शुरुआती के लिए योजना प्रस्ताव लेखन बोर्ड: 5W1H से ढाँचा और 6 तत्वों से मंज़ूरी

योजना प्रस्ताव लेखन बोर्ड

उपयोग: (1) पूरा रास्ता 6 क़दमों में देखें (बोर्ड 4, बायाँ पन्ना) → (2) दिक़्क़तें लिखकर विचार जमा करें → (3) 5W1H के छह सवालों के जवाब दें → (4) फ़ायदे और नुक़सान दो कॉलम में लिखें → (5) एक वाक्य का सार और 6 तत्वों की तालिका बनाकर मंज़ूरी के लिए भेजें

1. विचार का बीज (दिक़्क़तें और सूझ)

• मुझे जो परेशान करता है उदा. महीने के अंत में बिल बनाने में हर बार 3 दिन लगते हैं, और उसी हफ़्ते बिक्री के दौरे आधे रह जाते हैं।
• दूसरों की बात (उन्हीं के शब्दों में) उदा. लेखा विभाग, "एक ही जानकारी दो सिस्टम में हाथ से भरनी पड़ती है" उदा. वरिष्ठ सहकर्मी, "सबकी अंतिम तारीख़ एक ही दिन है, पूछने के लिए कोई मिलता ही नहीं"
• दूसरे विभाग या कंपनी के उदाहरण उदा. बगल के विभाग ने बिलिंग महीने में दो बार करके बोझ बराबर कर दिया। लागू करने का ख़र्च शून्य रहा।

2. 5W1H से ढाँचा पक्का करें (तरीक़ा यह है कि Why पहले तय हो)

• बिलिंग महीने में दो बार
  • Why क्यों उदा. महीने के अंत की 3 दिन की ओवरटाइम ख़त्म करना, ताकि बिक्री टीम तब भी दौरे कर सके
  • What क्या उदा. बिलिंग की कटऑफ़ महीने में एक बार से बदलकर 15 तारीख़ और महीने के अंत, दो बार करना
  • Who कौन उदा. लेखा के 2 लोग करेंगे। दायरे में बिक्री के 12 और लेखा के 2, कुल 14 लोग
  • When कब उदा. अक्टूबर में आज़माइश, नवंबर से नियमित। मंज़ूरी 20 सितंबर तक
  • Where कहाँ उदा. मौजूदा लेखा सिस्टम के भीतर ही पूरा। कोई नया औज़ार नहीं जोड़ना
  • How कैसे उदा. दो कटऑफ़ तारीख़ें तय करना, पिछले महीने ही ग्राहकों को सूचना देना, और 1 पन्ने की गाइड बनाना

3. फ़ायदे-नुक़सान की तुलना (नुक़सान ख़ुद लिखने से मंज़ूरी आसान होती है)

Pros फ़ायदे

• यही रास्ता चुनने की सबसे बड़ी वजह उदा. महीने के अंत में ओवरटाइम जमा होने की जड़ ही मिट जाती है। लोग बढ़ाए बिना, मौजूदा व्यवस्था में ही हो जाता है।
• अपने विभाग के बाहर का फ़ायदा उदा. बिक्री टीम महीने के अंत में भी दौरे कर पाती है। ग्राहकों की अंतिम तारीख़ें भी बँट जाती हैं, इसलिए आख़िरी वक़्त के सवाल घटते हैं।

Cons नुक़सान

• किसका काम बढ़ेगा उदा. 40 ग्राहकों को नई सूचना भेजनी होगी। यह पत्र कौन लिखेगा और भेजेगा, अभी तय नहीं है।
• अगर बात न बने उदा. कटऑफ़ दो बार होने से महीने के बीच में भी जाँच का काम आ जाएगा। 1 महीने की आज़माइश बेकार रही तो पुराने तरीक़े पर लौटेंगे।

4. मंज़ूर होने वाला प्रस्ताव लिखने के 6 क़दम

1. 1. एक बीज चुनें बोर्ड 1 पर चिपकी दिक़्क़तों में से वह एक चुनिए जिसे आप ख़ुद हिला सकते हैं। उदा. दूसरी कंपनी का दाम बढ़ना आपके हाथ में नहीं; अपने विभाग की कटऑफ़ तारीख़ हाथ में है।
2. 2. 5W1H से ढाँचा बोर्ड 2 के छह सवालों के जवाब दीजिए। Why से शुरू करने पर What, How, दायरा और समय, कुछ भी नहीं डगमगाता।
3. 3. अच्छा और बुरा पक्ष बोर्ड 3 के दोनों कॉलम में दो-दो फ़ायदे और नुक़सान लिखिए। अंकों में बदलने का काम बोर्ड 6 (असर और ख़र्च) में होगा। जिस विचार का एक भी नुक़सान न लिखा जा सके, वह अभी पका नहीं है।
4. 4. एक वाक्य का सार बोर्ड 5 पर 30 सेकंड वाला रूप बनाइए और उसे बोलकर देखिए। उदा. गलियारे में मैनेजर मिल जाए तो क्या यही एक वाक्य बात समझा देगा?
5. 5. 6 तत्वों में उतारें बोर्ड 6 की तालिका ऊपर से भरिए और उन्हीं पंक्तियों को दस्तावेज़ के शीर्षक बनाइए। A4 के 1-2 पन्नों में समेटिए। लंबा प्रस्ताव उतना ही कम पढ़ा जाता है।
6. 6. पहले पढ़वा लें मैनेजर या वरिष्ठ सहकर्मी को दिखाइए और बोर्ड 7 की नज़र से आपत्तियाँ लेकर ही मंज़ूरी के लिए भेजिए। उदा. "ख़र्च शून्य लिखा है, पर आईटी विभाग के घंटे लगेंगे" जैसी बात पहले ही सुलझा लीजिए।

5. प्रस्ताव का एक वाक्य में सार (30 सेकंड में कहने लायक़)

• एक वाक्य का सार उदा. यह प्रस्ताव बिलिंग को महीने में दो बार बाँटकर, महीने के अंत की 3 दिन की ओवरटाइम शून्य करता है और बिक्री के दौरे महीने में 12 बढ़ाता है।
• कहने का ढाँचा (बस ख़ाली जगह भरिए) "यह प्रस्ताव ____ की ____ दिक़्क़त को ____ तरीक़े से हल करके ____ असर देता है" जो प्रस्ताव इस तरह नहीं कहा जा सकता, वह कितना भी अच्छा लिखा हो, मंज़ूर नहीं होता।

6. प्रस्ताव के 6 तत्व (क्या लिखें और नमूना)

7. मंज़ूरी देने वाला क्या देखता है

• कितना ख़र्च होगा और कितना फ़ायदा
• किसका कितना समय लगेगा
• रोकना पड़े तो पीछे कैसे लौटेंगे
• उदा. लिखें कि 1 महीने की आज़माइश बेकार रही तो पुराने तरीक़े पर लौटेंगे

8. ठुकराए जाने वाले प्रस्तावों का ढर्रा

• उदा. पृष्ठभूमि में बस "कुछ ठीक नहीं चल रहा"
• उदा. असर में बस "काम आसान होगा", कोई आँकड़ा नहीं
• उदा. ख़र्च शून्य लिखा, पर दूसरे विभाग के घंटे लगेंगे
• पैसे, समय और जोखिम, किसी का ज़िक्र नहीं

9. मंज़ूरी के बाद तुरंत चलने की तैयारी

• पहले दिन का सिर्फ़ 1 काम पहले से तय रखें
• उदा. मंज़ूरी के अगले कार्यदिवस 40 ग्राहकों को सूचना ईमेल
• किसे किस क्रम में बताना है, वह लिखकर रखें
• असर नापने वाला आँकड़ा शुरू करने से पहले एक बार दर्ज करें