Business & stratégie
Proposition de projet pour débutants : le plan en 5W1H et les 6 éléments qui la font passer
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Les jeunes salariés qui rédigent leur première proposition de projet en interne apprennent avec ce modèle pour débutants à bâtir un plan avec la méthode 5W1H. Le tableau blanc tient sur deux pages, à gauche un cadre pour les idées, une roue 5W1H qui ouvre le sujet en Pourquoi, Quoi, Qui, Quand, Où et Comment, une comparaison des avantages et des inconvénients en deux colonnes et une méthode en six étapes, à droite un cadre pour la phrase unique, un tableau des six éléments (contexte, objectif, contenu, bénéfice, coût, calendrier) et trois cadres sur les critères du décideur, les motifs de refus et le premier geste après la validation. Le tableau de tâches comporte cinq colonnes, Idées, Plan, Rédaction, Relecture et Envoyé, avec quatre tâches parentes de trois sous-tâches chacune, soit 16 cartes à faire. Si vous bloquez dès la première ligne, répondre aux six questions du 5W1H vous donne le plan. Il vise la validation interne, pas les offres commerciales.
Avec un compte gratuit, vous pouvez copier ce modèle depuis le marché
Aperçu du tableau blanc
Lire le texte du tableau blanc
Proposition de projet
Mode d'emploi : (1) Suivre d'abord les six étapes (cadre n°4) → (2) Noter les idées et les problèmes (cadre n°1) → (3) Répondre aux six questions du 5W1H (cadre n°2) → (4) Lister le pour et le contre en deux colonnes (cadre n°3) → (5) Écrire la phrase unique et le tableau des six éléments, puis envoyer
1. Réserve d'idées (problèmes et intuitions)
- Ce qui me gêne moi ex. La facturation prend trois jours à chaque fin de mois et les visites clients tombent de moitié cette semaine-là.
- Ce que disent les autres, avec leurs mots ex. Comptabilité : "Nous ressaisissons les mêmes données dans deux systèmes." ex. Un commercial : "Tout le monde a la même échéance, personne n'est libre pour répondre."
- Cas venus d'autres services ou entreprises ex. Le service voisin facture deux fois par mois pour lisser la charge. Aucun coût de mise en place.
2. Bâtir le plan en 5W1H (commencer par le Pourquoi)
- Facturation deux fois par mois
- Why Pourquoi ex. Supprimer les trois jours d'heures supplémentaires de fin de mois pour que les commerciaux continuent leurs visites
- What Quoi ex. Passer d'une clôture unique en fin de mois à deux clôtures, le 15 et en fin de mois
- Who Qui ex. Mise en œuvre par 2 personnes en comptabilité. Concerne 12 commerciaux et 2 comptables, soit 14 personnes
- When Quand ex. Essai en octobre, généralisation en novembre. Validation attendue avant le 20 septembre
- Where Où ex. Entièrement dans le logiciel comptable actuel. Aucun nouvel outil
- How Comment ex. Créer deux dates de clôture, prévenir les clients le mois précédent, écrire une procédure d'une page
3. Le pour et le contre (citer soi-même les inconvénients aide à faire valider)
Pour avantages
- La première raison de choisir cette voie ex. La cause même du pic de fin de mois disparaît. Sans embauche, avec ce que nous avons déjà.
- Les gains hors de mon service ex. Les commerciaux peuvent aussi visiter en fin de mois. Les clients ont des échéances étalées et relancent moins.
Contre inconvénients
- Pour qui la charge augmente ex. Les 40 clients réguliers doivent être prévenus. Personne n'a encore accepté d'écrire et d'envoyer ce message.
- Si cela ne marche pas ex. Deux clôtures ajoutent une vérification en milieu de mois. Après un mois d'essai sans effet, retour en arrière.
4. Comment rédiger une proposition qui passe (6 étapes)
- 1. Choisir une idée Parmi les problèmes du cadre 1, choisissez celui que vous pouvez réellement bouger. ex. La hausse de prix d'un fournisseur ne bouge pas. Votre date de clôture, si.
- 2. Cadrer en 5W1H Répondez aux six questions du cadre 2. En partant du Pourquoi, le Quoi, le Comment, la cible et les dates restent cohérents.
- 3. Poser le pour et le contre Écrivez deux cartes dans chacune des deux colonnes du cadre 3. Les chiffres viendront plus tard, au bénéfice et au coût. Une idée sans aucun inconvénient n'est pas encore mûre.
- 4. Faire la phrase unique Rédigez la version 30 secondes dans le cadre 5 et dites-la à voix haute. ex. Vérifiez que cette seule phrase suffit si vous croisez votre responsable dans le couloir.
- 5. Remplir les 6 éléments Remplissez le tableau du cadre 6 de haut en bas et gardez les lignes comme titres. Une à deux pages A4. Plus une proposition est longue, moins elle est lue.
- 6. Faire relire Montrez le texte à votre responsable et recueillez ses remarques selon le cadre 7 avant l'envoi. ex. Réglez avant l'envoi le "coût nul" annoncé alors que le service informatique y passe des heures.
5. La proposition en une phrase (version 30 secondes)
- Phrase unique ex. Nous facturons deux fois par mois, ramenons à zéro les trois jours d'heures supplémentaires de fin de mois et gagnons 12 visites clients par mois.
- Le moule à remplir "Cette proposition règle [le problème] [de qui] par [quel moyen] et apporte [quel résultat]." Une proposition qu'on ne sait pas dire ne passe pas, même bien écrite.
6. Les 6 éléments d'une proposition (à écrire, exemple)
| À écrire | Exemple | |
|---|---|---|
| Contexte | Où on en est et ce qui gêne. Des chiffres et des faits, pas d'avis. | ex. 18 heures supplémentaires par mois en fin de mois pour 2 comptables, et les visites clients tombent de moitié. |
| Objectif | Ce que l'on veut changer, en une phrase. | ex. Lisser la charge de facturation sur le mois et ramener à zéro les heures supplémentaires de fin de mois. |
| Contenu | Ce que l'on fait concrètement. Étapes, périmètre, limites. | ex. Clôtures le 15 et en fin de mois. Pour les 40 clients réguliers. Les nouveaux restent au régime actuel. |
| Bénéfice | Séparer l'effet chiffrable de celui qui ne se chiffre pas. | ex. Heures supplémentaires de 18 à 0, soit environ 288 € par mois à 16 € de l'heure. Environ 12 visites de plus. |
| Coût | L'argent et la charge. Si c'est nul, écrire zéro. | ex. Aucune modification du logiciel. 8 heures pour la procédure et l'information des clients, 4 heures chacun pour 2 comptables. |
| Calendrier | Quoi et quand. Toujours indiquer la date de validation et celle de démarrage. | ex. Validation le 20 septembre, clients prévenus avant le 30 septembre, essai en octobre, généralisation en novembre. |
7. Ce que regarde le décideur
- Combien cela coûte et combien cela rapporte
- Le temps de qui est utilisé, et combien
- Comment revenir en arrière si on arrête
- ex. Écrire qu'on revient en arrière si un mois d'essai ne donne rien
8. Pourquoi une proposition est refusée
- ex. Le contexte se résume à "c'est peu efficace"
- ex. Le bénéfice est "ce sera plus simple", sans chiffre
- ex. Coût nul annoncé alors qu'un autre service y passe des heures
- Ni argent, ni temps, ni risque ne sont abordés
9. Prêt à agir après la validation
- Fixer une seule action pour le premier jour
- ex. Écrire aux 40 clients réguliers le lendemain ouvré
- Noter les contacts et l'ordre des annonces
- Relever une fois l'indicateur avant le démarrage
Contenu du tableau des tâches
Idées 16 éléments
Collecter les idées
Une intuition n'est pas encore un projet. Rassemblez les problèmes sous forme de faits pour pouvoir choisir celui que vous défendrez.
Lister les soucis
Notez cinq tâches qui vous ont pris du temps le mois dernier. Ne gardez que celles sur lesquelles vous pouvez agir.
Sonder 3 collègues
Demandez à trois personnes qui participent au même processus ce qui les gêne et recopiez leurs réponses avec leurs mots.
Chercher un cas
Trouvez un cas dans un autre service ou une autre entreprise qui a réglé le même problème, et notez le coût et le résultat.
Cadrer en 5W1H
Le squelette à poser avant d'écrire. Répondre à six questions suffit à réunir la matière du document.
Partir du Pourquoi
Dites en une phrase pourquoi il faut le faire. Si cela vacille ici, les cinq autres réponses vacillent aussi.
Écrire Quoi/Comment
Précisez ce que vous faites et de quelle manière. Cherchez d'abord les solutions qui n'ajoutent aucun nouvel outil.
Cible et échéance
Remplissez Qui, Quand et Où. Indiquez le nombre de personnes concernées, la date de validation et la date de démarrage.
Rédiger 6 éléments
Le plan devient un document. Remplissez le tableau des six éléments de haut en bas et gardez les lignes comme titres. Une à deux pages A4 suffisent.
Contexte et but
Le contexte ne contient que des chiffres et des faits, l'objectif tient en une phrase. Les avis n'entrent pas dans le contexte.
Chiffrer le gain
Calculez les heures et les montants économisés, et séparez les bénéfices qui ne se chiffrent pas. Un gain flou fait échouer la proposition.
Coût et calendrier
Donnez l'argent et la charge, puis posez les dates à rebours depuis la validation. Si le coût est nul, écrivez zéro.
Faire valider
Envoyer ne suffit pas. Bouchez les trous par une relecture et des questions probables, pour agir dès le lendemain de la validation.
Faire relire avant
Montrez le texte à votre responsable avant l'envoi et demandez des remarques du point de vue du décideur.
Préparer 5 réponses
Préparez une phrase de réponse pour chacun des trois critères du décideur (coût, charge, retour en arrière) et pour les deux inconvénients listés.
Prévoir le jour 1
Fixez une seule action pour le premier jour ouvré après la validation. Relevez une fois l'indicateur avant de démarrer.
