitergabe - samt Teilaufgaben, alle offen.
App-Release-Checkliste: von der Einreichung bis zur Veröffentlichung
Die für den Release verantwortliche Person öffnet diese Vorlage zwei Wochen vor der Einreichung im Store. Das Whiteboard zeigt die vier zu bestehenden Etappen, den Ablauf von der Einreichung bis zur Veröffentlichung und eine Matrix, die entscheidet, ob ein Fehler vor der Veröffentlichung behoben wird. Das Aufgabenboard gliedert sich in vier Hauptaufgaben: Build finalisieren, Unterlagen vorbereiten, Prüfung bearbeiten und Veröffentlichung ankündigen, mit den Spalten „Wartet auf Einreichung“ und „In Prüfung“, die den Stand zeigen. Nützlich, wenn vor der Einreichung zu viele Aufgaben anfallen und der Überblick fehlt. Für Einzelentwickler, die eine Checkliste für den App-Release oder den Ablauf der Store-Prüfung suchen, ebenso für kleine Teams. Zwei Wochen vor der Einreichung geöffnet, zeigt sie auf einen Blick oft vergessene Unterlagen und den Stand der Prüfung. Das Whiteboard wird von oben nach unten bearbeitet. Füllen Sie zuerst „Etappe 1 Build final“, „Etappe 2 Einreichungsunterlagen“, „Etappe 3 Prüfung bearbeiten“ und „Etappe 4 Veröffentlichungsankündigung“. Prüfen Sie mit „Von der Einreichung bis zur Veröffentlichung“ den Stand, und ordnen Sie Fehler mit „Fehler vor der Veröffentlichung beheben?“ ein. Sammeln Sie die Wege in „Maßnahmen für die Ankündigung“, und notieren Sie in „Beobachtung und Protokoll der ersten 72 Stunden“ die Kennzahlen und die Rückrollbedingung. Das Board hat fünf Spalten - offen, in Vorbereitung, wartet auf Einreichung, in Prüfung und veröffentlicht - und trennt „Wartet auf Einreichung“ von „In Prüfung“, sodass die Wartezeit sichtbar wird. In der ersten Woche beginnen Sie mit „Build finalisieren“ und wechseln erst nach der Umstellung auf Produktion zu den Materialien, das reduziert Nacharbeit. Während der Prüfung nutzen Sie die Karte „Status täglich“ und legen vorab fest, wer am selben Tag antwortet. Nach der Veröffentlichung genügt der Blick auf Zahlen nicht: Prüfdauer und Ablehnungsgrund festhalten verkürzt die nächste Vorbereitung.
Usability-Test für Einsteiger: 5 Testpersonen, Probleme notieren, Reihenfolge der Fixes festlegen
Wer zum ersten Mal die eigene Website testen lässt, nutzt diese Usability-Test-Vorlage für Einsteiger, um mit 5 Testpersonen Probleme aufzudecken und die Reihenfolge der Fixes festzulegen. Das Whiteboard hat 4 Seiten: Testfokus und 5 Testpersonen festlegen, den Testtag mit Beobachtungsprotokoll begleiten, Probleme in 3 Gruppen bündeln und die Top 3 wählen, dann Fixes planen und mit KPT auf die Methode zurückblicken. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten - in Vorbereitung, im Test, in Korrektur, erneut prüfen, fertig - mit 4 Hauptaufgaben und je 3 Teilaufgaben. Auch ohne Erfahrung reicht es, den mit „z. B.“ markierten Beispielen auf jeder Seite zu folgen, um Test und Korrekturplan zu erhalten. Testen Sie zunächst mit 5 Personen und prüfen Sie nach der Korrektur erneut. Geeignet für die eigene Website, die App eines kleinen Teams oder ein internes Tool.
RACI-Matrix für Einsteiger: wer ausführt, wer entscheidet, wen fragen, wen informieren
RACI-Matrix für Einsteiger für Teamleitungen: eine Tabelle legt fest, wer ausführt (R), wer entscheidet (A), wer gefragt (C) und wer informiert wird (I) - Schluss mit ungeklärtem 'wer macht das?'. Auf 4 Seiten: Seite 1 hält das Ziel fest und ordnet Beteiligte auf der Einfluss-×-Interesse-Karte ein; Seite 2 ordnet die Aufgaben und füllt die RACI-Tabelle Feld für Feld; Seite 3 behebt Lücken, bis jede Aufgabe genau einen Verantwortlichen hat; Seite 4 verteilt die korrigierte Tabelle, dokumentiert Änderungen und legt den nächsten Termin fest. Das Board hat 5 Spalten - in Vorbereitung, in Zuweisung, in Prüfung, im Einsatz, abgeschlossen - mit 4 Aufgaben (Beteiligte sammeln, Aufgaben auflisten, Einen A festlegen, Verteilung pflegen), je mit 3 Unteraufgaben. Grundregel: Aufgaben in Zeilen, Personen in Spalten, genau ein A und mindestens ein R pro Aufgabe. Beispiel: ein Website-Relaunch, dieselben Schritte passen aber auch für eine Veranstaltung oder eine Abteilung.
Problemliste-Vorlage für Einsteiger: sammeln, sortieren, priorisieren und in Aufgaben umwandeln
Diese Problemliste-Vorlage für Einsteiger hilft Teams, Probleme zu sammeln, zu sortieren, zu priorisieren und daraus Aufgaben mit Frist, Verantwortlichem und Erledigt-Kriterium zu machen. Das Whiteboard umfasst 4 Seiten - Thema und Zeitraum festlegen und Probleme sammeln; zusammenfassen, sortieren und Fakten/Ursachen in die Problemtabelle schreiben; mit der Wichtigkeit-×-Dringlichkeit-Matrix die Top 4 priorisieren; und die Probleme in Aufgaben aufteilen und im Aufgabenboard anlegen. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten - offene Punkte, in Bearbeitung, zur Prüfung und erledigt - mit 4 Hauptaufgaben (eine je Seite) und je 3 Unteraufgaben, alle zunächst offen; Verantwortlicher und Frist werden im Aufgabenboard gesetzt. Die typische Falle ist, Probleme nur aufzulisten, ohne ins Handeln zu kommen - diese Vorlage macht aus jedem Problem eine Zeile in der Form „... erledigen" mit Erledigt-Kriterium, und Notizzettel wie Tabellen enthalten bereits „z. B."-Beispiele zum Ersetzen.
WBS für Einsteiger: Arbeit in 3 Ebenen ohne Lücken aufteilen
Wer den ersten WBS erstellt, nutzt diese Vorlage für Einsteiger, um vom Ergebnis auszugehen und die Arbeit in drei Ebenen - groß, mittel, klein - lückenlos in eine Aufgabentabelle zu bringen. Auf dem Whiteboard liegen eine Mindmap des Ergebnisses in große und mittlere Punkte, ein dreiteiliger Größenleitfaden, ein fünfstufiger Ablauf zum Aufteilen, eine fünfzeilige WBS-Tabelle und ein Rahmen für den Lückencheck. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten - nicht aufgeteilt, in Aufteilung, wartet auf Schätzung, in Prüfung und bestätigt - mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, vom Festlegen des Ergebnisses bis zum Übertragen in die Tabelle, alle offen. Die erste Unsicherheit ist immer, wie weit man aufteilt - dieses Board gibt eine einfache Regel: so lange aufteilen, bis eine Person es in einer Woche schafft und jemand anderes beurteilen kann, ob es fertig ist. Ziel und Umfang behandelt eine eigene Einsteiger-Vorlage; diese konzentriert sich auf die Aufteilung, nachdem der Umfang feststeht.
Von der Excel-Liste zum Board für Einsteiger: 5 Spalten und Status durch Kartenverschieben
Teams, deren Excel-Aufgabenliste nie aktualisiert wird und deren Statusspalten stetig wachsen, nutzen diese Migrationsvorlage für Einsteiger mit nur 5 Spalten. Das Whiteboard enthält eine auf 5 Spalten reduzierte Aufgabentabelle, 3 Rahmen für Spalten, die bleiben, die zu einer Kartenbewegung werden, oder die entfallen, 5 Umzugsschritte, 3 Rahmen mit typischen Excel-Problemen und Lösungen sowie einen Rahmen für die Aktualisierungsregeln, insgesamt 9 Rahmen. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten - offen, Spalten festlegen, Umzug läuft, in Prüfung und im Betrieb - und startet mit 4 Hauptaufgaben und insgesamt 16 Aufgaben, alle noch offen. Wer nicht weiß, wie die Excel-Aufgabenliste aufs Board kommt, folgt einfach den 5 Schritten auf dem Board Schritt für Schritt und kann noch am selben Tag starten. Statt eines Gantt-Diagramms mit Datum im Mittelpunkt eignet sich dieser Aufbau für alle, die Liste und Status auf einen Blick sehen wollen.
Bestellung-Rechnung-Ablauf-Vorlage für Einsteiger: Bestellung, Versand, Rechnung mit Beispiel
Diese Vorlage für Einsteiger ist für alle, die zum ersten Mal den Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung zeichnen, mit bereits ausgefüllten Beispielen. Die linke Seite zeigt einen Ablauf in 5 Schritten (Bestellung, Bestand, Versand, Rechnung, Zahlung), 3 Spuren für Vertrieb, Lager und Buchhaltung sowie 3 Ausnahme-Rahmen für Stornos, Retouren und späte Zahlungen. Die rechte Seite zeigt eine Übergabetabelle für 5 Dokumente, einen Rahmen für die Lückenprüfung und 3 Tipps zur Anpassung an die eigene Arbeit. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von Warten auf Infos bis Festgelegt, mit 4 Hauptaufgaben - Ablauf, Spuren, Ausnahmen und Dokumente, Prüfung - und je 3 Teilaufgaben (16 insgesamt), alle noch offen. Fangen Sie nicht bei null an - ersetzen Sie zuerst die Beispiele durch eigene. Die Beträge stehen als Beispiel in Euro, nutzen Sie eigene Zahlen. Geeignet für Einsteiger in die Auftragsabwicklung und kleine Teams, die auf einer Seite zeigen wollen, wer welches Dokument ausstellt.
Erstes Kanban-Board für Einsteiger: 3 Spalten und ein WIP-Limit gegen halbfertige Aufgaben
Wer sein erstes Kanban-Board aufbaut, nutzt diese Vorlage für Einsteiger: To Do, In Arbeit und Fertig mit WIP-Limit (In Arbeit auf 3 begrenzt) und einer wöchentlichen Blockade-Runde für mehr Fluss. Auf dem Whiteboard stehen die Spalten To Do, In Arbeit und Fertig, ein Rahmen für das WIP-Limit und die Fertig-Linie, die 5 Schritte zum Bewegen einer Karte, die 3 Wege aus einer festsitzenden Karte, eine Montag/Mittwoch/Freitag-Checktabelle (3 Zeilen mal 3 Spalten) und eine wöchentliche Rückblick-Notiz. Das Aufgabenboard übernimmt dieselben Spalten To Do, In Arbeit (max. 3) und Fertig und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, vom Anlegen der Spalten und des WIP-Limits bis zum einwöchigen Testlauf und dem wöchentlichen Freiräumen, alle noch offen. Wer Spalten ohne Plan hinzufügt, sammelt nur Karten an, ohne etwas fertigzustellen, während dieses Board von oben nach unten die Spaltenwahl, das WIP-Limit und den Umgang mit festsitzenden Karten für die erste Woche festlegt.
Wöchentliches Gantt-Tracking für Einsteiger: Verzögerungen erkennen und mit 3 Maßnahmen aufholen
Wer nach dem ersten Eintrag aufhört, den Gantt-Plan zu pflegen, nutzt diese Vorlage für Einsteiger, um Verzögerungen im wöchentlichen Check zu erkennen und mit einer von drei Maßnahmen aufzuholen. Auf dem Whiteboard stehen ein Gantt-Raster mit 5 Wochen und 8 Zeilen für vier Aufgaben, drei Rahmen, die die drei Maßnahmen vergleichen - verschieben, parallel arbeiten oder Umfang kürzen -, eine Zeitleiste mit 5 Meilensteinen, ein Ablauf für den wöchentlichen Check in 5 Schritten und ein Rahmen für die Fortschrittsnotizen dieser Woche. Das Aufgabenboard hat vier Spalten von Plan diese Woche bis Fertig, mit vier Hauptaufgaben und je drei Teilaufgaben, alle in der Spalte Plan diese Woche. Zeichnen Sie einfach die Plan-Zeile, jede Woche am selben Wochentag die Ist-Zeile, und holen Sie nur Aufgaben mit mehr als einer Woche Verzug mit einer Maßnahme auf - das funktioniert genauso für einen persönlichen Lernplan wie für ein kleines Teamprojekt.
Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger: Aufgabe, Verantwortliche, Start und Ende
Wer erlebt, dass der Excel-Gantt bei jeder Aktualisierung auseinanderfällt, nutzt diese Einsteiger-Vorlage für Aufgabe, Verantwortliche, Start, Ende und Fortschritt auf einem Board. Auf dem Whiteboard stehen die 5 Umzugsschritte, 3 Rahmen, die Excel-Spalten den Board-Plätzen zuordnen, 3 Rahmen mit Excel-Problemen und Lösung, ein Beispiel der übertragenen Tabelle (4 Zeilen x 4 Spalten) und ein Rahmen für Update-Regeln. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten von vorbereiten bis im Einsatz, mit 4 Hauptaufgaben - Gantt prüfen, übertragen, sortieren und prüfen, Regeln verankern - und je 3 Teilaufgaben (16 insgesamt), alle bereit zum Umzug. Der Umzug vom Excel-Gantt gelingt, wenn Sie erst die Spaltenbedeutung prüfen, Aufgaben zeilenweise übertragen, Verantwortliche und Termine eintragen, den Fortschritt durch die Spalte abbilden und zuletzt festlegen, wer wann aktualisiert. Geeignet für alle, die einen Tabellen-Gantt übernehmen, und für Teams, die erstmals geteiltes Fortschrittstracking nutzen.
Vorlagen für Projektmanagement wählen
Projektmanagement-Vorlagen unterscheiden sich danach, in welcher Phase eines Projekts Sie stehen. Überlegen Sie zuerst, ob Sie gerade planen, die Umsetzung steuern oder im Nachhinein reflektieren, das macht die Wahl leichter. Vorlagen mit dem Zusatz „für Einsteiger“ richten sich an alle, die zum ersten Mal damit arbeiten.
Ein Projekt planen
Wer zum ersten Mal ein Projekt leitet, beginnt mit „Projektmanagement für Einsteiger“: Projektauftrag, Stakeholder-Map, Meilensteintabelle und eine Risikomatrix fassen Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken auf einem Blatt zusammen. Steht der Umfang fest, zerlegt „WBS für Einsteiger“ die Ergebnisse in drei Ebenen bis zur einzelnen Aufgabe. Für den Zeitplan trägt „Gantt-Diagramm für Einsteiger“ Start, Ende und Zuständige in eine Tabelle aus Aufgaben und Wochen ein.
Aufgaben und Fortschritt steuern
Wenn die Excel-Tabelle nicht mehr gepflegt wird, hilft eine Einsteiger-Vorlage beim Umzug. Steht der Zeitplan im Vordergrund, passt „Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger“; geht es eher um Liste und Status, eignet sich ein Board für die Aufgabenverwaltung. Häufen sich angefangene Aufgaben, ohne dass etwas fertig wird, legen Sie mit einem Kanban-Einsteiger-Board ein WIP-Limit fest, das die Spalte „In Arbeit“ auf drei Karten begrenzt. Wird das Gantt-Diagramm nicht mehr aktualisiert, gibt es eine Einsteiger-Vorlage für den wöchentlichen Fortschrittscheck.
Im Entwicklungsteam arbeiten
Wer neu in einem Scrum-Team ist, findet in „Agile Entwicklung für Einsteiger“ drei Rollen, fünf Events und drei Artefakte und durchläuft damit den ersten Sprint. Für Teams, die bereits iterativ arbeiten, eignet sich ein Board für den Zwei-Wochen-Zyklus. Um Fehler von der Meldung bis zum Release zu verfolgen, dient ein Board für die Fehlerverwaltung; für den Weg von der Store-Einreichung bis zur Ankündigung eignet sich ein Board mit Checkliste für App-Releases.
Rückblick und Prävention
Am Ende eines Sprints oder Zyklus kommt „KPT-Retro-Board“ zum Einsatz: Ausgehend vom letzten Try sammeln Sie Keep und Problem und legen genau einen nächsten Schritt fest. Um eine Störungsursache zu finden, weitet „5 Warum für Einsteiger“ zunächst mit einem Fischgräten-Diagramm die Kandidaten aus und fragt dann fünfmal Warum, bis Grundursache und Gegenmaßnahme feststehen. Wer mögliche Probleme vorab auflisten will, findet ein Risikoregister, das nach Eintrittswahrscheinlichkeit mal Auswirkung sortiert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Projektmanagement-Vorlagen ohne Anmeldung ansehen?
Ja, der Inhalt der Vorlagen lässt sich ohne Anmeldung auf der öffentlichen Seite ansehen. Möchten Sie eine Vorlage für Ihr eigenes Projekt nutzen, kopieren Sie sie nach kostenloser Registrierung aus dem Marktplatz. Sie können Planungs- und Betriebs-Boards vorher vergleichen.
Kann ich von einem in Excel erstellten Gantt-Diagramm wechseln?
Ja, Sie übertragen die bestehende Tabelle manuell in das Board. „Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger“ enthält fünf Schritte, um Aufgabe, Zuständige, Start- und Enddatum sowie Fortschritt zu übertragen, plus ein Feld für die Aktualisierungsregeln danach.
Sollte ich Sprints oder Kanban wählen?
Wenn Sie Planung und Retro in Zwei-Wochen-Zyklen strukturieren möchten, passen Sprints; wollen Sie den Arbeitsfluss ohne feste Zyklen ordnen, eignet sich Kanban. Mit „Erstes Kanban-Board für Einsteiger“ starten Sie mit einem WIP-Limit von drei Karten und einer wöchentlichen Beseitigung von Engpässen.
Eignet sich das auch für Bug-Tracking oder die App-Freigabe?
Ja. „Bug-Tracking-Board“ hat fünf Spalten von Meldung über Reproduktion, Bearbeitung und Prüfung bis Release und priorisiert nach Auswirkung mal Häufigkeit. „App-Release-Checkliste“ verfolgt den Weg von der Einreichung bis zur Ankündigung, unterteilt in Spalten für Wartet auf Einreichung und In Prüfung.