Bestellung-Rechnung-Ablauf-Vorlage für Einsteiger: Bestellung, Versand, Rechnung mit Beispiel

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Bestellung-Rechnung-Ablauf-Vorlage für Einsteiger: Bestellung, Versand, Rechnung mit Beispiel

Diese Vorlage für Einsteiger ist für alle, die zum ersten Mal den Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnung zeichnen, mit bereits ausgefüllten Beispielen. Die linke Seite zeigt einen Ablauf in 5 Schritten (Bestellung, Bestand, Versand, Rechnung, Zahlung), 3 Spuren für Vertrieb, Lager und Buchhaltung sowie 3 Ausnahme-Rahmen für Stornos, Retouren und späte Zahlungen. Die rechte Seite zeigt eine Übergabetabelle für 5 Dokumente, einen Rahmen für die Lückenprüfung und 3 Tipps zur Anpassung an die eigene Arbeit. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten von Warten auf Infos bis Festgelegt, mit 4 Hauptaufgaben - Ablauf, Spuren, Ausnahmen und Dokumente, Prüfung - und je 3 Teilaufgaben (16 insgesamt), alle noch offen. Fangen Sie nicht bei null an - ersetzen Sie zuerst die Beispiele durch eigene. Die Beträge stehen als Beispiel in Euro, nutzen Sie eigene Zahlen. Geeignet für Einsteiger in die Auftragsabwicklung und kleine Teams, die auf einer Seite zeigen wollen, wer welches Dokument ausstellt.

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Prozessablauf Bestellung bis Rechnung Rechnungsstellung Swimlane Prozesstransparenz
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Vorschaumodus Bestellung-Rechnung-Ablauf-Vorlage für Einsteiger: Bestellung, Versand, Rechnung mit Beispiel

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1. Hauptablauf von Bestellung bis Zah... 2. Wer macht was (Spuren: Vertrieb, L... 3. Wenn eine Stornierung kommt 4. Wenn eine Retoure kommt 5. Wenn die Zahlung sich verzögert 6. Dokumentenübergabe (wer sendet, we... 7. Lückenprüfung (nach Fertigstellung... 8. Spurennamen ersetzen 9. Schrittnamen ersetzen 10. Erst mit einem Fall testen Bestellung-Rechnu... Anleitung: (1) De... Ergebnisse & ... Regeln & Zust... Ausnahmen & S... Erkenntnisse &amp... 1. BestellungBestellung entgegennehmenz. B. Bestellung per E-Mail erhalten und Artikel, Menge und Wunschtermin prüfen. 2. BestandPrüfen, ob lieferbarz. B. Beim Lager den Bestand erfragen; reicht er nicht, den Nachlieferungstermin prüfen und einen neuen Liefertermin nennen. 3. VersandWare verschickenz. B. Verpacken, Lieferschein beilegen und die Sendungsnummer an den Vertrieb melden. 4. RechnungRechnung stellenz. B. Zum Monatsende abschließen und die Rechnung bis zum 5. des Folgemonats per E-Mail senden. 5. ZahlungZahlung prüfenz. B. Ende des Folgemonats den Zahlungseingang prüfen und im Buch als bezahlt markieren (Abgleich). Bestellung Bestand Versand Rechnung Zahlung Vertrieb Nimmt die Bestellung an und prüft die Angabenz. B. Bestellung von 10 Kartons am 5.9. Fragt beim Lager den Bestand an und nennt dem Kunden den Termin Meldet dem Kunden Versanddatum und Sendungsnummer Meldet den Betrag an die Buchhaltungz. B. 750 € (netto) Kontaktiert den Kunden zur Klärung bei verspäteter Zahlung Lager Erhält die Meldung vom Vertrieb und plant den Versand ein Zählt den Bestand und meldet ihn an den Vertriebz. B. 8 auf Lager, 2 fehlen, Nachlieferung am 8.9. Verpackt, legt den Lieferschein bei, versendet und notiert die Sendungsnummer Gibt die Versanddaten (Datum, Menge) an die Buchhaltung weiter Nicht zuständig (Zahlungseingang prüft die Buchhaltung) Buchhaltung Prüft Zahlungsbedingungen und Bonität (nur bei Neukunden) Nicht zuständig (Bestand prüft das Lager) Erhält die Versanddaten als Grundlage für die Rechnung Erstellt und versendet die Rechnungz. B. Abschluss zum Monatsende, Zahlung Ende des Folgemonats Gleicht den Zahlungseingang ab und schließt die Forderung z. B. Vor dem Versand sofort das Lager informieren, um ihn zu stoppen z. B. Nach dem Versand als Retoure behandeln Festlegen, welche Dokumente storniert werden (Versandauftrag, Rechnung) Notieren, wer dem Kunden antwortet (zuständig: ____) z. B. Vertrieb erfragt Grund und Menge z. B. Lager prüft die Ware, bevor sie angenommen wird Buchhaltung entscheidet über Rückzahlung oder Verrechnung mit der nächsten Bestellung z. B. Bei Rückzahlung innerhalb von 3 Werktagen melden z. B. Buchhaltung meldet sich 3 Werktage nach Fälligkeit beim Vertrieb z. B. Vertrieb fragt beim Kunden den geplanten Zahlungstermin nach Festlegen, ob der nächste Versand gestoppt wird, solange nicht bezahlt ist Kontaktdatum und Antwort des Kunden immer dokumentieren Absender Empfänger Zeitpunkt Bestellung Kunde Vertrieb Wenn die Bestellung feststeht Versandauftrag Vertrieb Lager Am Tag, an dem der Bestand gesichert ist Lieferschein Lager Kunde Mit der Sendung beim Versand Rechnung Buchhaltung Kunde Nach dem Abschlussz. B. Abschluss zum Monatsende, Versand bis zum 5. des Folgemonats Zahlungsbeleg Bank / Buchhaltung Vertrieb Am Tag, an dem die Zahlung geprüft wird Gibt es leere Zellen ohne Zuständigkeit?z. B. In der Tabelle zu Punkt 2 prüfen, dass keine leere Zelle ohne "nicht zuständig" übrig bleibt. Wo hakt es meist?z. B. Die Meldung bei Bestandsmangel und der Rechnungsversand verzögern sich oft. Festlegen, wer wann prüft. Stimmen Dokumente und Betrag überein?z. B. Prüfen, ob die Menge im Lieferschein und der Rechnungsbetrag (750 € netto) zur selben Bestellung gehören. Noch ungeklärte Zuständigkeitenz. B. Wer genehmigt einen Rabatt? Offene Punkte auf einem Zettel festhalten und später klären. z. B. Vertrieb wird Empfang, Lager wird Fertigung, Buchhaltung wird Verwaltung Übernimmt eine Person mehrere Rollen, deren Namen als Spur verwenden Ein externer Dienstleister kann als eigene Spur ergänzt werden z. B. Bestand wird Prüfen, ob herstellbar z. B. Versand wird Versand der Lieferdaten Verwenden Sie die im eigenen Unternehmen übliche Bezeichnung z. B. Eine aktuelle Bestellung (10 Kartons vom 5.9.) komplett durchspielen Weicht die Realität ab, das Diagramm anpassen, nicht die Arbeit Zuständigkeit und Termin für die Prüfung alle sechs Monate festlegen (zuständig: ____)
100%

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Inhalt des Aufgabenboards

Warten auf Infos 16 Einträge

Ablauf verstehen
Spuren ausfüllen
Ausnahmen/Dokumente
Prüfen und teilen
5 Schritte anpassen
Abteilungen notieren
Echten Fall wählen
Vertriebszeile
Lagerzeile
Buchhaltungszeile
Übergabe notieren
Ausnahmen festlegen
Ablageort notieren
Lücken prüfen
Gegenprüfen lassen
Speichern und melden

Infos sammeln 0 Einträge

Im Board 0 Einträge

Zur Prüfung 0 Einträge

Festgelegt 0 Einträge

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