الحياة الشخصية
قائمة المهام للمبتدئين: اكتب كل ما في رأسك واختر ثلاث مهام لليوم
مبتدئ | صفحات اللوحة البيضاء: 2، أعمدة لوحة المهام: 5 (المهام الرئيسية: 4، المهام الفرعية: 12)
مبتدئ: بلا مصطلحات متخصصة. ما عليك سوى الإجابة عن أسئلة اللوحة البيضاء وفق أمثلة التعبئة لتكتمل الصورة.
من يكتب قائمة مهام ثم لا يلتزم بها يجد هنا قالبًا تمهيديًا للمبتدئين يعلّمه أن يُخرج كل ما في رأسه أولًا، ثم يكتفي بثلاث مهام لليوم. يضم اللوح صندوق الوارد الذي تُفرغ فيه كل شيء، والأطر الأربعة وهي مهام اليوم الثلاث وهذا الأسبوع ويومًا ما وبالانتظار، وأعمدة MoSCoW الأربعة التي تختار مهام اليوم الثلاث من مهام الأسبوع الخمس، وخطوات GTD الخمس، وجدولًا يحدد مكان كل بند من صندوق الوارد، وثلاث قواعد للكتابة، ومراجعة عشر دقائق مساء الجمعة. ولوح المهام فيه خمسة أعمدة هي صندوق الوارد ويومًا ما أو بالانتظار وهذا الأسبوع ومهام اليوم الثلاث والمنجز، ويضم أربع مهام رئيسة واثنتي عشرة مهمة فرعية لم تبدأ بعد. وإن كنت لا تعرف كيف تُعد قائمة مهام، فاتبع ثلاث قواعد وهي الكتابة بفعل، وإنجاز ما يستغرق دقيقتين فورًا، وحصر كل بطاقة في إجراء واحد. وخلافًا للقالب الذي يرتب المهام بالأهمية والعَجَلة، محور هذا القالب هو خطوة إفراغ صندوق الوارد.
بعد إنشاء حساب مجاني، يمكنك نسخ هذا القالب من سوق القوالب
معاينة اللوحة البيضاء
قراءة محتوى اللوحة البيضاء كنص
لوح قائمة المهام اليومية
طريقة الاستخدام: (1) اكتب كل ما في رأسك في صندوق الوارد → (2) وزّعه على الأطر الأربعة → (3) صباحًا رتّب مهام الأسبوع الخمس بـ MoSCoW واختر ثلاثًا فقط ابتداءً من Must (انظر الإطار 6 في اللوح) → (4) راجع اللوح عشر دقائق مساء الجمعة
1. أخرج كل ما في رأسك (صندوق الوارد)
- كيف تكتب اضبط مؤقتًا لعشر دقائق واكتب بالترتيب الذي يخطر لك. لا ترتيب ولا أولويات في هذه المرحلة.
- مهام العمل مثال: إرسال عرض السعر / مشاركة محضر الاجتماع / التحقق من الاسم في الفاتورة
- مهام الحياة اليومية مثال: شراء مصباح / حجز موعد عند طبيب الأسنان / تسليم أوراق التأمين
- ما يشغل البال فقط مثال: إعادة ترتيب الغرفة / تعلّم الإنجليزية / مراجعة المصروف وما لم يصر إجراءً بعد اكتبه هنا مؤقتًا أيضًا.
2. مهام اليوم الثلاث
- مثال: إرسال عرض السعر (قبل الحادية عشرة، عشرون دقيقة)
- مثال: مشاركة محضر الاجتماع (خمس عشرة دقيقة)
- مثال: الاتصال بطبيب الأسنان (في استراحة الغداء، خمس دقائق)
- اختر في خمس دقائق صباحًا واشطب في خمس مساءً. وإذا امتلأت الثلاث فالباقي إلى الغد
3. هذا الأسبوع
- مثال: التحقق من الاسم في الفاتورة
- مثال: إرسال أوراق التأمين بالبريد
- خمس مهام كحد أقصى. والسادسة تعود إلى إطار يومًا ما
- مهام اليوم الثلاث تُختار من هنا دائمًا
4. يومًا ما
- مثال: التفكير في إعادة ترتيب الغرفة
- مثال: تجربة تطبيق لتعلّم الإنجليزية
- مكان ما لا موعد نهائي له. يُراجع مرة في الأسبوع
5. بالانتظار (رد من شخص آخر)
- مثال: موافقة المدير (طُلبت في 28/08)
- مثال: عرض سعر من المورّد (حتى 01/09)
- اكتب دائمًا تاريخ الطلب والموعد النهائي
6. رتّب أولويات مهام الأسبوع الخمس (MoSCoW = الطريقة المعروفة لترتيب الأولويات. وأعلى ثلاث مهام في Must تصير مهام اليوم الثلاث)
Must لا بد منه
- تركه يُحرج غيرك. له موعد نهائي أو وعد مثال: إرسال عرض السعر (قبل الحادية عشرة)
Should ينبغي فعله
- التأخر فيه يكفيه اعتذار، لكن قيمته عالية مثال: التحقق من الاسم في الفاتورة
Could إن أمكن
- فعله يحسّن الأمور، وتركه لا يضر مثال: تنسيق شكل محضر الاجتماع
Won't مؤجل هذه المرة
- قرّر ألا تفعله هذا الأسبوع وأعده إلى إطار يومًا ما مثال: إرسال أوراق التأمين بالبريد
7. خطوات GTD الخمس (GTD = الطريقة المعروفة لإخراج المهام من الرأس وإنجازها: الجمع ثم الفرز ثم التنظيم ثم المراجعة ثم الاختيار)
- 1. الجمع اجمع في صندوق وارد واحد ما في رأسك وما تفرّق في الأوراق والتطبيقات. ولا تصدر أي حكم بعد.
- 2. الفرز حدّد لكل بند ما هو وما الإجراء التالي فيه. وما ينتهي في دقيقتين أنجزه في مكانه.
- 3. التنظيم انقل البنود إلى أطر هذا الأسبوع أو يومًا ما أو بالانتظار. وما ليس إجراءً احفظه جانبًا بوصفه مادة.
- 4. المراجعة خصّص عشر دقائق مساء الجمعة لمراجعة الأطر الأربعة. وما تقادم أعد كتابته أو احذفه.
- 5. الاختيار اختر مهمة واحدة تنجزها الآن. خذها من مهام اليوم الثلاث بالترتيب الذي وضعته صباحًا.
8. الفرز (أين تضع بندًا من صندوق الوارد)
| كيف تميّزه | الإجراء التالي | مكانه | |
|---|---|---|---|
| لا يحتاج إجراء | ليس إجراءً بل مادة أو رغبة ليوم ما | تخلّص منه أو احفظه جانبًا بوصفه مادة | يومًا ما مثال: التفكير في إعادة ترتيب الغرفة |
| ينتهي في دقيقتين | ينتهي أسرع من كتابته | أنجزه في مكانه | لا يدخل القائمة مثال: رد من سطر، مكالمة حجز موعد |
| يتجاوز دقيقتين | قرّر هل تنجزه بنفسك أم تطلبه من غيرك | اكتب سطرًا بفعل. وما تطلبه اكتب موعده أيضًا | هذا الأسبوع / بالانتظار مثال: إرسال عرض السعر |
9. اكتب بفعل
- مثال: لا تكتب عرض السعر بل اكتب إرسال عرض السعر
- الاسم وحده يجعلك تنفق وقتًا في تذكّر المطلوب
- أكمل العبارة، التحقق من كذا، الاتصال بفلان
- وإن كان معك طرف آخر فاكتب اسمه. مثال: الاتصال بالأستاذ خالد
10. ما يستغرق دقيقتين أنجزه الآن
- ما ينتهي أسرع من كتابته لا يدخل القائمة
- مثال: رد من سطر، تأكيد موعد، مكالمة حجز
- وإن ترددت فجرّبه دقيقتين ثم احكم
11. إجراء واحد في كل بطاقة
- مثال: لا تكتب التحضير للانتقال بل اكتب معاينة ثلاثة مساكن
- إذا جمعت أمرين في بطاقة واحدة لم تبدأ بأي منهما
- وما كان كبيرًا اكتب خطوته الأولى فقط
12. مراجعة الأسبوع (عشر دقائق مساء الجمعة)
- توزيع العشر دقائق 1) اشطب المنجز (دقيقتان) 2) أعد كتابة الباقي (أربع دقائق) 3) راجع إطار يومًا ما (دقيقتان) 4) اختر خمس مهام للأسبوع المقبل (دقيقتان)
- كيف تحسب أسبوعك مثال: 3 مهام يوميًا × 5 أيام = 15 مهمة، أنجزتَ 11 منها. وسبعون بالمئة تُعد كافية.
- ما بقي ثلاثة أسابيع متتالية مثال: تسليم أوراق التأمين. ما لم يتحرك ثلاثة أسابيع إما أن تتخلى عنه أو تقسّمه حتى خطوته الأولى.
محتوى لوحة المهام
صندوق الوارد 16 عنصرًا
اكتب كل مهامك
الخطوة الأولى ليست الترتيب بل الإفراغ. فما دامت المهام في رأسك، يذهب وقتك في محاولة تذكّرها.
عشر دقائق كتابة
اضبط مؤقتًا لعشر دقائق واكتب في صندوق الوارد بالترتيب الذي يخطر لك. لا ترتيب ولا أولويات في هذه المرحلة.
اجمعها في مكان
انقل ما تفرّق في المفكرة والورقات اللاصقة وتطبيق الملاحظات ورسائلك إلى نفسك، واجمعه في صندوق وارد واحد.
تأكد أنك أفرغتها
راجع من ثلاث جهات هي العمل والحياة اليومية وما يشغل بالك فقط. وتنتهي المهمة حين لا يبقى شيء في رأسك.
وزّعها على أربعة أطر
بقاء المهام في صندوق الوارد لا يحرّكها. حدّد الإجراء التالي لكل بند وانقله إلى مهام اليوم الثلاث أو هذا الأسبوع أو يومًا ما أو بالانتظار.
أنجز ما دون دقيقتين
ما ينتهي أسرع من كتابته أنجزه في مكانه ولا تُدخله القائمة. مثل رد قصير أو مكالمة لحجز موعد.
خمس مهام للأسبوع
أبقِ في هذا الأسبوع خمس مهام فقط تنوي البدء بها فعلًا. وإن ظهرت السادسة فأعدها إلى إطار يومًا ما.
افصل ما تنتظره
انقل ما لا تملك تحريكه بنفسك إلى إطار بالانتظار، واكتب دائمًا تاريخ الطلب والموعد النهائي.
أدر مهام اليوم
هذا هو محور الاستخدام اليومي. فبثلاث مهام فقط ترى مساءً بنظرة واحدة هل اكتمل يومك أم لا.
اختر ثلاثًا صباحًا
راجع إطار هذا الأسبوع ابتداءً من Must وانقل ثلاث بطاقات فقط إلى مهام اليوم الثلاث. ولا تختر رابعة. تستغرق خمس دقائق.
حدّد وقتها مسبقًا
اكتب لكل مهمة من الثلاث متى تبدأ بها وكم تستغرق. وفي الأيام المزدحمة اكتفِ بمهمتين.
اشطب وعُدّ مساءً
انقل ما أنجزته إلى عمود منجز وأجّل الباقي إلى الغد. ثم عُدّ كم مهمة أنهيت وسجّل الرقم.
مراجعة الجمعة
جرد أسبوعي مرة واحدة. وبدونه يتقادم صندوق الوارد وإطار بالانتظار فتفقد الثقة بقائمتك كلها.
أعد كتابة الباقي
قسّم ما لم يتحرك هذا الأسبوع حتى يصغر بما يكفي لكتابته بفعل. تستغرق أربع دقائق.
راجع قائمة يومًا ما
اقرأ إطار يومًا ما من أعلاه وحدّد ما يصعد إلى هذا الأسبوع وما تتخلى عنه. تستغرق دقيقتين.
اختر خمسًا للأسبوع
أعد اختيار خمس مهام كحد أقصى للأسبوع المقبل حتى تبدأ صباح الاثنين دون تردد. تستغرق دقيقتين.
