Negocio y estrategia
Propuesta de proyecto para principiantes: el guion en 5W1H y los 6 elementos para que la aprueben
Principiante | 2 páginas de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (4 tareas principales y 12 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
Los empleados jóvenes que redactan su primera propuesta de proyecto interna aprenden con esta plantilla para principiantes a montar el guion con el método 5W1H. La pizarra ocupa dos páginas, a la izquierda un marco para las ideas, una rueda 5W1H que abre el tema en Por qué, Qué, Quién, Cuándo, Dónde y Cómo, una comparación de ventajas e inconvenientes en dos columnas y un método de seis pasos, a la derecha un marco para la frase única, una tabla con los seis elementos (contexto, objetivo, contenido, beneficio, coste, calendario) y tres marcos sobre lo que mira quien aprueba, los motivos de rechazo y el primer paso tras la firma. El tablero de tareas tiene cinco columnas, Ideas, Guion, Redacción, Revisión y Enviada, con cuatro tareas padre de tres subtareas cada una, 16 tarjetas pendientes. Si no sabes cómo escribir una propuesta y te quedas en blanco en la primera línea, responder a las seis preguntas del 5W1H te deja el guion hecho. Es para aprobación interna, no para clientes.
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Propuesta de proyecto
Cómo usarlo: (1) Seguir primero los seis pasos (marco n.º4) → (2) Anotar ideas y problemas (marco n.º1) → (3) Responder a las seis preguntas del 5W1H (marco n.º2) → (4) Listar ventajas e inconvenientes en dos columnas (marco n.º3) → (5) Escribir la frase única y la tabla de los seis elementos, y enviarla
1. Depósito de ideas (problemas y ocurrencias)
- Lo que me molesta a mí ej. La facturación se lleva tres días cada cierre de mes y esa semana las visitas comerciales caen a la mitad.
- Lo que dicen los demás, con sus palabras ej. Contabilidad: "Tecleamos los mismos datos en dos sistemas." ej. Un comercial: "Todos tenemos el mismo plazo y no hay nadie libre a quien preguntar."
- Casos de otros departamentos o empresas ej. El departamento vecino factura dos veces al mes para repartir la carga. Sin coste de implantación.
2. Montar el guion con 5W1H (decide primero el Por qué)
- Facturar dos veces al mes
- Why Por qué ej. Eliminar los tres días de horas extra del cierre para que los comerciales sigan visitando clientes
- What Qué ej. Pasar de un único cierre a fin de mes a dos cierres, el día 15 y a fin de mes
- Who Quién ej. Lo ejecutan 2 personas de contabilidad. Afecta a 12 comerciales y 2 contables, 14 personas
- When Cuándo ej. Prueba en octubre y uso normal desde noviembre. Aprobación antes del 20 de septiembre
- Where Dónde ej. Todo dentro del programa de contabilidad actual. Ninguna herramienta nueva
- How Cómo ej. Fijar dos fechas de cierre, avisar a los clientes el mes anterior y escribir un procedimiento de una página
3. Ventajas e inconvenientes (escribirlos tú ayuda a que se apruebe)
Pros ventajas
- La razón principal para elegir esta vía ej. Desaparece la causa del pico de fin de mes. Sin contratar a nadie y con lo que ya tenemos.
- Lo que gana la gente fuera de mi área ej. Los comerciales también pueden visitar a fin de mes. Los clientes tienen plazos repartidos y consultan menos a última hora.
Contras inconvenientes
- A quién le crece el trabajo ej. Hay que avisar a los 40 clientes habituales. Nadie ha aceptado todavía escribir y enviar ese aviso.
- Si no sale bien ej. Dos cierres añaden una comprobación a mitad de mes. Si un mes de prueba no funciona, se vuelve atrás.
4. Cómo redactar una propuesta que se apruebe (6 pasos)
- 1. Elegir una idea De los problemas del marco 1, elige el que de verdad puedes mover. ej. La subida de precios de un proveedor no se mueve. Tu fecha de cierre sí.
- 2. Guion con 5W1H Responde a las seis preguntas del marco 2. Si empiezas por el Por qué, el Qué, el Cómo, el público y las fechas no se descuadran.
- 3. Sacar lo bueno y lo malo Escribe dos tarjetas en cada una de las dos columnas del marco 3. Las cifras llegan después, en beneficio y coste. Una idea sin ningún inconveniente aún no está pensada del todo.
- 4. Hacer la frase única Escribe la versión de 30 segundos en el marco 5 y dila en voz alta. ej. Comprueba si esa sola frase basta cuando te cruzas con tu responsable en el pasillo.
- 5. Rellenar los 6 elementos Rellena la tabla del marco 6 de arriba abajo y usa las filas como títulos del documento. Una o dos páginas A4. Cuanto más larga es una propuesta, menos se lee.
- 6. Pedir una revisión Enséñasela a tu responsable y recoge comentarios según el marco 7 antes de presentarla. ej. Resuelve antes de presentarla el hueco del "coste cero" que anunciaste mientras el equipo de sistemas dedica horas.
5. La propuesta en una frase (versión de 30 segundos)
- Frase única ej. Facturamos dos veces al mes, dejamos en cero los tres días de horas extra del cierre y ganamos 12 visitas comerciales al mes.
- El molde, solo hay que rellenarlo "Esta propuesta resuelve [el problema] [de quién] mediante [qué vía] y aporta [qué resultado]." Una propuesta que no sabes decir en voz alta no se aprueba por muy bien escrita que esté.
6. Los 6 elementos de una propuesta (qué escribir, ejemplo)
| Qué escribir | Ejemplo | |
|---|---|---|
| Contexto | Cómo está la cosa hoy y qué molesta. Solo cifras y hechos, sin opiniones. | ej. En el cierre se hacen 18 horas extra al mes entre 2 contables y las visitas comerciales caen a la mitad. |
| Objetivo | Qué se quiere cambiar, dicho en una frase. | ej. Repartir la carga de facturación dentro del mes y dejar en cero las horas extra del cierre. |
| Contenido | Qué se hace en concreto. Pasos, a quién afecta y hasta dónde llega. | ej. Cierres el día 15 y a fin de mes. Para los 40 clientes habituales. Los nuevos siguen igual. |
| Beneficio | Separa el efecto que se puede cifrar del que no. | ej. Horas extra de 18 a 0, unos 288 € al mes a 16 € la hora. Unas 12 visitas comerciales más al mes. |
| Coste | El dinero y el trabajo. Si es cero, escribe cero. | ej. Sin cambios en el programa. 8 horas para el procedimiento y los avisos, 4 horas cada uno de los 2 contables. |
| Calendario | Qué pasa y cuándo. Pon siempre la fecha de aprobación y la de arranque. | ej. Aprobación el 20 de septiembre, avisos antes del 30 de septiembre, prueba en octubre y uso normal en noviembre. |
7. Qué mira quien aprueba
- Cuánto cuesta y cuánto devuelve
- El tiempo de quién se usa y cuánto
- Cómo se vuelve atrás si se para
- ej. Escribir que se vuelve atrás si un mes de prueba no da nada
8. Por qué se rechaza una propuesta
- ej. El contexto es solo "esto es poco eficiente"
- ej. El beneficio es "se trabaja mejor", sin ninguna cifra
- ej. Pones coste cero pero otro equipo dedica horas
- No toca ni el dinero, ni el tiempo, ni el riesgo
9. Listo para actuar tras la firma
- Decidir una sola acción para el primer día
- ej. Escribir a los 40 clientes habituales al día siguiente
- Anotar los contactos y el orden de los avisos
- Registrar una vez el indicador antes de arrancar
Contenido del tablero de tareas
Ideas 16 elementos
Reunir ideas
Una ocurrencia todavía no es un proyecto. Reúne los problemas como hechos para poder elegir cuál defiendes.
Anotar problemas
Anota cinco tareas que te robaron tiempo el último mes. Quédate solo con las que están a tu alcance.
Sondear a 3 colegas
Pregunta a tres personas que participan en el mismo proceso qué les resulta pesado y copia sus respuestas con sus palabras.
Buscar un caso
Busca un caso de otro departamento o empresa que resolviera el mismo problema y anota su coste y su resultado.
Definir el 5W1H
El armazón previo a la redacción. Con responder a seis preguntas ya tienes el material que necesita el documento.
Partir del Por qué
Di en una frase por qué hay que hacerlo. Si esto baila, las otras cinco respuestas bailan también.
Escribir Qué y Cómo
Concreta qué vas a hacer y de qué manera. Piensa primero en opciones que no añadan ninguna herramienta nueva.
Público y fechas
Rellena Quién, Cuándo y Dónde. Indica a cuántas personas afecta, la fecha de aprobación y la de arranque.
Redactar 6 elementos
El guion pasa a documento. Rellena la tabla de los seis elementos de arriba abajo y usa las filas como títulos. Una o dos páginas A4.
Contexto y objetivo
El contexto lleva solo cifras y hechos, el objetivo cabe en una frase. Las opiniones no entran en el contexto.
Cifrar el beneficio
Calcula las horas y el dinero que ahorras y separa el beneficio que no se puede medir. Un beneficio flojo tumba la propuesta.
Coste y calendario
Indica el dinero y la carga de trabajo y coloca las fechas hacia atrás desde la aprobación. Si el coste es cero, escribe cero.
Lograr la firma
Enviar no es terminar. Cierra los huecos con una revisión previa y las preguntas probables, para poder arrancar al día siguiente.
Pedir una revisión
Enseña el texto a tu responsable antes de enviarlo y pide comentarios desde el punto de vista de quien aprueba.
Preparar respuestas
Ten una frase de respuesta para los tres criterios de quien aprueba (coste, carga y vuelta atrás) y para los dos inconvenientes que anotaste.
Plan del primer día
Decide una sola acción para el primer día laborable tras la firma. Registra una vez el indicador antes de arrancar.
