受發單業務流程圖入門範本|用附填寫範例的泳道圖畫出訂單・出貨・開立發票流程,找出遺漏環節

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受發單業務流程圖入門範本|用附填寫範例的泳道圖畫出訂單・出貨・開立發票流程,找出遺漏環節

這是一份從接單到收款業務流程圖的入門範本,專為第一次畫這種流程圖的人準備,一開始就附有填寫範例。白板左頁排著接單→確認庫存→出貨→開立發票→收款的5個階段流程、業務・倉庫・財務3泳道×5步驟的表格,以及取消・退貨・收款延遲這3種例外情況的說明框;右頁排著5種單據×3個項目的交接表、檢查遺漏的框,以及把範例換成自己公司做法的3個提示框。任務看板從等待訪談到定案共5欄,包含掌握流程・填寫泳道・整理例外與單據・檢視並分享這4個父任務,以及各3個共12個子任務(合計16個),全部處於未開始狀態。如果不知道業務流程圖該怎麼畫,不要從空白開始,先把已有填寫範例裡的部門名稱・步驟名稱・單據名稱換成自己公司的說法。金額按未稅新台幣填寫範例,可以換成自己公司的實際交易金額來使用。適合剛接手受發單工作的人、想做交接資料的人,以及想用一張圖跟團隊說明各部門該交哪些單據的小團隊。

0 讚 0 複製 作者: WeProcess
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① 從接單到收款的主要流程(先把這裡換成自己公司的說法) ② 誰做什麼(泳道=業務・倉庫・財務 × 5步驟填寫範例) ③ 遇到取消訂單時 ④ 遇到退貨時 ⑤ 遇到收款延遲時 ⑥ 單據交接(誰發出、誰接收) ⑦ 遺漏檢查(寫完後由上往下確認) ⑧ 替換泳道名稱 ⑨ 替換步驟名稱 ⑩ 先只試一件 新手受發單流程圖 使用方式:① 把5個階段的主要流程... 成果物・單據 規定・負責人 例外・卡關 心得・替換 1. 接單接收訂單例)透過電子郵件收到訂購單,確認品名・數量・希望交貨日期。 2. 庫存確認確認能不能出貨例)向倉庫詢問庫存數量,不足時確認到貨日期後回覆交期。 3. 出貨把貨物寄出例)打包並附上送貨單,把運單號碼告知業務。 4. 開立發票開立發票例)月底結算,次月5日前用電子郵件寄送發票。 5. 收款確認收款例)次月月底確認收款,在帳冊上核銷。 接單 庫存確認 出貨 開立發票 收款 業務 收到訂購單並確認內容例)9/5的10箱訂單 向倉庫詢問庫存數量,向客戶回覆交期 把出貨日期和運單號碼告知客戶 把金額告知財務例)NT$27,000(未稅) 如果收款延遲,聯絡客戶確認 倉庫 收到業務的接單通知後,排入出貨排程 清點庫存並回覆業務例)庫存8箱・缺2箱,9/8到貨 打包並附上送貨單寄出,記下運單號碼 把出貨實績(日期・數量)交給財務 無負責人(收款確認由財務負責) 財務 確認付款條件和信用額度(是否可後付,僅限新客戶) 無負責人(庫存確認由倉庫負責) 接收出貨實績,作為開立發票的依據 製作並寄送發票例)月底結算・次月月底付款 核對收款,核銷應收帳款 例)出貨前立刻聯絡倉庫,停止出貨 例)出貨後轉為退貨處理 定出要作廢的單據(出貨指示單・發票) 寫出由誰回覆客戶(負責人:____) 例)由業務詢問退貨理由和數量 例)倉庫確認實體貨物後再接收 由財務決定退款還是下次折抵 例)如果退款,在3個工作天內聯絡 例)期限過後3個工作天,由財務聯絡業務 例)由業務向客戶確認預計收款日期 決定是否在未收款時暫停下一次出貨 務必記錄聯絡日期和對方的回覆 發出人 接收人 時機 訂購單 客戶 業務 訂單確定時 出貨指示單 業務 倉庫 庫存確保當天 送貨單 倉庫 客戶 隨貨物一起出貨時 發票 財務 客戶 結算日之後例)月底結算・次月5日前 收款明細 銀行・財務 業務 確認收款當天 有沒有空著沒寫負責人的格子例)確認②的表格裡,除了寫「無負責人」之外,是否還留有空白。 哪裡最容易卡住例)庫存不足的聯絡和發票的寄送容易延遲。定出誰在什麼時候確認。 單據和金額是否一致例)確認送貨單的數量和發票金額(未稅NT$27,000)是否指向同一筆訂單。 還沒定下該問誰的點例)折扣的核准要問誰。不清楚的地方留在便利貼上,之後再向負責人確認。 例)業務→接待、倉庫→生產、財務→行政 如果一人身兼多職,就用姓名當泳道名稱 外包廠商也可以當成一條泳道加進來 例)庫存確認→能不能製作的確認 例)出貨→交付資料的傳送 直接寫下自己公司使用的叫法 例)把最近的1筆訂單(9/5的10箱)走完整個流程 出現和實際不符的地方,就修改圖 定出每半年檢視一次的負責人和日期(負責人:____)
100%

拖曳可移動,滾動滑鼠滾輪可縮放

任務看板內容

待訪談 16 項

掌握整體流程
依泳道逐一填寫
整理例外和單據
檢視並分享
改寫5個階段流程
寫出相關部門
選1個實際案例
填寫業務那一行
填寫倉庫那一行
填寫財務那一行
寫出單據交接
定出例外的處理方式
寫出保管地點
檢查遺漏環節
請各部門查看
保存並告知大家

訪談中 0 項

繪製流程圖中 0 項

確認負責人中 0 項

已確定 0 項

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