Perso & vie quotidienne
Gestion du temps pour débutants : noter sa semaine, repérer les pertes et refaire son planning
Débutant | 2 pages de tableau blanc · Tableau des tâches à 5 colonnes (4 tâches parentes, 12 sous-tâches)
Débutant : Sans termes techniques. Il suffit de répondre aux questions du tableau blanc en suivant les exemples de remplissage pour obtenir un résultat.
Gestion du temps pour débutants : les actifs et les étudiants qui manquent de temps notent ici leur première semaine, repèrent les pertes et refont leur planning hebdomadaire. Le tableau blanc contient une méthode pour noter par tranches de 30 minutes, un planning en grille de cinq tranches horaires sur sept jours, trois cadres de tri du temps perdu, un Starfish qui revoit la semaine en cinq directions, un Pomodoro en quatre étapes, trois cadres sur le rituel de concentration, les voleurs de temps et ce que le journal révèle, un relevé de la semaine test en sept lignes et un cadre final pour le changement de la semaine suivante. Le tableau de tâches compte cinq colonnes - noter, repérer les pertes, ajuster le planning, en test et ancré - avec quatre tâches parentes et douze sous-tâches, toutes à faire. Une semaine de données réelles permet de planifier sur des faits. La technique Pomodoro : 25 minutes de travail et 5 de pause, quatre fois, puis une longue pause de 15 à 30 minutes.
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Aperçu du tableau blanc
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Première semaine de gestion du temps
Mode d'emploi : (1) Noter une semaine entière comme l'indique le premier cadre → (2) Répartir le temps perdu dans les trois cadres de pertes → (3) Revoir la semaine avec le Starfish, puis replacer ce qui reste dans le planning hebdomadaire → (4) Tester le Pomodoro une semaine et choisir un seul changement dans le cadre final
1. Comment noter une semaine
- Le pas est de 30 minutes Toutes les 30 minutes, écrivez une courte ligne sur ce que vous étiez en train de faire. Par tranches de 5 minutes, noter devient un travail et ne tient pas.
- Noter sur le moment ex. 9:30-10:00 réponses aux mails Reconstituer le soir s'éloigne de la réalité. Laissez une ligne à chaque coupure.
- Sept jours suffisent Cinq jours de semaine et deux jours de repos font une semaine. Mieux vaut ne pas laisser de trous que soigner l'écriture.
2. Planning hebdomadaire (jours et tranches horaires)
| Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | Sam | Dim | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tôt (6-8) | ex. anglais 30m | lecture 30m | anglais 30m | lecture 30m | anglais 30m | course 30m | lever tardif |
| Matin (9-12) | réunions + mails | travail concentré 90m | travail concentré 90m | réunions + dossier | travail concentré 90m | courses, ménage | ménage groupé |
| Après-midi (13-17) | rédiger le support | 2 rendez-vous | rédiger le support | 2 rendez-vous | bilan de la semaine | temps libre | ex. préparer la semaine |
| Fin de journée (17-19) | réponses aux mails | réponses aux mails | ex. sport 30m | réponses aux mails | rangement 30m | temps en famille | dîner tôt |
| Soir (19-22) | ménage + libre | étude 60m | ménage + libre | étude 60m | temps libre | ex. film, repos | coucher à 22h |
3. Le temps qui file sans qu'on le voie
- ex. 40 minutes sur les réseaux ouverts après une notification
- ex. 25 minutes à chercher où un fichier a été rangé
- Les attentes entre deux déplacements
- Pour l'instant, il suffit de le marquer dans le journal
4. Le temps qui diminue en changeant de méthode
- ex. Le rapport hebdomadaire prend 90 minutes. Avec un modèle, 30
- ex. Ouvrir la messagerie six fois par jour. Regrouper matin et soir
- Rassemblez ici les tâches qui raccourcissent avec des étapes fixées
- Choisissez-en une, testez-la la semaine suivante et notez le résultat dans le cadre du journal
5. Le temps que vous décidez d'arrêter
- ex. Demander le compte rendu plutôt que d'assister sans parler
- ex. Arrêter le travail à 22:00 et reporter au lendemain matin
- Si arrêter demande une discussion, notez la personne et la date
- Personne à voir : ____ / Jour de la discussion : __/__
6. Starfish (revoir la semaine dans cinq directions)
- Ma semaine en temps
- Continuer ex. Les 90 minutes de travail concentré du matin. Ce que le journal valide reste tel quel dans le planning.
- Augmenter ex. Passer les plages de concentration de trois à cinq jours par semaine. Placez le surplus avant le reste.
- Commencer ex. Cinq minutes le matin pour choisir la tâche du jour. N'ajoutez qu'une seule habitude.
- Arrêter ex. Les 40 minutes sur les réseaux. Le temps qui file sans qu'on le voie vient ici.
- Réduire ex. Passer de six relevés de mails par jour à deux, matin et soir. La tâche choisie vient ici.
7. Comment tourne le Pomodoro (25 + 5)
- 25 min de travail Se limiter à une seule chose ex. Décider d'écrire uniquement le plan de la proposition, régler le minuteur sur 25 minutes, puis commencer.
- 5 min de pause S'éloigner de l'écran Se lever, boire de l'eau, s'étirer. Ce n'est pas le moment de penser à la suite.
- Répéter quatre fois Quatre séries de 25 + 5 Un bloc de 25 minutes compte pour un pomodoro. Marquez d'une croix les séries interrompues.
- 15-30 min de pause Une longue pause après quatre séries ex. Le déjeuner ou une marche. Rogner cette pause fait nettement baisser la concentration de l'après-midi.
8. Rituel d'entrée en concentration (toujours pareil)
- ex. Vider le bureau et ne laisser qu'une boisson
- Mettre le téléphone dans une autre pièce ou dans un tiroir
- Écrire sur papier la seule chose à faire en 25 minutes
- Lancer le minuteur avant de commencer à travailler
9. Voleurs de temps et parades immédiates
- ex. Une notification sonne, donc couper les alertes pendant le travail
- ex. Quelqu'un vous parle, donc annoncer que vous coupez dans dix minutes
- ex. Une recherche déraille, donc noter le lien et le lire plus tard
- Laissez chaque interruption en une ligne et revenez tout de suite au travail
10. Ce que le journal a révélé
- ex. Les 90 minutes du matin sont les plus concentrées
- ex. Après une réunion, il faut environ 30 minutes pour revenir
- Reportez les heures de bonne concentration dans le planning
- Les jours qui se passent mal, écrivez aussi la raison en une ligne
11. Relevé de la semaine test (trois lignes par jour)
| Temps concentré | Temps perdu | Constat | |
|---|---|---|---|
| Lundi | ex. 30 min le matin | ex. 40 min sur les réseaux | La concentration casse avant les réunions |
| Mardi | 120 min (matin et soir) | 30 min de vidéos | Les 30 min de lecture du matin tiennent |
| Mercredi | 60 min seulement | 25 min à chercher un fichier | Donner une place fixe aux fichiers |
| Jeudi | 90 min | 35 min d'attente | Essayer de lire dans les transports |
| Vendredi | 45 min | 50 min de discussions et de dérive | Le vendredi après-midi pour les tâches légères |
| Samedi | 30 min | 60 min à se rendormir | Le samedi, un seul rendez-vous |
| Dimanche | 60 min (préparer la semaine) | 90 min à traîner | Revoir le planning le dimanche soir |
12. Refaire le planning suivant (un seul changement)
- Le temps que vous voulez le plus augmenter ex. Passer le travail concentré du matin de trois à cinq jours par semaine
- Le seul changement pour y arriver ex. Ne plus accepter de réunion le matin Date de début : __/__ / À prévenir : ____
- Le repli pour les jours qui coincent ex. Les jours de réunion, garder seulement 30 minutes en fin de journée. Ne jamais tomber à zéro compte davantage.
Contenu du tableau des tâches
Noter 16 éléments
Noter 7 jours
Établissez par écrit où passent vraiment vos heures, sans compter sur la mémoire. Terminé quand les sept jours sont remplis et qu'aucune tranche horaire ne manque.
Noter par 30 min
Décidez d'écrire une seule ligne toutes les 30 minutes. Trop fin, on abandonne, donc le pas est fixé avant de commencer.
Du lever au coucher
Notez les trajets, les repas et le téléphone comme le travail ou les cours. Sans juger, en écrivant seulement ce qui s'est passé.
Remplir 7 jours
Cinq jours de semaine et deux jours de repos font une semaine. Si un jour saute, laissez-le vide pour que le trou reste visible.
Repérer les pertes
Relisez le journal et donnez un nom au temps que vous pouvez retirer. Terminé quand tout est réparti dans les trois cadres.
Compter le focus
Comptez les plages de 30 minutes ou plus qui ont tenu sans interruption. Savoir quand vous êtes concentré sert de matière au planning.
Trier en 3 groupes
Séparez le temps qui file sans qu'on le voie, celui qui diminue en changeant de méthode et celui que vous décidez d'arrêter. Les cas douteux restent en attente.
Choisir 1 voleur
Choisissez le plus gros voleur de temps, un seul. En choisir plusieurs dilue la parade, cette semaine c'est un adversaire. Reportez-le dans Arrêter du Starfish et fixez une parade immédiate dans le cadre des voleurs.
Refaire le planning
Replacez vos engagements là où le journal les rend possibles. Terminé quand la grille jours et tranches horaires est remplie et contient les plages de concentration.
Poser les fixes
Placez d'abord le travail, les cours et les trajets. On voit alors combien de temps déplaçable il reste vraiment.
Ajouter 3 plages
Placez trois plages d'environ 90 minutes par semaine sur les heures où le journal montre une vraie concentration. Traitez-les comme des rendez-vous et n'y mettez rien d'autre. Ce que vous avez noté dans Continuer et Augmenter du Starfish vient dans ces plages.
Changer une chose
Tout changer d'un coup ramène au point de départ. Décidez d'un seul changement pour la semaine suivante et écrivez-le dans le cadre final.
Tester une semaine
Faites vivre le nouveau planning pendant une semaine entière. Terminé quand sept jours sont notés et que le changement de la semaine suivante est choisi.
Travailler 25 min
Dans les plages de concentration, enchaînez 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Après quatre tours, prenez la longue pause de 15 à 30 minutes sans la rogner.
Écrire 3 lignes
N'écrivez chaque jour que le temps concentré, le temps perdu et un constat. Plus c'est léger, plus la semaine tient.
Revoir le planning
Relisez les sept jours, gardez les plages qui ont tenu et déplacez seulement celles qui se sont effondrées. Restez sur un seul changement et continuez.
