Pessoal e Vida
Lista de tarefas para iniciantes: escreva tudo e fique só com as 3 de hoje
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Quem faz listas de tarefas e nunca as cumpre encontra aqui um modelo de introdução para iniciantes, que ensina a tirar tudo da cabeça e a ficar só com as 3 tarefas de hoje. No quadro branco estão a caixa de entrada onde se escreve tudo, as quatro zonas com as 3 de hoje, esta semana, um dia e à espera, as quatro colunas MoSCoW que escolhem as 3 de hoje entre as 5 da semana, os 5 passos do GTD, a tabela que decide onde fica cada item da caixa de entrada, três regras de escrita e a revisão de 10 minutos à sexta-feira. O quadro de tarefas tem cinco colunas, caixa de entrada, um dia ou à espera, esta semana, as 3 de hoje e concluído, e traz 4 tarefas principais e 12 subtarefas por iniciar. Se não sabe como fazer uma lista de tarefas, siga três regras, escrever com um verbo, fazer já o que leva 2 minutos e pôr uma só ação em cada cartão. Ao contrário do modelo que ordena por importância e urgência, aqui o centro é o passo que esvazia a caixa de entrada.
Com uma conta gratuita, pode copiar este modelo a partir do mercado
Pré-visualização do quadro branco
Ler o conteúdo do quadro branco em formato de texto
Lista de tarefas diária
Como usar: (1) escrever na caixa de entrada tudo o que tem na cabeça → (2) separar pelas 4 zonas → (3) de manhã, ordenar as 5 da semana com MoSCoW e escolher só 3, a começar pelo Must (ver a zona 6 do quadro) → (4) rever 10 minutos à sexta-feira
1. Escrever tudo o que tem na cabeça (caixa de entrada)
- Como escrever Ponha 10 minutos no temporizador e escreva pela ordem que lhe vier. Aqui não se ordena nem se prioriza.
- Tarefas de trabalho ex.: enviar o orçamento / partilhar a ata / confirmar o nome na fatura
- Tarefas de casa ex.: comprar uma lâmpada / marcar o dentista / entregar os papéis do seguro
- Coisas que só andam a moer ex.: mudar os móveis de sítio / estudar inglês / rever as contas O que ainda não é uma ação, ponha aqui à mesma.
2. As 3 de hoje
- ex.: enviar o orçamento (até às 11h00, 20 min)
- ex.: partilhar a ata (15 min)
- ex.: ligar ao dentista (à hora do almoço, 5 min)
- Escolher em 5 minutos de manhã e riscar em 5 ao fim do dia. Cheias as 3, o resto fica para amanhã
3. Esta semana
- ex.: confirmar o nome na fatura
- ex.: enviar os papéis do seguro pelo correio
- No máximo 5. A sexta tarefa volta para a zona um dia
- As 3 de hoje saem sempre daqui
4. Um dia
- ex.: pensar em mudar os móveis de sítio
- ex.: experimentar uma aplicação para aprender inglês
- Sítio para o que não tem prazo. Ver uma vez por semana
5. À espera (de resposta de alguém)
- ex.: aprovação do chefe (pedida a 28/08)
- ex.: orçamento do fornecedor (até 01/09)
- Escrever sempre a data do pedido e o prazo
6. Dar prioridade às 5 tarefas da semana (MoSCoW = o método clássico de prioridades. As 3 primeiras do Must são as 3 de hoje)
Must Obrigatório
- Sem isto alguém fica mal. Tem prazo ou promessa ex.: enviar o orçamento (até às 11h00)
Should Deve ser feito
- Atrasar só obriga a pedir desculpa, mas vale a pena ex.: confirmar o nome na fatura
Could Se der
- Fazer melhora as coisas, não fazer não custa nada ex.: arrumar o formato da ata
Won't Fica para depois
- Decidir que esta semana não se faz e devolver ao um dia ex.: enviar os papéis do seguro
7. Os 5 passos do GTD (GTD = o método clássico para tirar as tarefas da cabeça: capturar, clarificar, organizar, rever e agir)
- 1. Capturar Junte numa só caixa de entrada tudo o que anda na cabeça e o que está espalhado por papéis e aplicações. Ainda não decida nada.
- 2. Clarificar Decida item a item o que é aquilo e qual é a próxima ação. O que se faz em 2 minutos, faça já.
- 3. Organizar Passe cada item para esta semana, um dia ou à espera. O que não é ação, guarde à parte como material.
- 4. Rever À sexta-feira, 10 minutos a rever as 4 zonas. Reescreva ou apague o que ficou velho.
- 5. Agir Escolha a tarefa que faz agora. Tire-a das 3 de hoje, pela ordem em que as pôs de manhã.
8. Clarificar (onde fica cada item da caixa de entrada)
| Como distinguir | Próxima ação | Onde fica | |
|---|---|---|---|
| Não pede ação | Não é ação, é material ou um desejo para um dia | Deitar fora ou guardar à parte como material | Um dia ex.: pensar em mudar os móveis de sítio |
| Faz-se em 2 min | Faz-se antes de o acabar de escrever | Tratar ali mesmo | Não entra na lista ex.: resposta de uma linha, ligar a marcar |
| Passa dos 2 min | Decidir se o faz ou se o pede a alguém | Escrever uma linha com verbo. Se for pedido, com prazo | Esta semana / à espera ex.: enviar o orçamento |
9. Escrever com um verbo
- ex.: em vez de «orçamento», «enviar o orçamento»
- Só com um nome, custa tempo lembrar o que era para fazer
- Escrever até ao fim, «confirmar o...», «ligar ao...»
- Se houver alguém envolvido, ponha o nome. ex.: ligar à Marta
10. Se leva 2 minutos, faça já
- O que se faz mais depressa do que a escrevê-lo não entra na lista
- ex.: resposta de uma linha, confirmar uma data, ligar a marcar
- Na dúvida, experimente 2 minutos e depois decida
11. Uma ação por cartão
- ex.: em vez de «tratar da mudança», «ver 3 casas»
- Com duas coisas no mesmo cartão, não se pega em nenhuma
- Do que é grande, escreva só o primeiro passo
12. Revisão da semana (10 minutos à sexta-feira)
- Os 10 minutos 1) riscar o concluído (2 min) 2) reescrever o que ficou (4 min) 3) rever o um dia (2 min) 4) escolher as 5 da semana seguinte (2 min)
- Como contar a semana ex.: 3 por dia x 5 dias = 15 tarefas, 11 concluídas. Com 70% feito, já se dá por bom.
- O que fica 3 semanas seguidas ex.: entregar os papéis do seguro. O que não anda em 3 semanas, ou se larga, ou se corta até ao primeiro passo.
Conteúdo do quadro de tarefas
Caixa de entrada 16 itens
Escrever tudo
O primeiro passo não é arrumar, é despejar tudo. Enquanto ficar na cabeça, perde tempo só a tentar lembrar-se.
10 minutos a listar
Ponha 10 minutos no temporizador e escreva na caixa de entrada pela ordem que lhe vier. Aqui não se ordena nem se prioriza.
Juntar num só sítio
Passe para a caixa de entrada o que está espalhado pela agenda, pelos post-its, pela aplicação de notas e nas mensagens que envia a si próprio.
Verificar se falta
Reveja por três lados, trabalho, casa e o que só anda a moer. Fica concluído quando já não tem nada na cabeça.
Separar em 4 zonas
Com tudo na caixa de entrada ainda não se anda. Decida a próxima ação item a item e passe-o para as 3 de hoje, esta semana, um dia ou à espera.
Fazer os de 2 min
O que se faz mais depressa do que a escrevê-lo, trate já e não ponha na lista. É o caso de uma resposta curta ou de ligar a marcar.
Limitar a 5 semanais
Deixe na zona Esta semana só 5 tarefas em que vai mesmo pegar. Se aparecer uma sexta tarefa, mande-a de volta para um dia.
Separar as esperas
Passe para à espera o que não depende de si e escreva sempre a data em que pediu e o prazo.
Rodar as 3 de hoje
É o centro do uso diário. Com só 3 tarefas, ao fim da tarde vê num relance se o dia ficou feito.
Escolher 3 de manhã
Percorra esta semana a começar pelo Must e passe só 3 cartões para as 3 de hoje. Não escolha um quarto. Demora 5 minutos.
Marcar as horas
Escreva em cada uma das 3 a que horas lhe pega e quanto tempo leva. Nos dias com a agenda cheia, fique por 2.
Riscar ao fim do dia
Passe para concluído o que ficou feito e adie o resto para amanhã. Conte quantas fechou e registe o número.
Rever 10 min à sexta
O balanço semanal. Sem ele, a caixa de entrada e o à espera envelhecem e deixa de confiar na sua própria lista.
Reescrever o resto
Corte o que não andou esta semana até ficar pequeno o suficiente para se escrever com um verbo. Demora 4 minutos.
Rever o um dia
Leia a zona um dia de cima para baixo e decida o que sobe para esta semana e o que deixa cair. Demora 2 minutos.
Escolher 5 seguintes
Escolha até 5 tarefas para a semana seguinte e acabe com a segunda-feira já decidida. Demora 2 minutos.
