Bisnis & Strategi
Proposal Internal untuk Pemula: susun kerangka dengan 5W1H dan 6 unsur agar lolos
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Karyawan baru yang pertama kali membuat proposal internal belajar menulis proposal dari 5W1H, lalu merapikannya jadi 6 unsur agar lolos di meja pengambil keputusan, dengan templat untuk pemula ini. Papan tulis dua halaman: di kiri ada kotak kumpulan ide, 5W1H yang melebar ke enam arah, perbandingan kelebihan dan kekurangan dalam dua kolom, serta 6 langkah menulis proposal; di kanan ada rangkuman satu kalimat, tabel 6 unsur, dan tiga kotak berisi sudut pandang pengambil keputusan, pola proposal yang ditolak, dan langkah pertama setelah disetujui. Papan tugas punya lima kolom, dari ide sampai terkirim, dengan 4 tugas induk dan masing-masing 3 subtugas, total 16 tugas yang belum dikerjakan. Jika Anda berhenti di baris pertama, jawab dulu enam pertanyaan 5W1H lalu pindahkan jawabannya ke tabel 6 unsur. Isinya khusus proposal untuk keputusan internal, bukan proposal penawaran ke pelanggan. Proposal yang menuliskan sendiri kekurangannya justru lebih sedikit dikoreksi saat dibaca atasan.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Papan Proposal Internal
Cara pakai: (1) Lihat alur lengkapnya di 6 langkah (papan 4, halaman kiri) → (2) Tulis ide dan keluhan yang mengganjal → (3) Jawab enam pertanyaan 5W1H → (4) Tulis kelebihan dan kekurangan di dua kolom → (5) Rapikan jadi rangkuman satu kalimat dan tabel 6 unsur lalu ajukan
1. Bibit ide (keluhan dan ide yang terlintas)
- Hal yang merepotkan saya mis. Penagihan akhir bulan selalu makan 3 hari, dan kunjungan penjualan di minggu itu tinggal separuh.
- Suara orang lain (persis kata mereka) mis. Bagian keuangan, "isi yang sama diketik manual ke dua sistem" mis. Senior, "tenggatnya sama untuk semua orang, jadi tidak ada tempat bertanya"
- Contoh divisi lain atau perusahaan lain mis. Divisi sebelah memecah penagihan jadi dua kali sebulan supaya bebannya rata. Biaya penerapannya nol.
2. Kunci kerangka dengan 5W1H (kuncinya, tentukan Why lebih dulu)
- Penagihan dua kali sebulan
- Why mengapa mis. Menghapus lembur 3 hari di akhir bulan supaya tim penjualan tetap bisa berkunjung
- What apa mis. Memecah tutup buku penagihan dari sebulan sekali jadi dua kali, tanggal 15 dan akhir bulan
- Who siapa mis. Dikerjakan 2 orang keuangan. Terdampak 12 orang penjualan dan 2 orang keuangan, total 14 orang
- When kapan mis. Uji coba Oktober, resmi mulai November. Keputusan paling lambat 20 September
- Where di mana mis. Selesai di dalam sistem akuntansi yang ada. Tidak menambah alat baru
- How bagaimana mis. Menetapkan dua tanggal tutup buku, memberi tahu mitra sebulan sebelumnya, dan membuat panduan 1 halaman
3. Banding kelebihan dan kekurangan (menulis kekurangan sendiri justru memudahkan lolos)
Pros Kelebihan
- Alasan utama memilih cara ini mis. Menghapus langsung penyebab lembur menumpuk di akhir bulan. Bisa dikerjakan dengan sistem sekarang tanpa menambah orang.
- Keuntungan di luar divisi saya mis. Tim penjualan bisa berkunjung juga di akhir bulan. Tenggat mitra ikut terpecah sehingga pertanyaan menjelang tenggat berkurang.
Cons Kekurangan
- Siapa yang pekerjaannya bertambah mis. Perlu pemberitahuan ke 40 mitra. Belum diputuskan siapa yang menulis dan mengirim surat itu.
- Kalau tidak berjalan mulus mis. Karena tutup buku jadi dua kali, muncul pekerjaan pemeriksaan di tengah bulan. Kalau uji coba 1 bulan gagal, kembali ke cara lama.
4. Cara membuat proposal yang lolos (6 langkah)
- 1. Pilih satu bibit ide Dari keluhan yang ditempel di papan 1, pilih satu yang bisa Anda gerakkan sendiri. mis. Kenaikan harga perusahaan lain tidak bisa digerakkan; tanggal tutup buku divisi sendiri bisa.
- 2. Buat kerangka 5W1H Jawab enam pertanyaan di papan 2. Mulai dari Why supaya What, How, sasaran, dan waktunya tidak goyah.
- 3. Tulis sisi baik dan buruk Isi dua kolom di papan 3 dengan masing-masing dua kelebihan dan dua kekurangan. Mengubahnya jadi angka dilakukan di papan 6 (efek dan biaya). Ide yang kekurangannya satu pun tidak bisa ditulis berarti belum matang.
- 4. Buat rangkuman singkat Buat versi 30 detik di papan 5, lalu ucapkan dengan suara keras. mis. Bayangkan bertemu atasan di lorong; cukupkah satu kalimat ini untuk menjelaskannya?
- 5. Tulis ke 6 unsur Isi tabel di papan 6 dari atas ke bawah dan pakai barisnya sebagai judul bagian dokumen. Muat dalam 1-2 halaman A4. Makin panjang proposalnya, makin tidak dibaca.
- 6. Minta dibaca dulu Tunjukkan ke atasan atau senior, minta koreksi dari sudut pandang papan 7, baru ajukan untuk persetujuan. mis. Tutup lebih dulu koreksi "ditulis biaya nol, padahal jam kerja tim TI terpakai".
5. Rangkuman satu kalimat (bisa diucapkan dalam 30 detik)
- Rangkuman satu kalimat mis. Ini proposal untuk memecah penagihan jadi dua kali sebulan, menghapus lembur 3 hari di akhir bulan, dan menambah 12 kunjungan penjualan per bulan.
- Pola kalimatnya (tinggal diisi) "Proposal ini menyelesaikan ____ milik ____ dengan cara ____, sehingga menghasilkan ____" Proposal yang tidak bisa diucapkan begini tidak akan lolos meski ditulis rapi.
6. Enam unsur proposal (yang ditulis dan contohnya)
| Yang ditulis | Contoh | |
|---|---|---|
| Latar | Kondisi sekarang dan apa yang merepotkan. Hanya angka dan fakta, tanpa opini. | mis. Lembur 3 hari di akhir bulan, 18 jam sebulan untuk 2 orang keuangan. Kunjungan penjualan di periode sama turun separuh. |
| Tujuan | Apa yang ingin dicapai proposal ini. Satu kalimat tegas. | mis. Meratakan beban penagihan dalam sebulan dan menekan lembur akhir bulan sampai nol. |
| Isi | Apa yang dikerjakan secara konkret. Langkah, sasaran, dan cakupan. | mis. Tutup buku tanggal 15 dan akhir bulan. Berlaku untuk 40 mitra rutin. Mitra baru tetap seperti sekarang. |
| Efek | Pisahkan efek yang bisa diukur dengan angka dari yang tidak. | mis. 18 jam → 0 jam (Rp 50.000 per jam, Rp 900.000 per bulan). Kunjungan akhir bulan diperkirakan bertambah 12 kali. |
| Biaya | Uang dan tenaga yang dibutuhkan. Kalau nol, tulis nol. | mis. Tanpa perubahan sistem. 8 jam untuk panduan dan pemberitahuan mitra (2 orang keuangan, 4 jam per orang). |
| Jadwal | Kapan mengerjakan apa. Tanggal keputusan dan tanggal mulai wajib ada. | mis. Keputusan 20/9 → pemberitahuan mitra sampai 30/9 → uji coba Oktober → resmi November. |
7. Yang dilihat pengambil keputusan
- Berapa biayanya dan berapa untungnya
- Waktu siapa yang dipakai dan berapa banyak
- Bagaimana mengembalikannya kalau dihentikan
- mis. Tulis bahwa cara lama dipakai lagi bila uji coba 1 bulan tidak berhasil
8. Pola proposal yang tidak lolos
- mis. Latarnya cuma "rasanya kurang efisien"
- mis. Efeknya cuma "pekerjaan jadi ringan" tanpa angka
- mis. Ditulis biaya nol, padahal jam kerja divisi lain terpakai
- Tidak menyinggung uang, waktu, maupun risiko
9. Siap bergerak setelah disetujui
- Tentukan satu hal saja untuk dikerjakan di hari pertama
- mis. Kirim email pemberitahuan ke 40 mitra pada hari kerja berikutnya
- Tulis daftar kontak dan urutan pemberitahuannya
- Catat sekali angka pengukur efek sebelum mulai
Isi papan tugas
Ide 16 item
Kumpulkan ide
Ide yang baru terlintas di pikiran belum jadi proposal. Kumpulkan keluhan sebagai fakta sampai Anda bisa memilih mana yang layak diajukan.
Tulis masalahnya
Tulis 5 pekerjaan yang paling menyita waktu Anda sebulan terakhir. Sisakan hanya yang masih bisa Anda ubah sendiri.
Tanya 3 rekan
Tanyakan kepada 3 orang yang mengerjakan pekerjaan sama apa yang merepotkan, lalu salin persis kata-kata mereka. Gunanya melepas praduga sendiri.
Cari contoh serupa
Cari 1 contoh divisi lain atau perusahaan lain yang mengatasi keluhan serupa, lalu catat biaya dan hasilnya.
Kunci pakai 5W1H
Ini kerangka sebelum menulis. Cukup menjawab enam pertanyaan, bahan untuk tahap penulisan sudah lengkap.
Tentukan Why dulu
Nyatakan alasan mengerjakannya dalam satu kalimat. Kalau bagian ini goyah, lima jawaban sisanya ikut goyah.
Tulis What dan How
Tulis dengan konkret apa yang dikerjakan dan bagaimana caranya. Dahulukan cara yang tidak menambah alat baru.
Sasaran dan waktu
Isi Who, When, dan Where. Tulis jelas jumlah orang yang terdampak, tanggal keputusan, dan tanggal mulai.
Tulis 6 unsurnya
Pindahkan kerangka ke bentuk dokumen. Isi tabel 6 unsur dari atas ke bawah dan pakai barisnya sebagai judul bagian. Muat dalam 1-2 halaman A4.
Latar dan tujuan
Latar hanya berisi angka dan fakta, tujuan dinyatakan dalam satu kalimat. Jangan campurkan opini ke bagian latar.
Efek dalam angka
Hitung waktu dan uang yang bisa dihemat, lalu pisahkan efek yang tidak bisa diukur dengan angka. Kalau bagian ini lemah, proposal tidak lolos.
Biaya dan jadwal
Tulis uang dan jam kerja yang dibutuhkan, lalu susun jadwal mundur dari tanggal keputusan. Kalau biayanya nol, tulis nol.
Lolos persetujuan
Mengirim bukan akhir. Tutup lubangnya lewat pembacaan awal dan pertanyaan dugaan, supaya Anda bisa bergerak sehari setelah disetujui.
Minta dibaca atasan
Sebelum diajukan, tunjukkan ke atasan dan minta koreksi dari sudut pandang pengambil keputusan.
Siapkan jawaban
Siapkan satu kalimat jawaban untuk 3 hal yang dilihat pengambil keputusan (biaya, jam kerja, cara membatalkan) dan untuk 2 kekurangan yang Anda tulis di perbandingan.
Rencana hari pertama
Tentukan satu hal yang dikerjakan pada hari kerja pertama setelah disetujui. Catat sekali angka pengukur efek sebelum mulai.
