AI引入决策会议看板入门|一次会议定下目标·对象业务·顾虑·小范围试点

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AI引入决策会议看板入门|一次会议定下目标·对象业务·顾虑·小范围试点

这是给第一次要开AI引入决策会议的负责人使用的入门模板,用来在一次会议里把目标·对象业务·顾虑·小范围试点这四件事一次性定下来。白板上排着目标/对象业务/顾虑/小范围试点这四个方框,用5W1H(做什么·为什么·谁来做·什么时候·在哪里·怎么做)把试点内容具体化的放射图,60分钟会议的5个步骤,决定事项表(4行×3列),以及本次不决定的事和下次日期的方框。任务看板从收集议题到复盘共5列,会议准备·会议当天·试点准备·结果判断这4个父任务,各自的3个子任务都放在第一列"收集议题"里。不知道AI引入会议该怎么开时,只要把盘面的4个方框从左到右依次填完,最后把负责人和期限写进决定事项表,就能分清这次决定了什么、没决定什么。适合刚开始考虑在公司内部用AI的小团队,或兼任信息系统负责人的人。

0 点赞 0 复制 作者: WeProcess
AI引入 会议方法 决策 业务效率 小规模试点
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白板预览

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① 目标(想改善什么) ② 对象业务(在哪项工作上试点) ③ 顾虑(担心的事·反对意见) ④ 小范围试点(做到什么程度) ⑥ 会议的进行方式(60分钟参考) ⑦ 决定事项(会议中填好,当场读一遍) ⑧ 这次不决定的事和下次日程 AI引入决策会议看板 使用方法:① 写出目标和对象业务(... 目标·已定事项 规则·负责人 顾虑·暂缓事项 试点·发现 例:把每件咨询的回复时间缩短一半 例:不再手工整理会议记录 不写"用AI"本身,写它带来的结果 能用数字说清的就用数字写。例:从每月20小时缩到每月10小时 例:起草咨询邮件的首次回复 例:把会议录音做成会议记录草稿 选每周重复、流程固定的业务 这次只锁定1项业务 例:混入不能对外的信息→输入时隐去公司名 例:没人发现输出的错误→发送前由负责人确认 反对意见不要删掉,写在这里并在旁边补上对策 写不出对策的顾虑归为"这次不做" 例:1个部门5人·4周·每周1次15分钟复盘 例:每月100件里只用AI起草其中20件 用数字划定人数·期间·件数 也要定停止条件。例:连续出错3次就停止 ⑤ 用5W1H具体化试点内容(把④... 试点内容 做什么 例:让AI起草咨询邮件的回复 为什么 例:想把首次回复的等待时间从1天缩到半天 谁来做 例:客服5人使用,发送前由其中1名主管确认 什么时候 例:从4月1日起4周。每周五做15分钟复盘 在哪里 例:只在公司内部的咨询管理系统里使用 怎么做 例:AI起草后由人修改再发送,并记录改动的地方 0-10分钟定目标用一句话说清想改善什么(盘面①),统一参会人的认知。 10-25分钟选对象业务把候选排出来定1项(盘面②)。优先选作业时间长、流程固定的业务。 25-40分钟提出顾虑把不安和反对意见全部说出来(盘面③),逐条补上对策。这里不要省时间。 40-55分钟定试点范围用数字定人数·期间·件数和停止条件(盘面④)。用5W1H确认有没有遗漏(盘面⑤)。 55-60分钟确认决定事项读一遍表(盘面⑦),填上负责人和期限。把不决定的事和下次日期(盘面⑧)也写完再结束。 内容 负责人 期限 决定1 目标 例:把咨询的回复时间缩短一半 例:部门负责人 例:今天决定 决定2 对象业务 例:起草邮件首次回复 例:客服主管 例:3月25日前 决定3 试点范围 例:5人·4周·每月最多20件 例:信息系统负责人 例:4月1日开始 决定4 评估日 例:4周后判断是否继续 例:部门负责人 例:4月30日 这次不决定的事例:推广到全公司/签约服务的最终决定/公司规定的修改扩大范围的话,等看到试点结果后再处理。 带回去确认的事例:含个人信息的数据能不能输入AI(找法务确认)负责人: ____ / 期限: __/__ 下次的日程和议题看试点结果,决定继续·扩大·停止。日期时间: __/__ __:__ / 参加者: ____
100%

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任务看板内容

收集议题 16 项

做好会议前的准备
会上填满4个方框
做好试点准备
看结果做判断
准备目标的草案
收集3个候选业务
定参会人和时间
定目标和对象业务
提出顾虑和对策
用数字定试点范围
用5W1H写步骤
定要用的工具
共享停止条件
每周做一次记录
用数字总结效果
决定是否继续

会议讨论中 0 项

已决定 0 项

试行中 0 项

已复盘 0 项

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