時間管理入門 第一週｜記錄時間的用法，找出浪費，重新排出每週時間表

時間管理第一週

使用方法：① 記錄一週時間日誌（白板①的寫法） → ② 把浪費的時間分成3類（白板③④⑤） → ③ 用5個方向檢視一週的時間用法，把留下的事項重新放進每週時間表（白板⑥和②） → ④ 用番茄鐘工作法試一週，決定下週要改的一處（白板⑦和⑫）

① 一週時間日誌的記法

• 記錄的單位是30分鐘 每30分鐘只寫一句「剛才在做什麼」。 改成5分鐘一記，寫字本身就變成工作，撐不下去。
• 當場就寫 例：9:30-10:00 回信 晚上一起回想會跟實際情況有落差。每個段落留一行。
• 湊滿7天就夠了 平日5天＋假日2天算一週。比起寫得漂亮，先做到不留空缺。

② 每週時間表（星期 × 時段）

③ 不知不覺溜走的時間

• 例：看了通知點開社群軟體40分鐘
• 例：找資料放在哪找了25分鐘
• 行程與行程之間的等待時間
• 先在記錄上做個記號就夠了

④ 換個做法就能減少的時間

• 例：每週的報告資料90分鐘。做成格式就只要30分鐘
• 例：一天開6次信箱。改成早晚各1次
• 把訂好步驟就會變短的工作集中到這裡
• 只挑1項下週試，結果寫到⑩

⑤ 決定停掉的時間

• 例：只是聽的會議，改成分享會議紀錄
• 例：晚上的工作22點收工，留到隔天早上
• 要停掉之前得先商量的，寫上對象和日期
• 商量的對象：____ ／ 商量的日期：__／__

⑥ 海星圖（用5個方向檢視時間的用法）

• 一週的時間用法
  • 繼續的事 例：上午90分鐘的專注工作。記錄裡有成果的格子就原樣留在②。
  • 增加的事 例：專注格子從每週3天增到每週5天。增加的部分先放進②再排別的。
  • 開始的事 例：早上第一件事花5分鐘決定今天的1件。新加的只加1個。
  • 停止的事 例：從通知點開的社群軟體40分鐘。把③裡不知不覺溜走的時間移到這裡。
  • 減少的事 例：一天6次的信箱確認減到早晚2次。把④裡挑出的工作移到這裡。

⑦ 番茄鐘（25分＋5分）的做法

1. 25分鐘 工作 要做的事收成1件 例：只決定「寫提案的架構」，把計時器設成25分鐘再動手。
2. 5分鐘 休息 離開螢幕 站起來喝口水、伸個懶腰。下一步做什麼，這裡先不想。
3. 重複4輪 25分＋5分做4組 25分鐘的工作算1個番茄鐘。中途被打斷的那組在記錄上打×。
4. 15-30分鐘 休息 4組之後長休一次 例：拿來吃午餐或散步。刪掉這裡，下午的專注會明顯下滑。

⑧ 進入專注的固定動作（每次都一樣）

• 例：把桌面清空，只放飲料
• 手機放到別的房間或抽屜裡
• 25分鐘要做的事，在紙上只寫1行
• 按下計時器之後再動手

⑨ 時間小偷與當場的應對

• 例：通知響了→工作時關掉通知
• 例：有人來搭話→說「再10分鐘我就告一段落」
• 例：查東西查到岔題→把連結記下來之後再看
• 被打斷就留1行筆記，馬上回到工作

⑩ 記錄後發現的事

• 例：上午的90分鐘最容易專注
• 例：開完會後大約30分鐘回不到狀態
• 容易專注的時段反映到②的時間表
• 不順利的日子也寫1行原因

⑪ 試行一週的記錄（每天只寫3行）

⑫ 下週時間表的改法（只改一處）

• 下週最想增加的時間 例：把上午的專注工作從每週3天變成每週5天
• 為此要改的事（只改一處） 例：上午不排會議 開始的日期：__／__ ／ 要告訴誰：____
• 不順利那天的退路 例：有會議的日子，傍晚只保住30分鐘。優先做到不出現0的日子。