Negócio e Estratégia
PDCA para iniciantes: quadro do ciclo de melhoria | planear, fazer, verificar e agir
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem aprende o ciclo PDCA pela primeira vez escolhe um tema do trabalho ou dos estudos e fecha em duas semanas uma volta de planear, fazer, verificar e agir, com este modelo para iniciantes. Na página esquerda do quadro branco estão o tema e a meta, os quatro passos do PDCA, uma matriz de quatro quadrantes para arrumar o Check e os 5 Porquês (5 Whys) em seis passos, que escavam até à causa raiz um único caso que correu mal; na página direita estão os cinco passos das duas semanas, o historial de melhorias da primeira à terceira volta e os três tropeções mais comuns de quem começa. O quadro de tarefas tem cinco colunas - planear, fazer, verificar, agir e volta concluída - e começa com 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar, da escolha do tema até ao Act. Se não sabe como fazer o PDCA, ou se costuma parar a meio, comece por um só tema e siga os exemplos até fechar a primeira volta. A partir da segunda, o historial mostra-lhe o que resultou.
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PDCA para iniciantes
Como usar: (1) Definir o tema e a meta em números → (2) Escrever o Plan e testar 8 dias sem mudar nada → (3) Ver os registos e arrumar o Check nos quatro quadrantes → (4) Escavar com os 5 Porquês o caso que falhou até à causa raiz → (5) Escrever o Act, deixá-lo no historial e copiá-lo para o Plan da volta seguinte
1. O tema a melhorar e a meta desta volta
- Tema a melhorar (apenas um) ex.: de manhã demoro a preparar-me e saio de casa sempre em cima da hora
- Meta desta volta (escrita em números) ex.: dentro de duas semanas, sair de casa às 8h10 todos os dias Período: __/__ a __/__ / Quem faz isto consigo: ____
- Números antes de começar (meça primeiro) ex.: hoje saio entre as 8h20 e as 8h35 Diferença: ex.: para a meta das 8h10, a média atual é 8h27, ou seja 17 minutos a mais Dia da medição: __/__ / Como medir: anotar no telemóvel a hora a que saí de casa
2. Ciclo PDCA (primeira volta)
- Plan planear Decidir o quê, quando e como medir ex.: deixar a roupa e a mochila prontas às 22h. Mede-se pela hora a que saio.
- Do fazer Cumprir oito dias como combinado ex.: consegui em 6 dos 8 dias. Falhei nos 2 dias em que cheguei tarde.
- Check verificar Comparar com os números iniciais ex.: saída média às 8h14. A variação caiu de 15 para 8 minutos.
- Act agir Decidir manter, parar ou mudar ex.: manter. Nos dias de trabalho tardio, preparar tudo logo à chegada.
3. Arrumar o que o Check mostrou
Eixo vertical: Como correu o resultado (cima = correu bem / baixo = correu mal) / Eixo horizontal: De que lado está a causa (esquerda = fora de si / direita = do seu lado)
- Correu bem x causa externa O que veio da sorte ou da boa vontade dos outros. As condições podem não se repetir, por isso anote-as e não leve isto para o Act.
- Correu bem x mérito seu Isto consegue repetir-se. Passe para manter no Act, escreva o modo de fazer numa linha e copie-o para o Plan da segunda volta.
- Correu mal x causa externa Não depende de si. Escolha alguém com quem falar, ou troque por um plano que evite essa situação.
- Correu mal x do seu lado O Plan da segunda volta sai daqui, e só um caso. Escave até à causa raiz com os 5 Porquês do quadro 4 antes de escolher a ação.
4. Os 5 Porquês (5 Whys) | escolha só um caso do canto inferior direito do quadro 3 e pergunte cinco vezes
- Porquê 1 Pergunte porquê ao caso ex.: falhei 2 dos 8 dias → chegava a casa às 22h
- Porquê 2 Só factos, sem suposições ex.: ia dormir logo a seguir → porque não antes de dormir?
- Porquê 3 Olhe para o seu método ex.: o plano era só à noite → porque apenas à noite?
- Porquê 4 Escreva a razão da escolha ex.: achei impossível de manhã → e nos dias mais tardios?
- Porquê 5 Confirme com números e pare ex.: sobravam 10 minutos à noite → leve a resposta à causa raiz
- Causa raiz A frase que, mudada, muda o resultado ex.: não há alternativa definida para os dias tardios Leve só uma para o Plan seguinte
5. Como correr uma volta (duas semanas)
- Dia 1 Escrever o tema e o Plan No quadro 1 defina a meta e os números atuais e, no passo Plan do quadro 2, escreva até três ações.
- Dias 2 a 9 Manter o Do Continue sem mudar o plano. Uma linha por dia: se conseguiu ou não e o número desse dia.
- Dia 10 Juntar os registos Ponha as notas dos oito dias no mesmo sítio. Se faltarem dias, deixe assim mesmo.
- Dias 11 e 12 Arrumar no Check Compare com os números iniciais e coloque o que aprendeu nos quatro quadrantes do quadro 3. O caso que falhou vai para as cinco perguntas do quadro 4.
- Dias 13 e 14 Decidir o Act e passar à volta seguinte Escolha manter, parar ou mudar, escreva no historial do quadro 6 e copie para o Plan da segunda volta.
6. Historial de melhorias (uma linha por volta)
| Plan planear | Do fazer | Check verificar | Act agir | |
|---|---|---|---|---|
| 1.ª volta (exemplo) | ex.: preparar roupa e mochila às 22h (__/__ a __/__) | ex.: consegui em 6 dos 8 dias. Falhei nos 2 dias de trabalho tardio | ex.: saída média às 8h14. A variação caiu de 15 para 8 minutos | ex.: manter. Nos dias tardios, preparar tudo logo à chegada |
| 2.ª volta | Copiar tal e qual o Act da volta anterior e trocar apenas uma ação | Marcar os dias em que conseguiu. Sem desculpas, apenas factos | Comparar com a mesma medida da volta anterior. Não mudar de medida | Escolher só uma de três: manter, parar ou mudar |
| 3.ª volta | Copiar o Act da volta anterior para este Plan. Nunca mais de três ações | Manter o mesmo registo. Uma linha com os dias feitos e o número | Pôr as três voltas lado a lado e procurar a semana que estagnou | Se chegou à meta, mude de tema no quadro 1. Se não chegou, mude o método e não o tema |
7. Onde o Plan falha (querer demais)
- ex.: escrevi 8 ações e ao fim de 3 dias tinha parado todas
- Correção. Assuma que numa volta só cabem três ações
- «Esforçar-me mais» e «estar atento» não são ações
- Colar cada ação a um horário já existente aumenta o cumprimento
8. Truques do Check (não ficar pela impressão)
- ex.: fica-se pelo «correu bastante bem» e nada liga ao passo seguinte
- Correção. Meça sempre os números antes de começar
- Escreva a diferença assim, de 15 para 8 minutos de variação
- Guarde no mesmo espaço a razão dos dias em que falhou
9. Regras do Act (copiar já para a volta seguinte)
- ex.: julguei ter decidido o Act e o Plan seguinte ficou em branco
- Correção. Copie o Act para o Plan seguinte no mesmo momento
- Passe cada volta para a tabela do historial e deixe registo
- Se ao fim de três voltas os números não mexem, mude de tema
Conteúdo do quadro de tarefas
Planear (Plan) 16 itens
Definir tema e meta
Preparação antes da primeira volta. Reduza a um só o que quer melhorar e escreva a meta de forma a poder dizer com números se foi cumprida. Sem isto, o Check não terá nada para dizer.
Escolher 1 tema
Escreva três coisas que o incomodam e escolha apenas aquela cujo resultado se vê em duas semanas. As outras ficam para a volta seguinte.
Meta em números
Em vez de «despachar-me mais», escreva «sair de casa às 8h10», para poder marcar com um sim ou não se a meta foi cumprida.
Medir o ponto zero
Meça os números antes de começar e escreva-os no quadro 1. Sem termo de comparação, o Check fica por uma impressão, por isso meça primeiro.
Escrever o Plan
Primeiro passo do PDCA. Decida três coisas, ou seja o que fazer, quando fazer e como medir. Se for ambicioso demais, a volta não fecha em duas semanas.
Reduzir a 3 ações
Escreva as ações que lhe ocorrerem e fique com um máximo de três que consiga começar amanhã. Depois passe-as para o passo Plan do quadro 2.
Marcar quando fazer
Cole cada ação a algo que já existe na sua agenda, como todas as manhãs ou sexta ao fim do dia. O que não tem hora não se faz.
Definir o registo
Decida numa linha o que regista, quando e onde. Como vai usar a mesma medida nas voltas seguintes, escolha um método simples.
Fazer Do e Check
Segundo e terceiro passos do PDCA. São oito dias a cumprir o plano tal como está e, no fim, a olhar para os registos para confirmar os factos. Não mude o plano a meio.
Testar 8 dias
Cumpra o Plan durante os oito dias que vão do segundo ao nono. Mesmo nos dias que correm mal, não mude o plano e deixe o que aconteceu na nota do passo Do.
1 linha por dia
Escreva por dia uma linha com consegui ou não consegui e o número desse dia. Sem justificações, só factos, para que o Check seja rápido.
Comparar números
Ponha lado a lado o número medido antes de começar e o de duas semanas depois e escreva a diferença no passo Check do quadro 2. Escreva a diferença, não a impressão.
Agir e 2.ª volta
Quarto passo do PDCA. Transforme o que o Check mostrou numa decisão de manter, parar ou mudar, e leve essa decisão diretamente para o Plan da volta seguinte.
Manter ou parar
Depois de arrumar tudo no quadro 3, use a causa raiz que escavou com os 5 Porquês do quadro 4 e escolha uma de três saídas, manter, parar ou mudar de forma.
Plan da 2.ª volta
Copie o que decidiu no Act para o Plan da segunda volta. Mantenha o mesmo tema e troque apenas uma das ações.
Anotar no historial
Passe o Plan, o Do, o Check e o Act desta volta para a tabela do quadro 6. Com três voltas lado a lado, vê-se a semana em que a melhoria parou.
