Bisnis & Strategi
PDCA untuk Pemula: Papan Siklus Perbaikan | Plan, Do, Check, Act satu putaran
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Orang yang baru belajar siklus PDCA memilih satu tema dari pekerjaan atau pelajaran, lalu menuntaskan satu putaran plan, do, check, act dalam dua minggu memakai templat untuk pemula ini. Halaman kiri papan tulis memuat tema dan target, empat tahap PDCA, matriks empat kuadran untuk memilah hasil Check, serta 5 Whys enam tahap yang menggali satu kegagalan sampai akar masalah; halaman kanan memuat lima langkah selama dua minggu, tabel riwayat perbaikan dari putaran pertama sampai ketiga, dan tiga hal yang sering membuat pemula tersandung. Papan tugas punya lima kolom - rencana, jalankan, periksa, perbaiki, dan putaran selesai - serta berisi 4 tugas induk dan 12 subtugas yang belum dikerjakan, dari menentukan tema sampai Act. Jika Anda bingung cara menjalankan PDCA atau sering berhenti di tengah jalan, batasi diri pada satu tema dan tiru contoh yang sudah tersedia sampai putaran pertama selesai. Mulai putaran kedua, tabel riwayat menunjukkan tindakan mana yang benar-benar berhasil.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
PDCA untuk Pemula
Cara pakai: (1) Tentukan tema dan target dalam angka → (2) Tulis Plan lalu coba delapan hari tanpa diubah → (3) Lihat catatan dan pilah hasil Check ke empat kuadran → (4) Gali satu kegagalan dengan 5 Whys sampai akar masalah → (5) Tulis Act, isi tabel riwayat, lalu salin ke Plan putaran berikutnya
1. Tema yang ingin diperbaiki dan target putaran ini
- Tema yang ingin diperbaiki (satu saja) mis. persiapan pagi lama, sehingga setiap hari keluar rumah mepet waktu
- Target putaran ini (tulis dengan angka) mis. dua minggu lagi, keluar rumah pukul 08.10 setiap hari Periode: __/__ sampai __/__ / Rekan yang ikut menjalankan: ____
- Angka sebelum mulai (ukur lebih dulu) mis. sekarang keluar antara pukul 08.20 dan 08.35 Selisih: mis. target 08.10 sedangkan rata-rata kini 08.27, jadi telat sekitar 17 menit Tanggal ukur: __/__ / Cara ukur: catat jam keluar pintu di ponsel
2. Siklus PDCA (putaran pertama)
- Plan rencana Tetapkan apa, kapan, dan cara ukur mis. siapkan barang dan baju malam hari pukul 22.00. Ukurannya jam keluar pintu.
- Do jalankan Jalankan delapan hari sesuai rencana mis. berhasil 6 dari 8 hari. Yang gagal adalah 2 hari saat pulang lembur.
- Check periksa Bandingkan dengan angka awal mis. rata-rata keluar 08.14. Sebarannya menyempit dari 15 menit ke 8 menit.
- Act perbaiki Putuskan lanjut, henti, atau ubah mis. lanjutkan. Tambah syarat, saat lembur langsung siapkan begitu sampai rumah.
3. Memilah temuan dari Check
Sumbu vertikal: Bagaimana hasilnya (atas = berhasil / bawah = tidak berhasil) / Sumbu horizontal: Penyebabnya di sisi mana (kiri = di luar diri / kanan = dari diri sendiri)
- Berhasil x faktor luar Bagian yang tertolong keberuntungan atau kebaikan orang lain. Kondisinya belum tentu berulang, jadi cukup catat kondisinya dan jangan masukkan ke Act.
- Berhasil x usaha sendiri Bagian yang bisa diulang. Masukkan ke lanjutkan pada Act, tulis caranya sebagai satu baris langkah, lalu salin ke Plan putaran kedua.
- Tidak berhasil x faktor luar Bagian yang tidak bisa Anda ubah. Tentukan kepada siapa harus berkonsultasi, atau ganti dengan siasat yang menghindari situasi itu.
- Tidak berhasil x diri sendiri Plan putaran kedua diambil dari sini, satu saja. Gali dulu sampai akar masalah dengan 5 Whys di bingkai 4 sebelum memilih tindakan.
4. 5 Whys | pilih satu kasus dari kuadran kanan bawah bingkai 3 dan tanya lima kali
- Mengapa 1 Tanya mengapa pada kasus itu mis. gagal 2 dari 8 hari → sampai rumah pukul 22.00
- Mengapa 2 Tulis fakta saja, tanpa terkaan mis. langsung tidur → mengapa tidak sebelum tidur?
- Mengapa 3 Lihat cara Anda sendiri mis. rencananya hanya malam → mengapa dibatasi malam saja?
- Mengapa 4 Tulis alasan keputusan itu mis. pagi dikira mustahil → lalu di hari lembur bagaimana?
- Mengapa 5 Pastikan dengan angka lalu berhenti mis. ada 10 menit sebelum tidur → bawa jawabannya ke akar masalah
- Akar masalah Satu kalimat yang bila diubah, hasil berubah mis. belum ada tindakan cadangan untuk hari lembur Bawa satu saja ke Plan berikutnya
5. Cara menjalankan satu putaran (dua minggu)
- Hari ke-1 Tulis tema dan Plan Di bingkai 1 tetapkan target dan angka saat ini, lalu di tahap Plan bingkai 2 tulis maksimal tiga tindakan.
- Hari ke-2 sampai 9 Lanjutkan Do Teruskan tanpa mengubah rencana. Satu baris per hari, cukup berhasil atau tidak beserta angkanya.
- Hari ke-10 Kumpulkan catatan Sejajarkan catatan delapan hari di satu tempat. Kalau ada hari yang bolong, biarkan apa adanya.
- Hari ke-11 dan 12 Pilah lewat Check Bandingkan dengan angka awal, lalu letakkan temuan di empat kuadran bingkai 3. Satu kasus yang gagal digali lima kali di bingkai 4.
- Hari ke-13 dan 14 Putuskan Act lalu ke putaran berikutnya Pilih satu dari lanjutkan, hentikan, atau ubah, tulis di tabel riwayat bingkai 6, lalu salin ke Plan putaran kedua.
6. Riwayat perbaikan (tambah satu baris tiap putaran)
| Plan rencana | Do jalankan | Check periksa | Act perbaiki | |
|---|---|---|---|---|
| Putaran 1 (contoh) | mis. siapkan barang dan baju pukul 22.00 (__/__ sampai __/__) | mis. berhasil 6 dari 8 hari. Yang gagal 2 hari saat lembur | mis. rata-rata keluar 08.14. Sebaran menyempit dari 15 menit ke 8 menit | mis. lanjutkan. Saat lembur langsung siapkan begitu sampai rumah |
| Putaran 2 | Salin Act putaran sebelumnya apa adanya, tukar satu tindakan saja | Beri tanda pada hari yang berhasil. Tanpa alasan, cukup fakta | Bandingkan dengan cara ukur yang sama. Jangan ganti cara ukur di tengah | Pilih satu saja dari tiga: lanjutkan, hentikan, ubah |
| Putaran 3 | Salin Act putaran kedua menjadi Plan putaran ini. Tetap maksimal tiga tindakan | Teruskan cara mencatat yang sama. Cukup hari berhasil dan angkanya | Sejajarkan tiga putaran, lalu cari minggu saat perbaikan berhenti | Kalau target tercapai, ganti tema di bingkai 1. Kalau belum, ubah caranya dan bukan temanya |
7. Tersandung di Plan (terlalu banyak maunya)
- mis. menulis 8 tindakan, dan dalam 3 hari semuanya berhenti
- Perbaikannya. Tetapkan bahwa satu putaran cukup tiga tindakan
- "Berusaha keras" dan "lebih sadar" bukan tindakan
- Menempelkan tindakan pada jadwal yang ada menaikkan tingkat pelaksanaannya
8. Kiat Check (jangan berhenti di kesan)
- mis. berhenti di "lumayan bagus", dan tidak menyambung ke langkah berikutnya
- Perbaikannya. Selalu ukur angka awal sebelum mulai
- Tulis selisihnya begini, dari sebaran 15 menit ke 8 menit
- Simpan juga alasan hari yang gagal di kolom yang sama
9. Aturan Act (langsung salin ke putaran berikutnya)
- mis. merasa sudah memutuskan Act, padahal Plan berikutnya kosong
- Perbaikannya. Salin Act ke Plan berikutnya saat itu juga
- Pindahkan tiap putaran ke tabel riwayat agar tercatat
- Kalau tiga putaran angkanya tidak bergerak, ganti temanya
Isi papan tugas
Rencana (Plan) 16 item
Tema dan target
Persiapan sebelum putaran pertama. Persempit hal yang ingin diperbaiki menjadi satu saja, lalu tulis targetnya agar bisa dinilai dengan angka. Tanpa ini, Check tidak punya bahan apa pun.
Pilih satu tema
Tulis tiga hal yang mengganjal, lalu pilih satu saja yang hasilnya terlihat dalam dua minggu. Sisanya disimpan untuk putaran berikutnya.
Tulis target angka
Tulis bukan "ingin lebih cepat", melainkan "keluar rumah pukul 08.10", agar tercapai atau tidaknya bisa dinilai dengan tanda benar dan salah.
Catat kondisi awal
Ukur angka sebelum mulai dan tulis di bingkai 1. Tanpa pembanding, Check hanya berujung kesan, jadi ukur lebih dulu.
Susun Plan
Tahap pertama PDCA. Tetapkan tiga hal, yaitu apa yang dikerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengukurnya. Kalau terlalu banyak maunya, dua minggu tidak cukup untuk satu putaran.
Pilih 3 tindakan
Tulis semua ide tindakan, lalu saring menjadi maksimal tiga yang bisa dimulai besok. Setelah tersaring, tulis di tahap Plan pada bingkai 2.
Tentukan waktunya
Tempelkan tiap tindakan pada jadwal yang sudah ada, misalnya setiap pagi atau Jumat sore. Tindakan tanpa waktu tidak akan dijalankan.
Tentukan catatan
Tetapkan dalam satu baris apa yang dicatat, kapan, dan di mana. Karena cara ukur ini dipakai lagi pada putaran berikutnya, pilih yang paling sederhana.
Jalankan Do & Check
Tahap kedua dan ketiga PDCA. Delapan hari mencoba sesuai rencana, lalu setelah selesai membaca catatan untuk memastikan faktanya. Jangan mengubah rencana di tengah jalan.
Coba 8 hari penuh
Jalankan Plan selama delapan hari, yaitu hari kedua sampai kesembilan. Meski ada hari yang gagal, rencana tetap tidak diubah; tulis kejadiannya di catatan tahap Do.
Catat 1 baris/hari
Tulis satu baris berisi berhasil atau tidak beserta angka hari itu. Tanpa alasan, cukup fakta, supaya Check berjalan cepat.
Bandingkan angka
Sandingkan angka sebelum mulai dengan angka setelah dua minggu, lalu tulis selisihnya di tahap Check pada bingkai 2. Tulis selisih, bukan kesan.
Act lalu putaran 2
Tahap keempat PDCA. Ubah temuan Check menjadi keputusan lanjutkan, hentikan, atau ubah bentuknya, lalu jadikan keputusan itu sebagai Plan putaran berikutnya.
Lanjut atau stop
Setelah memilah di bingkai 3, pakai akar masalah yang digali dengan 5 Whys di bingkai 4, lalu pilih satu saja, yaitu lanjutkan, hentikan, atau ubah bentuknya.
Tulis Plan ke-2
Salin keputusan Act ke Plan putaran kedua. Temanya tetap sama, dan hanya satu tindakan yang ditukar.
Isi tabel riwayat
Pindahkan Plan, Do, Check, dan Act satu putaran ke tabel riwayat di bingkai 6. Setelah tiga baris sejajar, terlihat minggu saat perbaikan berhenti.
