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To-do-Liste für Einsteiger: alles aufschreiben und heute nur 3 Dinge erledigen
Einsteiger | 2 Whiteboard-Seiten · Aufgabenboard mit 5 Spalten (4 Hauptaufgaben, 12 Teilaufgaben)
Einsteiger: Ohne Fachbegriffe. Beantworten Sie einfach die Fragen auf dem Whiteboard anhand der Ausfüllbeispiele, dann nimmt das Ergebnis Gestalt an.
Die To-do-Listen-Vorlage für Einsteiger, deren Liste nie fertig wird: erst alle Aufgaben aus dem Kopf holen, dann den Tag auf die 3 Dinge eindampfen, die Sie wirklich erledigen. Auf dem Whiteboard stehen der Eingang zum Leerräumen des Kopfes, die 4 Felder Heute 3, Diese Woche, Irgendwann und Warten, vier MoSCoW-Spalten, mit denen aus Diese Woche die 3 von heute werden, die 5 Schritte von GTD, eine Tabelle zum Durchdenken jedes Eingangs-Eintrags, 3 Schreibregeln und der 10-Minuten-Rückblick am Freitag. Das Aufgabenboard hat 5 Spalten - Eingang, Irgendwann und Warten, Diese Woche, Heute 3, Fertig - mit 4 Hauptaufgaben und 12 Teilaufgaben, alle offen. Wenn Sie nicht wissen, wie man eine To-do-Liste schreibt, halten Sie sich an drei Regeln: mit einem Verb beginnen, unter 2 Minuten sofort erledigen, eine Handlung pro Zettel. Fällt die Auswahl der 3 schwer, teilen Sie die 5 Aufgaben aus Diese Woche in Must, Should, Could und Won't und nehmen Sie ab Must genau 3.
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To-do-Liste 3 pro Tag
So geht es: (1) alle Aufgaben aus dem Kopf in den Eingang schreiben → (2) jeden Eintrag in eines der 4 Felder legen → (3) morgens Diese Woche mit MoSCoW ordnen und ab Must genau 3 nehmen (Feld 6 auf dem Board) → (4) freitags 10 Minuten Rückblick halten
1. Alle Aufgaben aus dem Kopf holen (Eingang)
- So wird geleert 10 Minuten Timer stellen und in der Reihenfolge schreiben, in der es einfällt. Hier wird weder sortiert noch priorisiert.
- Aufgaben aus der Arbeit z. B. Angebot verschicken / Protokoll teilen / Anschrift auf der Rechnung prüfen
- Aufgaben aus dem Alltag z. B. Glühbirne kaufen / Zahnarzttermin buchen / Versicherungsunterlagen abschicken
- Was nur im Kopf herumgeht z. B. Zimmer umräumen / Englisch lernen / Haushaltsbudget prüfen Auch was noch keine Handlung ist, kommt erst einmal hierher.
2. Heute 3
- z. B. Angebot verschicken (bis 11 Uhr, 20 Min)
- z. B. Protokoll teilen (15 Min)
- z. B. beim Zahnarzt anrufen (Mittagspause, 5 Min)
- Morgens in 5 Minuten wählen, abends in 5 Minuten abhaken. Sind die 3 voll, wartet der Rest auf morgen
3. Diese Woche
- z. B. Anschrift auf der Rechnung prüfen
- z. B. Versicherungsunterlagen abschicken
- Höchstens 5 Aufgaben. Die sechste wandert zurück nach Irgendwann
- Heute 3 wird immer aus diesem Feld gewählt
4. Irgendwann
- z. B. über das Umräumen des Zimmers nachdenken
- z. B. eine Sprachlern-App ausprobieren
- Platz für alles ohne Frist. Nur einmal pro Woche ansehen
5. Warten (auf Antwort)
- z. B. warte auf Freigabe der Chefin (angefragt am 28.08.)
- z. B. warte auf Angebot der Firma (bis 01.09.)
- Immer Datum der Anfrage und Frist dazuschreiben
6. Die 5 Aufgaben aus Diese Woche ordnen (MoSCoW = der Klassiker zum Priorisieren. Die obersten 3 unter Must werden Heute 3)
Must unverzichtbar
- Ohne das steht jemand still. Es gibt eine Frist oder eine Zusage z. B. Angebot verschicken (bis 11 Uhr)
Should sollte sein
- Verspätung lässt sich entschuldigen, der Nutzen ist trotzdem hoch z. B. Anschrift auf der Rechnung prüfen
Could wäre schön
- Es macht die Sache besser, fehlt aber niemandem z. B. Layout des Protokolls aufräumen
Won't diesmal nicht
- Bewusst nicht in dieser Woche, zurück nach Irgendwann z. B. Versicherungsunterlagen abschicken
7. Die 5 Schritte von GTD (GTD = der Klassiker, um Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen. Erfassen, Durchdenken, Organisieren, Durchsehen, Erledigen)
- 1. Erfassen Alles aus Kopf, Zetteln und Apps an einer Stelle im Eingang sammeln. Noch nichts bewerten.
- 2. Durchdenken Eintrag für Eintrag klären, was es ist und was die nächste Handlung ist. Alles unter 2 Minuten sofort erledigen.
- 3. Organisieren Nach Diese Woche, Irgendwann oder Warten legen. Was keine Handlung ist, kommt als Unterlage ins Archiv.
- 4. Durchsehen Freitags 10 Minuten die 4 Felder durchgehen. Veraltetes neu schreiben oder streichen.
- 5. Erledigen Die eine Aufgabe wählen, die jetzt drankommt - von oben nach unten aus Heute 3.
8. Durchdenken (wohin gehört ein Eintrag aus dem Eingang?)
| Woran erkennbar | Nächste Handlung | Ablageort | |
|---|---|---|---|
| Keine Handlung nötig | Keine Handlung, sondern Unterlage oder Wunsch | Wegwerfen oder als Unterlage ablegen | Irgendwann z. B. über das Umräumen nachdenken |
| Unter 2 Minuten | Schneller erledigt als aufgeschrieben | Sofort an Ort und Stelle machen | Kommt gar nicht auf die Liste z. B. Einzeiler-Antwort, Terminanruf |
| Über 2 Minuten | Klären, ob Sie es selbst tun oder abgeben | Eine Zeile mit Verb schreiben. Beim Abgeben Frist dazu | Diese Woche / Warten z. B. Angebot verschicken |
9. Mit einem Verb schreiben
- z. B. nicht "Angebot", sondern "Angebot verschicken"
- Ein Substantiv allein kostet Zeit beim Erinnern
- Bis "... prüfen" oder "... anrufen" ausschreiben
- Ist jemand beteiligt, den Namen dazu. z. B. Frau Meier anrufen
10. Unter 2 Minuten sofort machen
- Was schneller erledigt als aufgeschrieben ist, kommt nicht auf die Liste
- z. B. Einzeiler-Antwort, Termin bestätigen, Terminanruf
- Im Zweifel 2 Minuten anfangen und dann entscheiden
11. Eine Handlung pro Zettel
- z. B. nicht "Umzug vorbereiten", sondern "3 Wohnungen ansehen"
- Stehen zwei Dinge auf einem Zettel, beginnt keines davon
- Bei großen Vorhaben nur den ersten Schritt aufschreiben
12. Wochenrückblick (freitags 10 Minuten)
- So verteilen sich die 10 Minuten 1) Fertig leeren (2 Min) 2) Reste neu schreiben (4 Min) 3) Irgendwann durchlesen (2 Min) 4) 5 für nächste Woche wählen (2 Min)
- So zählen Sie die Woche z. B. 11 von 15 erledigt (3 pro Tag x 5 Tage). Sieben von zehn genügen völlig.
- Was 3 Wochen liegen bleibt z. B. Versicherungsunterlagen abschicken. Bewegt sich 3 Wochen nichts, streichen oder auf den ersten Schritt kürzen.
Inhalt des Aufgabenboards
Eingang 16 Einträge
Alles aufschreiben
Der erste Schritt ist nicht Ordnen, sondern Leerräumen. Solange Aufgaben im Kopf bleiben, kostet allein das Erinnern täglich Zeit.
Kopf leeren, 10 Min
10 Minuten Timer stellen und alles in der Reihenfolge in den Eingang schreiben, in der es einfällt. Noch nicht sortieren, noch nicht priorisieren.
Notizen bündeln
Alles aus Kalender, Haftnotizen, Notiz-App und Nachrichten an sich selbst an einer Stelle im Eingang sammeln.
Nichts vergessen?
Aus drei Richtungen prüfen - Arbeit, Alltag und alles, was nur im Kopf herumgeht. Fertig, wenn nichts mehr im Kopf hängt.
In 4 Felder legen
Ein voller Eingang bringt noch nichts. Für jeden Eintrag die nächste Handlung festlegen und ihn nach Heute 3, Diese Woche, Irgendwann oder Warten legen.
2-Minuten-Regel
Was schneller erledigt als aufgeschrieben ist, sofort machen und gar nicht erst notieren. Kurze Antworten und Terminanrufe gehören dazu.
Nur 5 für die Woche
Höchstens 5 Aufgaben stehen lassen, die Sie diese Woche wirklich anfangen. Die sechste wandert zurück nach Irgendwann.
Wartend abtrennen
Alles, was Sie nicht selbst bewegen können, nach Warten legen - immer mit dem Datum der Anfrage und der Frist.
Die 3 von heute
Das tägliche Herzstück. Mit genau 3 Aufgaben sehen Sie abends auf einen Blick, ob der Tag erledigt ist.
Morgens 3 wählen
Diese Woche von Must abwärts lesen und genau 3 Aufgaben nach Heute 3 ziehen. Eine vierte gibt es nicht. Dauert 5 Minuten.
Zeit einplanen
Zu jeder der 3 notieren, wann Sie anfangen und wie lange es dauert. An vollen Tagen auf 2 Aufgaben reduzieren.
Abends abhaken
Erledigtes nach Fertig schieben, den Rest auf morgen legen und zählen, wie viele fertig wurden.
Rückblick am Freitag
Die wöchentliche Bestandsaufnahme. Ohne sie veralten Eingang und Warten, und die ganze Liste verliert ihre Verlässlichkeit.
Reste neu schreiben
Was diese Woche liegen blieb, so weit zerlegen, bis jede Zeile mit einem Verb beginnt. Dauert 4 Minuten.
Irgendwann prüfen
Das Feld Irgendwann von oben durchlesen und entscheiden, was nach Diese Woche rückt und was wegfällt. Dauert 2 Minuten.
5 für Montag wählen
Bis zu 5 Aufgaben für die nächste Woche auswählen, damit der Montagmorgen ohne Zögern startet. Dauert 2 Minuten.
