개인·일상
할 일 목록 입문 운영 보드｜할 일을 전부 꺼내고 오늘 할 일 3가지로 좁혀 하나씩 지워 나갑니다
입문 | 화이트보드 2페이지 · 작업 보드 5열 (상위 작업 4개, 하위 작업 12개)
입문: 전문 용어 없이, 화이트보드의 질문과 작성 예시에 따라 답해 나가기만 하면 형태가 갖춰집니다.
할 일 목록을 만들어도 이어가지 못하는 분이, 머릿속의 할 일을 전부 꺼낸 다음 오늘 할 일 3가지로 좁히는 방식을 익히도록 만든 초보자용 입문 템플릿입니다. 화이트보드에는 머릿속을 비우는 수집함 칸, 오늘 할 일 3가지·이번 주 할 일·언젠가 할 일·대기의 4칸, 이번 주 할 일에서 오늘의 3가지를 고르는 MoSCoW 4열, GTD의 5단계, 수집함의 한 건을 어디에 둘지 정하는 판별 표, 쓰는 규칙 3칸, 금요일 10분 점검 칸이 놓여 있습니다. 태스크 보드는 수집함·언젠가/대기·이번 주 할 일·오늘 할 일 3가지·완료의 5열이며, 전부 꺼내기·4칸으로 나누기·오늘 할 일 3가지 돌리기·주 1회 점검하기라는 상위 태스크 4개와 하위 태스크 12개가 미착수로 들어 있습니다. 할 일 목록 쓰는 법을 모를 때도 동사로 쓰기, 2분이면 끝나는 일은 지금 하기, 한 장에 행동 하나라는 세 가지 규칙을 지키면 적은 직후부터 움직일 수 있는 목록이 됩니다. 오늘 할 일 3가지를 고르기 어려울 때는 이번 주 할 일 5건을 Must(필수)·Should(해야 함)·Could(할 수 있으면)·Won't(이번에는 보류) 네 단계로 나누고 Must부터 3건만 집습니다. 중요도와 긴급도로 우선순위를 정하는 태스크 관리 입문 첫 1주일 템플릿과 달리, 이 템플릿은 수집함을 비우는 판별 절차가 주인공입니다.
무료 가입 후 마켓플레이스에서 이 템플릿을 복사해 사용할 수 있습니다
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할 일 목록 운영 보드
사용법: ① 머릿속의 할 일을 수집함에 전부 꺼낸다 → ② 4개 칸으로 나눈다 → ③ 아침에 이번 주 할 일을 MoSCoW로 4단계로 나누고 Must부터 3건만 고른다 (보드⑥) → ④ 금요일에 10분 점검한다
① 머릿속의 할 일을 전부 꺼낸다 (수집함)
- 꺼내는 방법 10분 타이머를 맞추고 떠오르는 순서대로 적습니다. 정렬도 우선순위 매기기도 여기서는 하지 않습니다.
- 일에서 할 일 예) 견적서를 보낸다 / 회의록을 공유한다 / 청구서 수신자명을 확인한다
- 생활에서 할 일 예) 전구를 산다 / 치과를 예약한다 / 보험 서류를 보낸다
- 마음에만 걸려 있는 일 예) 방 배치 바꾸기 / 영어 공부 / 가계부 점검 아직 행동이 되지 않은 것도 일단 여기에 꺼냅니다.
② 오늘 할 일 3가지
- 예) 견적서를 보낸다 (11시까지·20분)
- 예) 회의록을 공유한다 (15분)
- 예) 치과에 전화한다 (점심시간·5분)
- 아침 5분에 고르고 저녁 5분에 지웁니다. 3가지가 차면 나머지는 내일로 넘깁니다
③ 이번 주 할 일
- 예) 청구서 수신자명을 확인한다
- 예) 보험 서류를 우편으로 보낸다
- 5건까지만 둡니다. 6건째는 언젠가 할 일로 되돌립니다
- 오늘 할 일 3가지는 반드시 여기에서 고릅니다
④ 언젠가 할 일
- 예) 방 배치를 바꿔 본다
- 예) 영어 학습 앱을 써 본다
- 기한이 없는 일의 보관처입니다. 주 1회만 봅니다
⑤ 대기 (상대의 답을 기다림)
- 예) 상사의 승인 대기 (8/28 요청)
- 예) 업체의 견적 대기 (9/1까지)
- 부탁한 날짜와 기한을 반드시 함께 적습니다
⑥ 이번 주 할 일 5건에 우선순위를 매긴다 (MoSCoW = 우선순위를 정하는 대표적인 틀. Must의 위에서 3건이 오늘 할 일 3가지가 됩니다)
Must 필수
- 하지 않으면 상대가 곤란합니다. 기한이나 약속이 있습니다 예) 견적서를 보낸다 (11시까지)
Should 해야 함
- 늦어도 사과하면 되지만 할 가치는 높습니다 예) 청구서 수신자명을 확인한다
Could 할 수 있으면
- 하면 좋아지지만 하지 않아도 곤란하지 않습니다 예) 회의록 서식을 다듬는다
Won't 이번에는 보류
- 이번 주에는 하지 않기로 정하고 언젠가 할 일로 되돌립니다 예) 보험 서류를 우편으로 보낸다
⑦ GTD의 5단계 (GTD = 할 일을 머리 밖으로 꺼내 처리하는 대표적인 틀. 수집 → 명료화 → 정리 → 검토 → 실행)
- 1. 수집한다 머릿속과 종이·앱에 흩어진 할 일을 수집함 한 곳에 모읍니다. 판단은 아직 하지 않습니다.
- 2. 명료화한다 한 건씩 이것이 무엇인지, 다음 행동은 무엇인지를 정합니다. 2분이면 끝나는 일은 그 자리에서 합니다.
- 3. 정리한다 이번 주 할 일·언젠가 할 일·대기 칸으로 옮깁니다. 행동이 아닌 것은 자료로 따로 보관합니다.
- 4. 검토한다 금요일에 10분 동안 4개 칸을 다시 봅니다. 낡은 것은 다시 쓰거나 지웁니다.
- 5. 실행한다 지금 이 자리에서 할 한 건을 고릅니다. 아침에 정한 오늘 할 일 3가지 중에서 위에서부터 고릅니다.
⑧ 판별하기 (수집함의 한 건을 어디에 둘까)
| 구분하는 법 | 다음 행동 | 둘 곳 | |
|---|---|---|---|
| 행동이 필요 없음 | 행동이 아니라 자료나 언젠가 하고 싶은 일 | 버리거나 자료로 따로 보관합니다 | 언젠가 할 일 예) 방 배치를 바꿔 본다 |
| 2분이면 끝남 | 옮겨 적는 것보다 빨리 끝납니다 | 그 자리에서 해 버립니다 | 목록에 넣지 않습니다 예) 한 줄 답장, 예약 전화 |
| 2분을 넘김 | 직접 할지 남에게 부탁할지 정합니다 | 동사로 한 줄 씁니다. 부탁할 일은 기한도 씁니다 | 이번 주 할 일 / 대기 예) 견적서를 보낸다 |
⑨ 동사로 쓴다
- 예) × '견적서' → ○ '견적서를 보낸다'
- 명사만 적으면 무엇을 할지 떠올리는 시간이 듭니다
- 확인한다, 전화한다처럼 동사로 끝맺습니다
- 상대가 있는 일은 이름도 씁니다. 예) 김 대리에게 전화한다
⑩ 2분이면 끝나는 일은 지금 한다
- 옮겨 적는 것보다 빨리 끝나는 일은 목록에 넣지 않습니다
- 예) 한 줄 답장, 일정 회신, 예약 전화
- 망설여지면 2분만 해 보고 판단합니다
⑪ 한 장에 행동 하나
- 예) × '이사 준비' → ○ '집을 3곳 알아본다'
- 한 장에 두 가지 이상 있으면 둘 다 손대지 못합니다
- 큰 일은 첫걸음 하나만 꺼내 적습니다
⑫ 주간 점검 (금요일 10분)
- 10분의 배분 1) 완료를 지운다 (2분) 2) 남은 일을 다시 쓴다 (4분) 3) 언젠가 할 일을 다시 본다 (2분) 4) 다음 주 5건을 고른다 (2분)
- 이번 주를 세는 법 예) 오늘 할 일 3가지 × 5일 = 15건 중 11건 완료. 70%가 되면 충분하다고 봅니다.
- 3주 연속 남는 일 예) 보험 서류를 보낸다. 3주 움직이지 않는 일은 그만두거나 첫걸음까지 작게 쪼갭니다.
작업 보드 내용
수집함 16건
할 일을 전부 꺼내기
처음에 할 일은 정리가 아니라 다 꺼내는 것입니다. 머릿속에 남아 있는 한 떠올리는 데 계속 시간을 뺏깁니다.
머릿속을 10분 만에 비우기
타이머를 10분 맞추고 떠오르는 순서대로 수집함에 적습니다. 정렬도 우선순위도 여기서는 하지 않습니다.
종이와 앱을 한곳으로
수첩, 포스트잇, 메모 앱, 나에게 보낸 메시지에 흩어진 것을 수집함 한 곳으로 옮깁니다.
다 나왔는지 확인하기
일, 생활, 마음에만 걸려 있는 일 세 방향에서 다시 보고 머릿속에 남은 것이 없으면 완료입니다.
4개 칸으로 나누기
수집함에 그대로 두면 움직일 수 없습니다. 한 건씩 다음 행동을 정해 오늘 할 일 3가지·이번 주 할 일·언젠가 할 일·대기로 옮깁니다.
2분이면 끝날 일 먼저
옮겨 적는 것보다 빨리 끝나는 일은 그 자리에서 처리하고 목록에 넣지 않습니다. 답장과 예약 전화가 여기에 해당합니다.
이번 주 할 일 5건으로 줄이기
이번 주 안에 손댈 것만 5건까지 남깁니다. 6건째가 나오면 언젠가 할 일로 되돌립니다.
대기 중인 일 따로 두기
내가 움직일 수 없는 일은 대기 칸으로 옮기고, 부탁한 날짜와 기한을 반드시 함께 적습니다.
오늘 할 일 3가지 돌리기
매일 운영의 중심입니다. 3가지로 좁혀 두면 다 했는지 아닌지가 저녁에 한눈에 보입니다.
아침에 3가지만 고르기
이번 주 할 일 칸을 Must(필수)부터 순서대로 보며 3건만 오늘 할 일 3가지로 옮깁니다. 4건째는 고르지 않습니다. 5분 소요.
시간을 먼저 잡아두기
3가지에 각각 언제 손댈지와 걸리는 시간을 적습니다. 일정이 이미 찬 날은 2건으로 줄입니다.
저녁에 지우고 세기
끝난 것을 완료로 옮기고 남은 것은 내일로 넘깁니다. 몇 건 끝냈는지 세어 기록합니다.
금요일에 10분 점검
주 1회 재고 정리입니다. 하지 않으면 수집함과 대기 칸이 낡아져 목록 전체를 믿을 수 없게 됩니다.
남은 일을 다시 쓰기
이번 주에 움직이지 않은 일을 동사로 쓸 수 있는 크기까지 다시 잘게 나눕니다. 4분 소요.
언젠가 할 일 다시 보기
언젠가 할 일 칸을 위에서부터 읽고 이번 주 할 일로 올릴 것과 그만둘 것을 정합니다. 2분 소요.
다음 주 5건 고르기
다음 주에 할 것을 5건까지 다시 고르고, 월요일 아침에 헤매지 않을 상태로 만들고 끝냅니다. 2분 소요.
