बिज़नेस और रणनीति
शुरुआती के लिए PDCA: सुधार चक्र बोर्ड | प्लान, डू, चेक और एक्ट का एक पूरा चक्र
शुरुआती | 2 व्हाइटबोर्ड पृष्ठ · कार्य बोर्ड के 5 कॉलम (4 मुख्य कार्य, 12 उप-कार्य)
शुरुआती: कोई तकनीकी शब्द नहीं हैं। व्हाइटबोर्ड के सवालों और भरने के उदाहरणों के अनुसार बस जवाब देते जाइए, काम बन जाता है।
PDCA साइकिल पहली बार सीख रहे लोग काम या पढ़ाई का कोई एक विषय चुनकर, प्लान, डू, चेक और एक्ट का एक पूरा चक्र दो हफ़्ते में पूरा करने के लिए यह शुरुआती टेम्पलेट इस्तेमाल करते हैं। व्हाइटबोर्ड के बाएँ पन्ने पर विषय और लक्ष्य का फ़्रेम, PDCA के चार चरण, Check के नतीजे बाँटने वाला चार-खाना मैट्रिक्स, और जो काम नहीं चला उसे जड़ तक खोदने वाला छह चरणों का 5 Whys है; दाएँ पन्ने पर दो हफ़्ते की पाँच चरणों वाली योजना, पहले से तीसरे चक्र तक का सुधार-इतिहास, और शुरुआती लोगों की तीन आम चूकें हैं। टास्क बोर्ड में योजना, अमल, जाँच, सुधार और चक्र पूरा, ये पाँच कॉलम हैं, तथा विषय तय करने से Act तक 4 मुख्य टास्क और 12 सब-टास्क बिना शुरू किए पहले से रखे गए हैं। अगर PDCA चलाने का तरीक़ा समझ नहीं आता, या बीच में रुक जाते हैं, तो सिर्फ़ एक विषय लीजिए और दिए गए उदाहरण देखकर पहला चक्र पूरा कीजिए। दूसरे चक्र से इतिहास तालिका में रिकॉर्ड जमा होता जाएगा, जिससे बाद में दिखेगा कि किस क़दम ने असर किया।
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शुरुआती के लिए PDCA
उपयोग: (1) विषय और लक्ष्य अंकों में तय करें → (2) Plan लिखकर आठ दिन बिना बदले आज़माएँ → (3) रिकॉर्ड देखकर Check को चार खानों में बाँटें → (4) जो नहीं चला उस एक बात को 5 Whys से जड़ तक खोदें → (5) Act लिखकर इतिहास तालिका में दर्ज करें और अगले चक्र के Plan में उतारें
1. जो सुधारना है वह विषय और इस चक्र का लक्ष्य
- सुधारने वाला विषय (सिर्फ़ एक) उदा. सुबह की तैयारी में समय लगता है, और रोज़ ऐन वक़्त पर घर से निकलना पड़ता है
- इस चक्र का लक्ष्य (अंकों में लिखें) उदा. दो हफ़्ते बाद, रोज़ 8:10 पर घर से निकलना अवधि: __/__ से __/__ / साथ चलने वाला कोई हो तो: ____
- शुरू करने से पहले का आँकड़ा (पहले नापें) उदा. अभी 8:20 से 8:35 के बीच निकलना होता है अंतर: उदा. लक्ष्य 8:10 है, जबकि अभी औसत 8:27 है, यानी क़रीब 17 मिनट देर नापने का दिन: __/__ / नापने का तरीक़ा: दरवाज़े से निकलने का समय फ़ोन में लिखना
2. PDCA चक्र (पहला चक्र)
- Plan योजना क्या, कब और कैसे नापना है, तय करें उदा. रात 10 बजे सामान और कपड़े तैयार रखना। नाप घर से निकलने का समय।
- Do अमल तय किए अनुसार आठ दिन चलाएँ उदा. 8 में से 6 दिन हुआ। नहीं हुआ उन 2 दिन जब देर से लौटे।
- Check जाँच शुरू से पहले के आँकड़े से तुलना करें उदा. निकलने का औसत 8:14। फैलाव 15 मिनट से घटकर 8 मिनट।
- Act सुधार जारी, बंद या बदलाव, कुछ एक तय करें उदा. जारी रखें। देर वाले दिन घर आते ही तैयारी, यह शर्त जोड़कर अगले चक्र में।
3. Check से जो पता चला उसकी छँटाई
ऊर्ध्वाधर अक्ष: नतीजा कैसा रहा (ऊपर = सही चला / नीचे = नहीं चला) / क्षैतिज अक्ष: वजह किस ओर है (बाएँ = अपने बाहर / दाएँ = अपनी ओर)
- सही चला × बाहरी वजह संयोग या दूसरों की सुविधा से मिली मदद। वैसी स्थिति दोबारा हो, ज़रूरी नहीं, इसलिए शर्त भर लिख लें और इसे Act में मत डालें।
- सही चला × अपनी कोशिश यह दोहराया जा सकता है। Act में जारी रखें में डालें, तरीक़ा एक पंक्ति के क़दम के रूप में लिखें, फिर अगले चक्र के Plan में उतारें।
- नहीं चला × बाहरी वजह यह आपके बस में नहीं। किससे बात करनी है यह तय करें, या उस स्थिति से बचने वाली व्यवस्था रख दें।
- नहीं चला × अपनी ओर अगले चक्र का Plan यहीं से, और सिर्फ़ एक। फ़्रेम 4 के 5 Whys से मूल कारण तक खोदने के बाद ही उपाय तय करें।
4. 5 Whys | फ़्रेम 3 के दाएँ-नीचे वाले खाने से सिर्फ़ एक बात लेकर पाँच बार पूछें
- क्यों 1 उस एक बात से क्यों पूछें उदा. 8 में 2 दिन नहीं हुआ → रात 10 बजे घर लौटे
- क्यों 2 केवल तथ्य लिखें, अनुमान नहीं उदा. वैसे ही सो गए → सोने से पहले क्यों नहीं?
- क्यों 3 अपने तरीक़े को देखें उदा. योजना सिर्फ़ रात की थी → रात तक ही क्यों सीमित रखा?
- क्यों 4 उस फ़ैसले की वजह लिखें उदा. सुबह मुश्किल लगी → देर वाले दिन क्या करेंगे?
- क्यों 5 अंकों से पक्का करके रुक जाएँ उदा. सोने से पहले 10 मिनट थे → जवाब मूल कारण में ले जाएँ
- मूल कारण बदलने पर नतीजा बदल दे, ऐसा एक वाक्य उदा. देर वाले दिन के लिए कोई दूसरा तरीक़ा तय ही नहीं अगले Plan में सिर्फ़ एक ले जाएँ
5. एक चक्र (दो हफ़्ते) चलाने का तरीक़ा
- पहला दिन विषय और Plan लिखें फ़्रेम 1 में लक्ष्य और अभी का आँकड़ा तय करें, और फ़्रेम 2 के Plan चरण में तीन तक काम लिखें।
- दूसरे से नौवें दिन Do जारी रखें योजना बदले बिना चलाएँ। रोज़ एक पंक्ति, बस हुआ या नहीं और उस दिन का आँकड़ा।
- दसवाँ दिन रिकॉर्ड इकट्ठा करें आठ दिन की टिप्पणियाँ एक जगह रखें। कोई दिन छूट गया हो तो वैसा ही रहने दें।
- ग्यारहवाँ-बारहवाँ दिन Check से छाँटें शुरू से पहले के आँकड़े से तुलना करें, और जो पता चला वह फ़्रेम 3 के चार खानों में रखें। जो नहीं चला उस एक बात को फ़्रेम 4 में पाँच बार खोदें।
- तेरहवाँ-चौदहवाँ दिन Act तय करके अगले चक्र में जारी, बंद या बदलाव में से एक चुनें, फ़्रेम 6 की इतिहास तालिका में लिखें, फिर अगले चक्र के Plan में उतारें।
6. सुधार इतिहास (हर चक्र पर एक पंक्ति जोड़ें)
| Plan योजना | Do अमल | Check जाँच | Act सुधार | |
|---|---|---|---|---|
| पहला चक्र (उदाहरण) | उदा. रात 10 बजे सामान और कपड़े तैयार रखना (__/__ से __/__) | उदा. 8 में से 6 दिन हुआ। नहीं हुआ उन 2 दिन जब देर हुई | उदा. औसत निकलना 8:14। फैलाव 15 मिनट से घटकर 8 मिनट | उदा. जारी रखें। देर वाले दिन घर आते ही तैयारी, यह शर्त जोड़ें |
| दूसरा चक्र | पिछले चक्र का Act जस का तस उतारें, और सिर्फ़ एक काम बदलें | जिस दिन हुआ उस पर निशान लगाएँ। बहाने नहीं, केवल तथ्य | पिछले चक्र वाले उसी तरीक़े से तुलना करें। तरीक़ा बीच में न बदलें | जारी, बंद या बदलाव, तीन में से एक ही चुनें |
| तीसरा चक्र | दूसरे चक्र का Act उतारकर इस चक्र का Plan बनाएँ। काम तीन तक ही रहें | लिखने का वही तरीक़ा जारी रखें। बस हुआ दिन और आँकड़ा एक पंक्ति में | तीनों चक्र साथ रखकर, वह हफ़्ता ढूँढें जहाँ सुधार रुक गया | लक्ष्य मिल गया तो फ़्रेम 1 में नया विषय लिखें। न मिले तो विषय नहीं, तरीक़ा बदलें |
7. Plan में चूक (ज़्यादा लालच)
- उदा. 8 उपाय लिख डाले, और 3 दिन में सब बंद हो गए
- सुधार। एक चक्र में तीन उपाय तक ही चलते हैं, यह तय कर लें
- मेहनत करूँगा और ध्यान रखूँगा, ये उपाय नहीं हैं
- पहले से मौजूद समय से जोड़ने पर करने की दर बढ़ती है
8. Check की कुंजी (राय पर मत रुकिए)
- उदा. ठीक-ठाक रहा, इतने पर बात ख़त्म, और आगे कुछ जुड़ा नहीं
- सुधार। शुरू करने से पहले का आँकड़ा हमेशा पहले नाप लें
- अंतर ऐसे लिखें, फैलाव 15 मिनट से 8 मिनट
- जिस दिन नहीं हुआ उसकी वजह भी उसी जगह रखें
9. Act का नियम (उसी समय अगले चक्र में उतारें)
- उदा. Act तय कर लिया, ऐसा लगा, पर अगले चक्र का Plan कोरा रहा
- सुधार। Act लिखते ही उसी समय अगले Plan में उतार दें
- हर चक्र इतिहास तालिका में दर्ज करके रिकॉर्ड बनाएँ
- तीन चक्र के बाद भी आँकड़ा न हिले तो विषय बदल दें
कार्य बोर्ड की सामग्री
योजना (Plan) 16 आइटम
विषय और लक्ष्य तय
पहला चक्र शुरू करने से पहले की तैयारी। जो सुधारना है उसे एक तक सीमित कीजिए, और लक्ष्य ऐसा लिखिए कि अंकों से तय हो सके कि वह पूरा हुआ या नहीं। यह तय न हो तो Check के पास कहने को कुछ नहीं बचता।
एक विषय चुनें
जो बातें खटकती हैं उनमें से तीन लिखिए, और जिसका नतीजा दो हफ़्ते में दिख जाए वही एक चुनिए। बाक़ी अगले चक्र के लिए रख दीजिए।
लक्ष्य अंकों में
जल्दी करना नहीं, बल्कि सुबह 8:10 पर घर से निकलना, ऐसा लिखिए ताकि हुआ या नहीं हुआ, यह सही-ग़लत के निशान से तय हो सके।
अभी की स्थिति नापें
शुरू करने से पहले का आँकड़ा नापकर फ़्रेम 1 में लिखिए। तुलना का आधार न हो तो Check सिर्फ़ राय बनकर रह जाता है, इसलिए पहले नापिए।
Plan यानी योजना
PDCA का पहला चरण। क्या करना है, कब करना है और कैसे नापना है, ये तीन बातें तय कीजिए। यहाँ ज़्यादा लालच किया तो दो हफ़्ते में चक्र पूरा नहीं होगा।
तीन काम चुनें
जो उपाय सूझें सब लिखिए, फिर कल से शुरू हो सकने वाले तीन तक सीमित कीजिए। छँट जाएँ तो फ़्रेम 2 के Plan चरण में लिख दीजिए।
समय तय करें
हर उपाय को पहले से मौजूद किसी समय से जोड़िए, जैसे हर सुबह या शुक्रवार शाम। जिसका समय तय नहीं, वह कभी होता नहीं।
रिकॉर्ड तय करें
क्या, कब और कहाँ लिखना है, यह एक पंक्ति में तय कीजिए। अगले चक्रों में भी यही तरीक़ा चलेगा, इसलिए आसान तरीक़ा चुनिए।
Do और Check करें
PDCA का दूसरा और तीसरा चरण। आठ दिन योजना के अनुसार आज़माइए, और पूरा होने पर रिकॉर्ड देखकर तथ्य जाँचिए। बीच में योजना मत बदलिए।
आठ दिन वैसे ही
तय किया गया Plan दूसरे से नौवें दिन तक, यानी आठ दिन चलाइए। जिस दिन न चले उस दिन भी योजना मत बदलिए, बस जो हुआ वह Do चरण की टिप्पणी में लिख दीजिए।
रोज़ एक लाइन
हुआ या नहीं हुआ, और उस दिन का आँकड़ा, बस एक पंक्ति लिखिए। बहाने नहीं, केवल तथ्य लिखेंगे तो Check तेज़ी से हो जाएगा।
अंकों से तुलना
शुरू करने से पहले नापा गया आँकड़ा और दो हफ़्ते बाद का आँकड़ा साथ रखिए, और अंतर फ़्रेम 2 के Check चरण में लिखिए। राय नहीं, अंतर लिखिए।
Act और दूसरा चक्र
PDCA का चौथा चरण। Check से जो पता चला उसे जारी रखें, बंद करें या बदलें, इस फ़ैसले में बदलिए, और वही फ़ैसला अगले चक्र का Plan बन जाएगा।
जारी या बंद तय
फ़्रेम 3 में छाँटने के बाद, फ़्रेम 4 के 5 Whys से खोदे गए मूल कारण के आधार पर, जारी रखें, बंद करें या रूप बदलें, इनमें से एक चुनकर लिखिए।
दूसरा Plan लिखें
Act में तय की गई बात दूसरे चक्र के Plan में उतार दीजिए। विषय वही रहेगा, सिर्फ़ एक काम बदलिए।
इतिहास में लिखें
एक चक्र का Plan, Do, Check और Act फ़्रेम 6 की इतिहास तालिका में उतारिए। तीन पंक्तियाँ साथ आने पर वह हफ़्ता दिखने लगेगा जहाँ सुधार रुक गया।
