個人與生活
待辦清單入門運用看板｜把要做的事全部倒出來，只挑今天要做的3件逐一劃掉
入門｜白板 2 頁·任務看板 5 欄（4 個父任務、12 個子任務）
入門：不使用專業術語，只要依照白板上的提問與填寫範例逐一回答，就能成形。
這是一份給新手的待辦清單入門範本，讓列了清單卻總是撐不下去的人，先把腦中的事全部倒出來，再收斂成今天只做3件的固定做法。白板上依序排著把腦袋清空的收集箱、今天要做的3件·本週要做·將來要做·等待中這4個框、從本週要做裡挑出今天3件的MoSCoW四欄、GTD的5個步驟、判斷收集箱裡每一條該放到哪裡的辨別表、書寫規則3個框，以及週五10分鐘的檢視框。任務看板分成收集箱、將來·等待、本週要做、今天要做的3件、已完成五欄，全部倒出、分到4個框、跑完今天的3件、每週檢視一次這4個父任務與12個子任務都以未開始的狀態放好。不知道待辦清單怎麼寫時，只要守住用動詞寫、兩分鐘做得完就當場做、一張只寫一個行動這三條規則，寫完就能立刻動起來。拿不定今天該做哪3件時，把本週要做的5條分成Must（必須）、Should（應該）、Could（可以的話）、Won't（這次不做）四階，從Must往下只取3條。與用重要程度和急迫程度排優先順序的《任務管理入門 第一週》不同，本範本的主角是把收集箱清空的辨別步驟。
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待辦清單運用看板
使用方式：① 把腦中要做的事全部倒進收集箱 → ② 分到4個框裡 → ③ 早上用MoSCoW把本週要做分成四階，從Must往下只挑3條（盤面⑥） → ④ 週五花10分鐘檢視
① 把腦中要做的事全部倒出來（收集箱）
- 倒出來的方法 設10分鐘倒數，按想到的順序寫。 這裡既不排序，也不定優先順序。
- 工作上要做的事 例：寄出報價單／分享會議紀錄／ 核對發票抬頭
- 生活上要做的事 例：買燈泡／預約牙醫／ 寄出保險文件
- 只是掛心著的事 例：重新布置房間／學英文／檢視家庭收支 還沒變成行動的，也先倒到這裡。
② 今天要做的3件
- 例：寄出報價單（11點前·20分鐘）
- 例：分享會議紀錄（15分鐘）
- 例：打電話給牙醫（午休·5分鐘）
- 早上5分鐘挑好，傍晚5分鐘劃掉。3件滿了，剩下的順延到明天
③ 本週要做
- 例：核對發票抬頭
- 例：寄出保險文件
- 最多5條。第6條退回將來要做
- 今天要做的3件，一定從這裡挑
④ 將來要做
- 例：想想房間怎麼重新布置
- 例：試用英文學習App
- 沒有期限的事的放置處。每週只看一次
⑤ 等待中（等別人回覆）
- 例：等主管核准（8/28提出）
- 例：等廠商報價（9/1前）
- 一定寫上拜託的日期和期限
⑥ 幫本週要做的5條排優先順序（MoSCoW＝排優先順序的經典方法。Must裡靠上的3條就是今天要做的3件）
Must 必須
- 不做對方就為難。有截止時間或有約定 例：寄出報價單（11點前）
Should 應該
- 晚了道個歉還過得去，但很值得做 例：核對發票抬頭
Could 可以的話
- 做了更好，不做也不會有麻煩 例：整理會議紀錄的格式
Won't 這次不做
- 決定本週不做，退回將來要做 例：寄出保險文件
⑦ GTD的5個步驟（GTD＝把要做的事移出腦袋再逐一處理的經典方法。收集→釐清→整理→回顧→執行）
- 1. 收集 把散在腦中和紙本、App裡的事項，集中到收集箱這一個地方。此時先不做判斷。
- 2. 釐清 逐條決定這是什麼、下一個行動是什麼。兩分鐘做得完的就當場做掉。
- 3. 整理 移到本週要做、將來要做、等待中的框。不是行動的，當成資料另外保存。
- 4. 回顧 週五花10分鐘，把4個框看一遍。變舊的重寫或是刪掉。
- 5. 執行 選出此刻要做的1件。從早上定好的今天要做的3件裡，由上往下挑。
⑧ 辨別（收集箱裡的一條該放到哪裡）
| 分辨方式 | 下一個行動 | 放到哪裡 | |
|---|---|---|---|
| 不需要行動 | 不是行動，是資料或將來想做的事 | 丟掉，或當成資料另外保存 | 將來要做 例：想想房間怎麼重新布置 |
| 兩分鐘做得完 | 比抄寫還快就能做完 | 當場就把它做掉 | 不寫進清單 例：一行的回覆、預約的電話 |
| 超過兩分鐘 | 決定自己做還是拜託別人 | 用動詞寫一行。拜託別人的還要寫期限 | 本週要做／等待中 例：寄出報價單 |
⑨ 用動詞寫
- 例：×「報價單」→ ○「寄出報價單」
- 只寫名詞，還得花時間回想到底要做什麼
- 寫到「核對某某」「打電話給某某」為止
- 牽涉到別人的把名字也寫上。例：打電話給陳經理
⑩ 兩分鐘做得完就現在做
- 比抄寫還快就能做完的，不寫進清單
- 例：一行的回覆、時間的答覆、預約的電話
- 猶豫的話先做兩分鐘再判斷
⑪ 一張只寫一個行動
- 例：×「搬家的準備」→ ○「查3間房子」
- 一張上寫了兩件以上，兩件都動不了
- 大的事只寫出第一步
⑫ 每週檢視（週五10分鐘）
- 10分鐘怎麼分 1) 劃掉已完成（2分鐘） 2) 把剩下的重寫一遍（4分鐘） 3) 回頭看將來要做（2分鐘） 4) 選出下週的5條（2分鐘）
- 本週怎麼數 例：今天要做的3件×5天＝15條裡完成11條。 做到七成就算夠了。
- 連著3週還剩著的事 例：寄出保險文件。 3週不動的，不是放棄，就是拆到第一步那麼小。
任務看板內容
收集箱 16 項
把要做的事全部倒出
最先要做的不是整理而是倒空。只要還留在腦子裡，就會不停花時間去回想。
用10分鐘清空腦袋
設10分鐘倒數，按想到的順序寫進收集箱。這裡不排序，也不定優先順序。
紙本和App合到一處
把散在手帳、便利貼、記事App、傳給自己的訊息裡的事項，集中到收集箱這一個地方。
確認是否倒乾淨
從工作、生活、只是掛心著的事這三個方向再看一遍，腦中沒有殘留就算完成。
分到4個框裡
留在收集箱裡就動不了。逐條決定下一個行動，再移到今天要做的3件、本週要做、將來要做、等待中。
兩分鐘做得完先做
比抄寫還快就能做完的，當場處理掉，不寫進清單。回訊息和打電話預約都屬於這一類。
本週要做只留5條
只留下本週就要動手的5條。出現第6條時，把它退回將來要做。
等人回覆的另外放
把自己推不動的事移到等待中的框，而且一定寫上拜託的日期和期限。
跑完今天的3件
每天運作的核心。收斂成3件，傍晚一眼就看得出到底做完沒做完。
早上只挑3件
從本週要做的框裡按Must（必須）往下看，只挑3條移到今天要做的3件。不選第4條。約需5分鐘。
先把時間卡下來
給3件分別寫上什麼時候動手、大概要花多久。行程本來就滿的那天減成2件。
傍晚劃掉並數一數
把做完的移到已完成，剩下的順延到明天。數一數今天完成幾件並記下來。
週五花10分鐘檢視
每週一次的盤點。不做的話，收集箱和等待中的框會變舊，整份清單就不再可信。
把剩下的重寫一遍
把本週沒動的事，重新拆到能用動詞寫出來的大小。約需4分鐘。
回頭看將來要做
從上往下讀將來要做的框，決定哪些提到本週要做、哪些直接放棄。約需2分鐘。
選出下週的5條
重新挑出下週要做的5條，讓週一早上不用再猶豫，然後收工。約需2分鐘。
