Fluxo de Encomenda a Fatura para Iniciantes: pedido, envio e fatura com exemplos

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Fluxo de Encomenda a Fatura para Iniciantes: pedido, envio e fatura com exemplos

Quem vai desenhar pela primeira vez o fluxo de encomenda a fatura usa este modelo para iniciantes, já com exemplos preenchidos. O quadro tem as 5 fases de encomenda, stock, envio, fatura e pagamento, a matriz de raias com Vendas, Armazém e Contas x 5 passos, 3 molduras de exceção (cancelamento, devolução, atraso), a tabela de entrega de 5 documentos e a moldura de verificação com dicas de adaptação. O quadro de tarefas tem 5 colunas e 4 tarefas principais - perceber o fluxo, preencher as raias, organizar exceções, e rever e partilhar - com 3 subtarefas cada, num total de 16 tarefas por iniciar. Não comece do zero, troque os nomes de setores, passos e documentos dos exemplos pelos da sua empresa. Os valores estão em euros sem IVA, prontos a substituir pelos valores reais. É indicado para quem começa a tratar encomendas, para transição de funções e para equipas que querem mostrar num só quadro quem entrega cada documento.

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1. Fluxo principal, da encomenda ao p... 2. Quem faz o quê (raias Vendas / Arm... 3. Se houver um cancelamento 4. Se houver uma devolução 5. Se o pagamento atrasar 6. Entrega de documentos (quem entreg... 7. Verificação final (percorrer de ci... 8. Trocar os nomes das raias 9. Trocar os nomes dos passos 10. Testar com um caso só Fluxo de Encomend... Como usar: 1. Aju... Resultado e docum... Regras e responsável Exceção e bloqueio Ajustes e descobe... 1. EncomendaReceber o pedidoex.: receber a nota de encomenda por e-mail e confirmar artigo, quantidade e prazo pedido. 2. Verificar stockConfirmar se há stockex.: perguntar ao armazém a quantidade disponível; se faltar, confirmar a data de chegada e responder o prazo. 3. EnvioExpedir a encomendaex.: embalar com a guia de remessa incluída e comunicar o número de rastreio a Vendas. 4. FaturaEmitir a faturaex.: fechar no fim do mês e enviar a fatura por e-mail até ao dia 5 do mês seguinte. 5. PagamentoConfirmar o pagamentoex.: confirmar o pagamento no fim do mês seguinte e marcar como pago (conciliação) na contabilidade. Encomenda Verificar stock Envio Fatura Pagamento Vendas Receber a nota de encomenda e confirmar o conteúdoex.: encomenda de 10 caixas a 5 de setembro Perguntar ao armazém a quantidade e responder o prazo ao cliente Comunicar ao cliente a data de envio e o número de rastreio Comunicar o valor a Contasex.: 750 € (sem IVA) Se o pagamento atrasar, contactar o cliente para confirmar Armazém Receber o aviso de Vendas e marcar na previsão de envio Contar o stock e responder a Vendasex.: 8 caixas em stock, faltam 2 (chegam a 8/9) Embalar, incluir a guia de remessa, expedir e guardar o número de rastreio Enviar a Contas os dados do envio (data, quantidade) Sem responsável (a confirmação do pagamento é de Contas) Contas Confirmar as condições de pagamento e o crédito (só clientes novos) Sem responsável (a verificação de stock é do Armazém) Receber os dados do envio como base da fatura Emitir e enviar a faturaex.: fecho no fim do mês, pagamento no fim do mês seguinte Conciliar o pagamento e liquidar a conta a receber ex.: se ainda não foi enviado, avisar já o armazém para travar o envio ex.: se já foi enviado, tratar como devolução Decidir que documentos anular (ordem de expedição, fatura) Escrever quem responde ao cliente (responsável: ____) ex.: Vendas pergunta o motivo e a quantidade da devolução ex.: o Armazém confirma o artigo antes de aceitar Contas decide se há reembolso ou compensação na próxima encomenda ex.: se houver reembolso, avisar em 3 dias úteis ex.: 3 dias úteis após o prazo, Contas avisa Vendas ex.: Vendas confirma com o cliente a data prevista de pagamento Decidir se o próximo envio fica suspenso enquanto não há pagamento Registar sempre a data do contacto e a resposta do cliente Quem entrega Quem recebe Quando Nota de encomenda Cliente Vendas Quando a encomenda fica fechada Ordem de expedição Vendas Armazém No dia em que o stock fica confirmado Guia de remessa Armazém Cliente Incluída no envio, no momento da expedição Fatura Contas Cliente Depois do fechoex.: fecho no fim do mês, até ao dia 5 do mês seguinte Recibo Banco e Contas Vendas No dia em que se confirma o pagamento Há alguma célula sem responsável?ex.: na tabela do quadro 2, confirme se não sobra nenhuma célula vazia que devia ter "sem responsável". Onde costuma travar?ex.: o aviso de falta de stock e o envio da fatura costumam atrasar. Decida quem confirma e quando. Os documentos e o valor coincidem?ex.: confirme se a quantidade na guia de remessa e o valor da fatura (750 € sem IVA) correspondem à mesma encomenda. Pontos por confirmarex.: a quem perguntar sobre um desconto. Deixe em post-it o que não sabe e confirme depois com o responsável. ex.: Vendas → Atendimento, Armazém → Produção, Contas → Administrativo Se uma pessoa acumula várias funções, use o nome dela como raia Um fornecedor externo também pode ser uma raia ex.: verificar stock → confirmar se é possível produzir ex.: envio → envio dos dados de entrega Use os nomes que já usa na sua empresa ex.: seguir até ao fim uma encomenda recente (10 caixas a 5/9) Se algo for diferente da realidade, corrija o quadro Marcar quem revê de seis em seis meses e a data (responsável: ____)
100%

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Conteúdo do quadro de tarefas

Por recolher informação 16 itens

Ver o fluxo geral
Preencher as raias
Tratar exceções
Rever e partilhar
Corrigir as 5 fases
Listar os setores
Escolher 1 exemplo
Preencher Vendas
Preencher Armazém
Preencher Contas
Registar documentos
Definir exceções
Indicar arquivo
Verificar falhas
Pedir aos setores
Guardar e avisar

A recolher informação 0 itens

A preencher no quadro 0 itens

A confirmar com o dono 0 itens

Confirmado 0 itens

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