Diagrama de flujo pedido-factura para principiantes: pedido, envío y factura con ejemplos

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Diagrama de flujo pedido-factura para principiantes: pedido, envío y factura con ejemplos

Esta plantilla para principiantes es para quien dibuja por primera vez el flujo de pedido a factura, con ejemplos ya rellenados. La página izquierda tiene un flujo de 5 pasos (pedido, stock, envío, factura, cobro), 3 carriles para ventas, almacén y contabilidad en esos pasos, y 3 marcos de excepción para cancelaciones, devoluciones y cobros tardíos. La página derecha tiene una tabla de entrega para 5 tipos de documentos, un marco de revisión final, y 3 consejos para adaptarla a tu trabajo. El tablero de tareas tiene 5 columnas de pendiente de datos a cerrado, con 4 tareas principales - flujo, carriles, excepciones y documentos, y revisión - y 3 subtareas cada una (16 en total), todas sin empezar. No empieces en blanco - cambia los ejemplos por los tuyos. Los importes son en euros de ejemplo, usa tus propias cifras. Sirve a quien empieza en pedidos y a equipos pequeños que quieren ver en una página quién emite cada documento.

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diagrama de flujo pedido a factura facturación carriles de trabajo visibilidad del proceso
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1. Flujo principal de pedido a cobro ... 2. Quién hace qué (carriles: ventas, ... 3. Si llega una cancelación 4. Si llega una devolución 5. Si el cobro se retrasa 6. Entrega de documentos (quién envía... 7. Chequeo final (revisa de arriba ab... 8. Cambia los nombres de los carriles 9. Cambia los nombres de los pasos 10. Prueba primero con un solo caso Flujo pedido-fact... Cómo usarla: (1) ... Resultados y docu... Decisiones y resp... Excepciones y tro... Aprendizajes y ca... 1. PedidoRecibir el pedidoej. Recibir el pedido por correo y confirmar artículo, cantidad y fecha de entrega deseada. 2. Comprobar stockComprobar si se puede servirej. Preguntar el stock al almacén; si falta, comprobar la fecha de reposición y dar una nueva fecha de entrega. 3. EnvíoEnviar el pedidoej. Embalar, incluir el albarán y enviar el número de seguimiento a ventas. 4. FacturaEmitir la facturaej. Cerrar a fin de mes y enviar la factura por correo antes del día 5 del mes siguiente. 5. CobroConfirmar el cobroej. Confirmar el cobro a fin del mes siguiente y marcarlo como cobrado en el libro (conciliación). Pedido Stock Envío Factura Cobro Ventas Recibe el pedido y confirma los datosej. Pedido de 10 cajas el 5 de septiembre Pregunta el stock al almacén y da la fecha al cliente Informa al cliente de la fecha de envío y el número de seguimiento Comunica el importe a contabilidadej. 750 € (sin IVA) Si el cobro se retrasa, contacta al cliente para confirmar Almacén Recibe el aviso de ventas y lo añade al plan de envíos Cuenta el stock y responde a ventasej. 8 cajas en stock, faltan 2, repone el 8 de septiembre Embala, incluye el albarán, envía y anota el número de seguimiento Pasa el resultado del envío (fecha, cantidad) a contabilidad No aplica (el cobro lo confirma contabilidad) Contabilidad Comprueba condiciones de pago y crédito (solo clientes nuevos) No aplica (el stock lo comprueba el almacén) Recibe el resultado del envío como base de la factura Prepara y envía la facturaej. Cierre a fin de mes, cobro a fin del mes siguiente Concilia el cobro y salda la cuenta pendiente ej. Si es antes del envío, avisa al almacén al momento para detenerlo ej. Si es después del envío, trátalo como una devolución Decide qué documentos anular (orden de envío, factura) Anota quién responde al cliente (responsable: ____) ej. Ventas pregunta el motivo y la cantidad ej. El almacén revisa el artículo antes de aceptarlo Contabilidad decide si es reembolso o compensación en el próximo pedido ej. Si es reembolso, contacta en un plazo de 3 días hábiles ej. Contabilidad avisa a ventas 3 días hábiles después del vencimiento ej. Ventas pregunta al cliente la fecha prevista de pago Decide si se detiene el próximo envío mientras no se cobre Registra siempre la fecha del contacto y la respuesta del cliente Quién envía Quién recibe Cuándo Pedido Cliente Ventas Cuando se confirma el pedido Orden de envío Ventas Almacén El día que se asegura el stock Albarán Almacén Cliente Junto con el envío Factura Contabilidad Cliente Después del cierreej. Cierre a fin de mes, envío antes del día 5 siguiente Justificante de pago Banco / Contabilidad Ventas El día que se confirma el cobro ¿Hay alguna celda sin responsable?ej. En la tabla del punto 2, comprueba que no queda ninguna celda vacía sin "no aplica". ¿Dónde suele atascarse?ej. El aviso de falta de stock y el envío de la factura suelen retrasarse. Decide quién lo comprueba y cuándo. ¿Coinciden los documentos y el importe?ej. Comprueba que la cantidad del albarán y el importe de la factura (750 € sin IVA) corresponden al mismo pedido. Puntos sin decidir a quién preguntarej. ¿Quién aprueba un descuento? Deja las dudas en una nota y confírmalas después. ej. Ventas a Recepción, Almacén a Producción, Contabilidad a Administración Si una sola persona hace varios papeles, usa su nombre como carril Puedes añadir un proveedor externo como un carril más ej. Comprobar stock a Comprobar si se puede fabricar ej. Envío a Envío de los datos de entrega Usa el nombre que se usa realmente en tu empresa ej. Sigue un pedido reciente (10 cajas del 5 de septiembre) de principio a fin Si algo no coincide con la realidad, corrige el diagrama, no el trabajo Fija quién y cuándo lo revisa cada seis meses (responsable: ____)
100%

Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom

Contenido del tablero de tareas

Pendiente de datos 16 elementos

Ver el flujo entero
Rellenar cada carril
Excepciones y docs
Revisar y compartir
Fijar flujo 5 pasos
Anotar departamentos
Elegir un caso real
Fila de ventas
Fila de almacén
Fila de contabilidad
Anotar entrega docs
Fijar excepciones
Anotar dónde guardar
Revisar huecos
Pedir revisión
Guardar y avisar

Recabando datos 0 elementos

En el tablero 0 elementos

Por confirmar 0 elementos

Cerrado 0 elementos

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