Business & Strategie
PDCA-Zyklus für Einsteiger: Planen, Umsetzen, Prüfen und Verbessern Runde für Runde festhalten
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Wer den PDCA-Zyklus zum ersten Mal anwendet, wählt mit dieser Vorlage für Einsteiger ein Thema aus Arbeit oder Studium und durchläuft Planen, Umsetzen, Prüfen und Verbessern in zwei Wochen. Auf der linken Seite des Whiteboards stehen ein Rahmen für Thema und Ziel, die vierstufige PDCA-Kette Plan, Do, Check, Act, vier Felder zum Sortieren der Check-Ergebnisse und eine sechsstufige 5-Whys-Analyse, die den einen Fehlschlag fünfmal nach dem Warum fragt und so zur Grundursache führt. Rechts folgen fünf Schritte für die zwei Wochen, eine Verbesserungshistorie für Runde 1 bis 3 und drei typische Stolperstellen für Einsteiger. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten - Plan, Do, Check, Act und Runde fertig - und startet mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben von der Themenwahl bis Act, alle offen. Wenn Sie nicht wissen, wie man PDCA anwendet: ein Thema wählen, den Beispielen folgen, die erste Runde beenden. Ab Runde 2 wächst die Historie, sodass Sie später sehen, was wirklich gewirkt hat.
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PDCA-Zyklus Starter
So geht es: (1) Thema wählen und das Ziel als Zahl festlegen → (2) Den Plan schreiben und 8 Tage unverändert lassen, von Tag 2 bis Tag 9 → (3) Die Notizen lesen und die Check-Ergebnisse in die vier Felder sortieren → (4) Den einen Fehlschlag mit den 5 Whys bis zur Grundursache aufgraben → (5) Act in die Act-Stufe schreiben, in die Historie eintragen (Board 6, rechte Seite) und in den Plan von Runde 2 übertragen
1. Das Thema zur Verbesserung und das Ziel dieser Runde
- Thema, das Sie verbessern wollen (nur eines) z. B. Das Fertigmachen am Morgen dauert zu lange, ich gehe jeden Tag auf den letzten Drücker aus dem Haus
- Ziel dieser Runde (als Zahl schreiben) z. B. In zwei Wochen jeden Tag um 8:10 Uhr aus dem Haus gehen Zeitraum: __/__ bis __/__ / Wer mitmacht: ____
- Zahlen vor dem Start (zuerst messen) z. B. Zurzeit schwankt es zwischen 8:20 und 8:35 Uhr Abstand: z. B. Schnitt 8:27 Uhr gegenüber dem Ziel 8:10 Uhr, rund 17 Minuten zu spät Gemessen am: __/__ / Wie: Uhrzeit beim Verlassen der Wohnung ins Handy notieren
2. Der PDCA-Zyklus (Runde 1)
- Plan – planen Festlegen, was, wann und wie gemessen wird z. B. abends um 22 Uhr Kleidung und Tasche bereitlegen. Gemessen wird die Zeit an der Tür.
- Do – umsetzen 8 Tage genau wie geplant durchziehen z. B. an 6 von 8 Tagen geschafft. Die 2 Ausfälle waren Abende mit Überstunden.
- Check – prüfen Mit den Zahlen vom Start vergleichen z. B. Aufbruch im Schnitt 8:14 Uhr. Die Streuung ging von 15 auf 8 Minuten zurück.
- Act – verbessern Behalten, streichen oder ändern wählen z. B. behalten und für Abende mit Überstunden ergänzen: direkt nach dem Heimkommen vorbereiten.
3. Sortieren, was Check gezeigt hat
Senkrechte Achse: Wie ist es ausgegangen (oben = geklappt / unten = nicht geklappt) / Waagerechte Achse: Wo liegt die Ursache (links = außerhalb von Ihnen / rechts = bei Ihnen)
- Geklappt × äußere Umstände Glück oder andere Leute haben geholfen. Dieselben Bedingungen halten nicht sicher, also nur notieren und nicht in Act aufnehmen.
- Geklappt × eigener Einfall Das lässt sich wiederholen. In Act auf behalten setzen, den Weg in einer Zeile festhalten und in den Plan von Runde 2 übertragen.
- Nicht geklappt × äußere Umstände Allein nicht änderbar. Legen Sie fest, wen Sie um Hilfe bitten, oder bauen Sie den Ablauf so um, dass die Situation gar nicht erst auftritt.
- Nicht geklappt × eigene Seite Der Plan von Runde 2 nimmt genau einen Punkt von hier. Graben Sie ihn erst mit den 5 Whys in (Board 4) bis zur Grundursache auf.
4. 5 Whys - einen Punkt aus dem Feld rechts unten von (Board 3) nehmen und fünfmal Warum fragen (Kurzform)
- Warum 1 Diesen einen Punkt nach dem Warum fragen z. B. an 2 von 8 Tagen nicht geschafft → ich kam erst um 22 Uhr heim
- Warum 2 Nur Fakten schreiben (nicht raten) z. B. ich bin direkt ins Bett → warum nicht vorher vorbereiten?
- Warum 3 Die eigene Vorgehensweise ansehen z. B. geplant war eine Vorbereitung am Abend → warum nur abends?
- Warum 4 Den Grund für diese Entscheidung notieren z. B. ich hielt den Morgen für unmöglich → und was ist an späten Tagen?
- Warum 5 Mit einer Zahl prüfen und aufhören z. B. vor dem Schlafen waren 10 Minuten frei → die Antwort in die Grundursache
- Grundursache Ein Satz, der das Ergebnis ändert z. B. für späte Abende gibt es keine Ersatzlösung Einen Punkt in den Plan von Runde 2
5. So läuft eine Runde (zwei Wochen)
- Tag 1 Thema und Plan schreiben In (Board 1) Ziel und heutige Zahl festlegen, dann in der Plan-Stufe von (Board 2) höchstens drei Maßnahmen notieren.
- Tag 2 bis 9 Do durchhalten Den Plan nicht ändern. Jeden Tag eine Zeile: geschafft oder nicht, dazu die Zahl.
- Tag 10 Notizen sammeln Alle 8 Tage an einer Stelle nebeneinanderlegen. Fehlende Tage bleiben als Lücke stehen.
- Tag 11 bis 12 Mit Check sortieren Mit den Zahlen vom Start vergleichen und die Erkenntnisse in die vier Felder von (Board 3) legen. Den Fehlschlag in (Board 4) fünfmal aufgraben.
- Tag 13 bis 14 Act festlegen und Runde 2 starten Behalten, streichen oder ändern wählen, in die Historie in (Board 6) eintragen und in den Plan von Runde 2 übertragen.
6. Verbesserungshistorie (pro Runde eine Zeile)
| Plan – planen | Do – umsetzen | Check – prüfen | Act – verbessern | |
|---|---|---|---|---|
| Runde 1 (Beispiel) | z. B. abends um 22 Uhr Kleidung und Tasche bereitlegen (__/__ bis __/__) | z. B. an 6 von 8 Tagen geschafft. Die 2 Ausfälle waren Abende mit Überstunden | z. B. Aufbruch im Schnitt 8:14 Uhr. Streuung von 15 auf 8 Minuten | z. B. behalten und für späte Abende ergänzen: gleich nach dem Heimkommen |
| Runde 2 | Act aus Runde 1 unverändert übernehmen. Nur eine Maßnahme tauschen | Geschaffte Tage abhaken. Keine Ausreden, nur die Fakten | Genau wie in Runde 1 vergleichen. Den Messweg nie zwischendrin ändern | Genau eines wählen: behalten, streichen oder ändern |
| Runde 3 | Act aus Runde 2 in den Plan von Runde 3 schreiben. Weiter höchstens drei | Gleich weiter notieren. Eine Zeile mit den Tagen und der Zahl | Drei Runden nebeneinander legen und die Woche ohne Fortschritt suchen | Ziel erreicht, dann neues Thema in (Board 1). Sonst nicht das Thema, sondern den Weg ändern |
7. Wo der Plan scheitert (zu viel gewollt)
- z. B. 8 Maßnahmen notiert, nach 3 Tagen lag alles still
- Abhilfe. Höchstens drei Maßnahmen pro Runde von zwei Wochen
- „Sich anstrengen“ und „daran denken“ sind keine Maßnahmen
- An eine feste Gewohnheit gekoppelt klappt es deutlich öfter
8. Check richtig machen (nicht beim Gefühl bleiben)
- z. B. es endet bei „war ganz okay“ und nichts folgt daraus
- Abhilfe. Immer zuerst die Zahlen vor dem Start messen
- Den Abstand als Streuung von 15 auf 8 Minuten schreiben
- Den Grund für Ausfalltage im selben Feld festhalten
9. Die Act-Regel (sofort in Runde 2 übertragen)
- z. B. Act fühlt sich entschieden an, der Plan von Runde 2 bleibt leer
- Abhilfe. Act beim Schreiben sofort in den Plan von Runde 2 kopieren
- Jede Runde in die Historie eintragen, damit es dokumentiert bleibt
- Bewegen sich die Zahlen nach drei Runden nicht, wechseln Sie das Thema
Inhalt des Aufgabenboards
Plan (planen) 16 Einträge
Thema und Ziel
Vorarbeit vor Runde 1. Beschränken Sie das, was Sie verbessern wollen, auf eine Sache und bringen Sie das Ziel in eine Form, die sich an einer Zahl ablesen lässt. Ohne das hat Check nichts zu sagen.
Ein Thema wählen
Notieren Sie drei Dinge, die Sie stören, und behalten Sie nur das eine, bei dem sich in zwei Wochen ein Ergebnis zeigt. Der Rest wartet auf eine spätere Runde.
Ziel als Zahl
Statt „schneller werden“ schreiben Sie „um 8:10 Uhr aus dem Haus gehen“, damit sich am Ende mit Ja oder Nein beantworten lässt, ob das Ziel erreicht ist.
Startwert messen
Messen Sie die heutige Zahl und tragen Sie sie in (Board 1) ein. Ohne Vergleichswert bleibt Check ein Gefühl, deshalb immer zuerst messen.
Plan aufschreiben
Stufe 1 des PDCA. Legen Sie fest, was Sie tun, wann Sie es tun und wie Sie es messen. Wer hier zu viel will, schafft die Runde in zwei Wochen nicht.
Auf drei kürzen
Sammeln Sie alle Maßnahmen, die Ihnen einfallen, und kürzen Sie auf höchstens drei, mit denen Sie morgen anfangen können. Diese kommen in die Plan-Stufe von (Board 2).
Zeitpunkt festlegen
Hängen Sie jede Maßnahme an etwas, das ohnehin passiert, etwa jeden Morgen oder Freitagnachmittag. Eine Maßnahme ohne feste Zeit wird nicht umgesetzt.
Messweg festlegen
Halten Sie in einer Zeile fest, was Sie wann und wo notieren. Ab Runde 2 gilt derselbe Messweg, halten Sie ihn also einfach.
Do und Check
Stufe 2 und 3 des PDCA. Probieren Sie den Plan 8 Tage unverändert aus und prüfen Sie danach anhand der Notizen die Fakten. Während der Runde wird der Plan nicht geändert.
8 Tage durchhalten
Führen Sie den Plan von Tag 2 bis Tag 9 durch, also 8 Tage lang. Auch an Tagen, an denen es nicht klappt, bleibt der Plan stehen und das Geschehene kommt als Notiz in die Do-Stufe.
Täglich 1 Zeile
Schreiben Sie geschafft oder nicht geschafft und die Zahl des Tages. Ohne Ausreden, nur Fakten, dann geht Check später deutlich schneller.
Zahlen vergleichen
Stellen Sie die Zahl vom Start neben die Zahl nach zwei Wochen und tragen Sie den Abstand in die Check-Stufe von (Board 2) ein. Notiert wird der Abstand, nicht das Gefühl.
Act und Runde 2
Stufe 4 des PDCA. Machen Sie aus dem, was Check gezeigt hat, eine Entscheidung über behalten, streichen oder ändern und nehmen Sie diese direkt in den Plan von Runde 2.
Behalten oder weg
Sortieren Sie zuerst in (Board 3) und entscheiden Sie dann anhand der Grundursache aus den 5 Whys in (Board 4) genau eines: behalten, streichen oder anders zuschneiden.
Plan für Runde 2
Übertragen Sie das Ergebnis von Act in den Plan von Runde 2. Das Thema bleibt gleich, ausgetauscht wird nur eine einzige Maßnahme.
Historie füllen
Tragen Sie Plan, Do, Check und Act einer Runde in die Historie in (Board 6) ein. Stehen drei Runden nebeneinander, sieht man die Woche, in der der Fortschritt stehen blieb.
