Business & stratégie
Cycle PDCA pour débutants : planifier, faire, vérifier, améliorer et garder la trace, tour par tour
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Toute personne qui découvre le cycle PDCA choisit un seul sujet de travail ou d'études et boucle Plan, Do, Check et Act en deux semaines grâce à ce modèle PDCA pour débutants. La page de gauche du tableau blanc réunit un cadre thème et objectif, la chaîne PDCA en quatre étapes Plan, Do, Check, Act, quatre cases pour trier ce que le Check a montré, et une analyse 5 Whys en six étapes qui reprend le seul échec et demande pourquoi cinq fois jusqu'à la cause racine. La page de droite présente cinq étapes sur deux semaines, un historique des améliorations des tours 1 à 3 et les trois pièges classiques des débutants. Le tableau de tâches a cinq colonnes - Plan, Do, Check, Act et Tour terminé - et démarre avec 4 tâches parentes et 12 sous-tâches, du choix du thème à l'Act, toutes à faire. Si vous ne savez pas comment faire tourner le PDCA, tenez-vous à un seul thème, suivez les exemples et terminez le premier tour. Dès le tour 2, l'historique s'empile et vous voyez ce qui a vraiment marché.
Avec un compte gratuit, vous pouvez copier ce modèle depuis le marché
Aperçu du tableau blanc
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Démarrer le cycle PDCA
Mode d'emploi : (1) Choisir le thème et écrire l'objectif en chiffres → (2) Écrire le Plan et le garder inchangé pendant 8 jours, du jour 2 au jour 9 → (3) Relire les notes et trier les résultats du Check dans les quatre cases → (4) Creuser le seul échec jusqu'à la cause racine avec les 5 Whys → (5) Écrire l'Act dans l'étape Act, le noter dans l'historique (tableau 6, page de droite) et le recopier dans le Plan du tour 2
1. Le thème à améliorer et l'objectif de ce tour
- Thème que vous voulez améliorer (un seul) ex. Le matin, me préparer prend trop de temps et je sors de chez moi à la dernière minute tous les jours
- Objectif de ce tour (écrit en chiffres) ex. Dans deux semaines, sortir de chez moi à 8h10 tous les jours Période : __/__ au __/__ / Personne qui suit avec vous : ____
- Chiffres avant de commencer (mesurez d'abord) ex. Aujourd'hui, cela varie entre 8h20 et 8h35 Écart : ex. moyenne à 8h27 pour un objectif à 8h10, environ 17 minutes de retard Mesuré le : __/__ / Comment : noter sur le téléphone l'heure de sortie
2. Le cycle PDCA (tour 1)
- Plan – planifier Décider quoi, quand et comment mesurer ex. préparer sac et vêtements la veille à 22h. On mesure l'heure de sortie.
- Do – faire Tenir 8 jours exactement comme prévu ex. réussi 6 jours sur 8. Les 2 échecs sont des soirs de retour tardif.
- Check – vérifier Comparer avec les chiffres du départ ex. sortie à 8h14 en moyenne. L'écart passe de 15 minutes à 8 minutes.
- Act – améliorer Choisir garder, arrêter ou changer ex. garder, et ajouter pour les soirs tardifs de préparer dès le retour.
3. Trier ce que le Check a montré
Axe vertical : Quel a été le résultat (haut = a marché / bas = n'a pas marché) / Axe horizontal : De quel côté est la cause (gauche = en dehors de vous / droite = de votre côté)
- A marché × facteurs extérieurs La chance ou les autres vous ont aidé. Les mêmes conditions ne reviendront pas forcément, notez-les simplement et ne les mettez pas dans l'Act.
- A marché × votre propre idée Cela se reproduit. Envoyez-le vers garder dans l'Act, écrivez la méthode en une ligne, puis recopiez-la dans le Plan du tour 2.
- N'a pas marché × facteurs extérieurs Vous ne pouvez pas le changer seul. Décidez à qui demander de l'aide, ou remplacez-le par une organisation qui évite la situation.
- N'a pas marché × votre côté Le Plan du tour 2 prend exactement un point d'ici. Creusez-le d'abord jusqu'à la cause racine avec les 5 Whys de (tableau 4).
4. 5 Whys - prendre un seul point en bas à droite de (tableau 3) et demander pourquoi cinq fois (version courte)
- Pourquoi 1 Demander pourquoi sur ce point ex. manqué 2 jours sur 8 → je rentrais à 22h
- Pourquoi 2 Écrire des faits seulement (pas de suppositions) ex. je me couchais directement → pourquoi pas avant de dormir ?
- Pourquoi 3 Regarder sa propre méthode ex. le plan tenait en une préparation le soir → pourquoi seulement le soir ?
- Pourquoi 4 Écrire la raison de ce choix ex. je pensais le matin impossible → et les jours de retour tardif ?
- Pourquoi 5 Vérifier avec un chiffre et s'arrêter ex. j'avais 10 minutes avant de dormir → la réponse part vers la cause racine
- Cause racine Une phrase qui change le résultat ex. il n'existe aucune solution de repli pour les soirs tardifs Un seul point vers le Plan du tour 2
5. Comment se déroule un tour (deux semaines)
- Jour 1 Écrire le thème et le Plan Fixez l'objectif et le chiffre du jour dans (tableau 1), puis notez trois actions au plus dans l'étape Plan de (tableau 2).
- Jours 2 à 9 Tenir le Do Ne changez pas le plan. Une ligne par jour, fait ou pas fait, avec le chiffre.
- Jour 10 Rassembler les notes Alignez au même endroit les notes des 8 jours. Si un jour manque, laissez le trou tel quel.
- Jours 11 à 12 Trier avec le Check Comparez avec les chiffres du départ et placez ce que vous avez appris dans les quatre cases de (tableau 3). Creusez l'échec cinq fois dans (tableau 4).
- Jours 13 à 14 Décider l'Act et ouvrir le tour 2 Choisissez garder, arrêter ou changer, notez-le dans l'historique de (tableau 6), puis recopiez-le dans le Plan du tour 2.
6. Historique des améliorations (une ligne par tour)
| Plan – planifier | Do – faire | Check – vérifier | Act – améliorer | |
|---|---|---|---|---|
| Tour 1 (exemple) | ex. préparer sac et vêtements à 22h (__/__ au __/__) | ex. réussi 6 jours sur 8. Les 2 échecs sont des soirs de retour tardif | ex. sortie à 8h14 en moyenne. L'écart passe de 15 minutes à 8 | ex. garder, et ajouter de préparer dès le retour les soirs tardifs |
| Tour 2 | Recopier l'Act du tour 1 tel quel. Ne remplacer qu'une seule action | Cocher les jours faits. Pas d'excuses, seulement les faits | Comparer comme au tour 1. Ne jamais changer le relevé en cours de route | Choisir une seule option, garder, arrêter ou changer |
| Tour 3 | Recopier l'Act du tour 2 dans le Plan du tour 3. Toujours trois actions au plus | Garder le même relevé. Une ligne avec les jours faits et le chiffre | Aligner les trois tours et chercher la semaine où les progrès s'arrêtent | Objectif atteint, passez à un nouveau thème dans (tableau 1). Sinon changez la méthode, pas le thème |
7. Là où le Plan dérape (trop ambitieux)
- ex. huit actions écrites, tout s'arrête au bout de trois jours
- Remède. Décider que trois actions au plus tiennent dans un tour
- « Faire un effort » et « rester vigilant » ne sont pas des actions
- Accrochée à une habitude existante, une action se fait bien plus souvent
8. Bien faire le Check (ne pas finir sur une impression)
- ex. cela finit sur « c'était plutôt bien » et rien ne suit
- Remède. Toujours mesurer les chiffres du départ avant de commencer
- Écrire l'écart comme de 15 minutes de dispersion à 8 minutes
- Garder dans la même case la raison des jours manqués
9. La règle de l'Act (le recopier tout de suite dans le tour 2)
- ex. l'Act semble décidé mais le Plan du tour 2 reste vide
- Remède. Recopier l'Act dans le Plan du tour 2 au moment même où vous l'écrivez
- Reporter chaque tour dans l'historique pour en garder la trace
- Si les chiffres ne bougent pas après trois tours, changez de thème
Contenu du tableau des tâches
Plan (planifier) 16 éléments
Thème et objectif
Préparation avant le tour 1. Réduisez ce que vous voulez améliorer à une seule chose et écrivez l'objectif sous une forme qui se juge avec un chiffre. Sans cela, le Check n'aura rien à dire.
Choisir un thème
Notez trois choses qui vous gênent et ne gardez que celle dont le résultat sera visible en deux semaines. Les autres attendront un tour suivant.
Objectif chiffré
Au lieu d'« aller plus vite », écrivez « sortir de chez moi à 8h10 », pour pouvoir répondre par oui ou non à la question de l'objectif atteint.
Mesurer le départ
Mesurez le chiffre d'aujourd'hui et notez-le dans (tableau 1). Sans point de comparaison, le Check se termine en impression, alors mesurez toujours d'abord.
Écrire le Plan
Première étape du PDCA. Décidez ce que vous faites, quand vous le faites et comment vous le mesurez. Si vous voyez trop grand ici, le tour ne bouclera pas en deux semaines.
Garder trois actions
Listez toutes les actions qui vous viennent, puis n'en gardez que trois au plus, celles que vous pouvez commencer demain. Écrivez-les dans l'étape Plan de (tableau 2).
Fixer le moment
Accrochez chaque action à un moment qui existe déjà, comme chaque matin ou le vendredi après-midi. Une action sans heure fixée ne se fait jamais.
Choisir le relevé
Décidez en une ligne ce que vous notez, quand et où. Le même relevé servira dès le tour 2, gardez donc une méthode simple.
Faire Do et Check
Deuxième et troisième étapes du PDCA. Essayez le plan tel quel pendant 8 jours, puis relisez les notes pour confirmer les faits. On ne change pas le plan en cours de route.
Tenir 8 jours
Tenez le Plan du jour 2 au jour 9, soit 8 jours. Même les jours où cela ne marche pas, le plan reste inchangé et ce qui s'est passé va en note dans l'étape Do.
Une ligne par jour
Écrivez fait ou pas fait, avec le chiffre du jour. Sans excuses, seulement des faits, et le Check ira beaucoup plus vite.
Comparer les écarts
Placez le chiffre du départ à côté du chiffre après deux semaines et notez l'écart dans l'étape Check de (tableau 2). On note un écart, pas une impression.
Act puis tour 2
Quatrième étape du PDCA. Transformez ce que le Check a montré en décision de garder, arrêter ou changer, puis reportez-la directement dans le Plan du tour 2.
Garder ou arrêter
Triez d'abord dans (tableau 3), puis à partir de la cause racine creusée avec les 5 Whys de (tableau 4), choisissez une seule option, garder, arrêter ou remodeler.
Plan du tour 2
Recopiez la décision de l'Act dans le Plan du tour 2. Le thème ne change pas, vous ne remplacez qu'une seule action.
Noter l'historique
Reportez le Plan, le Do, le Check et l'Act du tour dans l'historique de (tableau 6). Une fois trois tours alignés, la semaine où les progrès se sont arrêtés devient visible.
