はじめての受発注 業務フロー図 テンプレート|注文・出荷・請求の流れを記入例つきのレーンで描いて抜け漏れを見つける

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はじめての受発注 業務フロー図 テンプレート|注文・出荷・請求の流れを記入例つきのレーンで描いて抜け漏れを見つける

受注から入金までの業務フロー図を初めて描く人向けの、記入例が最初から入った入門テンプレートです。ホワイトボードの左ページには受注→在庫確認→出荷→請求→入金の5段の流れ、営業・倉庫・経理の3レーン×5手順のスイムレーン、キャンセル・返品・入金遅れの例外3枠が並び、右ページには書類5種×3項目の受け渡し表、抜け漏れチェックの枠、自分の業務への置き換えと進め方のヒント3枠が並んでいます。タスクボードは聞き取り待ちから確定まで5列で、流れの把握・レーンの記入・例外と書類の整理・見直しと共有の4つの親タスクと各3件の子タスク(合計16件)が未着手で入っています。業務フロー図の作り方が分からないときは白紙から描き始めず、入っている記入例の部署名・手順名・書類名を自分の職場の言い方へ置き換えるところから始めてください。金額は税抜の日本円で記入例を書いているので、自社の取引金額に差し替えて使えます。受発注の担当になったばかりの人、業務の引き継ぎ資料を作りたい人、どの部署がどの書類を出すのかを一枚で共有したい小さなチームに向いています。

0 いいね 0 コピー 作者: WeProcess
業務フロー図 受発注 請求 スイムレーン 業務の見える化
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ホワイトボード プレビュー

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ホワイトボード プレビュー

① 受注から入金までの主な流れ(まずここを自社の言い方に直す) ② 誰が何をするか(スイムレーン=営業・倉庫・経理 × 5手順の記入例) ③ キャンセルが来たら ④ 返品が来たら ⑤ 入金が遅れたら ⑥ 書類の受け渡し(誰が出して誰が受け取るか) ⑦ 抜け漏れチェック(書き終えたら上から確認する) ⑧ レーン名を置き換える ⑨ 手順名を置き換える ⑩ まず一つだけ試す はじめての受発注フロー図 使い方: ① 5段の主な流れを自社... 成果物・書類 決めごと・担当 例外・つまずき 気づき・置き換え 1. 受注注文を受け取る例)メールで注文書を受け取り、品名・数量・希望納期を確認する。 2. 在庫確認出せるか確かめる例)倉庫に在庫数を聞き、足りなければ入荷日を確認して納期を返す。 3. 出荷荷物を送る例)梱包して納品書を同梱し、伝票番号を営業へ連絡する。 4. 請求請求書を出す例)月末で締め、翌月5日までに請求書をメールで送る。 5. 入金入金を確認する例)翌月末に入金を確認し、帳簿で入金済みにする(消し込み)。 受注 在庫確認 出荷 請求 入金 営業 注文書を受け取り内容を確認例)9/5に10箱の注文 倉庫に在庫数を問い合わせ、納期を客先へ返す 出荷日と伝票番号を客先へ連絡する 金額を経理へ伝える例)120,000円(税抜) 入金が遅れたら客先へ確認の連絡を入れる 倉庫 営業から受注の連絡を受け、出荷予定に入れる 在庫を数えて営業へ返す例)在庫8箱・不足2箱は9/8入荷 梱包し納品書を同梱して発送し、伝票番号を控える 出荷実績(日付・数量)を経理へ渡す 担当なし(入金の確認は経理が行う) 経理 支払条件と与信(後払い可否)を確認する(新規のみ) 担当なし(在庫の確認は倉庫が行う) 出荷実績を受け取り、請求のもとにする 請求書を作成して送付例)月末締め・翌月末払い 入金を照合し、売掛金を消し込む 例)出荷前なら倉庫へ即連絡し出荷を止める 例)出荷後は返品扱いに切り替える 取り消す書類を決める(出荷指示書・請求書) 誰が客先へ返事をするかを書く(担当: ____) 例)返品理由と数量を営業が聞き取る 例)倉庫が現品を確認してから受け入れる 返金か次回の相殺かを経理が決める 例)返金する場合は3営業日以内に連絡する 例)期限の3営業日後に経理が営業へ連絡 例)営業から客先へ入金予定日を確認する 未入金のまま次の出荷を止めるかを決める 連絡した日と相手の返事を必ず記録する 出す人 受け取る人 タイミング 注文書 お客様 営業 注文が決まったとき 出荷指示書 営業 倉庫 在庫を確保できた日 納品書 倉庫 お客様 荷物に同梱して出荷時 請求書 経理 お客様 締め日の後例)月末締め・翌月5日まで 入金明細 銀行・経理 営業 入金を確認した日 担当が空のマスはないか例)②の表で「担当なし」と書いていない空欄が残っていないか確認する。 止まりやすい所はどこか例)在庫不足の連絡と請求書の送付が遅れやすい。誰がいつ確認するかを決める。 書類とお金が一致するか例)納品書の数量と請求書の金額(税抜120,000円)が同じ注文を指しているか確かめる。 確認先が未定の点例)値引きの承認は誰に聞くか。分からない点は付箋に残し、後で担当へ確認する。 例)営業→受付、倉庫→製造、経理→事務 一人で何役も持つ場合は氏名をレーン名にする 外注先も一つのレーンとして足してよい 例)在庫確認→制作できるかの確認 例)出荷→納品データの送信 自社で使っている呼び名をそのまま書く 例)直近の注文1件(9/5の10箱)を最後まで通す 実物と違う所が出たら図の方を直す 半年に一度見直す担当と日付を決める(担当: ____)
100%

ドラッグで移動・ホイールで拡大縮小

タスクボードの内容

聞き取り待ち 16件

全体の流れをつかむ
レーンごとに記入する
例外と書類を整理する
見直して共有する
5段の流れを直す
関わる部署を書く
1件の実例を選ぶ
営業の行を埋める
倉庫の行を埋める
経理の行を埋める
書類の受け渡しを書く
例外の対応を決める
保管場所を書く
抜け漏れを確認する
各部署に見てもらう
保存して周知する

聞き取り中 0件

図に記入中 0件

担当に確認中 0件

確定 0件

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