Pessoal e Vida
Gestão do tempo para iniciantes: registe a semana, encontre o desperdício e refaça o horário
Iniciante | 2 páginas de quadro branco · Quadro de tarefas: 5 colunas (4 tarefas principais e 12 subtarefas)
Iniciante: Sem termos técnicos. Basta responder às perguntas do quadro branco, seguindo os exemplos de preenchimento, para que ganhe forma.
Trabalhadores e estudantes sem tempo usam este modelo de gestão do tempo para iniciantes para registar uma semana, encontrar o desperdício e refazer o horário. No quadro branco estão o modo de registar em intervalos de meia hora, um horário semanal com 5 faixas horárias por 7 dias, três quadros para separar o tempo desperdiçado, a Starfish que revê o uso do tempo em cinco direções, os quatro passos do Pomodoro com 25 minutos de trabalho e 5 de pausa, três quadros com o ritual de foco, os ladrões de tempo e o que o registo mostrou, uma tabela de 7 linhas para a semana de testes e um quadro para escolher uma única mudança. O quadro de tarefas tem cinco colunas, registar, encontrar o desperdício, refazer o horário, a testar e já assente, e traz 4 tarefas principais com 12 subtarefas por iniciar. Assim monta o horário a partir dos factos de uma semana, e não de memória.
Com uma conta gratuita, pode copiar este modelo a partir do mercado
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Gestão do tempo: a 1.ª semana
Como usar: (1) Registar uma semana em intervalos de meia hora → (2) Distribuir o tempo desperdiçado pelos três quadros → (3) Ordenar o uso do tempo com a Starfish e recolocar no horário semanal o que fica → (4) Testar uma semana com o Pomodoro e escolher uma única mudança
1. Como registar a semana
- O intervalo é de meia hora A cada 30 minutos, escreva numa linha o que esteve a fazer. De 5 em 5 minutos, o registo passa a ser trabalho e ninguém aguenta.
- Escreva no momento ex.: 9h30-10h00 responder a e-mails À noite, de memória, o registo afasta-se da realidade. Deixe uma linha em cada intervalo.
- Sete dias já chegam Cinco dias úteis mais dois de fim de semana dão a semana. Mais do que escrever bonito, importa não deixar buracos.
2. Horário semanal (dia × faixa horária)
| Seg | Ter | Qua | Qui | Sex | Sáb | Dom | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cedo (6h-8h) | ex.: inglês 30m | Leitura 30m | Inglês 30m | Leitura 30m | Inglês 30m | Corrida 30m | Acordar tarde |
| Manhã (9h-12h) | Reunião + e-mail | Foco 90m | Foco 90m | Reunião + slides | Foco 90m | Compras e casa | Casa de uma só vez |
| Tarde (13h-17h) | Preparar slides | 2 reuniões | Preparar slides | 2 reuniões | Balanço semanal | Tempo livre | ex.: preparar a semana |
| Fim de tarde (17h-19h) | Responder e-mail | Responder e-mail | ex.: treino 30m | Responder e-mail | Arrumar 30m | Tempo em família | Jantar cedo |
| Noite (19h-22h) | Casa e tempo livre | Estudo 60m | Casa e tempo livre | Estudo 60m | Tempo livre | ex.: filme, descanso | Deitar às 22h |
3. Tempo que se dissolve sem dar por isso
- ex.: 40 minutos nas redes depois de abrir uma notificação
- ex.: 25 minutos à procura de um ficheiro
- Esperas entre uma deslocação e a seguinte
- Para já, basta assinalar estes momentos no registo
4. Tempo que encolhe se mudar o método
- ex.: relatório semanal de 90 minutos; com um modelo feito, 30 minutos
- ex.: abrir o e-mail 6 vezes por dia; juntar em 2, de manhã e ao fim do dia
- Reúna aqui as tarefas que encurtam quando o procedimento fica fixo
- Escolha só uma para testar na próxima semana e escreva o resultado no quadro 10
5. Tempo que decide deixar de gastar
- ex.: pedir a ata das reuniões em que só está a ouvir
- ex.: fechar o trabalho às 22h e passar o resto para a manhã seguinte
- Se precisar de combinar com alguém, escreva com quem e em que dia
- Falar com: ____ / Dia: __/__
6. Starfish (rever o uso do tempo em cinco direções)
- O meu tempo numa semana
- Manter ex.: os 90 minutos de foco da manhã. O que deu resultado no registo fica tal como está no horário.
- Aumentar ex.: passar o bloco de foco de 3 para 5 dias por semana. Marque primeiro o que aumenta e só depois o resto.
- Começar ex.: 5 minutos de manhã para escolher a tarefa do dia. Acrescente uma só coisa nova.
- Parar ex.: 40 minutos de redes abertas por uma notificação. Traga para aqui o tempo que se dissolve.
- Reduzir ex.: passar de 6 para 2 verificações de e-mail, de manhã e ao fim do dia. Traga para aqui a tarefa que escolheu.
7. Como fazer o Pomodoro (25 min + 5 min)
- 25 min de trabalho Uma só coisa de cada vez ex.: decidir que é só escrever a estrutura da proposta, pôr o temporizador nos 25 minutos e só então começar.
- 5 min de pausa Saia do ecrã Levante-se, beba água, alongue-se. Não é aqui que decide o passo seguinte.
- Repetir 4 vezes Quatro séries de 25 mais 5 Cada bloco de 25 minutos conta como um pomodoro. Marque com uma cruz as séries que foram interrompidas.
- 15 a 30 min de pausa Depois de quatro séries, pare mais tempo ex.: almoçar ou dar uma volta. Cortar esta pausa faz cair claramente o foco da tarde.
8. Ritual para entrar em foco (sempre igual)
- ex.: mesa vazia, só com a bebida em cima
- Telemóvel noutra divisão ou dentro da gaveta
- Escrever numa linha o que vai fazer nos 25 minutos
- Carregar no temporizador antes de começar
9. Ladrões de tempo e resposta imediata
- ex.: notificações a tocar, desligar as notificações enquanto trabalha
- ex.: alguém interrompe, dizer que fecha isto em 10 minutos
- ex.: perder-se a pesquisar, guardar o link e ver mais tarde
- Deixe a interrupção numa linha e volte já ao trabalho
10. O que o registo mostrou
- ex.: os 90 minutos da manhã são os de maior foco
- ex.: depois de uma reunião, o foco demora 30 minutos a voltar
- Passe as faixas de maior foco para o horário semanal
- Nos dias que correram mal, escreva também o motivo numa linha
11. Registo da semana testada (só 3 linhas por dia)
| Tempo com foco | Tempo desperdiçado | O que aprendi | |
|---|---|---|---|
| Segunda | ex.: 30 min de manhã | ex.: 40 min nas redes | Antes das reuniões o foco cai |
| Terça | 120 min (manhã e fim de tarde) | 30 min de vídeos | A leitura da manhã aguentou-se |
| Quarta | Só 60 min | 25 min à procura de ficheiros | Definir onde guardar os ficheiros |
| Quinta | 90 min | 35 min de espera | Experimentar ler nas deslocações |
| Sexta | 45 min | 50 min de conversa e desvios | Sexta à tarde fica para tarefas leves |
| Sábado | 30 min | 60 min a voltar a adormecer | Ao sábado marcar só um compromisso |
| Domingo | 60 min (preparar a semana) | 90 min sem rumo | Rever o horário no domingo à noite |
12. Como corrigir o horário da próxima semana (mudar só uma coisa)
- O tempo que mais quero aumentar ex.: passar o foco da manhã de 3 para 5 dias por semana
- O que vou mudar para isso (só uma coisa) ex.: não marcar reuniões de manhã Começo a: __/__ / Aviso a: ____
- Saída para os dias que correm mal ex.: nos dias com reunião, garantir só 30 minutos ao fim da tarde. O importante é não ter dias a zero.
Conteúdo do quadro de tarefas
Registar 16 itens
Registar 7 dias
Fixe onde gasta o tempo pelo registo e não pela memória. Está concluído quando os sete dias estiverem preenchidos e não faltar nenhuma faixa horária.
Definir o intervalo
Decida escrever uma só linha a cada meia hora. Um registo demasiado fino não se aguenta, por isso fixe primeiro o grão e só depois comece.
Registar o dia todo
Além do trabalho e do estudo, deixe do mesmo modo as deslocações, as refeições e o telemóvel. Não julgue, escreva o facto tal como aconteceu.
Completar 7 dias
Cinco dias úteis mais dois de fim de semana dão a semana. Se falhar um dia, deixe a linha em branco em vez de a preencher depois, para se ver que faltou.
Achar o desperdício
Releia o registo e dê nome ao tempo que pode cortar. Está concluído quando tudo estiver distribuído pelos três tipos.
Contar o foco
Conte os períodos de mais de 30 minutos sem interrupção em cada dia. Saber a que horas consegue concentrar-se é a matéria-prima do horário.
Separar em 3 tipos
Distribua por três quadros o tempo que se dissolve sem dar por isso, o que encolhe se mudar o método e o que decide deixar de gastar. Pode deixar em suspenso o que não souber classificar.
Eleger 1 ladrão
Escolha uma única coisa, a que lhe rouba mais tempo. Com vários alvos a resposta perde força, por isso esta semana o adversário é só um. Passe o que escolher para o quadro 6, em parar, e defina no quadro 9 a linha com a resposta imediata.
Refazer o horário
Reorganize onde ficam os compromissos, de acordo com o registo. Está concluído quando a tabela de dias por faixas horárias estiver preenchida e já tiver blocos de foco.
Pôr o que é fixo
Comece por preencher o que não se mexe, como o trabalho, as aulas e as deslocações. Assim vê quanto tempo lhe sobra para mover.
Marcar 3 focos
Nas faixas em que o registo mostrou mais foco, marque três blocos por semana de cerca de 90 minutos. Trate-os como compromissos e não deixe entrar outra coisa. Ponha aqui o que colocou em "Manter" e "Aumentar" no quadro 6.
Mudar só uma coisa
Mudar tudo de uma vez faz voltar ao mesmo. Decida que na próxima semana muda só um ponto e escreva-o no quadro 12.
Testar 1 semana
Ponha o horário corrigido a andar durante uma semana. Está concluído quando tiver os sete dias registados e a mudança da semana seguinte escolhida.
Pomodoro de 25 min
Nos blocos de foco, alterne 25 minutos de trabalho com 5 de pausa. Ao fim de quatro voltas, faça uma pausa longa de 15 a 30 minutos e não a corte.
Anotar 3 linhas
Escreva todos os dias só três linhas, o tempo com foco, o tempo desperdiçado e o que aprendeu. Quanto mais leve for esta parte, mais fácil é chegar ao fim da semana.
Ajustar a semana
Leia os sete dias, mantenha os blocos que resultaram e mude de lugar só os que se desfizeram. Continue a mudar uma coisa de cada vez.
