Pré-visualização do quadro branco
1. Ideias (incómodos e ideias soltas)
4. Como escrever uma proposta que pas...
5. A proposta numa frase (que se diga...
6. Os 6 elementos da proposta (o que ...
7. O que quem decide olha
8. Padrões de proposta que não passam
9. Pronto a arrancar após a decisão
Quadro da propost...
Como usar: (1) Ve...
Resultado a ating...
Regras e formato ...
Bloqueios e repar...
Descobertas e pes...
O que me incomoda ex.: A faturação do fim do mês leva-me sempre 3 dias e as visita s comerciais caem para metade nessa semana. O que ouvi dos outros (nas palavras deles) ex.: Contabilidade, «introduzimos o mesmo à mão em dois sistemas » ex.: Colega mais experiente, «o prazo é o mesmo para toda a gent e e não há a quem perguntar» Casos de outros departamentos ou empresas ex.: O departamento ao lado passou a faturar duas vezes por mês para nivelar a carga. Custo de arranque zero. 2. Fechar o esque...
Faturar duas vezes por mê s Why Porquê ex.: Acabar com as 3 noites de horas extra do fim do m ês e libertar os comerciais para visitarem clientes What O quê ex.: Passar o fecho da fatu ração de uma vez por mês pa ra duas, a 15 e no último d ia Who Quem ex.: Executam 2 pessoas da contabilidade. Abrange 12 c omerciais e 2 da contabilid ade, 14 pessoas ao todo When Quando ex.: Ensaio em outubro, uso corrente a partir de novem bro. Decisão até 20 de sete mbro Where Onde ex.: Tudo dentro do atual s istema de contabilidade. Nã o se compra nenhuma ferrame nta nova How Como ex.: Definir duas datas de fecho, avisar os clientes n o mês anterior e fazer um g uia de uma página 3. Vantagens e de...
Pros Vantagens A razão principal para escolher esta via ex.: Elimina a própria causa da concentração das horas extra no fim do mês. Faz-se com o que já ex iste, sem contratar ninguém. O ganho fora do meu departamento ex.: Os comerciais passam a visitar clientes também no fim do mês. Os prazos dos clientes ficam re partidos e há menos perguntas à última hora. Cons Desvantagens De quem é o trabalho que aumenta ex.: É preciso avisar 40 clientes. Ainda não está decidido quem escreve e envia esse aviso. Se não correr bem ex.: Com dois fechos, aparece também trabalho de verificação a meio do mês. Se um mês de ensaio co rrer mal, volta-se atrás. 1. Escolher uma ideia Dos incómodos colados no quad ro 1, escolha um que esteja a o seu alcance. ex.: O aumento de preços de o utra empresa não depende de s i; a data de fecho do seu dep artamento depende. 2. Esqueleto com 5W1H Responda às seis perguntas do quadro 2. Começar pelo Porquê evita que o quê, o como, o alvo e as d atas oscilem. 3. O bom e o mau lado Escreva duas vantagens e duas desvantagens nas duas coluna s do quadro 3. Os números só entram no quadro 6 (efeito e custo). Uma ideia sem nenhuma desvant agem ainda não está pensada a té ao fim. 4. Resumo numa frase Faça a versão de 30 segundos no quadro 5 e diga-a em voz a lta. ex.: Se encontrasse a chefia no corredor, esta única frase chegava para explicar tudo? 5. Passar aos 6 elementos Preencha a tabela do quadro 6 de cima para baixo e use as linhas como títulos do docume nto. Cabe em 1 ou 2 páginas A4. Pr oposta comprida é proposta nã o lida. 6. Pedir leitura prévia Mostre à chefia ou a um coleg a mais experiente e recolha r eparos com o olhar do quadro 7 antes de submeter. ex.: Fechar antes o reparo «e screveu custo zero, mas gasta horas da informática». Resumo numa frase ex.: É uma proposta para faturar duas vezes por mês, acabar com as 3 noites de horas extra do fim d o mês e ganhar mais 12 visitas comerciais por mês. A forma de o dizer (basta preencher) «É uma proposta para resolver ____ de ____, através de ____, com o efeito de ____» Uma proposta que não se diga assim não passa, por melhor que esteja escrita. O que escrever
Exemplo
Contexto
Como está hoje e o que incomoda. Só números e factos, sem opiniões. ex.: 3 noites de horas extra no fim do mês, 18 horas por mês entre 2 pessoas da contabili dade. As visitas comerciais caem para metade no mesmo período. Objetivo
O que se quer fazer com esta proposta. Numa só frase. ex.: Nivelar a carga da faturação ao longo do mês e reduzir a zero as horas extra do fim do mês. Conteúdo
O que se faz em concreto. Passos, alvo e âmbito. ex.: Fechar a 15 e no último dia. Abrange os 40 clientes recorrentes. Os novos ficam como estão. Efeito
Separar o efeito que se mede em números do que não se mede. ex.: 18 horas → 0 horas (a 15 euros por hora, 270 euros por mês). Prevê-se mais 12 visita s no fim do mês. Custo
O dinheiro e o trabalho necessários. Se for zero, escreva zero. ex.: Sem alterações no sistema. 8 horas para o guia e o aviso aos clientes (4 horas para cada uma das 2 pessoas). Calendário
Quando se faz o quê. Incluir sempre a data da decisão e a de arranque. ex.: Decisão a 20/09 → aviso aos clientes até 30/09 → ensaio em outubro → uso corrente em novembro. Quanto custa e quanto se ganha De quem é o tempo usado e quanto Como se volta atrás se for preciso parar ex.: Escrever que se volta atrás se o mês de ensaio não der re sultado ex.: Contexto que é só «anda tudo pouco eficiente» ex.: Efeito que é só «facilita o trabalho», sem números ex.: Custo zero no papel, mas horas de trabalho de outro depar tamento Não fala de dinheiro, nem de tempo, nem de risco Ter uma única coisa decidida para o primeiro dia ex.: E-mail de aviso aos 40 clientes no dia útil seguinte à de cisão Escrever a quem se avisa e por que ordem Registar uma vez, antes de começar, o número que mede o efeito Arraste para mover, use a roda para ampliar ou reduzir
