Modèle de flux commande-facture pour débutants : commande, expédition et facturation avec exemples

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Modèle de flux commande-facture pour débutants : commande, expédition et facturation avec exemples

Ce modèle pour débutants s'adresse à qui dessine pour la première fois le flux commande-facture, avec des exemples déjà remplis. La page de gauche contient un flux en 5 étapes (commande, stock, expédition, facture, paiement), 3 couloirs vente/entrepôt/compta sur ces étapes, et 3 cadres d'exception pour annulation, retour et paiement en retard. La page de droite contient un tableau de remise pour 5 documents, un cadre de vérification finale, et 3 conseils pour l'adapter à votre travail. Le tableau de tâches a 5 colonnes, de « en attente d'infos » à « finalisé », avec 4 tâches - flux, couloirs, exceptions et documents, relecture - et 3 sous-tâches chacune (16 au total), toutes à faire. Ne partez pas d'une page blanche - remplacez d'abord les exemples par les vôtres. Les montants sont en euros d'exemple, à remplacer par vos chiffres. Convient aux débutants en traitement des commandes et aux petites équipes voulant voir en une page qui émet quel document.

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flux de processus commande à facture facturation couloirs de travail visibilité du processus
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Aperçu du tableau blanc

Mode aperçu Modèle de flux commande-facture pour débutants : commande, expédition et facturation avec exemples

Aperçu du tableau blanc

1. Flux principal de la commande au p... 2. Qui fait quoi (couloirs : vente, e... 3. En cas d'annulation 4. En cas de retour 5. En cas de retard de paiement 6. Remise des documents (qui envoie, ... 7. Contrôle final (à vérifier du haut... 8. Remplacez les noms des couloirs 9. Remplacez les noms des étapes 10. Testez d'abord un seul cas Flux commande-fac... Mode d'emploi : (... Livrables et docu... Décisions et resp... Exceptions et blo... Enseignements et ... 1. CommandeRecevoir la commandeex. Recevoir le bon de commande par e-mail et vérifier l'article, la quantité et la date de livraison souhaitée. 2. StockVérifier la disponibilitéex. Demander le stock à l'entrepôt ; si insuffisant, vérifier la date de réappro et redonner une date de livraison. 3. ExpéditionEnvoyer la marchandiseex. Emballer, joindre le bon de livraison et communiquer le numéro de suivi à la vente. 4. FactureÉmettre la factureex. Clôturer en fin de mois et envoyer la facture par e-mail avant le 5 du mois suivant. 5. PaiementVérifier le paiementex. Vérifier le paiement fin du mois suivant et le marquer réglé dans le registre (rapprochement). Commande Stock Expédition Facture Paiement Vente Reçoit la commande et vérifie les détailsex. Commande de 10 cartons le 5 septembre Demande le stock à l'entrepôt et donne une date au client Communique au client la date d'expédition et le numéro de suivi Communique le montant à la comptaex. 750 € HT Si le paiement tarde, recontacte le client pour vérifier Entrepôt Reçoit l'info de la vente et l'ajoute au planning d'expédition Compte le stock et répond à la venteex. 8 en stock, 2 manquants, réappro le 8 septembre Emballe, joint le bon de livraison, expédie et note le numéro de suivi Transmet le résultat de l'expédition (date, quantité) à la compta Sans objet (le paiement est vérifié par la compta) Comptabilité Vérifie les conditions de paiement et le crédit (nouveaux clients seulement) Sans objet (le stock est vérifié par l'entrepôt) Reçoit le résultat de l'expédition pour établir la facture Rédige et envoie la factureex. Clôture fin de mois, paiement fin du mois suivant Rapproche le paiement et solde la créance ex. Avant l'expédition, prévenez l'entrepôt tout de suite pour la stopper ex. Après l'expédition, traitez-la comme un retour Décidez quels documents annuler (bon d'expédition, facture) Notez qui répond au client (responsable : ____) ex. La vente demande le motif et la quantité ex. L'entrepôt vérifie l'article avant de l'accepter La compta décide entre remboursement ou compensation sur la prochaine commande ex. En cas de remboursement, recontactez sous 3 jours ouvrés ex. La compta prévient la vente 3 jours ouvrés après l'échéance ex. La vente demande au client la date de paiement prévue Décidez s'il faut bloquer la prochaine expédition tant que ce n'est pas réglé Notez toujours la date du contact et la réponse du client Émetteur Destinataire Moment Bon de commande Client Vente Quand la commande est confirmée Bon d'expédition Vente Entrepôt Le jour où le stock est réservé Bon de livraison Entrepôt Client Joint à l'expédition Facture Comptabilité Client Après la clôtureex. Clôture fin de mois, envoi avant le 5 du mois suivant Justificatif de p... Banque / Comptabilité Vente Le jour où le paiement est vérifié Reste-t-il une case sans responsable ?ex. Dans le tableau du point 2, vérifiez qu'il ne reste aucune case vide sans la mention « sans objet ». Où bloque-t-on le plus souvent ?ex. L'alerte de rupture de stock et l'envoi de la facture tardent souvent. Décidez qui vérifie et quand. Les documents et le montant correspondent-ils ?ex. Vérifiez que la quantité du bon de livraison et le montant de la facture (750 € HT) concernent la même commande. Points sans interlocuteur définiex. Qui valide une remise ? Notez les doutes sur une note et confirmez ensuite avec le responsable. ex. Vente devient Accueil, Entrepôt devient Production, Comptabilité devient Administration Si une personne cumule plusieurs rôles, utilisez son nom comme couloir Vous pouvez ajouter un prestataire externe comme couloir à part ex. Stock devient Vérifier si c'est fabricable ex. Expédition devient Envoi des données de livraison Utilisez le terme réellement employé dans votre entreprise ex. Suivez une commande récente (10 cartons du 5 septembre) de bout en bout Si ça ne colle pas à la réalité, corrigez le schéma, pas le travail Fixez qui relit tous les six mois et à quelle date (responsable : ____)
100%

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Contenu du tableau des tâches

En attente d'infos 16 éléments

Comprendre le flux
Remplir les couloirs
Exceptions et docs
Relire et partager
Adapter les 5 étapes
Lister les services
Choisir un cas réel
Ligne vente
Ligne entrepôt
Ligne comptabilité
Noter la remise docs
Fixer les exceptions
Lieu d'archivage
Vérifier les oublis
Faire relire
Archiver et informer

Recueil des infos 0 éléments

Sur le tableau 0 éléments

À valider 0 éléments

Finalisé 0 éléments

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