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Vorlagen für Projekte & Entwicklung
Von der Planung bis zur Retrospektive – Boards und Aufgabenstrukturen, die Ihr Entwicklungsteam direkt nutzen kann. Whiteboard und Kanban sind kombiniert und lassen sich direkt im Meeting einsetzen.
Vom ersten Board für neue Projektleiter bis zu Boards für Sprints und Fehlerverwaltung, die Entwicklungsteams im Alltag nutzen, ist hier für jede Phase etwas dabei. Ob Sie gerade planen, laufende Arbeit steuern oder zurückblicken, wählen Sie nach Ihrem aktuellen Schritt.
33 Einträge
User Story Mapping für Einsteiger: Aktivitäten einordnen und Version 1 abgrenzen
Solo-Entwickler und kleine Teams, deren Funktionsliste immer länger wird, nutzen diese Einsteiger-Vorlage für User Story Mapping, um den Umfang von Version 1 festzulegen. Das Board hat vier Seiten: Seite 1 legt Nutzer, Problem und Prüfpunkt für Version 1 fest, Seite 2 ordnet Aktivität, Aufgabe und Story, Seite 3 sortiert die Stories nach Wert und Aufwand in Version 1, 2 und später, Seite 4 übernimmt Version 1 in die Backlog-Tabelle. Das Aufgabenboard hat drei Spalten - offen, in Arbeit, erledigt - mit 4 Hauptaufgaben in der Reihenfolge der vier Seiten, jede mit 3 Teilaufgaben, alle offen. Das Haushaltsbuch-Beispiel durch den eigenen Dienst ersetzen reicht zum Üben von Story-Schreiben, Abgrenzen und Backlog-Aufbau. Jede Story steht als ein Satz - als ..., möchte ich ..., weil ... - und ihre Größe wird in Story Points geschätzt. Teilen Sie die Map mit eingeschränkter Sichtbarkeit, und geben Sie die fertige Map über die öffentliche URL weiter.
Lokalisierung vorbereiten für Einsteiger: Glossar, Regeln und Prüfkriterien festlegen
Neue Verantwortliche für die Lokalisierung von Handbüchern oder Websites legen mit dieser Vorlage vor dem Übersetzen Glossar, Regeln und Prüfkriterien fest. Das 4-seitige Whiteboard bündelt das zu übersetzende Material, Glossar- und Schreibregeln, die Prüfkriterien sowie die Fortschrittsübersicht je Sprache bis zur Veröffentlichung. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten (Vorbereitung, Übersetzung, Prüfung, Korrektur, veröffentlicht) mit 4 Hauptaufgaben und je 3 Teilaufgaben. Die Grundregeln der Lokalisierung sind, erst zu übersetzen, wenn der Ausgangstext feststeht, Produktnamen und Bildschirmtexte vorab über das Glossar zu vereinheitlichen und die muttersprachliche Prüfung auf Material mit hoher Wirkung zu konzentrieren. Das Board lässt sich per URL mit externen Übersetzern teilen; die Bildschirmanzeige wechselt zwischen 12 Sprachen, der geschriebene Inhalt bleibt jedoch in seiner Ursprungssprache.
Anforderungsdefinition für Einsteiger: Gesprächs- und Abstimmungsboard mit dem Kunden
Junge SE, interne SE und Einkaufsverantwortliche lernen mit diesem Einsteiger-Board, wie man vom Kundengespräch zur Abstimmung des Umfangs kommt. Auf 4 Seiten erfragt Seite 1 Ziel und bisherige Arbeitsweise, Seite 2 listet funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, Seite 3 ordnet mit MoSCoW ein und fasst den Umfang in einem Satz zusammen, und Seite 4 bestätigt mit dem Kunden Vereinbartes, Ausgelassenes und Vertagtes. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von „Noch zu erfragen“ bis „Erledigt“, mit 4 Hauptaufgaben in derselben Reihenfolge wie die 4 Seiten und je 3 Teilaufgaben. Die Beispiele folgen der Anfrage eines kleinen Ladens, der per E-Mail eingehende Bestellungen von Hand in eine Tabelle überträgt. Im Board, das dem Kunden gezeigt wird, keine vertraulichen Angaben wie Firmenname oder Geschäftszahlen eintragen; vertragliche Verantwortung und Kostenvoranschlag separat mit der zuständigen Stelle klären.
Renovierungs-Zeitplan für Einsteiger: Baustellen-Board Raum für Raum, per Link geteilt
Projektleiter kleiner Renovierungsfirmen nutzen diese Vorlage für Renovierungs-Zeitpläne für Einsteiger, um Arbeiten und Kundenentscheidungen raumweise zu organisieren. Auf den 4 Seiten legt Seite 1 den Umfang je Raum fest, Seite 2 ordnet die Schritte (Abbruch → Untergrund → Innenausbau → Finish) und die Kundenentscheidungen, Seite 3 ordnet eilige Entscheidungen und die Reihenfolge der Kundenabstimmung bis zur Übergabe, und Seite 4 organisiert den Ablaufplan und die wöchentliche Prüfung. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten - offen, in Arbeit, wartet auf Kunden, erledigt - mit 4 Hauptaufgaben (eine pro Seite) und je 3 Teilaufgaben. Die bereits gefüllten Beispiele lassen sich sofort nutzen; sie betreffen vor allem Dekoration und Finish, während Elektro-, Gas- und Wasserarbeiten zugelassenen Fachkräften vorbehalten sind, ohne Statik, Baurecht, Angebot oder Vertrag zu behandeln. Intern mit eingeschränktem Zugriff; für den Kunden eine Ansicht ohne Adresse und Beträge, per Link geteilt.
Premortem für Einsteiger: Ausfall vorstellen, Gründe sammeln, Vorbeugung als Aufgaben festlegen
Führungskräfte, die erstmals ein Event oder ein neues internes Vorhaben leiten, nutzen diese Premortem-Vorlage für Einsteiger, um vor dem Start den Ausfall vorzustellen und alle Gründe zu sammeln. Auf den 4 Seiten stimmt Seite 1 Name, Ziel und Erfolgsbild ab, Seite 2 lässt jeden still die Gründe für einen Jahr-später-Ausfall schreiben, Seite 3 bündelt sie zu 4 Gruppen auf der Matrix Häufigkeit × Auswirkung, und Seite 4 macht die Maßnahmen zu Aufgaben mit Prüfzeitpunkten. Das Aufgabenboard hat 3 Spalten - offen, in Bearbeitung, geprüft - mit 4 Hauptaufgaben in derselben Reihenfolge wie die Seiten und je 3 Teilaufgaben, alle zunächst offen (Termine selbst eintragen). Nach dem Psychologen Gary Klein schreibt man Gründe still, liest sie vor und ordnet sie ein, bevor Maßnahmen folgen; Teilnehmende arbeiten gleichzeitig im eingeschränkten Freigabebereich; die Vorlage ersetzt aber keine formale Risikobewertung bei schwerem Sicherheits- oder Gesundheitsrisiko.
Büroumzug für Einsteiger: Zeitplan und Aufgabenverteilung in der Verwaltung
Verwaltungsmitarbeitende in einem KMU, die einen Büroumzug übernehmen, nutzen diese Einsteiger-Vorlage für den Zeitplan von der ersten Abstimmung bis nach dem Einzug. Auf 4 Seiten: Seite 1 sammelt Datum, Personenzahl, Ziel und Beteiligte; Seite 2 entwickelt 6 Entscheidungszweige - Räumlichkeiten, Innenausbau, IT, Telefon, Umzug, Ankündigung; Seite 3 wählt die 4 Prioritäten mit einer Matrix aus Wichtigkeit × Dringlichkeit; Seite 4 legt sie auf eine Zeitleiste mit 6 Stufen, bis zum Packplan je Abteilung und der Prüfung nach dem Umzug. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten - noch offen, in Vorbereitung, wartet auf Anbieter, erledigt - mit 1 Hauptaufgabe je Seite und je 3 Teilaufgaben, die auf die Blocknummer verweisen. Ersetzen Sie die z. B.-Notizen durch eigene Angaben, um lange Vorbereitungen früh zu erkennen. Seite 3 erlaubt auch, Aufgaben an eine Abteilung oder einen Dienstleister zu übergeben. Diese Vorlage gibt keine Rechtsberatung: prüfen Sie Mietvertrag und Meldungen selbst.
Buchprojekt-Verwaltung für Einsteiger: vom Manuskript bis zum Druck, mit dem Autor geteilt
Redaktionsneulinge oder Verantwortliche für eine Firmenchronik nutzen diese Einsteiger-Vorlage, um Manuskript bis Druck und den Stand jedes Kapitels in einem Board mit dem Autor zu teilen. Auf 4 Seiten bündelt Seite 1 Begriffe und Kontakte, Seite 2 Ablauf und Meilensteine, Seite 3 findet verspätete Kapitel, Seite 4 legt Übergaberegeln und Zeitplan fest. Das Aufgabenboard hat 4 Spalten - noch nicht begonnen, in Arbeit, wartet auf Rückmeldung, fertig - mit 4 Hauptaufgaben und je 3 Teilaufgaben (16 insgesamt), von der Manuskriptbestellung bis zum gedruckten Musterexemplar. Die Haftnotizen erklären jeden Begriff, damit Sie den Zeitplan rückwärts rechnen und Verzögerungen früh erkennen. Das Statusboard lässt sich per öffentlicher URL mit dem Autor teilen; veröffentlichen Sie dort weder den Manuskripttext noch einen unangekündigten Titel. Urheberrecht und Verlagsvertrag werden hier nicht behandelt.
Webprojekt-Management: Vorlage mit 5 Phasen, von der Konzeption bis zum Launch
Diese Vorlage wird von der Projektleitung in der Webproduktion beim Kickoff eines Projekts geöffnet. Auf dem Whiteboard stehen die Phasenleiste der 5 Phasen, eine Tabelle mit Liefergegenständen und Kundenfreigabe je Phase sowie eine Matrix zum Sortieren von Änderungswünschen. Das Aufgabenboard gliedert sich in 5 Hauptaufgaben von der Anforderungsdefinition bis zum Launch und durchläuft die Spalten „Internes Review“ und „Kundenfreigabe“ bis „Abgeschlossen“. Nutzen Sie sie, wenn die Arbeit voranschreitet, aber wartende Rückmeldungen und Änderungswünsche sich stapeln und der Launch-Termin nicht mehr planbar ist. Sie eignet sich für Projektleiter, die nach „Vorlage Webprojekt-Management“ oder „Website-Projekt planen“ suchen, sowie für alle, die zum ersten Mal ein Projekt leiten. Auch bei einer Mischung aus internen Mitgliedern und externen Partnern sieht jeder auf einen Blick, in welcher Phase sich das Projekt befindet. Tragen Sie zuerst in „Was diese Website erreichen soll“ Launch-Termin, Ziel und Entscheidungskriterium für Zweifelsfälle ein. Teilen Sie den Ablauf in „Die Phasenleiste der 5 Phasen“ und legen Sie in „Liefergegenstände und Kundenfreigabe je Phase“ fest, was je Phase geliefert wird und wer freigibt. Ordnen Sie Änderungswünsche in „Umgang mit Änderungswünschen“ ein und trennen Sie sofortige Korrekturen von der nächsten Runde. In „Typische Stolperstellen und Auswege“ ergänzen Sie projektweise, wo es früher hakte. Das Aufgabenboard durchläuft 5 Spalten: Nicht begonnen, In Produktion, Internes Review, Kundenfreigabe, Abgeschlossen. In Woche 1 schließen Sie „Anforderungen klären“ ab und lassen „Termin & Team klären“ nicht leer. Ab dem Design stockt das Warten auf Freigabe leicht, prüfen Sie deshalb regelmäßig Karten, die länger als 3 Tage in „Kundenfreigabe“ liegen. Vor dem Launch führen Sie „Geräte prüfen“ zu mehreren durch und schließen „Tracking prüfen“ ab, bevor Sie übergeben.
2-Wochen-Sprint-Board: von der Planung bis zur Retrospektive
Teams, die iterativ entwickeln, öffnen diese Vorlage am ersten Tag des Sprints und nutzen sie die ganze Zeit über. Das Whiteboard bietet Felder für das Sprintziel, Teamvereinbarungen, Blocker und tägliche Erkenntnisse sowie eine Übersicht über den Ablauf der zwei Wochen und die vier Sprint-Ereignisse. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von Start über Code-Review und Prüfung bis Erledigt, mit 4 Hauptaufgaben - Planung, Betrieb, Review und Rückblick - und ihren Teilaufgaben, alle noch offen.
Projekt-Risikoregister: früher handeln nach Wahrscheinlichkeit × Auswirkung
Eine Vorlage, die die Projektleitung in der Startwoche öffnet und danach jeden Monat beim Risiko-Review wieder aufschlägt. Auf dem Whiteboard stehen eine Matrix, die nach Wahrscheinlichkeit × Auswirkung priorisiert, eine Mindmap mit Blickwinkeln zur Risikoerfassung, eine Tabelle der vier Strategien -vermeiden, verringern, übertragen, akzeptieren- und Regeln, damit das Register nicht zur toten Liste wird. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten von der Erfassung bis zum Abschluss, mit 5 Hauptaufgaben -erfassen, bewerten, Strategie festlegen, beobachten, überprüfen- samt Teilaufgaben, alle offen. Sie kommt zum Einsatz, wenn "beim Umsetzen laufend Unerwartetes passiert" oder "die Risikoliste erstellt wurde, aber niemand mehr hineinschaut". Sie richtet sich an Projektleitungen, die nach dem Aufbau einer Risikomatrix suchen, sowie an alle, die einen Maßstab für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung festlegen wollen. Sie passt zu Systementwicklung, Eventorganisation oder dem Start eines Geschäfts - Vorhaben mit vielen Beteiligten und bleibender Unsicherheit. Auf Tafel 1 werden Ziel des Registers, die Schreibweise pro Zeile und das, was nicht notiert wird, festgelegt. Auf Tafel 2 geht das Team die Blickwinkel der Mindmap durch und trägt Risiken zusammen, vom Zeitplan bis zum Rechtlichen. Die Punkte kommen auf die zwei Achsen von Tafel 3, um die Reihenfolge des Handelns festzulegen. Die wichtigsten Risiken werden auf Tafel 4 in vermeiden, verringern, übertragen oder akzeptieren einsortiert, mit der Maßnahme. Der Betrieb folgt den Regeln auf Tafel 5, und das Board bewegt Karten durch die fünf Spalten. Wer in der ersten Woche „Blickwinkel notieren“ und „Maßstab festlegen“ abschließt, verhindert, dass die Bewertung später schwankt. Wer bis „Signal definieren“ kommt, entscheidet leichter, wer wann handelt. Geprüft wird monatlich statt wöchentlich: 30 Minuten zu Monatsbeginn, alles durchgehen und nur ändern, was sich verschoben hat – so bleibt es durchhaltbar.
Produkt-Roadmap: Priorisieren mit Now / Next / Later
Wer im Team die Produktprioritäten festlegt, öffnet diese Produkt-Roadmap-Vorlage am Anfang jedes Quartals und bei jeder monatlichen Überprüfung. Auf dem Whiteboard stehen der Rahmen für den Zielzustand, ein Raster, das Now / Next / Later mit Funktionen, Basis und Erlebnis kreuzt, eine Wert-Kosten-Matrix mit vier Quadranten, eine Mindmap der Entscheidungsgrundlagen und ein Rahmen mit Betriebsregeln. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten vom Kandidatenpool über Now / Next / Later bis veröffentlicht, mit 4 Hauptaufgaben - Roadmap erstellen, Now festlegen, Next/Later ordnen und laufend pflegen - und ihren Teilaufgaben, alle offen.
OKR-Steuerungsboard: Quartalsziele und Key Results auf einen Blick
Teamleitung und Mitglieder öffnen das OKR-Board zu Quartalsbeginn und schauen beim wöchentlichen Check-in wieder auf dasselbe Board. Auf dem Whiteboard stehen von oben nach unten ein Rahmen mit Objective und Annahmen, eine Mindmap, die das Ziel in drei Key Results zerlegt, eine Tabelle mit Ist-Wert und Maßnahmen je Periode für jedes Key Result, eine 2x2-Matrix, die Maßnahmen nach Wirkung und Erfolgsaussicht einordnet, und der Quartalszyklus vom Start bis zur Bewertung. Das Aufgabenboard enthält Haupt- und Teilaufgaben für alle Schritte von der Objective-Entscheidung über die Auswahl der Key Results und das Eintragen der Startwerte bis zum wöchentlichen Check-in, zum Zwischenreview und zur Quartalsbewertung.
Vorlagen für Projektmanagement wählen
Projektmanagement-Vorlagen unterscheiden sich danach, in welcher Phase eines Projekts Sie stehen. Überlegen Sie zuerst, ob Sie gerade planen, die Umsetzung steuern oder im Nachhinein reflektieren, das macht die Wahl leichter. Vorlagen mit dem Zusatz „für Einsteiger“ richten sich an alle, die zum ersten Mal damit arbeiten.
Ein Projekt planen
Wer zum ersten Mal ein Projekt leitet, beginnt mit „Projektmanagement für Einsteiger“: Projektauftrag, Stakeholder-Map, Meilensteintabelle und eine Risikomatrix fassen Ziel, Umfang, Termine, Team und Risiken auf einem Blatt zusammen. Steht der Umfang fest, zerlegt „WBS für Einsteiger“ die Ergebnisse in drei Ebenen bis zur einzelnen Aufgabe. Für den Zeitplan trägt „Gantt-Diagramm für Einsteiger“ Start, Ende und Zuständige in eine Tabelle aus Aufgaben und Wochen ein.
Aufgaben und Fortschritt steuern
Wenn die Excel-Tabelle nicht mehr gepflegt wird, hilft eine Einsteiger-Vorlage beim Umzug. Steht der Zeitplan im Vordergrund, passt „Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger“; geht es eher um Liste und Status, eignet sich ein Board für die Aufgabenverwaltung. Häufen sich angefangene Aufgaben, ohne dass etwas fertig wird, legen Sie mit einem Kanban-Einsteiger-Board ein WIP-Limit fest, das die Spalte „In Arbeit“ auf drei Karten begrenzt. Wird das Gantt-Diagramm nicht mehr aktualisiert, gibt es eine Einsteiger-Vorlage für den wöchentlichen Fortschrittscheck.
Im Entwicklungsteam arbeiten
Wer neu in einem Scrum-Team ist, findet in „Agile Entwicklung für Einsteiger“ drei Rollen, fünf Events und drei Artefakte und durchläuft damit den ersten Sprint. Für Teams, die bereits iterativ arbeiten, eignet sich ein Board für den Zwei-Wochen-Zyklus. Um Fehler von der Meldung bis zum Release zu verfolgen, dient ein Board für die Fehlerverwaltung; für den Weg von der Store-Einreichung bis zur Ankündigung eignet sich ein Board mit Checkliste für App-Releases.
Rückblick und Prävention
Am Ende eines Sprints oder Zyklus kommt „KPT-Retro-Board“ zum Einsatz: Ausgehend vom letzten Try sammeln Sie Keep und Problem und legen genau einen nächsten Schritt fest. Um eine Störungsursache zu finden, weitet „5 Warum für Einsteiger“ zunächst mit einem Fischgräten-Diagramm die Kandidaten aus und fragt dann fünfmal Warum, bis Grundursache und Gegenmaßnahme feststehen. Wer mögliche Probleme vorab auflisten will, findet ein Risikoregister, das nach Eintrittswahrscheinlichkeit mal Auswirkung sortiert.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Projektmanagement-Vorlagen ohne Anmeldung ansehen?
Ja, der Inhalt der Vorlagen lässt sich ohne Anmeldung auf der öffentlichen Seite ansehen. Möchten Sie eine Vorlage für Ihr eigenes Projekt nutzen, kopieren Sie sie nach kostenloser Registrierung aus dem Marktplatz. Sie können Planungs- und Betriebs-Boards vorher vergleichen.
Kann ich von einem in Excel erstellten Gantt-Diagramm wechseln?
Ja, Sie übertragen die bestehende Tabelle manuell in das Board. „Excel-Gantt-Umzug zum Board für Einsteiger“ enthält fünf Schritte, um Aufgabe, Zuständige, Start- und Enddatum sowie Fortschritt zu übertragen, plus ein Feld für die Aktualisierungsregeln danach.
Sollte ich Sprints oder Kanban wählen?
Wenn Sie Planung und Retro in Zwei-Wochen-Zyklen strukturieren möchten, passen Sprints; wollen Sie den Arbeitsfluss ohne feste Zyklen ordnen, eignet sich Kanban. Mit „Erstes Kanban-Board für Einsteiger“ starten Sie mit einem WIP-Limit von drei Karten und einer wöchentlichen Beseitigung von Engpässen.
Eignet sich das auch für Bug-Tracking oder die App-Freigabe?
Ja. „Bug-Tracking-Board“ hat fünf Spalten von Meldung über Reproduktion, Bearbeitung und Prüfung bis Release und priorisiert nach Auswirkung mal Häufigkeit. „App-Release-Checkliste“ verfolgt den Weg von der Einreichung bis zur Ankündigung, unterteilt in Spalten für Wartet auf Einreichung und In Prüfung.