शुरुआती के लिए टू-डू लिस्ट: सब कुछ लिखें और आज के सिर्फ़ 3 काम चुनें

टू-डू लिस्ट बोर्ड

इस्तेमाल: (1) दिमाग़ के सारे काम इनबॉक्स में लिखें → (2) चार खानों में बाँटें → (3) सुबह इस हफ़्ते के 5 काम MoSCoW से चार दर्जों में बाँटकर Must से सिर्फ़ 3 चुनें (ऊपर बोर्ड का खाना 6 देखें) → (4) शुक्रवार को 10 मिनट समीक्षा करें

1. दिमाग़ के सारे काम बाहर निकालें (इनबॉक्स)

• लिखने का तरीक़ा 10 मिनट का टाइमर लगाइए, जो याद आए उसी क्रम में लिखिए। क्रम लगाना या प्राथमिकता देना यहाँ नहीं करना।
• दफ़्तर के काम उदा. कोटेशन भेजना / मीटिंग का सार साझा करना / बिल पर नाम जाँचना
• घर-गृहस्थी के काम उदा. बल्ब ख़रीदना / दाँतों के डॉक्टर से समय लेना / बीमा के काग़ज़ जमा करना
• जो बस मन में खटक रहा है उदा. कमरे की सजावट बदलना / अंग्रेज़ी सीखना / ख़र्च का हिसाब देखना जो अभी काम की शक्ल में नहीं है, उसे भी फ़िलहाल यहीं लिख दीजिए।

2. आज के 3 काम

• उदा. कोटेशन भेजना (11 बजे तक, 20 मिनट)
• उदा. मीटिंग का सार साझा करना (15 मिनट)
• उदा. दाँतों के डॉक्टर को फ़ोन करना (दोपहर के खाने में, 5 मिनट)
• सुबह 5 मिनट में चुनिए, शाम 5 मिनट में काटिए। तीनों भर जाएँ तो बाकी कल पर

3. इस हफ़्ते

• उदा. बिल पर नाम जाँचना
• उदा. बीमा के काग़ज़ डाक से भेजना
• अधिकतम 5 काम। छठा काम कभी न कभी वाले खाने में लौटेगा
• आज के 3 काम हमेशा यहीं से चुने जाते हैं

4. कभी न कभी

• उदा. कमरे की सजावट बदलने की सोचना
• उदा. अंग्रेज़ी सीखने वाला ऐप आज़माना
• जिनकी समय-सीमा नहीं, उनकी जगह। हफ़्ते में एक बार देखिए

5. इंतज़ार (किसी के जवाब का)

• उदा. मैनेजर की मंज़ूरी (28/08 को कहा था)
• उदा. सप्लायर का कोटेशन (01/09 तक)
• कहने की तारीख़ और समय-सीमा ज़रूर लिखिए

6. इस हफ़्ते के 5 कामों को क्रम दीजिए (MoSCoW = प्राथमिकता तय करने का जाना-माना तरीक़ा। Must के ऊपर के 3 काम ही आज के 3 काम बनते हैं)

Must ज़रूरी

• न करें तो दूसरे को दिक़्क़त हो। समय-सीमा या वादा है उदा. कोटेशन भेजना (11 बजे तक)

Should करना चाहिए

• देर हो जाए तो माफ़ी से काम चल जाए, पर क़ीमत बड़ी है उदा. बिल पर नाम जाँचना

Could हो सके तो

• कर लें तो बेहतर, न करें तो भी नुक़सान नहीं उदा. मीटिंग के सार का रूप सुधारना

Won't इस बार नहीं

• इस हफ़्ते नहीं करना तय कीजिए और कभी न कभी वाले खाने में लौटाइए उदा. बीमा के काग़ज़ डाक से भेजना

7. GTD के 5 चरण (GTD = कामों को दिमाग़ से बाहर निकालकर निपटाने का जाना-माना तरीक़ा: बटोरना, परखना, जमाना, समीक्षा, चुनना)

1. 1. बटोरना दिमाग़ में और काग़ज़ों तथा ऐप में बिखरे सारे काम एक इनबॉक्स में इकट्ठा कीजिए। फ़ैसला अभी नहीं करना।
2. 2. परखना एक-एक करके तय कीजिए कि यह क्या है और अगला कदम क्या है। जो 2 मिनट में निपटे, उसे वहीं कर लीजिए।
3. 3. जमाना इस हफ़्ते, कभी और इंतज़ार वाले खानों में डालिए। जो काम नहीं है, उसे सामग्री के तौर पर अलग रखिए।
4. 4. समीक्षा शुक्रवार को 10 मिनट चारों खाने देखिए। जो पुराना पड़ गया, उसे फिर से लिखिए या हटा दीजिए।
5. 5. चुनना अभी करने वाला एक काम चुनिए। सुबह तय किए आज के 3 कामों में से ऊपर से क्रम में चुनिए।

8. परखना (इनबॉक्स के एक काम को कहाँ रखें)

9. क्रिया के साथ लिखिए

• उदा. सिर्फ़ कोटेशन नहीं, कोटेशन भेजना लिखिए
• सिर्फ़ संज्ञा लिखने पर याद करने में समय लगता है
• जाँचना, फ़ोन करना, यहाँ तक पूरा लिखिए
• जिसमें कोई और शामिल हो, उसका नाम भी लिखिए। उदा. शर्मा जी को फ़ोन करना

10. 2 मिनट का है तो अभी कीजिए

• जो लिखने से भी जल्दी निपटे, उसे सूची में मत डालिए
• उदा. एक पंक्ति का जवाब, तारीख़ का जवाब, अपॉइंटमेंट का फ़ोन
• उलझन हो तो 2 मिनट करके देख लीजिए, फिर तय कीजिए

11. एक कार्ड पर एक काम

• उदा. घर बदलने की तैयारी नहीं, 3 मकान देखना लिखिए
• एक कार्ड पर दो काम हों तो दोनों में से किसी पर हाथ नहीं लगता
• बड़े काम का सिर्फ़ पहला कदम लिखिए

12. हफ़्ते की समीक्षा (शुक्रवार 10 मिनट)

• 10 मिनट का हिसाब 1) पूरे हुए काम काटिए (2 मिनट) 2) बचे काम फिर से लिखिए (4 मिनट) 3) कभी न कभी वाला खाना पढ़िए (2 मिनट) 4) अगले हफ़्ते के 5 काम चुनिए (2 मिनट)
• हफ़्ते की गिनती उदा. रोज़ 3 काम x 5 दिन = 15 में से 11 पूरे। 70 प्रतिशत हो जाए तो इतना काफ़ी मानिए।
• जो 3 हफ़्ते से बचा हुआ है उदा. बीमा के काग़ज़ जमा करना। 3 हफ़्ते न बढ़ने वाला काम या तो छोड़ दीजिए, या पहले कदम तक छोटा कर लीजिए।