Negócio e Estratégia
Proposta interna para iniciantes: 5W1H para o esqueleto e os 6 elementos que fazem aprovar
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem vai apresentar a primeira proposta interna aprende a escrever uma proposta a partir do 5W1H e a fechá-la nos 6 elementos que convencem quem decide, com este modelo para iniciantes. O quadro branco tem duas páginas: à esquerda, as ideias, o 5W1H aberto em seis direções, a comparação de vantagens e desvantagens em duas colunas e os 6 passos da redação; à direita, o resumo numa frase, a tabela dos 6 elementos e três quadros sobre o olhar de quem decide, os padrões que não passam e o arranque depois da aprovação. O quadro de tarefas tem cinco colunas, de ideias a entregue, com 4 tarefas principais e 3 subtarefas cada, 16 ao todo por iniciar. Se trava logo na primeira linha, responda às seis perguntas do 5W1H e passe as respostas para a tabela dos 6 elementos. É para propostas de decisão interna, não para propostas comerciais a clientes. Escrever as próprias desvantagens reduz os reparos na leitura prévia e faz a proposta passar mais depressa.
Com uma conta gratuita, pode copiar este modelo a partir do mercado
Pré-visualização do quadro branco
Ler o conteúdo do quadro branco em formato de texto
Quadro da proposta interna
Como usar: (1) Ver o percurso inteiro nos 6 passos (quadro 4, à esquerda) → (2) Escrever as ideias e os incómodos → (3) Responder às seis perguntas do 5W1H → (4) Listar vantagens e desvantagens em duas colunas → (5) Passar a limpo o resumo numa frase e a tabela dos 6 elementos e submeter
1. Ideias (incómodos e ideias soltas)
- O que me incomoda ex.: A faturação do fim do mês leva-me sempre 3 dias e as visitas comerciais caem para metade nessa semana.
- O que ouvi dos outros (nas palavras deles) ex.: Contabilidade, «introduzimos o mesmo à mão em dois sistemas» ex.: Colega mais experiente, «o prazo é o mesmo para toda a gente e não há a quem perguntar»
- Casos de outros departamentos ou empresas ex.: O departamento ao lado passou a faturar duas vezes por mês para nivelar a carga. Custo de arranque zero.
2. Fechar o esqueleto com 5W1H (o truque é começar pelo Porquê)
- Faturar duas vezes por mês
- Why Porquê ex.: Acabar com as 3 noites de horas extra do fim do mês e libertar os comerciais para visitarem clientes
- What O quê ex.: Passar o fecho da faturação de uma vez por mês para duas, a 15 e no último dia
- Who Quem ex.: Executam 2 pessoas da contabilidade. Abrange 12 comerciais e 2 da contabilidade, 14 pessoas ao todo
- When Quando ex.: Ensaio em outubro, uso corrente a partir de novembro. Decisão até 20 de setembro
- Where Onde ex.: Tudo dentro do atual sistema de contabilidade. Não se compra nenhuma ferramenta nova
- How Como ex.: Definir duas datas de fecho, avisar os clientes no mês anterior e fazer um guia de uma página
3. Vantagens e desvantagens (escrever as suas desvantagens ajuda a passar)
Pros Vantagens
- A razão principal para escolher esta via ex.: Elimina a própria causa da concentração das horas extra no fim do mês. Faz-se com o que já existe, sem contratar ninguém.
- O ganho fora do meu departamento ex.: Os comerciais passam a visitar clientes também no fim do mês. Os prazos dos clientes ficam repartidos e há menos perguntas à última hora.
Cons Desvantagens
- De quem é o trabalho que aumenta ex.: É preciso avisar 40 clientes. Ainda não está decidido quem escreve e envia esse aviso.
- Se não correr bem ex.: Com dois fechos, aparece também trabalho de verificação a meio do mês. Se um mês de ensaio correr mal, volta-se atrás.
4. Como escrever uma proposta que passa (6 passos)
- 1. Escolher uma ideia Dos incómodos colados no quadro 1, escolha um que esteja ao seu alcance. ex.: O aumento de preços de outra empresa não depende de si; a data de fecho do seu departamento depende.
- 2. Esqueleto com 5W1H Responda às seis perguntas do quadro 2. Começar pelo Porquê evita que o quê, o como, o alvo e as datas oscilem.
- 3. O bom e o mau lado Escreva duas vantagens e duas desvantagens nas duas colunas do quadro 3. Os números só entram no quadro 6 (efeito e custo). Uma ideia sem nenhuma desvantagem ainda não está pensada até ao fim.
- 4. Resumo numa frase Faça a versão de 30 segundos no quadro 5 e diga-a em voz alta. ex.: Se encontrasse a chefia no corredor, esta única frase chegava para explicar tudo?
- 5. Passar aos 6 elementos Preencha a tabela do quadro 6 de cima para baixo e use as linhas como títulos do documento. Cabe em 1 ou 2 páginas A4. Proposta comprida é proposta não lida.
- 6. Pedir leitura prévia Mostre à chefia ou a um colega mais experiente e recolha reparos com o olhar do quadro 7 antes de submeter. ex.: Fechar antes o reparo «escreveu custo zero, mas gasta horas da informática».
5. A proposta numa frase (que se diga em 30 segundos)
- Resumo numa frase ex.: É uma proposta para faturar duas vezes por mês, acabar com as 3 noites de horas extra do fim do mês e ganhar mais 12 visitas comerciais por mês.
- A forma de o dizer (basta preencher) «É uma proposta para resolver ____ de ____, através de ____, com o efeito de ____» Uma proposta que não se diga assim não passa, por melhor que esteja escrita.
6. Os 6 elementos da proposta (o que escrever e exemplo)
| O que escrever | Exemplo | |
|---|---|---|
| Contexto | Como está hoje e o que incomoda. Só números e factos, sem opiniões. | ex.: 3 noites de horas extra no fim do mês, 18 horas por mês entre 2 pessoas da contabilidade. As visitas comerciais caem para metade no mesmo período. |
| Objetivo | O que se quer fazer com esta proposta. Numa só frase. | ex.: Nivelar a carga da faturação ao longo do mês e reduzir a zero as horas extra do fim do mês. |
| Conteúdo | O que se faz em concreto. Passos, alvo e âmbito. | ex.: Fechar a 15 e no último dia. Abrange os 40 clientes recorrentes. Os novos ficam como estão. |
| Efeito | Separar o efeito que se mede em números do que não se mede. | ex.: 18 horas → 0 horas (a 15 euros por hora, 270 euros por mês). Prevê-se mais 12 visitas no fim do mês. |
| Custo | O dinheiro e o trabalho necessários. Se for zero, escreva zero. | ex.: Sem alterações no sistema. 8 horas para o guia e o aviso aos clientes (4 horas para cada uma das 2 pessoas). |
| Calendário | Quando se faz o quê. Incluir sempre a data da decisão e a de arranque. | ex.: Decisão a 20/09 → aviso aos clientes até 30/09 → ensaio em outubro → uso corrente em novembro. |
7. O que quem decide olha
- Quanto custa e quanto se ganha
- De quem é o tempo usado e quanto
- Como se volta atrás se for preciso parar
- ex.: Escrever que se volta atrás se o mês de ensaio não der resultado
8. Padrões de proposta que não passam
- ex.: Contexto que é só «anda tudo pouco eficiente»
- ex.: Efeito que é só «facilita o trabalho», sem números
- ex.: Custo zero no papel, mas horas de trabalho de outro departamento
- Não fala de dinheiro, nem de tempo, nem de risco
9. Pronto a arrancar após a decisão
- Ter uma única coisa decidida para o primeiro dia
- ex.: E-mail de aviso aos 40 clientes no dia útil seguinte à decisão
- Escrever a quem se avisa e por que ordem
- Registar uma vez, antes de começar, o número que mede o efeito
Conteúdo do quadro de tarefas
Ideias 16 itens
Juntar ideias
Uma ideia solta não é uma proposta. Reúna os incómodos como factos até conseguir escolher qual deles se torna proposta.
Listar os problemas
Escreva 5 tarefas que lhe consumiram tempo no último mês. Fique só com as que estão ao seu alcance.
Ouvir 3 colegas
Pergunte a 3 pessoas envolvidas no mesmo trabalho o que as incomoda e copie as palavras delas tal como as disseram. Serve para sair da sua própria ideia feita.
Procurar exemplos
Procure um caso noutro departamento ou noutra empresa que tenha resolvido o mesmo incómodo e anote o custo e o resultado.
Fechar com 5W1H
É o esqueleto antes da redação. Responder às seis perguntas dá-lhe todo o material de que precisa para passar a limpo.
Decidir o Porquê
Diga numa frase porque é que isto se faz. Se este ponto oscila, as outras cinco respostas oscilam todas.
Escrever What e How
Escreva em concreto o que vai fazer e como. Pense primeiro nas soluções que não obrigam a comprar nenhuma ferramenta nova.
Definir alvo e data
Preencha o Who, o When e o Where. Escreva com clareza quantas pessoas abrange, a data da decisão e a data de arranque.
Passar a limpo
Passe o esqueleto para o formato de documento. Preencha a tabela dos 6 elementos de cima para baixo e use as linhas como títulos. Cabe em 1 ou 2 páginas A4.
Contexto e objetivo
No contexto, só números e factos; o objetivo diz-se numa frase. Opiniões e impressões não entram no contexto.
Efeito em números
Calcule o tempo e o dinheiro que se poupam e escreva à parte o que não se traduz em números. Se este ponto for fraco, a proposta não passa.
Custo e calendário
Escreva o dinheiro e as horas necessárias e alinhe as datas a contar para trás a partir da decisão. Se o custo for zero, escreva zero.
Obter aprovação
Entregar não é acabar. Tape os buracos com uma leitura prévia e com as perguntas prováveis, para poder arrancar no dia seguinte à aprovação.
Pedir leitura prévia
Antes de submeter, mostre à chefia e peça reparos com o olhar de quem decide.
Preparar respostas
Prepare uma frase de resposta para cada um dos 3 pontos que quem decide olha (custo, horas e como voltar atrás) e para as 2 desvantagens que listou na comparação.
Planear o arranque
Decida uma única coisa a fazer no dia útil seguinte à aprovação. Registe uma vez o número que mede o efeito, antes de começar.
