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Zeitmanagement für Einsteiger: Die erste Woche loggen, Zeitfresser finden, Plan neu bauen
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Zeitmanagement für Einsteiger: Berufstätige und Studierende, denen die Zeit fehlt, protokollieren hier ihre erste Woche, finden Zeitfresser und bauen ihren Wochenplan neu. Auf dem Whiteboard stehen eine Anleitung zum Protokollieren im 30-Minuten-Takt, ein Wochenplan als Raster aus fünf Tageszeiten und sieben Wochentagen, drei Rahmen zum Sortieren verlorener Zeit, ein Starfish, der die Woche in fünf Richtungen prüft, ein Pomodoro-Ablauf in vier Schritten, drei Rahmen zu Fokusritual, Zeitdieben und Erkenntnissen aus dem Log, eine Testwoche mit sieben Zeilen sowie ein Schlussrahmen für die eine Änderung der nächsten Woche. Das Aufgabenboard hat fünf Spalten - Aufzeichnen, Zeitfresser finden, Plan anpassen, Im Test und Etabliert - mit vier Hauptaufgaben und zwölf Teilaufgaben, alle offen. Wer nicht weiß, wo er anfangen soll, plant nach einer Woche mit echten Daten. Die Pomodoro-Technik heißt viermal 25 Minuten Arbeit und fünf Minuten Pause, danach eine lange Pause von 15 bis 30 Minuten.
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Erste Woche Zeitmanagement
So geht es: (1) Eine ganze Woche so protokollieren, wie es der erste Rahmen zeigt → (2) Die verlorene Zeit auf die drei Rahmen verteilen → (3) Die Woche mit dem Starfish prüfen und das, was bleibt, in den Wochenplan setzen → (4) Eine Woche mit Pomodoro testen und im Schlussrahmen eine Änderung festlegen
1. So protokollierst du eine Woche
- Takt sind 30 Minuten Schreibe alle 30 Minuten eine kurze Zeile dazu, was du gerade getan hast. Im Fünf-Minuten-Takt wird das Protokoll selbst zur Arbeit und hält nicht.
- Sofort notieren z. B. 9:30-10:00 Mails beantwortet Abends aus dem Kopf nachtragen weicht von der Wirklichkeit ab. Lieber je Abschnitt eine Zeile.
- Sieben Tage reichen Fünf Werktage plus zwei freie Tage ergeben eine Woche. Wichtiger als saubere Notizen ist, keine Lücken zu lassen.
2. Wochenplan (Wochentage und Tageszeiten)
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Früh (6-8) | z. B. Englisch 30m | Lesen 30m | Englisch 30m | Lesen 30m | Englisch 30m | Laufen 30m | Ausschlafen |
| Vormittag (9-12) | Meetings + Mail | Fokusarbeit 90m | Fokusarbeit 90m | Meetings + Doku | Fokusarbeit 90m | Einkauf, Haushalt | Haushalt am Stück |
| Nachmittag (13-17) | Unterlagen bauen | 2 Termine | Unterlagen bauen | 2 Termine | Wochenabschluss | Freie Zeit | z. B. Woche planen |
| Früher Abend (17-19) | Mails beantworten | Mails beantworten | z. B. Sport 30m | Mails beantworten | Aufräumen 30m | Familienzeit | Früh zu Abend essen |
| Abend (19-22) | Haushalt + frei | Lernen 60m | Haushalt + frei | Lernen 60m | Freie Zeit | z. B. Film, Ruhe | Um 22 Uhr ins Bett |
3. Zeit, die unbemerkt verrinnt
- z. B. 40 Minuten Social Media, geöffnet wegen einer Meldung
- z. B. 25 Minuten Suche nach dem Ablageort einer Datei
- Wartezeit zwischen zwei Wegen
- Fürs Erste reicht es, das im Protokoll zu markieren
4. Zeit, die mit anderem Vorgehen schrumpft
- z. B. Der Wochenbericht dauert 90 Minuten. Mit Vorlage sind es 30
- z. B. Sechsmal täglich ins Postfach. Gebündelt morgens und abends
- Hierhin kommt Arbeit, die mit festen Schritten kürzer wird
- Eine auswählen, nächste Woche testen und das Ergebnis im Rahmen mit den Erkenntnissen notieren
5. Zeit, die du streichst
- z. B. Statt Zuhör-Meetings um das Sitzungsprotokoll bitten
- z. B. Abends um 22:00 Schluss machen und den Rest morgens erledigen
- Braucht das Streichen ein Gespräch, notiere Person und Datum
- Ansprechperson: ____ / Tag des Gesprächs: __/__
6. Starfish (die Woche in fünf Richtungen prüfen)
- Meine Woche in Zeit
- Beibehalten z. B. Die 90 Minuten Fokusarbeit am Vormittag. Was laut Protokoll trägt, bleibt so im Wochenplan.
- Mehr davon z. B. Fokusblöcke von drei auf fünf Tage pro Woche. Das Plus zuerst in den Plan setzen, dann den Rest.
- Neu anfangen z. B. Morgens fünf Minuten, um die eine Sache des Tages zu wählen. Nur eine neue Gewohnheit.
- Aufhören z. B. Die 40 Minuten Social Media. Die unbemerkt verrinnende Zeit kommt hierher.
- Weniger davon z. B. Sechsmal täglich Mails auf morgens und abends reduzieren. Die gewählte Arbeit kommt hierher.
7. So läuft Pomodoro (25 + 5)
- 25 Minuten Arbeit Auf eine Sache begrenzen z. B. Nur die Gliederung des Angebots schreiben, Timer auf 25 Minuten stellen und erst dann loslegen.
- 5 Minuten Pause Weg vom Bildschirm Aufstehen, Wasser trinken, strecken. Was danach kommt, wird hier nicht überlegt.
- Viermal wiederholen Vier Sätze aus 25 + 5 Ein Block von 25 Minuten zählt als ein Pomodoro. Unterbrochene Sätze mit einem Kreuz markieren.
- 15-30 Minuten Pause Nach vier Sätzen lang pausieren z. B. für Mittagessen oder einen Spaziergang. Wird das gekürzt, fällt der Fokus am Nachmittag deutlich ab.
8. Fokusritual (jedes Mal gleich)
- z. B. Den Schreibtisch leeren und nur ein Getränk stehen lassen
- Das Handy in einen anderen Raum oder in die Schublade legen
- Die eine Sache für diese 25 Minuten auf Papier schreiben
- Erst den Timer starten, dann die Arbeit beginnen
9. Zeitdiebe und Sofortmaßnahmen
- z. B. Eine Meldung klingelt, also Benachrichtigungen im Arbeiten ausschalten
- z. B. Jemand spricht dich an, also sagen, dass du in zehn Minuten fertig bist
- z. B. Eine Recherche entgleist, also den Link notieren und später lesen
- Jede Unterbrechung als eine Zeile notieren und sofort zurück zur Arbeit
10. Erkenntnisse aus dem Protokoll
- z. B. Die 90 Minuten am Vormittag sind am konzentriertesten
- z. B. Nach einem Meeting dauert es rund 30 Minuten bis zum Fokus
- Die Stunden mit gutem Fokus in den Wochenplan übernehmen
- An Tagen, die schieflaufen, auch den Grund in einer Zeile notieren
11. Protokoll der Testwoche (täglich drei Zeilen)
| Fokuszeit | Verlorene Zeit | Erkenntnis | |
|---|---|---|---|
| Montag | z. B. 30 Min am Vormittag | z. B. 40 Min Social Media | Vor Meetings reißt der Fokus ab |
| Dienstag | 120 Min (vormittags und am frühen Abend) | 30 Min Videos | Die 30 Min Lesen morgens halten |
| Mittwoch | Nur 60 Min | 25 Min Dateisuche | Dateien bekommen einen festen Ort |
| Donnerstag | 90 Min | 35 Min Wartezeit | Unterwegs lesen ausprobieren |
| Freitag | 45 Min | 50 Min Plaudern und Abschweifen | Freitagnachmittag für leichte Arbeit |
| Samstag | 30 Min | 60 Min weitergeschlafen | Samstags nur einen Termin planen |
| Sonntag | 60 Min (Woche vorbereiten) | 90 Min vertrödelt | Sonntagabend den Plan prüfen |
12. Plan für nächste Woche (nur eines ändern)
- Wovon du nächste Woche am meisten willst z. B. Fokusarbeit am Vormittag von drei auf fünf Tage pro Woche
- Die eine Änderung dafür z. B. Vormittags keine Meetings annehmen Start am: __/__ / Wem sagst du es: ____
- Notlösung für Tage, die nicht laufen z. B. An Meeting-Tagen am frühen Abend nur 30 Minuten sichern. Wichtiger ist, keinen Tag auf null fallen zu lassen.
Inhalt des Aufgabenboards
Aufzeichnen 16 Einträge
Woche protokollieren
Halte per Protokoll fest, wofür die Stunden wirklich draufgehen, nicht aus der Erinnerung. Fertig, wenn sieben Tage gefüllt sind und keine Tageszeit fehlt.
30-Min-Takt wählen
Lege fest, alle 30 Minuten nur eine Zeile zu schreiben. Zu fein wird nicht durchgehalten, also steht der Takt vor dem Start fest.
Ganzen Tag notieren
Notiere Wege, Essen und Handyzeit genauso wie Arbeit oder Lernen. Nicht bewerten, nur festhalten, was war.
7 Tage vollmachen
Fünf Werktage plus zwei freie Tage ergeben eine Woche. Fehlt ein Tag, bleibt er leer, damit die Lücke sichtbar bleibt.
Zeitfresser finden
Lies das Protokoll zurück und gib der Zeit, die du streichen kannst, einen Namen. Fertig, wenn alles in den drei Rahmen einsortiert ist.
Fokuszeit zählen
Zähle die Abschnitte von 30 Minuten und mehr, die ohne Unterbrechung liefen. Wann du wirklich fokussiert bist, ist das Material für den Plan.
In 3 Gruppen teilen
Teile in Zeit, die unbemerkt verrinnt, Zeit, die durch eine andere Vorgehensweise schrumpft, und Zeit, die du streichst. Zweifelsfälle bleiben offen.
Zeitdieb festlegen
Wähle den größten Zeitfresser aus, nur einen. Mehrere verwässern die Gegenmaßnahme, diese Woche zählt einer. Trage ihn im Starfish unter Aufhören ein und lege im Zeitdieb-Rahmen eine Sofortmaßnahme fest.
Wochenplan umbauen
Setze die Termine dorthin, wo das Protokoll sie sinnvoll macht. Fertig, wenn das Raster aus Wochentagen und Tageszeiten gefüllt ist und Fokusblöcke darin stehen.
Fixtermine setzen
Trage Arbeit, Vorlesungen und Wege zuerst ein. So wird sichtbar, wie viel bewegliche Zeit überhaupt bleibt.
3 Fokusblöcke setzen
Setze drei Blöcke von rund 90 Minuten pro Woche in die Stunden, in denen das Protokoll echten Fokus zeigt. Behandle sie wie Termine und lass nichts anderes hinein. Was im Starfish unter Beibehalten und Mehr davon steht, kommt in diese Blöcke.
Nur eines ändern
Wer alles auf einmal ändert, fällt zurück. Lege für nächste Woche eine einzige Änderung fest und schreibe sie in den Schlussrahmen.
Eine Woche testen
Nutze den neuen Wochenplan eine Woche lang wirklich. Fertig, wenn sieben Tage protokolliert sind und die Änderung für nächste Woche feststeht.
25 Minuten arbeiten
In den Fokusblöcken laufen 25 Minuten Arbeit plus fünf Minuten Pause. Nach vier Runden folgt die lange Pause von 15 bis 30 Minuten, und die wird nicht gekürzt.
3 Zeilen notieren
Schreibe täglich nur Fokuszeit, verlorene Zeit und eine Erkenntnis. Je leichter das ist, desto eher hält die Woche durch.
Plan neu justieren
Lies die sieben Tage, behalte die Blöcke, die getragen haben, und verschiebe nur die eingebrochenen. Bleibe bei einer Änderung und mach weiter.
