Personal y vida
Lista de tareas para principiantes: sácalo todo y haz solo 3 cosas hoy
Principiante | 2 páginas de pizarra · Tablero de tareas: 5 columnas (4 tareas principales y 12 subtareas)
Principiante: Sin términos técnicos. Basta con responder a las preguntas de la pizarra siguiendo los ejemplos para que tome forma.
La plantilla de lista de tareas para principiantes que nunca terminan su lista: primero saca de la cabeza todo lo que tienes pendiente y luego reduce el día a las 3 cosas que de verdad vas a hacer. La pizarra reúne la bandeja de entrada que vacía la cabeza, las 4 casillas Los 3 de hoy, Esta semana, Algún día y En espera, una MoSCoW de 4 columnas que saca los 3 de hoy de Esta semana, los 5 pasos de GTD, una tabla para aclarar dónde va cada entrada, 3 reglas de escritura y el repaso de 10 minutos del viernes. El tablero de tareas tiene 5 columnas - Bandeja de entrada, Algún día y espera, Esta semana, Los 3 de hoy, Hecho - con 4 tareas principales y 12 subtareas, todas sin empezar. Si no sabes cómo hacer una lista de tareas, sigue tres reglas: empezar por un verbo, hacerlo ya si lleva menos de 2 minutos y una sola acción por nota. Cuando dudes al elegir los 3, reparte las 5 tareas de Esta semana en Must, Should, Could y Won't y toma solo 3 empezando por Must.
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Lista de tareas 3 al día
Cómo usarla: (1) saca de la cabeza todas las tareas a la bandeja de entrada → (2) clasifica cada entrada en las 4 casillas → (3) por la mañana ordena Esta semana con MoSCoW y toma solo 3 empezando por Must (marco 6 del tablero) → (4) haz el repaso de 10 minutos el viernes
1. Sacar de la cabeza todas las tareas (bandeja de entrada)
- Cómo vaciar Pon un temporizador de 10 minutos y escribe según se te ocurra. Aquí no se ordena ni se prioriza.
- Tareas del trabajo ej. enviar el presupuesto / compartir el acta / revisar el nombre de la factura
- Tareas de casa ej. comprar una bombilla / pedir cita en el dentista / enviar los papeles del seguro
- Lo que solo ronda la cabeza ej. cambiar los muebles / estudiar inglés / revisar las cuentas de casa Lo que todavía no es una acción también se apunta aquí.
2. Los 3 de hoy
- ej. enviar el presupuesto (antes de las 11, 20 min)
- ej. compartir el acta (15 min)
- ej. llamar al dentista (en la pausa, 5 min)
- 5 minutos por la mañana para elegir y 5 por la tarde para tachar. Con los 3 llenos, el resto pasa a mañana
3. Esta semana
- ej. revisar el nombre de la factura
- ej. enviar los papeles del seguro
- Como mucho 5 tareas. La sexta vuelve a Algún día
- Los 3 de hoy salen siempre de esta casilla
4. Algún día
- ej. pensar en cambiar los muebles del salón
- ej. probar una app para aprender idiomas
- El sitio de todo lo que no tiene plazo. Se mira una vez por semana
5. En espera (respuesta de otros)
- ej. esperando el visto bueno del jefe (pedido el 28/08)
- ej. esperando el presupuesto del proveedor (antes del 01/09)
- Añade siempre la fecha en que lo pediste y el plazo
6. Ordenar las 5 tareas de Esta semana (MoSCoW = el método clásico para priorizar. Las 3 primeras de Must son Los 3 de hoy)
Must imprescindible
- Si no, alguien se queda parado. Hay un plazo o una promesa ej. enviar el presupuesto (antes de las 11)
Should debería
- Un retraso se disculpa, pero el valor sigue siendo alto ej. revisar el nombre de la factura
Could si se puede
- Mejora las cosas, pero sin ello no pasa nada ej. dar formato al acta de la reunión
Won't esta vez no
- Decides no hacerlo esta semana y vuelve a Algún día ej. enviar los papeles del seguro
7. Los 5 pasos de GTD (GTD = el método clásico para sacar las tareas de la cabeza. Capturar, Aclarar, Organizar, Revisar, Hacer)
- 1. Capturar Reúne en la bandeja de entrada todo lo repartido entre la cabeza, el papel y las apps. Todavía no se juzga nada.
- 2. Aclarar Entrada por entrada, decide qué es y cuál es la siguiente acción. Lo de menos de 2 minutos se hace al momento.
- 3. Organizar Pásalo a Esta semana, Algún día o En espera. Lo que no es una acción se guarda aparte como documento.
- 4. Revisar El viernes, 10 minutos para repasar las 4 casillas. Lo que ha quedado antiguo se reescribe o se borra.
- 5. Hacer Elige la única tarea que toca ahora, bajando por Los 3 de hoy desde arriba.
8. Aclarar (dónde va cada entrada de la bandeja)
| Cómo se reconoce | Siguiente acción | Dónde se guarda | |
|---|---|---|---|
| No requiere acción | No es una acción, es un documento o un deseo | Tirarlo o guardarlo como documento | Algún día ej. pensar en cambiar los muebles |
| Menos de 2 minutos | Se hace antes de lo que se tarda en apuntarlo | Hacerlo al momento | No entra en la lista ej. respuesta de una línea, llamada de cita |
| Más de 2 minutos | Decidir si lo haces tú o lo pides a alguien | Escribir una línea con verbo. Si lo pides, añade el plazo | Esta semana / En espera ej. enviar el presupuesto |
9. Empezar por un verbo
- ej. no "Presupuesto", sino "Enviar el presupuesto"
- Un sustantivo solo obliga a recordar qué había que hacer
- Escribe hasta "revisar ..." o "llamar a ..."
- Si hay alguien implicado, pon el nombre. ej. llamar a Ana
10. Menos de 2 minutos, hazlo ya
- Lo que se hace antes de lo que se tarda en apuntarlo no entra en la lista
- ej. respuesta de una línea, confirmar una fecha, llamada de cita
- Si dudas, pruébalo 2 minutos y luego decides
11. Una acción por nota
- ej. no "Preparar la mudanza", sino "Ver 3 pisos"
- Con dos cosas en una nota no arranca ninguna
- En lo grande, apunta solo el primer paso
12. Repaso semanal (viernes, 10 minutos)
- En qué se van los 10 minutos 1) vaciar Hecho (2 min) 2) reescribir lo que queda (4 min) 3) releer Algún día (2 min) 4) elegir 5 para la semana siguiente (2 min)
- Cómo contar la semana ej. 11 de 15 hechas (3 al día x 5 días). Con siete de cada diez ya vale.
- Lo que lleva 3 semanas parado ej. enviar los papeles del seguro. Si en 3 semanas no se mueve, se descarta o se reduce al primer paso.
Contenido del tablero de tareas
Bandeja de entrada 16 elementos
Anotarlo todo
El primer paso no es ordenar, sino vaciar. Mientras las tareas sigan en la cabeza, recordarlas te cuesta tiempo cada día.
Vaciar la cabeza
Pon un temporizador de 10 minutos y escribe en la bandeja de entrada según se te ocurra. Aquí no se ordena ni se prioriza.
Reunir las notas
Lleva a un solo sitio lo que está repartido entre agenda, notas adhesivas, app de notas y mensajes que te mandas a ti mismo.
¿Falta algo?
Repasa desde tres frentes - trabajo, vida diaria y lo que solo te ronda la cabeza. Termina cuando no quede nada en la cabeza.
Clasificar en 4
Con la bandeja llena no se avanza. Decide la siguiente acción de cada entrada y llévala a Los 3 de hoy, Esta semana, Algún día o En espera.
Regla de 2 minutos
Lo que se hace antes de lo que se tarda en apuntarlo se resuelve al momento y no entra en la lista. Respuestas cortas y llamadas de cita entran aquí.
Solo 5 esta semana
Deja como mucho 5 tareas que vayas a empezar de verdad esta semana. La sexta vuelve a Algún día.
Separar la espera
Lleva a En espera todo lo que no depende de ti, siempre con la fecha en que lo pediste y el plazo.
Hacer los 3 de hoy
El centro del día a día. Con exactamente 3 tareas, por la tarde se ve de un vistazo si el día está cerrado.
Elegir 3 cada mañana
Lee Esta semana desde Must hacia abajo y pasa exactamente 3 tareas a Los 3 de hoy. No hay una cuarta. Unos 5 minutos.
Reservar la hora
Anota en cada una de las 3 a qué hora la empiezas y cuánto tarda. Los días llenos de citas, baja a 2 tareas.
Tachar por la tarde
Pasa lo hecho a Hecho, deja el resto para mañana y cuenta cuántas has cerrado.
Repaso del viernes
El inventario semanal. Sin él, la bandeja de entrada y En espera se quedan antiguas y la lista entera deja de ser fiable.
Reescribir restantes
Parte lo que no se movió esta semana hasta que cada línea empiece por un verbo. Unos 4 minutos.
Revisar Algún día
Lee la casilla Algún día de arriba abajo y decide qué sube a Esta semana y qué se descarta. Unos 2 minutos.
Elegir 5 para lunes
Elige hasta 5 tareas para la semana siguiente para que el lunes por la mañana empieces sin dudar. Unos 2 minutos.
