비즈니스·전략
PDCA 입문 개선 사이클 보드: 계획·실행·확인·개선을 한 바퀴씩 돌려 기록으로 남기기
입문 | 화이트보드 2페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 4개, 하위 작업 12개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
PDCA 사이클 돌리는 법을 처음 배우는 사람이 일이나 공부의 주제를 하나 정해 계획·실행·확인·개선을 2주 만에 한 바퀴 돌리기 위한 초보자용 입문 템플릿입니다. 화이트보드 왼쪽 페이지에는 주제와 목표 칸, Plan·Do·Check·Act 4단의 PDCA, Check 결과를 나누는 사분면, 잘되지 않은 일을 한 건만 골라 “왜”를 다섯 번 파고들어 근본 원인에 닿는 5 Whys 분석 6단이 놓이고, 오른쪽 페이지에는 2주 진행 방법 5단계, 1주기부터 3주기까지의 개선 이력표, 초보자가 걸려 넘어지는 3가지 포인트가 놓입니다. 태스크 보드는 계획·실행·확인·개선·한 바퀴 완료의 5열이며, 주제 정하기부터 Act(개선)까지 상위 태스크 4개와 하위 태스크 12개가 모두 미착수로 들어 있습니다. PDCA를 어떻게 돌려야 할지 모르겠다, 중간에 멈춰 버린다는 분은 주제를 하나로 좁히고 기입 예시를 따라 첫 바퀴를 끝내는 것부터 시작하세요. 2주기부터는 이력표에 한 줄씩 쌓이므로 무엇이 효과가 있었는지 나중에 되돌아볼 수 있습니다.
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처음 배우는 PDCA 개선 사이클
사용 방법: ① 주제와 목표를 숫자로 정한다 → ② Plan을 적고 8일간(2~9일째) 그대로 해본다 → ③ 기록을 보고 Check를 사분면으로 나눈다 → ④ 잘되지 않은 한 건을 5 Whys로 근본 원인까지 파고든다 → ⑤ Act를 Act 단에 적고 개선 이력표에 남겨(보드②⑥) 2주기 Plan으로 옮긴다
① 개선하고 싶은 주제와 이번 목표
- 개선하고 싶은 주제 (하나만) 예) 아침 준비에 시간이 걸려 매일 아슬아슬하게 집을 나선다
- 이번 목표 (숫자로 적기) 예) 2주 뒤에 집을 나서는 시각을 매일 8시 10분으로 맞춘다 기간: __/__ ~ __/__ ／ 함께 도는 사람이 있다면: ____
- 시작 전 숫자 (먼저 잰다) 예) 지금은 8시 20분에서 8시 35분 사이로 들쭉날쭉하다 차이: 예) 목표 8시 10분에 비해 지금은 평균 8시 27분, 약 17분 늦다 잰 날: __/__ ／ 재는 법: 현관을 나선 시각을 휴대폰에 메모
② PDCA 사이클 (1주기)
- Plan 계획 무엇을·언제·어떻게 잴지 정한다 예) 밤에 미리 소지품과 옷을 준비한다. 매일 밤 22시. 재는 법은 나선 시각.
- Do 실행 정한 대로 8일간 이어간다 예) 8일 중 6일 해냈다. 못 한 날은 야근으로 늦게 귀가한 2일.
- Check 확인 시작 전 숫자와 비교한다 예) 출발은 평균 8시 14분. 편차는 15분 폭에서 8분 폭으로 줄었다.
- Act 개선 계속·중단·변경을 정한다 예) 계속한다. 야근한 날은 귀가 후 바로 준비한다는 조건을 더해 2주기로.
③ Check에서 알게 된 것 나누기
세로축: 결과는 어땠나 (위＝잘됐다 / 아래＝잘되지 않았다) / 가로축: 원인은 어느 쪽인가 (왼쪽＝내 밖의 요인 / 오른쪽＝내 쪽 요인)
- 잘됐다 × 외부 요인 운이나 주변 사정 덕에 넘어간 몫이다. 같은 조건이 계속된다는 보장이 없으니 조건만 메모하고 Act에는 넣지 않는다.
- 잘됐다 × 내가 한 궁리 다시 해낼 수 있는 몫이다. Act의 “계속”으로 돌리고, 방법을 한 줄 절차로 적은 뒤 2주기 Plan에 옮긴다.
- 잘되지 않았다 × 외부 요인 내가 바꿀 수 없는 몫이다. 상의할 상대를 정하거나, 그 상황을 피하는 준비로 바꿔 둔다.
- 잘되지 않았다 × 내 쪽 2주기 Plan은 여기에서 하나만 고른다. ④의 5 Whys 분석으로 근본 원인까지 파고든 뒤 방법을 정한다.
④ 5 Whys 분석｜③의 오른쪽 아래에서 1건만 골라 5번 파고들기 (간단판)
- 왜 1 ③의 한 건에 왜냐고 묻는다 예) 8일 중 2일 못 함 → 귀가가 22시였다
- 왜 2 사실만 적는다 (추측 금지) 예) 그대로 잠들었다 → 왜 자기 전에 안 했나
- 왜 3 내 방식을 들여다본다 예) 준비는 밤 한 번 계획 → 왜 밤에만 두었나
- 왜 4 그렇게 판단한 이유를 적는다 예) 아침엔 무리라 여겼다 → 늦은 날은 어떻게 하나
- 왜 5 숫자로 확인하고 멈춘다 예) 자기 전에 10분 있었다 → 답을 오른쪽 칸으로
- 근본 원인 바꾸면 결과가 달라지는 한 문장 예) 늦은 날의 대체 방법이 정해져 있지 않다 2주기 Plan에는 하나만
⑤ 한 바퀴(2주) 진행 방법
- 1일째 주제와 Plan을 적는다 ①에서 목표와 지금 숫자를 정하고, ②의 Plan 단에 할 일을 세 개 이내로 적는다.
- 2~9일째 Do를 이어간다 계획은 바꾸지 말고 이어간다. 하루 한 줄, 했다·못 했다와 숫자만 기록한다.
- 10일째 기록을 모은다 8일치 메모를 한곳에 늘어놓는다. 빠진 날이 있어도 그대로 남긴다.
- 11~12일째 Check로 나눈다 시작 전 숫자와 비교해 알게 된 것을 ③의 사분면에 놓는다. 잘되지 않은 한 건은 ④에서 다섯 번 파고든다.
- 13~14일째 Act를 정해 2주기로 계속·중단·변경 중 하나를 골라 ⑥의 이력표에 적은 뒤 2주기 Plan으로 옮긴다.
⑥ 개선 이력 (한 바퀴마다 한 줄씩 추가)
| Plan 계획 | Do 실행 | Check 확인 | Act 개선 | |
|---|---|---|---|---|
| 1주기 (기입 예) | 예) 밤 22시에 소지품과 옷을 준비한다 (__/__ ~ __/__) | 예) 8일 중 6일 해냈다. 못 한 날은 야근한 2일 | 예) 출발은 평균 8시 14분. 편차는 15분 폭에서 8분 폭으로 줄었다 | 예) 계속한다. 야근한 날은 귀가 후 바로 준비하는 조건을 더한다 |
| 2주기 | 1주기의 Act를 그대로 옮겨 적는다. 할 일은 하나만 바꾼다 | 해낸 날에 동그라미. 변명은 쓰지 말고 사실만 남긴다 | 1주기와 같은 방법으로 비교한다. 재는 법을 도중에 바꾸지 않는다 | 계속·중단·변경 셋 중 하나만 고른다 |
| 3주기 | 2주기의 Act를 옮겨 3주기 Plan으로 삼는다. 할 일은 세 개 이내로 | 같은 기록 방식을 이어간다. 해낸 날과 숫자만 한 줄로 남긴다 | 세 바퀴를 가로로 놓고 성장이 멈춘 주를 찾는다 | 목표에 닿으면 졸업하고 다음 주제를 ①에 적는다. 닿지 않으면 주제가 아니라 방법을 바꾼다 |
⑦ Plan에서 걸린다 (욕심이 과하다)
- 예) 방법을 8개 적고 3일 만에 전부 멈췄다
- 고치는 법. 2주에 돌릴 수 있는 건 세 개까지로 정한다
- “열심히”, “의식하기”는 방법으로 삼지 않는다
- 이미 있는 일정에 붙이면 실행률이 올라간다
⑧ Check의 요령 (감상으로 끝내지 않기)
- 예) “그럭저럭 괜찮았다”로 끝나 다음으로 이어지지 않는다
- 고치는 법. 시작 전 숫자를 반드시 먼저 재 둔다
- 차이를 “15분 폭 → 8분 폭”처럼 적는다
- 못 한 날의 이유도 같은 칸에 남긴다
⑨ Act의 약속 (그 자리에서 2주기로 옮기기)
- 예) Act를 정한 기분만 들고 2주기 Plan은 백지
- 고치는 법. Act를 적은 그 자리에서 2주기 Plan에 옮긴다
- 한 바퀴마다 이력표에 옮겨 기록으로 남긴다
- 세 바퀴를 돌아도 숫자가 안 움직이면 주제를 바꾼다
작업 보드 내용
계획(Plan) 16건
주제와 목표 정하기
첫 바퀴를 시작하기 전의 준비입니다. 개선하고 싶은 일을 하나로 좁히고, 해냈는지를 숫자로 판정할 수 있는 형태로 만듭니다. 여기가 정해지지 않으면 Check에서 할 말이 없어집니다.
개선 주제 하나 고르기
신경 쓰이는 일을 세 가지 적고, 2주 안에 결과가 보이는 것 하나만 고릅니다. 나머지는 다음 바퀴로 넘깁니다.
목표를 숫자로 적기
“빨리 하기”가 아니라 “8시 10분에 집을 나선다”처럼 해냈는지를 O·X로 판정할 수 있는 형태로 고쳐 씁니다.
지금 상태를 기록하기
시작 전 숫자를 재서 보드①에 적습니다. 비교 대상이 없으면 Check가 감상으로 끝나므로 반드시 먼저 잽니다.
Plan(계획) 세우기
PDCA의 1단입니다. 무엇을 할지, 언제 할지, 어떻게 잴지 세 가지를 정합니다. 여기서 욕심을 내면 2주 안에 한 바퀴를 못 돕니다.
할 일 3개로 좁히기
떠오른 방법을 모두 적은 뒤 내일부터 시작할 수 있는 것 세 개 이내로 좁힙니다. 좁혀지면 보드②의 Plan 단에 적습니다.
언제 할지 정하기
각 방법을 “매일 아침”, “금요일 저녁”처럼 이미 있는 일정에 붙입니다. 시간이 정해지지 않은 일은 실행되지 않습니다.
기록 방법 정하기
무엇을·언제·어디에 기록할지 한 줄로 정합니다. 2주기부터도 같은 재는 방법을 쓰므로 가장 쉬운 방법으로 정합니다.
Do와 Check 돌리기
PDCA의 2단과 3단입니다. 8일 동안은 계획대로 해보고, 끝난 뒤 기록을 보며 사실을 확인합니다. 도중에 계획을 바꾸지 않습니다.
8일간 그대로 해보기
정한 Plan을 2~9일째까지 8일간 이어갑니다. 잘 안 되는 날이 있어도 계획은 바꾸지 말고, 일어난 일을 Do 단의 메모로 남깁니다.
매일 한 줄만 기록하기
했다·못 했다와 그날의 숫자를 한 줄 적습니다. 변명은 쓰지 않고 사실만 남기면 Check가 빨라집니다.
결과를 숫자로 비교하기
시작 전에 잰 숫자와 2주 뒤의 숫자를 나란히 놓고, 차이를 보드②의 Check 단에 적습니다. 감상이 아니라 차이로 적습니다.
Act하고 2주기로 가기
PDCA의 4단입니다. Check에서 알게 된 것을 계속·중단·변경의 판단으로 바꾸고, 그대로 2주기의 Plan으로 삼습니다.
계속·중단을 정하기
보드③에서 나눈 뒤, 보드④의 5 Whys 분석으로 파낸 근본 원인을 바탕으로 계속·중단·형태 바꾸기 중 하나만 골라 적습니다.
2주기 Plan 적기
Act에서 정한 것을 2주기의 Plan에 옮겨 적습니다. 주제는 그대로 두고 할 일 하나만 바꿉니다.
개선 이력에 남기기
한 바퀴 분량의 Plan·Do·Check·Act를 보드⑥의 이력표에 옮겨 적습니다. 세 바퀴가 나란히 놓이면 성장이 멈춘 주가 보입니다.
