الأعمال والاستراتيجية
كتابة المقترح الداخلي للمبتدئين: هيكل بأسلوب 5W1H وستة عناصر تنال الموافقة
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 2، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 4، المهام الفرعية: 12)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
يستخدم الموظف الجديد الذي يقدّم أول مقترح داخلي هذا القالب المخصّص للمبتدئين ليتعلّم كتابة المقترح بأسلوب 5W1H ويصوغه في ستة عناصر تنال موافقة صاحب القرار. يتألف اللوح من صفحتين، ففي اليسار إطار لجمع أفكار المقترح، وتحليل 5W1H المتفرّع في ستة اتجاهات، ومقارنة المزايا والعيوب في عمودين، وستّ خطوات لكتابة مقترح يُقبل؛ وفي اليمين إطار التلخيص في جملة واحدة، وجدول العناصر الستة، وثلاثة أطر عن نظرة صاحب القرار وأنماط المقترحات المرفوضة وأول خطوة بعد الموافقة. ولوح المهام خمسة أعمدة هي الأفكار والهيكل والتحرير والمراجعة وتم التسليم، ويبدأ بأربع مهام رئيسة لكلٍّ منها ثلاث مهام فرعية، أي ست عشرة مهمة لم تبدأ بعد. إن كنت لا تعرف كيف تكتب مقترحًا وتتوقف عند السطر الأول، فأجب عن أسئلة 5W1H الستة ثم انقل الإجابات إلى جدول العناصر الستة. المحتوى مخصّص للمقترحات التي تُعرض على صاحب القرار داخل الشركة، لا للعروض التجارية الموجّهة إلى العملاء. والمقترح الذي يذكر عيوبه بنفسه تقلّ الملاحظات عليه في القراءة التمهيدية وتصبح موافقته أسرع.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
لوح كتابة المقترح الداخلي
طريقة الاستخدام: (1) اطّلع على المسار كاملًا في الخطوات الست (اللوح 4، الصفحة اليسرى) → (2) اكتب مشكلاتك واجمع أفكار المقترح → (3) أجب عن أسئلة 5W1H الستة → (4) اكتب المزايا والعيوب في عمودين → (5) لخّص في جملة واحدة واملأ جدول العناصر الستة ثم قدّمه للموافقة
1. بذرة الفكرة (المشكلات والخواطر)
- ما يرهقني أنا مثال: إعداد الفواتير في آخر الشهر يستغرق ثلاثة أيام في كل مرة، فتنخفض زيارات المبيعات إلى النصف في ذلك الأسبوع.
- ما سمعته من غيري (بكلامهم هم) مثال: المحاسبة، "ندخل البيانات نفسها يدويًا في نظامين" مثال: زميل أقدم، "الموعد النهائي واحد للجميع فلا نجد من نسأله"
- أمثلة من أقسام أو شركات أخرى مثال: القسم المجاور قسّم الفوترة إلى مرتين شهريًا فاستوى العبء. وكانت كلفة التطبيق صفرًا.
2. اضبط الهيكل بأسلوب 5W1H (السرّ أن تبدأ بسؤال Why)
- الفوترة مرتين في الشهر
- Why لماذا مثال: إنهاء ثلاثة أيام من العمل الإضافي آخر الشهر ليتمكن فريق المبيعات من الزيارة حتى في تلك الأيام
- What ماذا مثال: تحويل إقفال الفوترة من مرة واحدة شهريًا إلى مرتين، في اليوم 15 وفي آخر الشهر
- Who من مثال: ينفّذها موظفان من المحاسبة. والمشمولون 12 من المبيعات و2 من المحاسبة، أي 14 شخصًا
- When متى مثال: تجربة في أكتوبر، وتشغيل رسمي من نوفمبر. والموافقة قبل 20 سبتمبر
- Where أين مثال: كل شيء داخل نظام المحاسبة الحالي. ولا تُضاف أي أداة جديدة
- How كيف مثال: تحديد تاريخي إقفال، وإبلاغ العملاء في الشهر السابق، وإعداد دليل من صفحة واحدة
3. مقارنة المزايا والعيوب (ذكر عيوبك بنفسك يسهّل الموافقة)
Pros المزايا
- السبب الأول لاختيار هذا الطريق مثال: يزيل سبب تراكم العمل الإضافي آخر الشهر من جذره. ويمكن تنفيذه بالنظام الحالي دون زيادة الموظفين.
- المكسب خارج قسمي مثال: يستطيع فريق المبيعات الزيارة في آخر الشهر أيضًا. وتتوزّع مواعيد العملاء فتقلّ الاستفسارات قبل الموعد.
Cons العيوب
- على من يزيد العمل مثال: يلزم إشعار 40 عميلًا. ولم يتحدد بعد من يكتب هذا الإشعار ومن يرسله.
- إن لم تسر الأمور جيدًا مثال: بما أن الإقفال صار مرتين، يظهر عمل تدقيق في منتصف الشهر أيضًا. وإن فشلت تجربة شهر نعود إلى الطريقة السابقة.
4. ست خطوات لكتابة مقترح يُقبل
- 1. اختر بذرة واحدة من المشكلات الملصقة في اللوح 1، اختر واحدة تستطيع تحريكها بنفسك. مثال: ارتفاع أسعار شركة أخرى خارج يدك، أما تاريخ الإقفال في قسمك فبيدك.
- 2. اصنع الهيكل بـ5W1H أجب عن الأسئلة الستة في اللوح 2. البدء بسؤال Why يمنع اهتزاز What وHow والفئة والمواعيد.
- 3. اذكر الجانبين اكتب في عمودي اللوح 3 ميزتين وعيبين. أما التحويل إلى أرقام فيكون في اللوح 6 (الأثر والتكلفة). الفكرة التي لا تجد لها عيبًا واحدًا لم تنضج بعد.
- 4. اصنع جملة التلخيص اصنع نسخة الثلاثين ثانية في اللوح 5، ثم انطق بها بصوت مسموع. مثال: لو قابلت مديرك في الممر، أتكفي هذه الجملة وحدها لإيصال الفكرة؟
- 5. حرّر العناصر الستة املأ جدول اللوح 6 من أعلى إلى أسفل واجعل صفوفه عناوين المستند. اجعله في صفحة أو صفحتين A4. فكلما طال المقترح قلّ من يقرأه.
- 6. اطلب قراءة تمهيدية اعرضه على مديرك أو زميل أقدم، وخذ ملاحظاته من زاوية اللوح 7 قبل رفعه للموافقة. مثال: احسم مسبقًا ملاحظة "كتبت أن الكلفة صفر، لكن ساعات قسم تقنية المعلومات ستُستهلك".
5. تلخيص المقترح في جملة (تُقال في ثلاثين ثانية)
- جملة التلخيص مثال: هذا مقترح لتقسيم الفوترة إلى مرتين شهريًا، فتنتهي أيام العمل الإضافي الثلاثة في آخر الشهر وتزيد زيارات المبيعات 12 زيارة شهريًا.
- قالب الصياغة (يكفي ملء الفراغات) "هذا مقترح يحل مشكلة ____ لدى ____ عن طريق ____ ويحقق أثر ____" المقترح الذي يعجز صاحبه عن قوله هكذا لا ينال الموافقة مهما أُحسنت كتابته.
6. عناصر المقترح الستة (ما يُكتب ومثاله)
| ما يُكتب | مثال | |
|---|---|---|
| الخلفية | كيف هو الوضع اليوم وما الذي يرهق. أرقام ووقائع فقط، بلا آراء. | مثال: ثلاثة أيام عمل إضافي آخر الشهر، أي 18 ساعة شهريًا لموظفَي المحاسبة. وتنخفض زيارات المبيعات إلى النصف في المدة نفسها. |
| الهدف | ما الذي يريده هذا المقترح. في جملة واحدة حاسمة. | مثال: تسوية عبء الفوترة على مدى الشهر وتصفير العمل الإضافي في آخر الشهر. |
| المحتوى | ما الذي سيُنفَّذ فعليًا. الخطوات والفئة والنطاق. | مثال: الإقفال في اليوم 15 وفي آخر الشهر. والفئة 40 عميلًا دائمًا. أما الجدد فعلى ما هم عليه. |
| الأثر | افصل الأثر الذي يُقاس بالأرقام عن الأثر الذي لا يُقاس. | مثال: 18 ساعة ← 0 ساعة (بأجر 60 ر.س للساعة، أي 1,080 ر.س شهريًا). ويُتوقّع ازدياد زيارات آخر الشهر 12 زيارة. |
| التكلفة | المال والجهد المطلوبان. إن كانا صفرًا فاكتب صفرًا. | مثال: لا تعديل على النظام. و8 ساعات لإعداد الدليل وإشعار العملاء (موظفا المحاسبة، 4 ساعات لكل منهما). |
| الجدول الزمني | متى يُنفَّذ كل شيء. اذكر دائمًا تاريخ القرار وتاريخ البدء. | مثال: الموافقة في 20/9 ← إشعار العملاء حتى 30/9 ← تجربة أكتوبر ← تشغيل رسمي في نوفمبر. |
7. ما ينظر إليه صاحب القرار
- كم تكلّف وكم تُربح
- وقت من يُستهلك وبأي مقدار
- كيف نعود إلى الوضع السابق عند التوقف
- مثال: اكتب أنك ستعود إلى الطريقة السابقة إن لم تنجح تجربة الشهر
8. أنماط المقترحات المرفوضة
- مثال: خلفية لا تقول سوى "الأمور غير فعّالة نوعًا ما"
- مثال: أثر لا يقول سوى "سيصير العمل أسهل" بلا أرقام
- مثال: كُتب أن الكلفة صفر، لكن ساعات قسم آخر ستُستهلك
- لا يتطرّق إلى المال ولا الوقت ولا المخاطر
9. الاستعداد للتحرّك بعد الموافقة
- حدّد مسبقًا عملًا واحدًا فقط لليوم الأول
- مثال: بريد إشعار إلى 40 عميلًا في يوم العمل التالي للموافقة
- اكتب جهات الاتصال وترتيب إبلاغها
- سجّل رقم قياس الأثر مرة واحدة قبل البدء
محتوى لوحة المهام
الأفكار 16 عنصرًا
اجمع أفكار المقترح
الخاطرة وحدها لا تصنع مقترحًا. اجمع المشكلات بوصفها وقائع حتى تصل إلى حالة تستطيع فيها اختيار ما يستحق أن يصير مقترحًا.
اكتب المشكلات
اكتب خمسة أعمال استهلكت وقتك خلال الشهر الماضي. أبقِ منها ما تستطيع تغييره بنفسك فقط.
اسأل ثلاثة زملاء
اسأل ثلاثة ممن يشاركونك العمل نفسه عمّا يرهقهم، وانقل كلامهم كما قالوه بالضبط. الغاية أن تخرج من افتراضاتك.
ابحث عن أمثلة
ابحث عن مثال واحد لقسم آخر أو شركة أخرى عالجت المشكلة نفسها، ودوّن كلفته وأثره.
اضبط الهيكل 5W1H
هذا هيكل ما قبل الكتابة. مجرد الإجابة عن الأسئلة الستة يوفّر لك كل المادة اللازمة للتحرير.
ابدأ بسؤال Why
قل في جملة واحدة لماذا تفعل هذا. إن اهتزّ هذا الموضع اهتزّت الإجابات الخمس الباقية كلها.
اكتب What وHow
اكتب بوضوح ماذا ستفعل وكيف ستفعله. ابدأ بالحلول التي لا تضيف أداة جديدة.
حدّد الفئة والموعد
املأ Who وWhen وWhere. اكتب بوضوح عدد المشمولين وتاريخ القرار وتاريخ البدء.
حرّر العناصر الستة
انقل الهيكل إلى شكل مستند. املأ جدول العناصر الستة من أعلى إلى أسفل واجعل صفوفه عناوين المستند. اجعله في صفحة أو صفحتين A4.
الخلفية والهدف
الخلفية أرقام ووقائع فقط، والهدف جملة واحدة حاسمة. لا تخلط الآراء والانطباعات بالخلفية.
الأثر بالأرقام
احسب الوقت والمال الموفَّرين، واكتب على حدة الأثر الذي لا يُقاس بالأرقام. ضعف هذا الموضع يعني رفض المقترح.
التكلفة والجدول
اكتب المال وساعات العمل المطلوبة، ورتّب المواعيد بالعدّ العكسي من تاريخ القرار. إن كانت الكلفة صفرًا فاكتب صفرًا.
احصل على الموافقة
التسليم ليس نهاية العمل. سُدّ الثغرات بالقراءة التمهيدية والأسئلة المتوقّعة لتتمكن من التحرّك في اليوم التالي للموافقة.
اطلب قراءة مسبقة
قبل التقديم اعرض المقترح على مديرك واطلب ملاحظاته من زاوية نظر صاحب القرار.
جهّز ردود الأسئلة
جهّز جملة جواب لكل نقطة من النقاط الثلاث التي ينظر إليها صاحب القرار (الكلفة وساعات العمل وطريقة التراجع) ولكل عيب من العيبين المذكورين في المقارنة.
خطة اليوم الأول
حدّد مسبقًا عملًا واحدًا تنفّذه في يوم العمل التالي للموافقة. وسجّل رقم قياس الأثر مرة واحدة قبل البدء.
