Perso & vie quotidienne
Liste de tâches pour débutants : tout noter, puis ne faire que 3 choses aujourd'hui
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Le modèle de liste de tâches pour les débutants qui ne viennent jamais à bout de leur liste : videz d'abord votre tête, puis réduisez la journée aux 3 choses que vous ferez vraiment. Le tableau blanc aligne la boîte de réception qui vide la tête, les 4 cases Les 3 du jour, Cette semaine, Un jour et En attente, une grille MoSCoW en 4 colonnes qui tire les 3 du jour de Cette semaine, les 5 étapes de GTD, un tableau pour clarifier où ranger chaque entrée, 3 règles d'écriture et la revue de 10 minutes du vendredi. Le tableau de tâches a 5 colonnes - Boîte de réception, Un jour et attente, Cette semaine, Les 3 du jour, Terminé - avec 4 tâches parentes et 12 sous-tâches, toutes à faire. Si vous ne savez pas écrire une liste de tâches, suivez trois règles : commencer par un verbe, faire tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes, une seule action par note. Pour choisir les 3, répartissez les 5 tâches de Cette semaine en Must, Should, Could et Won't, puis prenez-en 3 en partant de Must.
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Aperçu du tableau blanc
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Liste de tâches 3 par jour
Mode d'emploi : (1) sortir toutes les tâches de sa tête dans la boîte de réception → (2) trier chaque entrée dans les 4 cases → (3) le matin, classer Cette semaine avec MoSCoW et n'en prendre que 3 en partant de Must (cadre 6 du tableau) → (4) faire le bilan de 10 minutes le vendredi
1. Sortir toutes les tâches de sa tête (boîte de réception)
- Comment vider Lancez un minuteur de 10 minutes et écrivez au fil des idées. Ici, on ne trie pas et on ne priorise pas.
- Tâches du travail ex. envoyer le devis / partager le compte rendu / vérifier le nom sur la facture
- Tâches du quotidien ex. acheter une ampoule / prendre rendez-vous chez le dentiste / envoyer les papiers d'assurance
- Ce qui trotte seulement dans la tête ex. réaménager la pièce / apprendre l'anglais / revoir le budget Même ce qui n'est pas encore une action se pose ici.
2. Les 3 du jour
- ex. envoyer le devis (avant 11h, 20 min)
- ex. partager le compte rendu (15 min)
- ex. appeler le dentiste (pause déjeuner, 5 min)
- 5 minutes le matin pour choisir, 5 minutes le soir pour cocher. Une fois les 3 remplies, le reste attend demain
3. Cette semaine
- ex. vérifier le nom sur la facture
- ex. envoyer les papiers d'assurance
- 5 tâches au maximum. La sixième repart dans Un jour
- Les 3 du jour se choisissent toujours dans ce cadre
4. Un jour
- ex. réfléchir au réaménagement de la pièce
- ex. tester une appli pour apprendre une langue
- La place de tout ce qui n'a pas d'échéance. À relire une fois par semaine
5. En attente (réponse d'un tiers)
- ex. attente de la validation du responsable (demandé le 28/08)
- ex. attente du devis du prestataire (avant le 01/09)
- Toujours noter la date de la demande et l'échéance
6. Classer les 5 tâches de Cette semaine (MoSCoW = la méthode classique de priorisation. Les 3 premières de Must deviennent Les 3 du jour)
Must indispensable
- Sans cela, quelqu'un est bloqué. Il y a une échéance ou une promesse ex. envoyer le devis (avant 11h)
Should à faire
- Un retard s'excuse, mais la valeur reste élevée ex. vérifier le nom sur la facture
Could si possible
- Cela améliore les choses, mais rien ne casse sans ex. mettre en forme le compte rendu
Won't pas cette fois
- Décidé de ne pas le faire cette semaine, retour dans Un jour ex. envoyer les papiers d'assurance
7. Les 5 étapes de GTD (GTD = la méthode classique pour sortir les tâches de sa tête. Collecter, Clarifier, Organiser, Réviser, Agir)
- 1. Collecter Rassemblez au même endroit, dans la boîte de réception, ce qui traîne dans la tête, sur papier et dans les applis. On ne juge encore rien.
- 2. Clarifier Entrée par entrée, dites ce que c'est et quelle est la prochaine action. Moins de 2 minutes, on le fait sur place.
- 3. Organiser Placez dans Cette semaine, Un jour ou En attente. Ce qui n'est pas une action part au classement comme document.
- 4. Réviser Le vendredi, 10 minutes pour repasser les 4 cases. Ce qui a vieilli est réécrit ou supprimé.
- 5. Agir Choisissez la seule tâche à faire maintenant, en descendant Les 3 du jour depuis le haut.
8. Clarifier (où ranger une entrée de la boîte ?)
| Comment le repérer | Prochaine action | Où le ranger | |
|---|---|---|---|
| Aucune action requise | Pas une action, un document ou une envie | Jeter, ou classer comme document | Un jour ex. réfléchir au réaménagement |
| Moins de 2 minutes | Plus vite fait que noté | Le faire tout de suite sur place | N'entre pas dans la liste ex. réponse d'une ligne, appel de rendez-vous |
| Plus de 2 minutes | Décider si vous le faites ou le déléguez | Une ligne avec un verbe. Si vous déléguez, notez l'échéance | Cette semaine / En attente ex. envoyer le devis |
9. Commencer par un verbe
- ex. non pas "Devis" mais "Envoyer le devis"
- Un nom seul oblige à retrouver quoi faire
- Écrire jusqu'à "vérifier ..." ou "appeler ..."
- Si quelqu'un est concerné, ajoutez le nom. ex. appeler M. Durand
10. Moins de 2 minutes, on le fait
- Ce qui va plus vite à faire qu'à noter n'entre pas dans la liste
- ex. réponse d'une ligne, confirmation de date, appel de rendez-vous
- En cas de doute, essayez 2 minutes puis décidez
11. Une action par note
- ex. non pas "Préparer le déménagement" mais "Visiter 3 logements"
- Deux choses sur une note et aucune ne démarre
- Pour un gros sujet, notez seulement le premier pas
12. Revue de la semaine (vendredi, 10 minutes)
- Le détail des 10 minutes 1) vider Terminé (2 min) 2) réécrire les restes (4 min) 3) relire Un jour (2 min) 4) choisir 5 pour la semaine suivante (2 min)
- Compter sa semaine ex. 11 sur 15 faites (3 par jour x 5 jours). Sept sur dix, c'est déjà bien.
- Ce qui reste 3 semaines ex. envoyer les papiers d'assurance. Sans mouvement en 3 semaines, on abandonne ou on réduit au premier pas.
Contenu du tableau des tâches
Boîte de réception 16 éléments
Tout noter
La première étape n'est pas de trier mais de vider. Tant qu'une tâche reste dans la tête, se la rappeler coûte du temps chaque jour.
Vider sa tête
Lancez un minuteur de 10 minutes et écrivez dans la boîte de réception au fil des idées. Ni tri ni priorité à ce stade.
Regrouper les notes
Rassemblez au même endroit ce qui traîne dans l'agenda, les pense-bêtes, l'appli de notes et les messages que vous vous envoyez.
Rien oublié ?
Repassez sous trois angles - travail, vie quotidienne, sujets qui trottent dans la tête. C'est fini quand la tête est vide.
Trier en 4 cases
Une boîte pleine ne fait pas avancer. Décidez la prochaine action de chaque entrée et placez-la dans Les 3 du jour, Cette semaine, Un jour ou En attente.
Règle des 2 minutes
Ce qui va plus vite à faire qu'à noter se règle sur place et n'entre jamais dans la liste. Réponses courtes et appels de rendez-vous en font partie.
5 max cette semaine
Ne gardez que 5 tâches que vous commencerez vraiment cette semaine. La sixième repart dans Un jour.
Isoler les attentes
Déplacez dans En attente tout ce qui ne dépend pas de vous, toujours avec la date de la demande et l'échéance.
Faire les 3 du jour
Le cœur du quotidien. Avec exactement 3 tâches, on voit le soir d'un coup d'œil si la journée est bouclée.
Choisir 3 le matin
Parcourez Cette semaine à partir de Must et déplacez exactement 3 tâches dans Les 3 du jour. Pas de quatrième. Compter 5 minutes.
Bloquer le créneau
Notez pour chacune des 3 quand vous commencez et combien de temps cela prend. Les jours chargés, descendez à 2 tâches.
Cocher le soir
Passez le fait dans Terminé, reportez le reste à demain et comptez combien de tâches sont bouclées.
Bilan du vendredi
L'inventaire hebdomadaire. Sans lui, la boîte de réception et En attente vieillissent et la liste entière perd sa crédibilité.
Réécrire les restes
Découpez ce qui n'a pas bougé cette semaine jusqu'à ce que chaque ligne commence par un verbe. Compter 4 minutes.
Relire Un jour
Lisez la case Un jour de haut en bas et décidez ce qui monte dans Cette semaine et ce qui disparaît. Compter 2 minutes.
Choisir 5 pour lundi
Choisissez jusqu'à 5 tâches pour la semaine suivante, pour démarrer lundi matin sans hésiter. Compter 2 minutes.
