時間管理 入門 はじめの1週間｜時間の使い方を記録してムダを見つけ、時間割を作り直す

時間管理はじめの1週間

使い方: ① 枠①の書き方で1週間タイムログを取る → ② 枠③④⑤にムダ時間を振り分ける → ③ ①の記録に出てきた用事を枠⑥で1週間の使い方を5方向に仕分け、残す用事を枠②の週間時間割に置き直す → ④ 枠⑦のポモドーロで1週間試し、枠⑫で来週の変更を1つ決める

① 1週間のタイムログの取り方

• 記録の単位は30分 30分ごとに「何をしていたか」を一言だけ書く。 5分単位にすると書くことが仕事になって続かない。
• その場で書く 例）9:30-10:00 メール返信 夜にまとめて思い出すと実態からずれる。区切りごとに1行ずつ残す。
• 7日間そろえば十分 平日5日＋休日2日で1週分。きれいに書くことより、抜けを作らないことを優先する。

② 週間時間割（曜日 × 時間帯）

③ 気づかず溶ける時間

• 例）通知を見て開いたSNSで40分
• 例）資料のありかを探して25分
• 移動と移動のあいだの待ち時間
• まずは記録に印を付けるだけでよい

④ やり方を変えれば減る時間

• 例）毎週の報告資料づくり90分。型を作れば30分
• 例）メールを1日6回開く。朝と夕方の2回にまとめる
• 手順を決めれば短くなる作業をここに集める
• 1つだけ選んで来週試し、結果を⑩に書く

⑤ やめると決める時間

• 例）聞くだけの会議は議事録の共有に変えてもらう
• 例）夜の作業は22時で切り、翌朝に回す
• やめるのに相談が要るものは相手と日付を書く
• 相談する相手: ____ ／ 相談する日: __/__

⑥ スターフィッシュ（時間の使い方を5方向で見直す）

• 1週間の時間の使い方
  • 続けること 例）午前90分の集中作業。記録で成果が出ていた枠はそのまま②に残す。
  • 増やすこと 例）集中枠を週3日から週5日へ。増やす分は②に先に置いてから他を入れる。
  • 始めること 例）朝いちに今日の1件を決める5分。新しく足すのは1つだけにする。
  • やめること 例）通知から開くSNS40分。③で見つけた溶ける時間をここへ移す。
  • 減らすこと 例）1日6回のメール確認を朝と夕方の2回に。④で選んだ作業をここへ。

⑦ ポモドーロ（25分＋5分）の回し方

1. 25分 作業 やることを1つに絞る 例）「提案書の構成を書く」だけに決め、タイマーを25分にしてから手を動かす。
2. 5分 休憩 画面から離れる 立って水を飲む、伸びをする。次に何をするかはここでは考えない。
3. 4回くり返す 25分＋5分を4セット 25分の作業1回を1ポモドーロと数える。中断が入ったセットは記録に×を付ける。
4. 15〜30分 休憩 4セット後は長めに休む 例）昼食や散歩に使う。ここを削ると午後の集中がはっきり落ちる。

⑧ 集中に入る型（毎回同じ手順）

• 例）机の上を空にして、飲み物だけ置く
• スマホは別の部屋か引き出しに入れる
• 25分でやることを紙に1行だけ書く
• タイマーを押してから手を動かす

⑨ 時間泥棒とその場の対処

• 例）通知が鳴る→作業中は通知を切る
• 例）話しかけられる→「あと10分で区切ります」と伝える
• 例）調べ物で脱線→リンクをメモして後で見る
• 割り込みは1行メモに残して、すぐ作業へ戻る

⑩ 記録して分かったこと

• 例）午前の90分がいちばん集中できる
• 例）会議の直後は30分ほど集中が戻らない
• 集中できた時間帯は②の時間割に反映する
• うまくいかなかった日は理由も1行書く

⑪ 試した1週間の記録（毎日3行だけ）

⑫ 来週の時間割の直し方（1つだけ変える）

• 来週いちばん増やしたい時間 例）午前の集中作業を週3日から週5日にする
• そのために変えること（1つだけ） 例）午前中には会議を入れない 始める日: __/__ ／ 誰に伝えるか: ____
• うまくいかない日の逃げ道 例）会議が入った日は夕方に30分だけ確保する。ゼロの日を作らないことを優先する。