Pribadi & Kehidupan
Daftar Tugas untuk Pemula: Tulis Semua, Lalu Pilih 3 Tugas Hari Ini
Pemula | 2 halaman papan tulis · Papan tugas 5 kolom (4 tugas induk, 12 subtugas)
Pemula: Tanpa istilah teknis. Cukup jawab pertanyaan di papan tulis sesuai contoh pengisian, dan hasilnya akan terbentuk.
Orang yang sudah membuat daftar tugas tetapi tidak pernah tuntas memakai templat pengantar untuk pemula ini agar terbiasa mengeluarkan semua tugas dari kepala lalu menyisakan 3 tugas hari ini. Papan tulis memuat kotak masuk untuk menulis semuanya, empat kotak berisi 3 tugas hari ini, minggu ini, suatu saat, dan menunggu, empat kolom MoSCoW yang memilih 3 tugas hari ini dari 5 tugas minggu ini, 5 langkah GTD, tabel penentu tempat isi kotak masuk, tiga aturan penulisan, dan tinjauan 10 menit tiap Jumat. Papan tugas punya lima kolom, yaitu kotak masuk, suatu saat atau menunggu, minggu ini, 3 tugas hari ini, dan selesai, serta berisi 4 tugas induk dan 12 subtugas yang belum dikerjakan. Jika belum tahu cara membuat daftar tugas, ikuti tiga aturan, menulis dengan kata kerja, langsung mengerjakan yang selesai dalam 2 menit, dan satu kartu untuk satu tindakan. Berbeda dengan templat yang mengurutkan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi, di sini intinya adalah mengosongkan kotak masuk.
Dengan akun gratis, Anda dapat menyalin templat ini dari pasar templat
Pratinjau papan tulis
Baca isi papan tulis sebagai teks
Papan Daftar Tugas Harian
Cara pakai: (1) tulis semua isi kepala ke kotak masuk → (2) pilah ke 4 kotak → (3) pagi hari urutkan 5 tugas minggu ini dengan MoSCoW lalu ambil 3 saja mulai dari Must (lihat bagian 6 di papan) → (4) tinjau 10 menit tiap Jumat
1. Keluarkan semua isi kepala (kotak masuk)
- Cara menulis Pasang pengatur waktu 10 menit, tulis sesuai urutan yang terlintas. Jangan mengurutkan atau memberi prioritas di sini.
- Tugas pekerjaan mis. kirim penawaran / bagikan notulen / periksa nama pada faktur
- Tugas sehari-hari mis. beli lampu / buat janji ke dokter gigi / serahkan berkas asuransi
- Hal yang sekadar mengganjal mis. menata ulang kamar / belajar bahasa Inggris / benahi keuangan Yang belum berupa tindakan pun tetap ditulis di sini dulu.
2. 3 tugas hari ini
- mis. kirim penawaran (sebelum pukul 11.00, 20 menit)
- mis. bagikan notulen (15 menit)
- mis. telepon dokter gigi (saat istirahat siang, 5 menit)
- Pilih dalam 5 menit tiap pagi, coret dalam 5 menit tiap sore. Kalau 3 sudah penuh, sisanya besok
3. Minggu ini
- mis. periksa nama pada faktur
- mis. kirim berkas asuransi lewat pos
- Maksimal 5 tugas. Yang keenam kembali ke kotak suatu saat
- 3 tugas hari ini selalu diambil dari sini
4. Suatu saat
- mis. pikirkan penataan ulang kamar
- mis. coba aplikasi belajar bahasa Inggris
- Tempat untuk yang tanpa tenggat. Dilihat seminggu sekali
5. Menunggu (jawaban orang lain)
- mis. persetujuan atasan (diminta 28/08)
- mis. penawaran dari vendor (sampai 01/09)
- Selalu tulis tanggal permintaan dan batas waktunya
6. Beri prioritas pada 5 tugas minggu ini (MoSCoW = metode klasik penentuan prioritas. Tiga teratas dari Must menjadi 3 tugas hari ini)
Must Wajib
- Kalau tidak dikerjakan, orang lain kesulitan. Ada tenggat atau janji mis. kirim penawaran (sebelum pukul 11.00)
Should Sebaiknya
- Telat pun cukup minta maaf, tetapi nilainya tinggi mis. periksa nama pada faktur
Could Kalau sempat
- Dikerjakan jadi lebih baik, tidak dikerjakan pun tidak masalah mis. rapikan format notulen
Won't Ditunda dulu
- Putuskan tidak dikerjakan minggu ini dan kembalikan ke suatu saat mis. kirim berkas asuransi lewat pos
7. Lima langkah GTD (GTD = metode klasik mengeluarkan tugas dari kepala lalu menuntaskannya: kumpulkan, pilah, tata, tinjau, kerjakan)
- 1. Kumpulkan Kumpulkan tugas yang ada di kepala serta yang tercecer di kertas dan aplikasi ke satu kotak masuk. Jangan menilai dulu.
- 2. Pilah Tentukan satu per satu ini apa dan apa tindakan berikutnya. Yang selesai dalam 2 menit langsung dikerjakan.
- 3. Tata Pindahkan ke kotak minggu ini, suatu saat, atau menunggu. Yang bukan tindakan disimpan terpisah sebagai bahan.
- 4. Tinjau Setiap Jumat, tinjau 4 kotak selama 10 menit. Yang sudah basi ditulis ulang atau dihapus.
- 5. Kerjakan Pilih satu tugas yang dikerjakan sekarang. Ambil dari 3 tugas hari ini, urut dari atas sesuai urutan pagi tadi.
8. Memilah (menentukan tempat satu isi kotak masuk)
| Cara membedakan | Tindakan berikutnya | Tempatnya | |
|---|---|---|---|
| Tanpa tindakan | Bukan tindakan, melainkan bahan atau keinginan suatu saat | Dibuang atau disimpan terpisah sebagai bahan | Suatu saat mis. pikirkan penataan ulang kamar |
| Selesai dalam 2 menit | Selesai lebih cepat daripada menuliskannya | Kerjakan langsung di tempat | Tidak masuk daftar mis. balasan satu baris, telepon janji temu |
| Lebih dari 2 menit | Tentukan dikerjakan sendiri atau diminta ke orang lain | Tulis satu baris dengan kata kerja. Yang diminta ditulis batas waktunya | Minggu ini / menunggu mis. kirim penawaran |
9. Tulis dengan kata kerja
- mis. bukan "penawaran", melainkan "kirim penawaran"
- Kalau hanya kata benda, Anda perlu waktu mengingat apa yang harus dilakukan
- Tulis sampai tuntas, "periksa ...", "telepon ..."
- Kalau melibatkan orang lain, tulis namanya. mis. telepon Pak Budi
10. Kalau 2 menit, kerjakan sekarang
- Yang selesai lebih cepat daripada menuliskannya tidak masuk daftar
- mis. balasan satu baris, jawaban soal jadwal, telepon membuat janji
- Kalau ragu, coba kerjakan 2 menit lalu putuskan
11. Satu kartu satu tindakan
- mis. bukan "siapkan pindahan", melainkan "cari 3 rumah"
- Kalau satu kartu berisi dua hal, keduanya tidak tersentuh
- Untuk yang besar, tulis langkah pertamanya saja
12. Tinjauan mingguan (10 menit tiap Jumat)
- Rincian 10 menit 1) coret yang selesai (2 menit) 2) tulis ulang sisanya (4 menit) 3) baca ulang kotak suatu saat (2 menit) 4) pilih 5 tugas minggu depan (2 menit)
- Cara menghitung sepekan mis. 3 tugas x 5 hari = 15 tugas, 11 selesai. Kalau 70 persen tercapai, itu sudah cukup.
- Yang tersisa 3 minggu berturut-turut mis. serahkan berkas asuransi. Yang tidak bergerak 3 minggu, hentikan saja atau pecah sampai langkah pertama.
Isi papan tugas
Kotak masuk 16 item
Tulis semua tugas
Langkah pertama bukan merapikan, melainkan mengeluarkan semuanya. Selama masih tersimpan di kepala, waktu Anda habis hanya untuk mengingat-ingat.
10 menit menulis
Pasang pengatur waktu 10 menit lalu tulis ke kotak masuk sesuai urutan yang terlintas. Jangan mengurutkan atau memberi prioritas di sini.
Satukan jadi satu
Pindahkan yang tersebar di buku agenda, sticky note, aplikasi catatan, dan pesan untuk diri sendiri ke satu kotak masuk.
Cek ada yang tersisa
Periksa dari tiga arah, yaitu pekerjaan, kehidupan sehari-hari, dan hal yang sekadar mengganjal. Selesai jika tidak ada lagi yang tertinggal di kepala.
Pilah ke 4 kotak
Isi kotak masuk belum bisa dijalankan. Tentukan tindakan berikutnya satu per satu lalu pindahkan ke 3 tugas hari ini, minggu ini, suatu saat, atau menunggu.
Beres dalam 2 menit
Yang selesai lebih cepat daripada menuliskannya langsung dikerjakan dan tidak masuk daftar. Contohnya membalas pesan singkat atau menelepon untuk membuat janji.
Sisakan 5 minggu ini
Sisakan maksimal 5 tugas yang benar-benar akan disentuh minggu ini. Kalau muncul yang keenam, kembalikan ke kotak suatu saat.
Pisah kotak menunggu
Pindahkan tugas yang tidak bisa Anda gerakkan sendiri ke kotak menunggu, dan selalu tulis tanggal permintaan serta batas waktunya.
Jalankan 3 hari ini
Inti pemakaian harian. Dengan hanya 3 tugas, sore hari Anda langsung tahu apakah hari itu tuntas atau tidak.
Pagi pilih 3 saja
Lihat kotak minggu ini mulai dari Must, lalu pindahkan tepat 3 kartu ke 3 tugas hari ini. Jangan menambah yang keempat. Perlu 5 menit.
Tentukan waktunya
Tulis kapan Anda mulai dan berapa lama waktunya untuk masing-masing dari 3 tugas. Pada hari yang jadwalnya padat, kurangi menjadi 2 tugas.
Sore coret dan catat
Pindahkan yang beres ke kolom selesai dan geser sisanya ke besok. Hitung berapa yang tuntas lalu catat angkanya.
Tinjau tiap Jumat
Pembersihan sekali sepekan. Tanpa ini, kotak masuk dan kotak menunggu menjadi basi sehingga daftar Anda tidak lagi bisa dipercaya.
Tulis ulang sisanya
Pecah tugas yang tidak bergerak minggu ini sampai cukup kecil untuk ditulis dengan kata kerja. Perlu 4 menit.
Cek kotak suatu saat
Baca kotak suatu saat dari atas, lalu tentukan mana yang naik ke minggu ini dan mana yang dihentikan. Perlu 2 menit.
Pilih 5 minggu depan
Pilih ulang maksimal 5 tugas untuk minggu depan supaya Senin pagi tidak bingung lagi. Perlu 2 menit.
