Business & Strategie
Konzeptpapier-Board für Einsteiger: Gerüst mit 5W1H und die 6 Elemente für die Freigabe
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Junge Mitarbeitende, die zum ersten Mal ein Konzeptpapier für die interne Freigabe schreiben, lernen mit dieser Vorlage für Einsteiger, ein Konzept mit 5W1H zu gliedern. Das Whiteboard hat zwei Seiten, links ein Feld für Ideen und Probleme, eine 5W1H-Radialgrafik mit Warum, Was, Wer, Wann, Wo und Wie, ein Vergleich von Pro und Contra in zwei Spalten und eine Anleitung in sechs Schritten, rechts ein Feld für den Einzeiler, eine Tabelle der sechs Elemente (Hintergrund, Ziel, Inhalt, Nutzen, Kosten, Termine) und drei Felder zu Prüfkriterien, typischen Ablehnungsgründen und dem ersten Schritt nach der Freigabe. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten, Ideen, Gerüst, Entwurf, Review und Eingereicht, dazu vier Hauptaufgaben mit je drei Teilaufgaben, insgesamt 16 offene Karten. Wer nicht weiß, wie man ein Konzept schreibt, und schon in der ersten Zeile hängen bleibt, beantwortet die sechs 5W1H-Fragen und hat damit das Gerüst. Die Vorlage zielt auf interne Freigaben, nicht auf Angebote für Kunden.
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Konzeptpapier-Board
So geht es: (1) Zuerst den Ablauf in sechs Schritten ansehen (Feld Nr.4) → (2) Ideen und Probleme notieren (Feld Nr.1) → (3) Die sechs 5W1H-Fragen beantworten (Feld Nr.2) → (4) Pro und Contra in zwei Spalten sammeln (Feld Nr.3) → (5) Einzeiler und Tabelle der sechs Elemente ausfüllen und einreichen
1. Ideenspeicher (Probleme und erste Einfälle)
- Was mich selbst stört z. B. Die Rechnungsstellung dauert jeden Monatsabschluss drei Tage, in dieser Woche halbieren sich die Kundenbesuche.
- Was andere sagen, wörtlich notiert z. B. Buchhaltung: "Wir tippen dieselben Daten in zwei Systeme." z. B. Kollege im Vertrieb: "Alle haben denselben Termin, es ist niemand zum Fragen frei."
- Beispiele aus anderen Abteilungen oder Firmen z. B. Die Nachbarabteilung stellt zweimal im Monat Rechnungen und verteilt so die Last. Kosten für die Einführung: keine.
2. Gerüst mit 5W1H bauen (zuerst das Warum klären)
- Rechnungslauf zweimal im Monat
- Why Warum z. B. Damit die drei Überstundentage am Monatsende wegfallen und der Vertrieb weiter Kunden besucht
- What Was z. B. Der Rechnungsschluss wird vom Monatsende auf den 15. und das Monatsende aufgeteilt
- Who Wer z. B. Umsetzung durch 2 Personen der Buchhaltung. Betroffen sind 12 im Vertrieb und 2 in der Buchhaltung, also 14
- When Wann z. B. Test im Oktober, Regelbetrieb ab November. Freigabe bis zum 20. September
- Where Wo z. B. Vollständig im vorhandenen Buchhaltungssystem. Kein neues Tool
- How Wie z. B. Zwei Stichtage einrichten, Kunden im Vormonat informieren, eine einseitige Anleitung schreiben
3. Pro und Contra (Contra selbst zu nennen hilft bei der Freigabe)
Pro Vorteile
- Der wichtigste Grund für diesen Weg z. B. Die Ursache der Spitze am Monatsende verschwindet. Ohne neue Stellen, mit dem, was da ist.
- Nutzen außerhalb der eigenen Abteilung z. B. Der Vertrieb kann auch am Monatsende zu Kunden. Kunden haben verteilte Termine und fragen seltener kurzfristig nach.
Contra Nachteile
- Wessen Aufwand steigt z. B. Alle 40 Bestandskunden brauchen eine Information. Wer sie schreibt und verschickt, ist noch offen.
- Wenn es nicht funktioniert z. B. Zwei Stichtage bringen eine zusätzliche Prüfung in der Monatsmitte. Nach einem Testmonat ohne Wirkung geht es zurück.
4. So entsteht ein Konzept, das durchgeht (6 Schritte)
- 1. Eine Idee auswählen Wähle aus den Problemen im Feld 1 das aus, das du selbst bewegen kannst. z. B. Die Preiserhöhung eines Lieferanten geht nicht. Der eigene Stichtag geht.
- 2. Gerüst mit 5W1H Beantworte die sechs Fragen im Feld 2. Beginne mit dem Warum, dann bleiben Was, Wie, Zielgruppe und Termine stimmig.
- 3. Gutes und Schlechtes Schreibe je zwei Karten in die beiden Spalten im Feld 3. Die Zahlen kommen später, bei Nutzen und Kosten. Eine Idee ohne Nachteil ist noch nicht zu Ende gedacht.
- 4. Einzeiler formulieren Schreibe im Feld 5 die 30-Sekunden-Fassung und sprich sie laut aus. z. B. Prüfe, ob dieser eine Satz reicht, wenn du deine Führungskraft im Flur triffst.
- 5. Sechs Elemente füllen Fülle die Tabelle im Feld 6 von oben und nutze die Zeilen als Überschriften. Ein bis zwei A4-Seiten reichen. Lange Konzepte werden nicht gelesen.
- 6. Vorablesen lassen Zeige den Entwurf der Führungskraft und hole Hinweise nach den Kriterien im Feld 7, bevor du einreichst. z. B. Kläre vorher, dass trotz "Kosten null" Aufwand in der IT anfällt.
5. Das Konzept in einem Satz (30-Sekunden-Fassung)
- Einzeiler z. B. Wir teilen die Rechnungsstellung auf zweimal im Monat, senken die drei Überstundentage am Monatsende auf null und gewinnen 12 Kundenbesuche pro Monat.
- Satzmuster, nur die Lücken füllen "Dieses Konzept löst [wessen] [Problem] durch [Vorgehen] und bringt [welche Wirkung]." Ein Konzept, das man nicht aussprechen kann, geht auch geschrieben nicht durch.
6. Die 6 Elemente eines Konzeptpapiers (Inhalt, Beispiel)
| Was hineingehört | Beispiel | |
|---|---|---|
| Hintergrund | Wie es heute ist und was daran stört. Nur Zahlen und Fakten, keine Meinungen. | z. B. Am Monatsende fallen 18 Überstunden pro Monat bei 2 Personen an; im selben Zeitraum halbieren sich die Kundenbesuche. |
| Ziel | Was sich ändern soll, in einem Satz. | z. B. Die Last der Rechnungsstellung im Monat verteilen und die Überstunden am Monatsende auf null bringen. |
| Inhalt | Was konkret getan wird. Ablauf, Zielgruppe, Grenzen. | z. B. Stichtage am 15. und am Monatsende. Für die 40 Bestandskunden. Neukunden bleiben wie bisher. |
| Nutzen | Bezifferbare Wirkung getrennt von der, die sich nicht rechnen lässt. | z. B. Überstunden von 18 auf 0 Stunden, rund 288 € im Monat bei 16 € pro Stunde. Etwa 12 Kundenbesuche mehr. |
| Kosten | Geld und Aufwand. Wenn es null ist, steht dort null. | z. B. Keine Systemänderung. 8 Stunden für Anleitung und Kundeninfo, je 4 Stunden bei 2 Personen. |
| Termine | Was wann passiert. Freigabetermin und Starttermin immer nennen. | z. B. Freigabe am 20. September, Kundeninfo bis 30. September, Test im Oktober, Regelbetrieb im November. |
7. Worauf Entscheider schauen
- Was es kostet und was es einbringt
- Wessen Zeit in welchem Umfang gebraucht wird
- Wie sich alles beim Abbruch zurückdrehen lässt
- z. B. Nach einem Testmonat ohne Wirkung kehren wir zum alten Ablauf zurück
8. Warum Konzepte abgelehnt werden
- z. B. Der Hintergrund lautet nur "ist irgendwie ineffizient"
- z. B. Der Nutzen heißt "wird einfacher", ohne Zahl
- z. B. Kosten null, obwohl eine andere Abteilung Stunden aufwendet
- Weder Geld noch Zeit noch Risiko werden angesprochen
9. Startklar nach der Freigabe
- Genau eine Sache für den ersten Tag festlegen
- z. B. Am Werktag nach der Freigabe die 40 Bestandskunden anschreiben
- Kontakte und Reihenfolge der Information notieren
- Die Messzahl einmal vor dem Start erfassen
Inhalt des Aufgabenboards
Ideen 16 Einträge
Ideen sammeln
Ein Einfall ist noch kein Konzept. Sammle die Probleme als Fakten, damit du auswählen kannst, woraus ein Konzept wird.
Probleme notieren
Notiere fünf Tätigkeiten, die dich im letzten Monat Zeit gekostet haben. Behalte nur die, die du selbst beeinflussen kannst.
3 Kollegen fragen
Frage drei Personen, die am selben Ablauf beteiligt sind, was sie stört, und schreibe die Antworten wörtlich mit.
Beispiel suchen
Suche einen Fall aus einer anderen Abteilung oder Firma mit demselben Problem und notiere Kosten und Wirkung.
5W1H-Gerüst bauen
Das Gerüst vor dem Schreiben. Sechs Fragen zu beantworten reicht, damit das Material für den Entwurf zusammenkommt.
Mit Warum starten
Sage in einem Satz, warum das nötig ist. Wackelt es hier, wackeln auch die anderen fünf Antworten.
Was und Wie klären
Schreibe konkret auf, was du tust und wie. Prüfe zuerst Lösungen, die kein neues Tool brauchen.
Zielgruppe, Termin
Fülle Wer, Wann und Wo aus. Nenne die Zahl der Betroffenen sowie Freigabetermin und Starttermin.
6 Elemente füllen
Das Gerüst wird zum Dokument. Fülle die Tabelle der sechs Elemente von oben und nutze die Zeilen als Überschriften. Höchstens ein bis zwei A4-Seiten.
Hintergrund und Ziel
Der Hintergrund enthält nur Zahlen und Fakten, das Ziel steht in einem Satz. Meinungen gehören nicht in den Hintergrund.
Nutzen beziffern
Rechne die gesparten Stunden und Beträge aus und trenne davon den Nutzen, der sich nicht rechnen lässt. Ein schwacher Nutzen kippt das Konzept.
Kosten und Plan
Nenne Geld und Aufwand und plane die Termine vom Freigabetermin rückwärts. Kosten null werden als null geschrieben.
Freigabe holen
Mit dem Einreichen ist es nicht getan. Schließe die Lücken durch Vorablesen und erwartete Fragen, damit du am Tag nach der Freigabe starten kannst.
Vorab prüfen lassen
Zeige den Entwurf vor der Einreichung deiner Führungskraft und bitte um Hinweise aus Sicht der Entscheider.
Fragen vorbereiten
Lege je einen Antwortsatz für die drei Prüfkriterien (Kosten, Aufwand, Rückabwicklung) und für die zwei Nachteile aus dem Pro-und-Contra-Feld bereit.
Ersten Tag planen
Lege eine Sache fest, die am ersten Arbeitstag nach der Freigabe passiert. Erfasse die Messzahl einmal vor dem Start.
