Propuesta de proyecto para principiantes: el guion en 5W1H y los 6 elementos para que la aprueben

Negocio y estrategia

Propuesta de proyecto para principiantes: el guion en 5W1H y los 6 elementos para que la aprueben

Los empleados jóvenes que redactan su primera propuesta de proyecto interna aprenden con esta plantilla para principiantes a montar el guion con el método 5W1H. La pizarra ocupa dos páginas, a la izquierda un marco para las ideas, una rueda 5W1H que abre el tema en Por qué, Qué, Quién, Cuándo, Dónde y Cómo, una comparación de ventajas e inconvenientes en dos columnas y un método de seis pasos, a la derecha un marco para la frase única, una tabla con los seis elementos (contexto, objetivo, contenido, beneficio, coste, calendario) y tres marcos sobre lo que mira quien aprueba, los motivos de rechazo y el primer paso tras la firma. El tablero de tareas tiene cinco columnas, Ideas, Guion, Redacción, Revisión y Enviada, con cuatro tareas padre de tres subtareas cada una, 16 tarjetas pendientes. Si no sabes cómo escribir una propuesta y te quedas en blanco en la primera línea, responder a las seis preguntas del 5W1H te deja el guion hecho. Es para aprobación interna, no para clientes.

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1. Depósito de ideas (problemas y ocu... 4. Cómo redactar una propuesta que se... 5. La propuesta en una frase (versión... 6. Los 6 elementos de una propuesta (... 7. Qué mira quien aprueba 8. Por qué se rechaza una propuesta 9. Listo para actuar tras la firma Propuesta de proy... Cómo usarlo: (1) ... Resultado que se ... Reglas y formato ... Atascos y objecio... Hallazgos y consu... Lo que me molesta a míej. La facturación se lleva tres días cada cierre de mes y esa semana las visitas comerciales caen a la mitad. Lo que dicen los demás, con sus palabrasej. Contabilidad: "Tecleamos los mismos datos en dos sistemas."ej. Un comercial: "Todos tenemos el mismo plazo y no hay nadie libre a quien preguntar." Casos de otros departamentos o empresasej. El departamento vecino factura dos veces al mes para repartir la carga. Sin coste de implantación. 2. Montar el guio... Facturar dos veces al mes WhyPor qué ej. Eliminar los tres días de horas extra del cierre para que los comerciales sigan visitando clientes WhatQué ej. Pasar de un único cierre a fin de mes a dos cierres, el día 15 y a fin de mes WhoQuién ej. Lo ejecutan 2 personas de contabilidad. Afecta a 12 comerciales y 2 contables, 14 personas WhenCuándo ej. Prueba en octubre y uso normal desde noviembre. Aprobación antes del 20 de septiembre WhereDónde ej. Todo dentro del programa de contabilidad actual. Ninguna herramienta nueva HowCómo ej. Fijar dos fechas de cierre, avisar a los clientes el mes anterior y escribir un procedimiento de una pá… 3. Ventajas e inc... Prosventajas La razón principal para elegir esta víaej. Desaparece la causa del pico de fin de mes. Sin contratar a nadie y con lo que ya tenemos. Lo que gana la gente fuera de mi áreaej. Los comerciales también pueden visitar a fin de mes. Los clientes tienen plazos repartidos y consultan menos a última hora. Contrasinconvenientes A quién le crece el trabajoej. Hay que avisar a los 40 clientes habituales. Nadie ha aceptado todavía escribir y enviar ese aviso. Si no sale bienej. Dos cierres añaden una comprobación a mitad de mes. Si un mes de prueba no funciona, se vuelve atrás. 1. Elegir una ideaDe los problemas del marco 1, elige el que de verdad puedes mover.ej. La subida de precios de un proveedor no se mueve. Tu fecha de cierre sí. 2. Guion con 5W1HResponde a las seis preguntas del marco 2.Si empiezas por el Por qué, el Qué, el Cómo, el público y las fechas no se descuadran. 3. Sacar lo bueno y lo maloEscribe dos tarjetas en cada una de las dos columnas del marco 3. Las cifras llegan después, en beneficio y coste.Una idea sin ningún inconveniente aún no está pensada del todo. 4. Hacer la frase únicaEscribe la versión de 30 segundos en el marco 5 y dila en voz alta.ej. Comprueba si esa sola frase basta cuando te cruzas con tu responsable en el pasillo. 5. Rellenar los 6 elementosRellena la tabla del marco 6 de arriba abajo y usa las filas como títulos del documento.Una o dos páginas A4. Cuanto más larga es una propuesta, menos se lee. 6. Pedir una revisiónEnséñasela a tu responsable y recoge comentarios según el marco 7 antes de presentarla.ej. Resuelve antes de presentarla el hueco del "coste cero" que anunciaste mientras el equipo de sistemas dedica horas. Frase únicaej. Facturamos dos veces al mes, dejamos en cero los tres días de horas extra del cierre y ganamos 12 visitas comerciales al mes. El molde, solo hay que rellenarlo"Esta propuesta resuelve [el problema] [de quién] mediante [qué vía] y aporta [qué resultado]."Una propuesta que no sabes decir en voz alta no se aprueba por muy bien escrita que esté. Qué escribir Ejemplo Contexto Cómo está la cosa hoy y qué molesta.Solo cifras y hechos, sin opiniones. ej. En el cierre se hacen 18 horas extra al mes entre 2 contables y las visitas comerciales caen a la mitad. Objetivo Qué se quiere cambiar, dicho en una frase. ej. Repartir la carga de facturación dentro del mes y dejar en cero las horas extra del cierre. Contenido Qué se hace en concreto. Pasos, a quién afecta y hasta dónde llega. ej. Cierres el día 15 y a fin de mes. Para los 40 clientes habituales. Los nuevos siguen igual. Beneficio Separa el efecto que se puede cifrar del que no. ej. Horas extra de 18 a 0, unos 288 € al mes a 16 € la hora. Unas 12 visitas comerciales más al mes. Coste El dinero y el trabajo. Si es cero, escribe cero. ej. Sin cambios en el programa. 8 horas para el procedimiento y los avisos, 4 horas cada uno de los 2 contables. Calendario Qué pasa y cuándo. Pon siempre la fecha de aprobación y la de arranque. ej. Aprobación el 20 de septiembre, avisos antes del 30 de septiembre, prueba en octubre y uso normal en noviembre. Cuánto cuesta y cuánto devuelve El tiempo de quién se usa y cuánto Cómo se vuelve atrás si se para ej. Escribir que se vuelve atrás si un mes de prueba no da nada ej. El contexto es solo "esto es poco eficiente" ej. El beneficio es "se trabaja mejor", sin ninguna cifra ej. Pones coste cero pero otro equipo dedica horas No toca ni el dinero, ni el tiempo, ni el riesgo Decidir una sola acción para el primer día ej. Escribir a los 40 clientes habituales al día siguiente Anotar los contactos y el orden de los avisos Registrar una vez el indicador antes de arrancar
100%

Arrastra para mover y usa la rueda para hacer zoom

Contenido del tablero de tareas

Ideas 16 elementos

Reunir ideas
Definir el 5W1H
Redactar 6 elementos
Lograr la firma
Anotar problemas
Sondear a 3 colegas
Buscar un caso
Partir del Por qué
Escribir Qué y Cómo
Público y fechas
Contexto y objetivo
Cifrar el beneficio
Coste y calendario
Pedir una revisión
Preparar respuestas
Plan del primer día

Guion 0 elementos

Redacción 0 elementos

Revisión 0 elementos

Enviada 0 elementos